كيفية إنشاء خطة تنفيذ المشروع (PEP) - تم تضمين نموذج مجاني

إن الخروج بفكرة رائعة ليس سوى البداية: لتحقيق ذلك ، فأنت بحاجة إلى خطة تنفيذ المشروع (PEP). خطة تنفيذ المشروع هي وثيقة لتنفيذ المشاريع التي تساعدك على وضع الإستراتيجيات ، والتوصل إلى عمليات إدارة المشروع ووضع كل شيء موضع التنفيذ.

يعد إنشاء خطة تنفيذ المشروع جزءًا من مرحلة التخطيط ويسمح لك بإدراك فكرتك. عندما تكون الفكرة طموحة ، تكون عملية تنفيذ المشروع شاملة وعملية ، بما في ذلك جميع الأنشطة الرئيسية. لا داعي للإضافة ، إنها وثيقة أساسية لإدارة المشروع.

ما هي خطة تنفيذ المشروع (PEP)؟

خطة تنفيذ المشروع هي وثيقة تستخدم لتحديد كيفية تنفيذ المشروع. يجب أن يكون ذلك واضحًا من الاسم ، ولكنه يتناول أيضًا جدولة المشروع ومراقبته والتحكم فيه اللازمة لتحقيق مخرجات المشروع.

يوضح المستند جميع أجزاء تنفيذ المشروع ويوضح كيفية إدارتها. يجب أن يتوافق هذا مع متطلبات المشروع أو العقد بين الأطراف المعنية. كما يلاحظ PEP أهداف المشروع ، جنبًا إلى جنب مع الجدول الزمني والموارد المطلوبة لتنفيذ المشروع.

من الواضح ، من خلال تلك العناصر التأسيسية فقط ، مدى أهمية خطة تنفيذ المشروع. لكن ، بالطبع ، هناك ما هو أكثر بكثير مما يدخل فيه.

بمجرد إنشاء خطة تنفيذ المشروع ، ما زلت بحاجة إلى تلبية تلك المعالم والتبعيات والتعيينات. إذا كنت تريد حقًا البقاء في الوقت المحدد ، فستحتاج إلى استخدام برنامج إدارة المشاريع.

ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع والعمل قائم على السحابة وينظم المهام باستخدام مخططات جانت التفاعلية لتخطيط التنفيذ. يمكنك وضع معالم على الخط الزمني ، وربط التبعيات ، وتصفية المسار الحرج. بعد ذلك ، قم بتعيين خط أساسي وستتمكن من تتبع تنوع المشروع عند تنفيذ مهامك. ابدأ اليوم مجانًا مع ProjectManager.

عناصر خطة تنفيذ المشروع

تجمع خطط تنفيذ المشروع بين العناصر الضرورية لخارطة طريق محددة وقابلة للتنفيذ لتنفيذ المشروع. يمكن أن يشمل ذلك سرد أصحاب المصلحة في المشروع وتحديد جميع مهام المشروع. فيما يلي العناصر الستة الأساسية لخطة تنفيذ المشروع:

1. نطاق المشروع

نطاق المشروع هو رؤية واسعة للأهداف وقائمة مفصلة لجميع العناصر المشاركة في المشروع. حدد نطاق المشروع من خلال تحديد ما يجب القيام به. افعل هذا بعبارات محددة. هذا يعطي أصحاب المصلحة في المشروع ملخصًا لغرض المشروع وأهدافه.

بعض التفاصيل التي تريد تضمينها في نطاق مشروعك هي:

• بيان عمل لتحديد أدوار ومسؤوليات فريق المشروع
• قائمة حدود وحدود الموارد المتاحة
• جميع النواتج المحتملة ، وليس النهائي فقط
• قائمة بأي تقارير أو منتجات أو خدمات ذات صلة أو تطورات برمجيات جديدة
• أي صاحب مصلحة أو عميل سيتم تسليمها إليه
• بعض المعايير لقياس النجاح لفريق المشروع

2. معايير الجودة

أنت تعرف المخرجات ، حان الوقت الآن لتحديد الجودة التي تتوقعها منها. إن وجود فهم واضح لتوقعات الجودة هو مفتاح نجاح المشروع. للبدء ، سترغب في تحديد الجودة والتأكد من موافقة فريقك بالكامل على هذا التعريف.

أيضًا ، وجود أهداف يمكن تحقيقها سيبقي فريقك متحمسًا. إذا شعرت أن عملهم بعيد المنال ، فمن المحتمل أن يؤدي إلى تآكل الروح المعنوية. من أجل الحفاظ على التزام الفريق ، اطلب كثيرًا من التعليقات حول الهدف الذي يمكن تحقيقه وقم بتطبيق ذلك على PEP الخاص بك.

3. بيانات الهدف

يوضح بيان الهدف ما يخطط الفريق لتنفيذه وإكماله أثناء المشروع. يمكن أن تكون بعض الأمثلة على بيان الهدف عبارة عن نتائج متوقعة ومعالم ودورة حياة مهام العمل الكبيرة.

يمكن أن يكرر بيان الهدف أيضًا هدف المشروع. يمكن أن تظهر الفوائد التي يتوقع أن يقدمها المشروع للمؤسسة أو أصحاب المصلحة أو العملاء. يمكن أن يكون هناك أيضًا تحديد للمخاطر والتحديات مع تفاصيل حول كيفية استجابة الفريق لها.

4. تخصيص الموارد لخطة تنفيذ المشروع

ستحتاج أيضًا إلى قائمة بجميع الموارد التي تحتاجها لإكمال المشروع. الموارد - على عكس النطاق ومواصفات الجودة والأهداف - هي ما يحتاجه فريقك لوضع الخطة موضع التنفيذ. هذا أيضًا هو المكان الذي ستحدد فيه ميزانية المشروع ، حيث أن الموارد مكلفة.

يمكن أن يكون المورد في المشروع رأس مال أو أشخاص أو مواد. في الواقع ، إنه أي شيء مطلوب لتنفيذ المهام في خطة تنفيذ مشروعك. إن وجود الموارد اللازمة لتلبية قدرة فريقك مطلوب لإكمال مشروعك في الوقت المحدد وفي حدود توقعات الجودة.

5. جدول المشروع

بينما قمت بالفعل بإنشاء جدول زمني ومعالم رئيسية ، فإن الجدول الزمني الكامل مطلوب في PEP. هذا يعني استخدام هيكل تنظيم العمل لسرد وتحديد المواعيد النهائية للمهام الخاصة بك وتحديد أولوياتها وإنشاءها. يمكنك بعد ذلك تعيين هذه المهام لأعضاء الفريق.

يمكن أن تؤثر التغييرات في توريد المواد الخام المطلوبة على الجدول الزمني ، وبالتالي يجب إدارة توقع التأخير مع أصحاب المصلحة والفرق. قد يضطر مدير المشروع إلى إجراء تعديلات على القيود الثلاثية للوقت والتكلفة والنطاق للاستجابة للتغيرات في العرض للالتزام بالجدول الزمني.

6. المكونات التنظيمية

أخيرًا ، يحتاج الشخص السياسي السياسي إلى النظر في الجوانب التشغيلية للمشروع. هذا يعني سرد ​​الموظفين الرئيسيين وأدوارهم ومسؤولياتهم ، ثم توزيع هذه القائمة بحيث يكون الجميع على دراية بمن هو المسؤول عن ماذا.

على هذا المنوال ، ستحتاج إلى تحديد من لديه السلطة لاتخاذ أي قرارات. سيساعد هذا الفريق على العمل معًا بشكل أفضل ، حيث سيعرفون من الذي يتواصل معه عندما يتعين اتخاذ قرار. ستكون أرقام السلطة هذه متاحة أيضًا للأسئلة والمخاوف.

يجب أن تحدد الخطوط العريضة لأي طرق مستخدمة في المشروع للإبلاغ والتواصل في PEP. يتضمن هذا كيف ستراقب وتتبع تقدم وأداء مشروعك. أيضًا ، كيف يعمل فريقك معًا ومع فرق أخرى إذا كانوا يتعاملون مع أقسام أخرى.

كيفية إنشاء خطة تنفيذ المشروع

1. بدء الاجتماع

يتيح لك الاجتماع الافتتاحي توصيل الإستراتيجية والعملية والإجراءات إلى الفريق وأصحاب المصلحة. يمكنك الرد على أي أسئلة والتأكد من أن الجميع يفهم المشروع ويقبله. هذا ليس اجتماعًا احتياطيًا يوميًا ، إنه نظرة عامة شاملة على تنفيذ المشروع. يجب عليك مشاركة خطة المشروع في هذا الوقت حتى يكون الجميع على نفس الصفحة. يمكن لبرنامج تخطيط المشروع تسهيل هذه الخطوة من خلال إعداد الجميع ومشاركة الخطة وتخصيص المهام بسرعة.

2. رصد ومراقبة خطة تنفيذ المشروع

سيستمر المشروع كالمعتاد من خلال مراحل التنفيذ والمراقبة والتحكم. هنا ، يمكن لبرنامج إدارة المشروع مساعدتك في الحفاظ على الجدول الزمني والميزانية ونطاق مشروعك. ستحتاج أيضًا إلى مراقبة أي مخاطر في خطة إدارة المخاطر الخاصة بك والحفاظ على توازن عبء العمل لفريقك. يمكن أن يلعب أصحاب المصلحة دورًا فعالًا في مساعدتك على تحديد المخاطر قبل أن تصبح مشكلات. بعد ذلك ، ستحتاج إلى تحليل بياناتك للتأكد من أنك تحقق التقدم ومؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) ومعالم الأداء.

3. بيانات الوقت الفعلي

ستحتاج إلى برنامج لإدارة المشاريع قائم على السحابة لمعرفة ما إذا كنت في الوقت المحدد ولا تفرط في الإنفاق. يعد امتلاك أداة في الوقت الفعلي أمرًا ضروريًا لمراقبة المشروع ، ولكنه أيضًا رائع لتسهيل التعاون. يمكن للمديرين الإدارة ويمكن للفرق التواصل ، سواء كانوا يعملون جنبًا إلى جنب أو موزعين في جميع أنحاء العالم. يعني استخدام البرامج في الوقت الفعلي أن الجميع يعملون على أحدث البيانات ويمكن للمديرين اتخاذ قرارات أكثر ثاقبة.

4. التوقيع

قد يبدو تسليم المخرجات في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية وكأنه نهاية المشروع ، لكنه ليس كذلك. لا تزال هناك أوراق تحتاج لإكمالها. هذا ليس عمل مزدحم - إنه جزء أساسي من دورة حياة المشروع. تحتاج إلى الحصول على موافقات من أصحاب المصلحة للتأكد من أن المنتج أو الخدمة قد استوفى توقعات الجودة الخاصة بهم. تحتاج إلى الدفع لأي بائعين أو مقاولين ثم تسريح فريقك. ولا تنس الاحتفال! إنها ليست مجرد متعة وتستحقها ، ولكنها تحافظ على معنويات فرقك.

نموذج مجاني لخطة تنفيذ المشروع

يقدم ProjectManager نموذجًا مجانيًا لخطة التنفيذ لبرنامج Excel يمكن أن يساعدك في قيادة مشروعك إلى النجاح. يساعدك قالب التنفيذ المجاني هذا على نقل فكرتك من خلال إستراتيجية وعملية وتنفيذ دون أن يفوتك أي شيء مهم. إنه مثال مفيد لخطة تنفيذ المشروع.

قم بإنشاء خطة تنفيذ مشروعك على قالب التنفيذ المجاني الخاص بنا لتحسين عمل مشروعك. لديها مساحة لكل ما تحتاج لإدارته.

كل إجراء هو مهمة ويتم تنظيم المهام وفقًا لجدول زمني. يوجد هنا تواريخ لبداية مخططة ونهاية مخططة لكل منها. يحتوي المخطط الزمني أيضًا على مكان للساعات المخططة. يوجد أيضًا عمود حيث يمكنك ملاحظة ما إذا كانت المهمة متقدمًا عن الجدول الزمني أو متأخرًا ، مما سيساعدك على تتبع تقدمك.

الجزء الأخير من النموذج مخصص للموارد. يمكن لمديري المشاريع تحديد القسم الذي يتعامل مع ماذا ، والمواد التي سيحتاجون إليها لتنفيذ مهامهم. هناك أيضًا مكان لتقدير تكلفة المهمة. كل هذا مجتمعة يشكل خارطة طريق لتنفيذ مشروعك. الآن الأمر متروك لك لمراقبته والتحكم فيه.

استخدم ProjectManager لإنشاء خطة تنفيذ مشروعك

يعتبر النموذج أداة رائعة ، ولكنه أداة ثابتة. إذا كنت تجد قوالب تبطئك ولا تكون دقيقة بما فيه الكفاية ، فحينئذٍ ستحتاج إلى التبديل إلى ProjectManager ، الذي يقوم بأتمتة الكثير من العمل ويمنحك شفافية في الوقت الفعلي لإدارة مشروعك بشكل أفضل حتى نهاية ناجحة.

طرق عرض متعددة للمشروع لكل فريق

سواء كنت تعمل في مجال التسويق أو تكنولوجيا المعلومات أو الخدمات المهنية أو أي صناعة ، سيكون لديك الكثير من الفرق المختلفة التي تعمل معًا. يحتوي ProjectManager على طرق عرض متعددة للمشروع لمنح الجميع الأدوات التي يريدونها. على سبيل المثال ، تعد لوحة كانبان إحدى ميزات سير العمل المرئية التي تتيح للفرق إدارة الأعمال المتراكمة والتخطيط للسباقات معًا. كما أنه يعطي المديرين رؤية في عملهم حتى يتمكنوا من تخصيص الموارد حسب الحاجة لتجنب حواجز الطرق والحفاظ على عمل الفرق بكفاءة.

إدارة موارد فريقك بسهولة

تحتاج إلى التأكد من أن فريقك يعمل بكامل طاقته. بينما يمكنك عرض مهامهم على أي من طرق عرض المشروع المتعددة ، مثل عرض القائمة أو الورقة أو التقويم ، فإن ProjectManager لديه أدوات إدارة الموارد لموازنة عبء العمل بسرعة وسهولة. مخطط عبء العمل مرمز بالألوان بحيث يمكنك عرض عبء العمل في لمحة ثم إعادة تخصيص العمل مباشرة من تلك الصفحة.

تعقب التغييرات على لوحات التحكم المباشرة

تعني إدارة التغيير معرفة متى تحدث التغييرات. وهذا يعني المراقبة في الوقت الفعلي باستخدام لوحة التحكم المباشرة في ProjectManager .. فهي تجمع تلقائيًا بيانات المشروع وتحسب الأرقام لإظهار المقاييس الخاصة بك في الوقت والتكلفة والمزيد في الرسوم البيانية والمخططات سهلة القراءة. لمزيد من التفاصيل ، استخدم تقارير بنقرة واحدة حول حالة المشروع وحالة الحافظة وتباين المشروع والجداول الزمنية وغير ذلك الكثير. يمكن تصفية هذه التقارير لإظهار ما تريد ومشاركتها بسهولة لتحديث أصحاب المصلحة.

يمكن لـ ProjectManager وضع خطة التنفيذ الخاصة بك ومشاركتها مع فريق المشروع ومراقبتها والتحكم فيها طوال دورة حياة مشروعك. احصل على إشعارات البريد الإلكتروني والتنبيهات داخل التطبيق في الوقت الفعلي للبقاء دائمًا على اطلاع دائم بالتقدم والتعاون مع فريقك.

ProjectManager هو برنامج إدارة عمل حائز على جوائز للفرق المختلطة ، بغض النظر عن مكان عملهم أو القسم الذي يعملون فيه أو مجموعة مهاراتهم. انضم إلى أكثر من 35000 محترف يستخدمون أداتنا بالفعل لتنفيذ مشاريعهم بنجاح. ابدأ الآن مجانًا مع ProjectManager.