التعاون بين الفريق: أفضل الممارسات والتحديات والمزايا

التعاون صعب بالفعل بما فيه الكفاية. تخيل الآن التعاون مع الزملاء الذين ليسوا في نفس القسم مثل قسمك. أو ربما موقع مختلف! حسنًا ، يفعل الناس ذلك كل يوم ويسمى التعاون بين الفريق.

نظرًا لأن هذه الفرق المختلطة أصبحت قياسية أكثر ، فإن التعاون بين الفرق هو المفتاح لربط هذه المجموعات المختلفة وزيادة إنتاجيتها.

ما هو التعاون عبر الفريق ، أو التعاون متعدد الوظائف؟

يدور التعاون عبر الوقت ، المعروف أيضًا باسم التعاون متعدد الوظائف ، حول جعل الإدارات المختلفة تعمل بشكل أفضل معًا. تم تكليف هذه الأقسام المختلفة ، مثل المصممين والمطورين والمسوقين والمبيعات ، بهدف مشترك ، ولكن كل منها مسؤول عن مرحلة مختلفة من هذا المشروع.

قد يكون من الصعب الحصول على هذه الفرق المختلفة ، التي من المحتمل أن يكون لديها طرق فريدة للعمل والأدوات المفضلة للقيام بهذا العمل ، للعمل كمجموعة واحدة. التعاون بين الفريق هو الجسر الذي يمكنك بناءه لربط الجميع. هذه هي قوة التعاون بين الفريق. فهو يأخذ نقاط القوة لدى الجميع ويجمعها لتحقيق نتيجة أفضل.

إذا كنت بحاجة إلى تنفيذ تعاون متعدد الوظائف في مؤسستك ، فزود فريقك بأداة إدارة العمل التي تتيح للجميع العمل بالطريقة التي يريدونها. ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع والعمل بخمس طرق عرض مختلفة ، بحيث يمكن لكل قسم أن يكون منتجًا ويعمل بأفضل ما لديه. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك تتبع التقدم على طول الطريق باستخدام لوحات المعلومات والتقارير. ابدأ مع ProjectManager مجانًا اليوم.

فوائد التعاون متعدد الوظائف

تتمثل فائدة التعاون متعدد الوظائف في أنه يخلق التآزر والكفاءة في مشروع متعدد الوظائف. سيرغب مدير المشروع في جعل فرقهم تعمل معًا في نفس المشروع ، حتى لو كانوا جميعًا يأتون إليه من وجهات نظر مختلفة.

عندما يكون لديك فرق متحدة في تسليم المشروع ، ولكن جميعها تعمل في عزلة ، فأنت تطلب المتاعب. تحتاج الفرق إلى التواصل ، حتى لو كانوا في أقسام مختلفة. كل العمل مرتبط. يضمن التعاون عبر الفرق المختلطة أن يعمل الجميع لتحقيق نفس الهدف.

يخلق التعاون متعدد الوظائف تقدمًا أسرع في المشروع ويتأكد من عدم إهمال أي شيء. كلما زاد عدد الإدارات التي تعملان فيها معًا ، زادت الأنظار على المشروع للقبض على أي شيء ربما تم تجاهله عن طريق الخطأ. كما أنهم يأتون بأفكار أفضل ، لأن بإمكانهم إبعادهم عن الآخرين وتحديد الأفضل للمشروع.

تستفيد الشركة أيضًا من وجود فرق تشعر بأنها أكثر ارتباطًا بالعمل. بالإضافة إلى ذلك ، ستستفيد الفرق من العمل مع مجموعة أكبر من المواهب التي يمكنهم التعلم منها. يتم استثمار أصحاب المصلحة في المشروع ، ولا يمكن للنتائج التي يحركها الفريق إلا أن تجعلهم أكثر سعادة لأن المشروع يحقق النجاح.

ذات صلة: قالب مخطط RACI مجاني لبرنامج Excel

تحديات التعاون بين الفريق

نعم ، هناك العديد من الفوائد للتعاون بين الفرق. لكن هذا لا يعني أن كل شيء سيأتي بسهولة. هناك العديد من المطبات في الطريق التي يجب عليك حلها قبل أن تتمكن من جني ثمار تعاون الفريق.

أول شيء عليك بناءه هو الثقة. انعدام الثقة قاتل للتعاون. ولكن حتى إذا كان لديك عمل يثق فيه كل قسم تمامًا ببعضه البعض ، فقد تكون هناك مشكلة في الاتصال. يمكن أن تعمل الأقسام كوحدات معزولة ، وهذا يعني عدم خروج أو دخول أي اتصال. يجب على مديري المشاريع العمل على إنشاء قنوات اتصال تتدفق ذهابًا وإيابًا بحرية.

تم التأكيد في وقت سابق على أن وجود رؤية مشتركة هو المفتاح لبناء تعاون جماعي متعدد الوظائف. لذلك ، يجب أن يتأكد مدير المشروع من أن هذه الأهداف والأولويات تتماشى مع جميع الإدارات. يجب تحديد الأهداف والغايات بوضوح وتوصيلها ومشاركتها عبر الشركة بأكملها.

ثم هناك الفرق نفسها. يميل المهندسون إلى استخدام اللغة بشكل مختلف عن مندوبي المبيعات. ولكل شخص شخصيات مختلفة ، بعضها لا يتشابك بسهولة مع الآخرين. حتى الفرق البعيدة يمكن أن تعاني بسبب سهولة قراءة الاتصال عبر الإنترنت. يمكن أن تساعد أدوات التعاون ، ولكن في الغالب تكون هذه مهارة بسيطة يجب على مديري المشاريع إتقانها من أجل جعل الأفراد يتصرفون كمجموعة.

أفضل ممارسات التعاون بين الفريق

هناك أفضل الممارسات التي يجب تطبيقها عند العمل مع فرق متعددة الوظائف في مشروع متعدد الوظائف:

• على الرغم من وجود مدير مشروع مسؤول عن تنسيق العمل بين جميع الإدارات ، فمن المفيد أن يتحمل قادة الفريق مسؤولية قيادة أقسامهم الفردية.
• سيساعد ميثاق الفريق في تعاون الفريق وتواصل الفريق. لقد ذكرنا حصول الجميع على نفس الصفحة ، ومشاركة أهداف المشروع وغاياته ، ولكن كيف يتم ذلك بالضبط؟ طرق عديدة. أحد أفضلها هو وجود ميثاق فريق يمكن للجميع الرجوع إليه لفهم ماهية مؤشرات الأداء الرئيسية للمشروع.
• سيتضمن ميثاق الفريق بيان المهمة وأهداف المشروع وأهداف المشروع. سيحدد أدوار الفريق ، من هو الفريق وما هو الفريق المسؤول عنه. سيتم تحديد التوقعات في ميثاق الفريق أيضًا. من الأفضل تسليم ميثاق الفريق هذا في اجتماع بحضور جميع الأقسام حيث يمكنك شرح ميثاق الفريق وتسليمه.
• عند الحديث عن الاجتماعات ، يجب أن تكون هناك اجتماعات منتظمة طوال المشروع. ستكون هناك اجتماعات قسم ، بالطبع ، ولكن يجب أيضًا أن تكون هناك اجتماعات مشتركة بين الإدارات تسمح لفريق المشروع بأكمله بالاجتماع معًا ، وتمرير التحديثات والأسئلة الميدانية والحصول على التعليقات. الشفافية تساعد في التعاون. يمكن أن تكون الاجتماعات بمثابة إيقاف للكثيرين ، لذا اجعلهم مستهدفين بجدول أعمال ضيق.
• يعد الحصول على أعضاء الأقسام لتدريب أو إرشاد الآخرين طريقة أخرى لربط الفرق بطريقة قوية تتبادل المهارات وتبني الروح المعنوية والثقة. يمكن لمديري المشاريع تحديد أهداف أنشطة التدريب أو التوجيه هذه. ستعمل أهداف الفريق المشتركة هذه على ربط الإدارات المختلفة وتسهيل تعاونها معًا.

نصائح لتحسين التعاون بين الفريق

أحد أهم الأشياء التي يجب القيام بها عند العمل مع التعاون متعدد الوظائف هو الحصول على دعم. لا يمكنك طرح الفكرة على العمل وتتوقع منهم أخذ الكرة والركض معها. هذا الشراء ليس فقط للفريق ، ولكن للشركة بأكملها. إذا لم يكن هناك دعم تنفيذي للتعاون بين الفرق ، فلن ينجح ذلك.

نصيحة أخرى لتحسين التعاون بين الفريق هو أن يكون لديك مصدر رئيسي واحد للحقيقة. هذه قناة مركزية حيث يمكن لجميع الفرق التواصل ومشاركة الملفات بغض النظر عن مكان وجودهم أو القسم الذي يعملون فيه. يعد الاتصال متعدد الوظائف أمرًا بالغ الأهمية للمشاريع متعددة الوظائف لتحقيق أهداف الشركة. يجب تحديث هذه المعلومات عبر جميع الأقسام في الوقت الفعلي حتى لا يعمل أي شخص بالبيانات القديمة.

أخيرًا ، استخدم أدوات إدارة المشروع ، خاصة تلك القائمة على السحابة والتي تمنحك بيانات في الوقت الفعلي لتحسين التعاون والتواصل متعدد الوظائف. سيعزز نوع برنامج التعاون الذي تريده التواصل ، بغض النظر عن مكان أو وقت عمل عضو الفريق ، ويمنح مديري المشاريع الشفافية للمراقبة والتتبع دون أن يقفوا في طريق فرقهم.

كيف يساعد ProjectManager في التعاون عبر الوظائف

ProjectManager هو برنامج لإدارة العمل للفرق الموزعة. تحافظ بيانات الوقت الفعلي على تعاون الفرق متعددة الوظائف بغض النظر عن مكان عملها أو طريقة عملها. تسمح طرق العرض المتعددة للمشروع لكل قسم بالعمل بالطريقة التي يريدها بينما يمكن لمديري المشاريع الحصول على تقارير مفصلة عن تقدمهم وأدائهم.

العمل في طرق عرض متعددة للمشروع

تعني طرق العرض المتعددة للمشروع أنه يمكن للمديرين الذين يعملون بطريقة أكثر تخطيطًا استخدام مخططات جانت ، التي تنظم المهام بطريقة منظمة ومتسلسلة ، وربط التبعيات ، وتحديد الأولويات وإضافة المعالم. يمكنهم بعد ذلك تعيين خط أساس لالتقاط خطة المشروع ، لذلك عند تنفيذها ، يمكنهم مراقبة تباين المشروع والبقاء على المسار الصحيح.

إدارة الإنتاج على لوحات كانبان

طريقة عرض كانبان هي أكثر للعامل الرشيق في مشروعك. تحتوي هذه الأداة المرئية على نفس البيانات التي تم التخطيط لها على Gantt ولكنها بطاقات مفككة وهي مهام موضوعة في أعمدة تحدد مكان دورة الإنتاج. يمكن لأعضاء الفريق إدارة الأعمال المتراكمة الخاصة بهم والتخطيط للسباقات. يحصل مديرو المشاريع على رؤية واضحة لعملهم ويمكنهم إعادة تخصيص الموارد حسب الحاجة للحفاظ على عملهم بكفاءة.

تتبع تقدم الفرق في المهام

معرفة من يعمل على ما يمنح المديرين رؤية أفضل للمهام. يمكنهم إلقاء نظرة على قسم الفريق في ProjectManager للحصول على تفاصيل حول مهام الجميع ثم استخدام أدوات إدارة الموارد ، مثل مخطط عبء العمل المرمز بالألوان لدينا لتحقيق التوازن بين العمل وإبقاء الجميع سعداء ومنتجين. هناك أيضًا لوحة تحكم في الوقت الفعلي تتعقب التقدم أثناء حدوثه.

يمكن للفرق التعليق وإرفاق الملفات بالمهام ، مما يؤدي تلقائيًا إلى تشغيل إعلامات البريد الإلكتروني وداخل التطبيق لإبقاء الجميع في حالة تنبيه بالتغييرات والتحديثات. بغض النظر عن مكان وجودك أو وقت عملك ، يكون الجميع على نفس الصفحة.

ProjectManager هو برنامج حائز على جوائز مصمم للفرق المختلطة. تم تصميم أداتنا لمساعدة الجميع على العمل معًا بشكل أفضل ، بغض النظر عن مكان عملهم أو طريقة عملهم أو مجموعات مهاراتهم. انضم إلى أكثر من 35000 مستخدم يحققون بالفعل نجاحًا باستخدام أداتنا في مؤسسات متنوعة مثل NASA و Siemens و Nestles. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا!