كيفية تحديد عملية سير العمل

أتساءل كيف ستنجز هذا المشروع؟ أولاً ، تحتاج إلى تحديد عملية سير العمل. اقرأ أدناه لتتعلم كيف.

ما هي عملية سير العمل؟

سير العمل هو عملية تحديد وتنفيذ وأتمتة العمليات التجارية حيث يتم تمرير المهام والمعلومات والمستندات من شخص إلى آخر لاتخاذ إجراء وفقًا لمجموعة من قواعد إدارة عمليات الأعمال. يتضمن العمل من قبل شخص واحد أو أكثر ويحول المواد أو المعلومات أو الخدمات.

يسمح برنامج إدارة المشاريع بأتمتة سير العمل بشكل سلس. ProjectManager هو برنامج لإدارة العمل والمشاريع مع مهام سير عمل مخصصة وموافقات مهمة لإضافة الكفاءة مع الحفاظ على الجودة. قم بتعيين العديد من المشغلات التي تحتاجها لكل عملية وتنسيق الإجراءات لتغيير الحالة والأولوية والمسؤول وغير ذلك. باستخدام الموافقات على المهام ، فإنك تختار من لديه السلطة لإجراء تلك التغييرات للتحكم في العملية. ابدأ اليوم مجانًا.

عملية سير العمل مقابل عملية الأعمال

ترتبط عمليات سير العمل والعمليات التجارية ولكنها ليست واحدة. عملية سير العمل هي أتمتة عملية الأعمال التي يمكن أن تكون مؤتمتة بالكامل أو ببساطة جزء من العملية الآلية. يمكن أن تتضمن العملية مستندات أو معلومات أو مهامًا تتحرك خلال العملية وفقًا لمجموعة من القواعد الإجرائية.

ومع ذلك ، فإن عملية الأعمال عبارة عن مجموعة من الإجراءات أو الأنشطة المرتبطة أو أكثر والتي تساعدك معًا على تحقيق هدف العمل أو هدف السياسة. هذا عادة ما يكون في سياق الهيكل التنظيمي الذي يحدد الأدوار والعلاقات. يمكنك التفكير في الأمر على أنه عملية قابلة للتطبيق على عملية أخرى.

باختصار ، ترتبط العملية التجارية بنشاط يمكن أن يكون يدويًا أو آليًا وتحقق هدفًا تجاريًا. عملية سير العمل هي عملية أعمال مؤتمتة بشكل كامل أو جزئي. إنه يمثل نهجًا وتكنولوجيا لأتمتة المهام في سياق الأعمال. تعتبر عملية الأعمال أكثر عمومية وتتضمن عادةً تدفقًا معقدًا للمهام الآلية واليدوية.

ذات صلة: كيفية إنشاء رسم تخطيطي لسير العمل

ابدأ بالنهاية

عندما تفكر في سير العمل لأول مرة ، فأنت تريد أن تبدأ بالنهاية في الاعتبار. هذا يعني أنه يجب عليك النظر نحو الهدف النهائي ثم العمل للخلف حتى تتمكن من معرفة المسار الصحيح للوصول إليه. سيساعدك هذا في تحديد عملية سير العمل الخاصة بك.

من هذا المنظور ، سترغب في طرح بعض الأسئلة على نفسك ، مثل: ما هي العمليات وسير العمل والأنظمة اللازمة للوصول إلى نقطة النهاية في المشروع ، وما هي أفضل الممارسات التي يجب توظيفها؟ سترغب في إنشاء قائمة تحقق وطرح الأسئلة. لاحظ من ستشترك معه وحدد فريق القيادة الذي سيقود المسعى بأكمله.

كيف تحدد سير العمل الخاص بك

يعد تحديد سير العمل لمشروعك حجر الزاوية في إدارة العمل. فيما يلي ثلاث نصائح للقيام بذلك بشكل صحيح:

1. قم بإنشاء مخطط سير عمل واقعي ، واشرك الأشخاص الذين يقومون بالعمل.
2. احصل على موافقة من الفريق ، واطلب منهم التوقيع ، ثم اعتماد خطة المشروع.
3. قم بمطابقة عملية سير العمل بوظيفة الأداة بحيث تقود العملية اختيار الأداة ، وليس العكس.

هناك فوائد عديدة لاتباع هذه الدورة. سيؤدي ذلك إلى تحسين إنتاجيتك وتقليل الأخطاء أثناء عملك في المشروع والمساعدة في تخفيف التوتر والحفاظ على ثباتك.

أتمتة عمليات سير العمل

بمجرد تحديد سير العمل الخاص بك ، سترغب في جعله أكثر كفاءة. طريقة واحدة للقيام بذلك هي من خلال أتمتة سير العمل. يساعد على تبسيط سير العمل الداخلي من خلال التخلص من الكثير من إدخال البيانات يدويًا ومعالجة الطلبات.

سيسمح لك الأتمتة أيضًا بتتبع حالة المهام ، مثل ما إذا كانت مكتملة أو معلقة أو قيد التقدم. إذا كان برنامجك قائمًا على السحابة مثل ProjectManager ، فسيتم تسجيل تحديثات الحالة هذه في الوقت الفعلي ، مما يضيف المزيد من الكفاءات.

يمكن للبرامج المزودة بميزات الأتمتة أن تساعد الفرق أيضًا على الاستمرار في المهمة. عندما تتأخر الحالة أو يقترب الموعد النهائي ، يمكن إرسال إشعار آلي عبر البريد الإلكتروني إلى عضو الفريق المسؤول عن هذه المهمة. بنفس القدر من الأهمية ، عند اكتمال المهمة ، يتم إخطار الفريق ، مما يساعد على تسهيل الانتقال من مهمة إلى أخرى.

قوالب مجانية للمساعدة في عملية سير العمل

تتضمن عملية سير العمل الأتمتة ولكي تعمل تحتاج إلى برنامج. ولكن ليس الجميع مستعدًا تمامًا لهذه الترقية بعد. إذا كنت لا تزال على الحياد ، فلدينا قوالب مجانية لإدارة المشاريع يمكن أن تساعدك في عملية سير عملك. فيما يلي بعض العشرات التي يقدمها ProjectManager مجانًا على موقعنا.

قالب مصفوفة RACI

قبل أن تتمكن من إنشاء عملية سير عمل ، يجب أن تفهم من يقوم بما يقوم به فريقك. يتم تنظيم هذا الفريق بمساعدة قالب مصفوفة RACI المجاني لبرنامج Excel. يمكنك استخدام القالب المجاني لتجميع أعضاء الفريق ضمن الفئات التي تتوافق مع الاختصار: مسؤول وخاضع للمساءلة ومستشار ومُعلم.

قالب أمر العمل

إذا كانت عملية سير العمل تتضمن أشخاصًا من خارج مؤسستك ، فستحتاج إلى قالب أمر العمل المجاني لبرنامج Excel. يغطي العمل والأدوات والمواد اللازمة لإكمال العمل مع إرشادات حول ما يجب القيام به ، ومقدار التكلفة ، والموعد النهائي لإنهاء العمل ومن تم تعيين المهام.

قالب خطة رشيقة سبرينت

قد لا تعمل الفرق بالطريقة نفسها التي يخطط بها المديرون ولهذا السبب تحتاج إلى التحدث بلغتهم. إذا كنت تعمل في بيئة رشيقة ، فاستخدم قالب خطة العدو السريع المجاني. إنه يمنح فريقك المرونة المتأصلة في Agile من خلال سباقات السرعة المتكررة القصيرة التي تستمر لأسبوعين فقط.

كيف يحسن ProjectManager عملية سير العمل

ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع يقوم بأتمتة الكثير من العمل اليدوي لجعل سير عملك أكثر إنتاجية. ينبه برنامجنا أعضاء الفريق المعينين عند اقتراب المواعيد النهائية ، مع التأكد من أن الجميع على دراية بالجدول الزمني ويبقي المشروع على المسار الصحيح.

قم بإنشاء مهام سير العمل على لوحات Kanban

لدينا ميزات تضيف كفاءات إلى سير العمل مثل لوحات كانبان التي تصور سير العمل. مثل لوحة كانبان التقليدية ، يمكن أن يكون لديك ثلاثة أعمدة: ما يجب فعله وفعله وفعله. تحت كل من هذه البطاقات توجد المهام الفردية التي يمكن تعيينها لأعضاء الفريق. يمكن تمييز هذه البطاقات لتسهيل التصفية ويمكن إضافة التعليقات والمستندات لتعاون أفضل.

يمكن توسيع البطاقات لإظهار المزيد من التفاصيل حول المهمة. يُظهر العرض الموسع ساعات العمل ، ويمكنك إنشاء قائمة مهام وأكثر من ذلك بكثير. إذا كنت ترغب في سحب عضو آخر في الفريق لم يتم تعيينه للمهمة ، فما عليك سوى وضع علامة عليه وسيتم إعلامه عبر البريد الإلكتروني.

تتبع التقدم على لوحات المعلومات

يجب تحليل سير العمل لتحسينه ، وهو مجال آخر يمكن أن يساعد فيه ProjectManager. يمكنك معرفة مدى تقدم مشروعك في الوقت الفعلي من خلال لوحة معلومات المشروع الخاصة بنا. يتتبع جميع مهامك في عرض واحد ، ويظهر لك النسبة المئوية للاكتمال. يمكنك أيضًا عرض سير عمل فريقك ومراقبة تقدمه.

يمتلك ProjectManager الأدوات اللازمة للقيام بذلك وأكثر من ذلك بكثير عند التخطيط والتتبع وإعداد التقارير حول مشروعك. تعرف على كيف يمكن أن يساعدك في سير عملك وغير ذلك من خلال الحصول على هذه النسخة التجريبية المجانية التي تبلغ مدتها 30 يومًا اليوم.

شاهد هذا الفيديو لمعرفة المزيد حول عملية سير العمل

يحتوي ProjectManager على مقاطع فيديو تعليمية للتوسع في مكتبتنا الكبيرة من منشورات المدونة في كل جانب من جوانب إدارة المشروع. في هذا الفيديو التدريبي القصير ، تحدد جينيفر بريدجز ، PMP ، ما هي عملية سير العمل.

هذه لقطة شاشة للرجوع اليها!

شكرا للمشاهدة!

النسخ:

نتحدث اليوم عن كيفية تحديد عملية سير العمل. حسنًا ، غالبًا عندما تدير مبادرة جديدة أو مشروعًا جديدًا ، عليك تحديد عملية جديدة لإنجاز العمل.

حسنًا ، قول هذا أسهل من فعله في بعض الأحيان. إذا نظرت إلى مبادرة جديدة أو مشروع جديد ، فهناك العديد من اللاعبين المعنيين ، لذلك قد يكون لديك مدير مشروع أو عدة مديرين للمشروع ، ولديك أعضاء مختلفون في الفريق ، وفي كثير من الأحيان يكون لديك مصممين وشركاء وعملاء ومقاولين وحتى موردين.

ومع ذلك ، فإن بعض التحديات التي تحدث هي أنك تتعامل مع عمليات قديمة ، ربما أشياء تم القيام بها في الماضي ، لذلك في بعض الأحيان يتمسك الناس بالطريقة التي كانت عليها من قبل. ومن ثم كان لديك عمليات مختلفة ، خاصة إذا كانت هذه أطراف ثالثة أو ربما بائعين ، فلديهم عملياتهم الخاصة.

لذا فإن محاولة جعل الجميع يتحدثون بنفس اللغة أو يفعلون الأشياء بنفس الطريقة أمر صعب. وفي بعض الأحيان ، لا يمتلك بعض هؤلاء اللاعبين عمليات على الإطلاق ، ومن ثم يصمم بعض الأشخاص عملياتهم وفقًا للأداة التي تجعل من الصعب أحيانًا الحصول على النتائج.

لذلك عندما نصمم عملية سير عمل ، نريد أن نبدأ مع وضع النهاية في الاعتبار. فماذا يعني ذلك؟ نلقي نظرة على كيفية عملنا الآن مقابل الطريقة التي نريد أن نعمل بها في المستقبل. ولذا فنحن بحاجة إلى إلقاء نظرة على ، ما الذي يتعين علينا القيام به جديدًا أو بشكل مختلف؟

لذا فإن بعض الأشياء التي نريد أن ننظر إليها هي تحديد شكل العمليات ، وسير العمل ، والأنظمة ، وأفضل الممارسات ، وقائمة المراجعة ، وما هي الأسئلة التي نحتاج إلى طرحها ، وما الشركاء الذين نحتاج إلى إشراكهم ، وماذا فريق القيادة بحاجة إلى أن تبدو. لكن اليوم ، في جلسة السبورة البيضاء اليوم ، أريد التركيز على سير العمل.

لنبدأ بالنظر في ماهية سير العمل حقًا. إنه تعريف العمليات التجارية وتنفيذها وأتمتتها حيث يتم تمرير المهام والمعلومات والمستندات من شخص إلى آخر وفقًا لمجموعة من القواعد الإجرائية. ويمكن أن يقوم بالعمل شخص واحد أو أكثر ويقوم بتحويل المواد أو المعلومات أو الخدمات. في الأساس ، نحن نبحث في كيفية سير العمل؟

لذلك دعونا نتحدث عن كيفية تحديد واحد. هذا على مستوى عالٍ للغاية ، لكن الخطوات الثلاث الرئيسية هي ، أولاً وقبل كل شيء ، إنشاء مخطط لسير العمل. لذلك فهو حرفياً رسم تخطيطي لكيفية انتقال هذا العمل من شخص إلى آخر ، أو من مجموعة إلى أخرى. وبالطبع ، يمكنك أن تتخيل أن هذا يمكن أن يصل إلى مستوى مفصل للغاية. لكن الشيء المهم الذي يجب تذكره هو إشراك الأشخاص الذين يقومون بالعمل حتى يكون واقعياً.

وثانياً ، بمجرد الانتهاء من الرسم التخطيطي ، فإنك تريد أن تتواصل اجتماعيًا مع الفريق بأكمله وتتأكد من وجود دعم ، وتأكد من عدم وجود فجوات ، وتأكد مرة أخرى من أنها واقعية. تريد أن يوقع الجميع على العملية واعتمادها وتنفيذها عبر المشروع أو المبادرة.

ثم في المرحلة الثالثة ، قم بمطابقة عملية سير العمل بوظائف الأداة. هنا ، نريد أن ندع العملية تقود الأداة. لكن مرة أخرى ، يقول الناس أحيانًا ، "حسنًا ، هذا ليس في العالم الحقيقي" ، لأنه في كثير من الأحيان يتم اختيار هذه الأداة من قبل الشركة أو استخدامها بالفعل من قبل الشركة. لكن مع ذلك ، نريد استخدام الفطرة السليمة.

نريد أيضًا ... يمكنك معرفة مدى أهمية أدوات إدارة المشروع. وبهذا باستخدام الأدوات ، نريد أتمتة قدر الإمكان. لذلك ، يمكن للأشخاص الذين يقومون بالعمل أن يفعلوا ما يفعلونه بشكل أفضل وهذا هو العمل. وبعد ذلك ... ما هي فوائد كل هذا؟ إنه يحسن الإنتاجية حقًا ويقلل من الأخطاء ويزيل التوتر ويحافظ على اتساق الأشياء بين المبادرة أو المشروع.

لذلك إذا كنت بحاجة إلى أداة يمكن أن تساعدك في عملية سير العمل ، فقم بالتسجيل للحصول على برنامجنا الآن في ProjectManager.