كيفية إدارة ميزانية المشروع باستخدام برنامج ميزانية المشروع

سواء كنت شخصًا أرقامًا أم لا ، كمدير مشروع ، فإن ملكية الميزانية عادة ما تكون جزءًا رئيسيًا من مسؤوليات وظيفتك. يمكن أن يكون إنشاء وإدارة ميزانية المشروع مهمة شاقة ، ولكن يمكن أن يكون سهلاً إذا كنت تستخدم برنامج ميزانية المشروع المناسب.

يمكن أن تحتوي المشاريع على عدة أنواع مختلفة من التكاليف التي تحتاج جميعها إلى تتبع لضمان أن كل شيء يأتي تحت الميزانية. يمكن تتبع كل تلك الأجزاء المتحركة والتكاليف المتقلبة بشكل أفضل باستخدام برنامج إدارة المشاريع عبر الإنترنت مثل ProjectManager.

نحن نقدم لك الأدوات التي تبسط ميزانية المشروع وإدارة التكلفة ، مما يتيح لك تعيين الأساس ، وتتبع معدلات العمالة وإضافة تكاليف جديدة على مستوى المهمة. باستخدام هذه الميزات ، يمكنك ببساطة تحديث العناصر وإضافتها عند ظهورها في جميع مراحل المشروع.

ProjectManager هو برنامج قائم على السحابة يسمح لك بتخطيط تكاليف المشروع وتعقبها في الوقت الفعلي. لديك الأدوات اللازمة لإنشاء ميزانية دقيقة وتعيين خط أساس لمراقبة تكاليف المشروع ومعدلات الموارد باستخدام لوحة التحكم في الوقت الفعلي. احصل على مزيد من التحكم والبيانات والرؤية لمشروعك وميزانيتك. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا. الآن ، قبل أن نتعلم كيفية استخدام برنامج ميزانية المشروع ، دعنا نحدد ميزانية المشروع.

ما هي ميزانية المشروع؟

ميزانية المشروع هي كيفية تقدير مديري المشاريع لتكلفة إكمال المشروع. يتضمن ذلك كل مرحلة في المشروع وكل مهمة من المهام العديدة التي تشكل مراحل المشروع هذه. تعد دقة توقعات الميزانية أمرًا بالغ الأهمية لتحقيق النجاح والتأكد من الموافقة على مشروعك وتمويله عند الحاجة.

جانب آخر من ميزانية المشروع هو مراقبة التكاليف أثناء تنفيذ مهامك. بدون نافذة واضحة على نفقاتك ، من السهل أن تخرج التكاليف عن السيطرة. هذه عملية معقدة ولكن تم تحسينها باستخدام برنامج ميزانية المشروع.

تحتاج هذه الأداة إلى إظهار البيانات في الوقت الفعلي ، ومع ذلك ، من أجل تتبع التكاليف فور حدوثها لمنح مديري المشاريع الوقت لإجراء تعديلات حسب الحاجة للحفاظ على ميزانيتك. دعنا نتوقف لحظة للنظر في أهمية استخدام برنامج ميزانية المشروع.

لماذا يجب عليك استخدام برنامج ميزانية المشروع؟

يعد برنامج ميزانية المشروع أداة أساسية لإنشاء ميزانية دقيقة ثم تتبع التكاليف أثناء استعراض دورة حياة المشروع. يسمح لك بتخطيط الميزانيات والتحكم فيها من خلال تتبع النفقات. لذلك ، فهم يساعدون مديري المشاريع من خلال عملية وضع الميزانية بأكملها.

ليس ذلك فحسب ، بل إن استخدام برنامج ميزانية المشروع يمنح أصحاب المصلحة والمديرين التنفيذيين والمديرين إمكانية الوصول إلى الميزانية وكيفية إنفاقها على مدار المشروع. يمكنك وضع ميزانية لمشروعك باستخدام جداول بيانات ، لكنها مستندات مرهقة وثابتة يصعب تحديثها.

معظم برامج ميزانية المشروع متصلة بالإنترنت ويتم تحديثها أثناء قيام فريقك بتحديث حالاتهم. يوفر هذا للمديرين بيانات في الوقت الفعلي تسمح لهم باتخاذ قرارات أكثر ثاقبة أثناء إدارتهم لميزانية المشروع. عندما تضع وتدير ميزانية مشروع فإنك تعيش وتموت بدقة أرقامك. يبقيك برنامج ميزانية المشروع على رأس ما تنفقه لتحقيق مشروعك دون تجاوز الميزانية.

كيفية إنشاء ميزانية المشروع في 3 خطوات

مفتاح إنشاء ميزانية المشروع هو تسهيل تتبع جميع العناصر. إذا كان بإمكانك تطبيق عملية مباشرة على نفقات المشروع ، فيمكنك مراقبة الإنفاق على المشروع بدقة وفي الوقت المناسب.

اتبع هذه الخطوات البسيطة لبناء ميزانية مشروع من شأنها أن تؤهلك للنجاح.

تحديد المصروفات

الخطوة الأولى في إنشاء الميزانية هي تحديد النفقات. تحتاج إلى سرد كل شيء مطلوب لإنجاز المشروع. وهذا يشمل أجور العمالة والمعدات والمواد وغير ذلك. سترغب في فحص خطة مشروعك بدقة وتحديد النفقات بنفسك للبدء.

بعد ذلك ، قد يتمكن أعضاء فريقك من مساعدتك في التعرف على بعض النفقات التي لم تتعرف عليها على الفور ، لذا تأكد من مطالبتهم بمراجعة قائمة النفقات الخاصة بك عند إنشاء الميزانية. من الضروري أن تقوم بإدراج كل حساب على الإطلاق. كلما تعرفت على المزيد ، قلَّت تفاجأ بالنفقات غير المتوقعة في وقت لاحق من المشروع.

تقدير جميع التكاليف

الآن تقدير كل عنصر في قائمتك. إذا كانت قائمتك موجودة في ProjectManager ، فيمكنك إضافة تقديرك إلى البند على الفور. هناك عدد من الاستراتيجيات التي يمكنك استخدامها لعمل تقديراتك. تقنيات التقدير الأكثر شيوعًا هي:

التقدير التصاعدي: ابدأ بمكونات كل مهمة ثم قم بإضافتها
حكم الخبير: اطلب من الخبراء في فريقك تحديد تكلفة المهمة
تقدير مماثل: استخدم الخبرة السابقة للحكم على تكلفة مهام المشروع هذه المرة.

اجمع كل التقديرات. يمنحك هذا إجمالي الميزانية المخططة للمشروع الذي يغطي تكلفة كل مهمة. يمكن أن يساعدك نموذج التقدير الخاص بنا على القيام بذلك.

أضف الإضافات

إضافات؟ ما الإضافات؟ حسنًا ، تكلفة كل مهمة على حدة لن تكون كافية ، لسوء الحظ. قد لا تزال ترغب في إضافة:

• احتياطيات الإدارة: هذا قدر من المال لاستخدامه وفقًا لتقدير الإدارة.
• الطوارئ: تكاليف الطوارئ مفيدة لتغطية التكاليف غير المتوقعة بسبب سوء التقدير. من الشائع أن تضيف احتياطيًا بنسبة 10٪ فقط في حالة تبين أن التقديرات غير دقيقة.
• ميزانية الاستجابة للمخاطر: إذا كانت شركتك ناضجة في إدارة مخاطر المشروع ، فقد تتمكن من دمج ميزانية الاستجابة للمخاطر بشكل منفصل عن ميزانيتك الرئيسية. تتضمن ميزانية الاستجابة للمخاطر التمويل اللازم لتنفيذ أي إجراءات لتخفيف المخاطر.

كيفية إدارة ميزانية المشروع باستخدام ProjectManager

الآن بعد أن قمت بإنشاء ميزانية المشروع وتحديد النفقات ، يمكنك إدخال هذه المعلومات في ProjectManager ، إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل. لإدخال ميزانية مشروعك ، ما عليك سوى النقر فوق علامة التبويب "معلومات" وإدخال رقم في المربع.

يقدم ProjectManager طرقًا مختلفة لإضافة نفقات المشروع. أولاً ، يمكنك الدخول إلى علامة التبويب "النفقات" وإضافة المصاريف الثابتة التي لا تحتوي على أسعار بالساعة أو تقلبات. على سبيل المثال ، يمكنك إدخال تكلفة المواد اللازمة لمشروعك. يمكنك اختيار إضافة هذا كتكلفة مخططة في البداية ، وبعد ذلك يمكنك الدخول لاحقًا وإضافة مصروفات أخرى على أنها "التكلفة الفعلية". سيساعدك هذا على تتبع التكاليف المخططة مقابل التكاليف الفعلية في لوحة المعلومات الخاصة بك أثناء تطور المشروع.

هناك طريقة أخرى لإدخال النفقات في المشروع وهي من خلال أدوات إدارة الموارد الخاصة بنا. قم بتعيين مواردك أو قوتك العاملة ، ومعدلات بالساعة ، ثم قم بتعيين المهام لهم ، وأثناء عملهم ، ستتم إضافة تكلفة العمالة تلقائيًا إلى المشروع. يمكنك أيضًا إضافة نفقات على مستوى المهمة. لنفترض ظهور مهمة غير متوقعة لم تكن في خطتك الأولية. هذا جيد لأنه يمكنك استخدام أموال الطوارئ الخاصة بك لتغطيتها. ما عليك سوى إضافة مبلغ تكلفة إلى مهمتك الجديدة في خطة مشروعك ، وستنعكس هذه التكلفة الجديدة في لوحة المعلومات والتقارير.

مراقبة المصروفات عبر المشروع بأكمله

بمجرد تحديد النفقات وتسجيلها ، يجب عليك مراقبة النفقات الفعلية مقارنة بالتقديرات. هذا يعني أنك بحاجة إلى تحديث نفقات مشروعك باستمرار بالمبالغ التي تنفقها بالفعل على المهام.

نظرًا لأنك أدخلت جميع نفقاتك المخططة في النظام ، يمكنك استخدام لوحات المعلومات في الوقت الفعلي لتتبع التكاليف الفعلية مقابل التكاليف المخطط لها. توفر لوحات معلومات المشروع الخاصة بنا نافذة واحدة واضحة للتكاليف الجارية للمشروع وتتميز برسوم بيانية شريطية ملونة وسهلة القراءة لتحليل سريع لمكانة ميزانيتك. يمكن أن يكون هذا العرض الفوري أمرًا حيويًا عند إدارة ميزانية المشروع ، خاصةً الميزانية المحدودة.

تقرير عن المصروفات وصولا إلى مستوى المهمة

بدون الأدوات المناسبة ، يمكن أن يكون إعداد تقارير المشروع أمرًا شاقًا. وبحلول الوقت الذي تُعد فيه التقرير أخيرًا ، تكون الأرقام قد تغيرت وأصبح تقريرك قد عفا عليه الزمن بالفعل. يمكن أن يساعدك ProjectManager. يمكن لبرنامجنا إنشاء تقارير فورية ومفصلة يمكنك مشاركتها مع الأشخاص المعنيين عبر المؤسسة بالتنسيق الذي يفضلونه.

هناك عدد من التقارير التي يمكنك إجراؤها ، لكن تقرير النفقات سيكون الأكثر أهمية لإدارة ميزانيتك. باستخدام تقرير المصروفات ، يمكنك الحصول على تحليل متعمق للميزانية الإجمالية والنفقات الفعلية والمصروفات المخططة ، وصولاً إلى مستوى المهمة.

مراجعة التقديرات الأولية الخاصة بك

أخيرًا ، سترغب في العودة إلى هذه التقارير والتأكد من أنها على المسار الصحيح مع جدول مشروعك. إذا لم تكن متوافقة مع الإطار الزمني الخاص بك ، فأنت بحاجة إلى إعادة النظر في نفقاتك والتحقق مرة أخرى من أنك قمت بتضمين كل شيء ولم تترك أي شيء.

هذا يقودنا إلى خطوتنا الأخيرة: المراجعة. قد تضطر إلى مراجعة التقديرات التي أجريتها مسبقًا. لا تتعثر في الاحتفاظ بها إذا كان المشروع يملي عليك شيئًا آخر. من خلال المراجعة في الوقت الفعلي ، فأنت تتأكد من أن الميزانية ليست مجرد أرقام في جدول بيانات ولكنها توقعات مصروفات دقيقة للمشروع.

ProjectManager لديه كل ما تحتاجه لإدارة الميزانية

عندما تفكر في أنه يمكنك تتبع ميزانيتك باستخدام لوحات المعلومات في الوقت الفعلي ، وإدخال النفقات المتكررة مثل تكاليف العمالة ، وإعداد تقرير عن كل جانب من جوانب المشروع ، فمن الواضح أن ProjectManager لديه ما تحتاجه لإنشاء وإدارة نفقات المشروع. أكمل مشروعك التالي في حدود الميزانية مع هذه النسخة التجريبية المجانية لمدة 30 يومًا من برنامج PM الخاص بنا.

ProjectManager هو برنامج إدارة أعمال ومشاريع حائز على جوائز يخطط ويراقب ويبلغ عن المشاريع. احصل على بيانات في الوقت الفعلي لإدارة الميزانيات بشكل أفضل. شارك التقارير مع أصحاب المصلحة لإبقائهم محدثين وإدارة توقعاتهم. انضم إلى فرق NASA و Siemens و Nestles الذين يديرون بالفعل ميزانيات مشاريعهم بنجاح باستخدام أداتنا. ابدأ مع ProjectManager مجانًا اليوم.