التواصل عبر البريد الإلكتروني أثناء COVID-19: نصائح وأمثلة

تم التحديث في 6/1/2021

أثر COVID-19 على الجميع بشكل ما ، لكن بعض الصناعات والشركات المحلية تحمل عبئًا أثقل من حيث اتصالات العملاء. إلى جانب صناعة الطيران والسفر ، أرسلت العديد من الشركات المحلية تحديثات البريد الإلكتروني الخاصة بـ COVID-19 حيث يخمن المقيمون ما إذا كان المقهى المفضل لديهم قد أعيد فتحه أم لا أو ما إذا كانوا بحاجة إلى إجراء حجز قبل الذهاب إلى نادي رياضي.

خصصت بعض الشركات فرقًا وبائعين يستعدون على مدار العام للاتصال بالأزمات في مواقف كهذه تمامًا. لكن العديد من الشركات الصغيرة والعلامات التجارية لا تفعل ذلك. كشفت دراسة معيار البريد الإلكتروني والمشاركة الأخيرة التي أجريناها أن الأشخاص ، في المتوسط ​​، يشتركون في رسائل البريد الإلكتروني ويتلقونها من حوالي 50 علامة تجارية وشركة . عندما تبدأ الشركات في إعادة فتح أبوابها وضبط ساعات عملها ووضع بروتوكولات جديدة ، ترسل العديد من الشركات رسائل بريد إلكتروني حول الخطوات التي تتخذها لتقليل مخاطر COVID-19 والحفاظ على سلامة العملاء مع العودة إلى الحياة الطبيعية.

يقدم هذا المنشور بعض النصائح حول أفضل الممارسات إذا كنت تريد إرسال تحديث البريد الإلكتروني الخاص بك بخصوص COVID-19 وتبحث عن بعض الإرشادات.

أولاً ، هل تحتاج إلى إرسال بريد إلكتروني خاص بـ COVID-19؟

لا يعني مجرد ظهور كل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بـ COVID-19 هذه في صندوق الوارد الخاص بك أنه يجب عليك إرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. لا ينبغي بأي حال من الأحوال إرسال رسائل بريد إلكتروني حول COVID-19 لمجرد "الاستفادة" من هذا الجنون. لا ترسل رسائل البريد الإلكتروني هذه إلا إذا كان لديك عمل شرعي بحاجة إلى القيام بذلك.

تتضمن بعض حالات الاستخدام التي تتطلب تواصلًا إضافيًا في الأزمات ما يلي:

• تحديثات أحداث الشركة أو الإلغاءات
• تخزين تحديثات الساعة أو الإغلاق أو إعادة الفتح
• معلومات عن كيفية الوصول إلى خدمات الشركة عن بعد
• تحديثات من الشركات ذات حركة المرور المرتفعة حيث قد يكون الأفراد على اتصال وثيق ببعضهم البعض

يرجى ملاحظة ما يلي: هذه ليست قائمة شاملة عندما تحتاج إلى إرسال بريد إلكتروني لـ COVID-19 ، ولكن نأمل أن يساعدك هذا في تحديد الخطوات التالية التي يجب أن تكون لعملك. إذا كنت ترغب في التحدث إلى أحد خبراء البريد الإلكتروني ، فاتصل بنا هنا.

سطر المرسل والموضوع: كن واضحًا بشأن ما بداخله

الآن ليس الوقت المناسب للتلاعب بتغيير اسم المرسل الخاص بك. نوصي بأن يتجنب المرسلون استخدام الأسماء الشخصية لأنها قد تؤدي إلى إرباك المستلم. قد لا يتعرفون على المرسل ويصفقون البريد الإلكتروني. في مثل هذه المواقف ، يكون الوضوح هو الأولوية رقم واحد وسيساعدك الاتساق في تحقيق رسالة واضحة.

نوصي بتوفير سطور موضوعية واضحة وموجزة. في رسائل البريد الإلكتروني الترويجية ، يمكن أن يكون وضع تدور مثير للاهتمام طريقة فعالة لجذب المستلمين لفتح رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. ولكن بالنسبة إلى البريد الإلكتروني الخاص بـ COVID-19 ، احتفظ بسطور الموضوع البسيطة مثل "استجابتنا لـ COVID-19." إذا كان المستلم يستخدم عملك أو يزوره ، فمن المحتمل أن يرغب في معرفة المزيد وفتح هذا البريد الإلكتروني.

اضبط صوت ونبرة علامتك التجارية

ربما يكون صوت علامتك التجارية عادةً فظًا وخاليًا من الروح. الآن هو الوقت المناسب لضبط اللهجة والتركيز على الحقائق والتطورات التي تحت سيطرتك. لكن لا تفرط في التصحيح كثيرًا واكتب بنبرة رهيبة أو رهيبة تزيد من توتر المستلم.

عند كتابة النسخة الأساسية من بريدك الإلكتروني الخاص بـ COVID-19 ، تواصل مع المستلم الخاص بك من خلال الاعتراف بقلقه ، ولكن حافظ على الهدوء والموضوعية في جميع أنحاء البريد الإلكتروني.

سوف يفهم القارئ التحول في ضوء الموقف ، وستبدو علامتك التجارية في الواقع أكثر إنسانية.

ركز على العمل

سيكون المستلمون لديك أكثر اهتمامًا بالإجراءات التي تتخذها لتقليل مخاطر وانتشار COVID-19. ضع في اعتبارك تقديم هذه الإجراءات في قائمة نقطية حتى يتمكن القارئ من تصفح الإجراءات بكفاءة. هل استأجرت منظفات إضافية للتنظيف العميق لصالة الألعاب الرياضية كل أسبوع؟ هذا ما يريد المستلم معرفته.

أرسل بنك Chase Bank مؤخرًا بريدًا إلكترونيًا حول COVID-19 به موارد مفيدة ونصائح حول كيفية الوصول إلى البنك عن بُعد:

ضع في اعتبارك تقسيم بريدك الإلكتروني إلى ما تقوم به كشركة وما يمكن لعملائك القيام به للمساعدة. الطفل الثمين هي منظمة غير ربحية في مترو دنفر توفر الملابس واللوازم المستعملة بلطف للأسر المؤهلة. حددوا إجراءاتهم الوقائية ، وكذلك ما يطلبونه من المتطوعين ، في نقاط سهلة القراءة:

خلال أي نوع من الأزمات ، عادة ما يكون هناك بحر من الآراء والأصوات على المنافذ الإخبارية وحسابات Twitter والمزيد. لا تستخدم بريدك الإلكتروني الخاص بـ COVID-19 كفرصة للإضافة إلى هذه الضوضاء.

تجنب اتخاذ موقف تحريري بشأن أزمة ما إلا إذا كنت تعمل لدى وكالة مكرسة للقيام بذلك.

سيتعرف المستلمون على ذلك ، وهناك فرصة جيدة لأن يختلفوا مع آرائك. نتيجة لذلك ، فإنك تخاطر فقط بسمعة علامتك التجارية بمجرد انتهاء الأزمة.

ركز على الحقائق التي لديك ، والإجراءات التي تتخذها بسبب هذه الحقائق.

تحديثات شركة COVID وإعادة فتح الأمثلة

مع رفع المزيد والمزيد من متطلبات COVID ، فإن الأمر متروك للشركات لتقديم اتصالات واضحة لعملائها حول كيفية اتباعهم لبروتوكولات COVID وأي تعديلات يقومون بها على السعة أو الساعات أو العروض.

لا تزال النصائح المذكورة أعلاه مع التركيز على الوضوح والعمل سارية. في ما يلي بعض الأمثلة على الشركات التي أبلغت بوضوح كيف ستؤثر القيود المرفوعة على عملائها.

أعد بدء عضويتك

سمح ClassPass للعملاء بإيقاف خططهم مؤقتًا طوال عام 2020 بينما كان COVID ساريًا بالكامل. ولكن مع بدء رفع القيود في جميع أنحاء البلاد ، أرسل ClassPass رسالة بريد إلكتروني توضح بالتفصيل الخطوات للمساعدة في استعادة لياقتك. يسرد البريد الإلكتروني أعمال اللياقة في المنطقة التي أعيد فتحها ، ويوضح بالتفصيل متى ستنهي عضوية العميل مؤقتًا ، ويقدم قائمة بالتحديثات المهمة المتعلقة بالائتمانات ، والسلامة والنظافة ، وكيف يمكنك تعديل خطتك.

إذا كنت تخطط لبدء تشغيل خدماتك مرة أخرى ، فحدد بوضوح للعملاء كيف يمكنهم البدء في عملك أو إيقاف عضويتهم إذا لم يعودوا مهتمين. استخدم نصًا غامقًا مثل البريد الإلكتروني لـ ClassPass لإبراز أهم أجزاء المعلومات.

الرعاية الصحية: البريد الإلكتروني والرسائل النصية القصيرة الخاصة بالتطعيم ضد COVID

سنكون مقصرين إذا لم نقم بتضمين رسالة بريد إلكتروني لتحديث اللقاح ، وهي رسالة يشاركها مقدمو الرعاية الصحية في جميع أنحاء العالم مع مرضاهم للتأكد من أنهم على دراية بكيفية التسجيل لتلقي لقاح COVID الخاص بهم.

لا تحتوي رسالة البريد الإلكتروني هذه من Kaiser Permanente على زغب - فهي تصل مباشرة إلى النقطة التي تبدأ بسطر الموضوع "إرشادات قناع CDC الجديدة". ثم يوضح بالتفصيل كيف يمكنك التسجيل للحصول على موعد اللقاح الخاص بك وكيف يخطط Kaiser للتعامل مع إرشادات القناع ، مع تسليط الضوء على CTAs لكل قسم. البريد الإلكتروني بسيط ولكنه فعال.

اعتمد العديد من مقدمي الرعاية الصحية والشركات أيضًا على الرسائل القصيرة (المعروفة أكثر باسم الرسائل النصية) للتواصل بسرعة مع المرضى حول المواعيد القادمة واللقاحات المتاحة.

على سبيل المثال ، اعتمد الدكتور "ب" على الرسائل القصيرة لتنبيه المرضى عندما تصبح اللقاحات متاحة. سمحت الرسائل القصيرة للدكتور ب بالوصول إلى المرضى والحصول على ردود منهم في أسرع وقت ممكن.

في حين أن البريد الإلكتروني يعد ممتازًا لتوصيل تحديثات الشركة وإجراءات إعادة الفتح ، إذا كنت بحاجة إلى الاتصال بعملائك على الفور ، فإن الرسائل القصيرة هي أداة ممتازة في ترسانة الاتصالات الخاصة بك.

المتجر الإلكتروني لإعادة فتح COVID

مثل العديد من الشركات في 2020-21 ، كان على Jalan Facial Spa الإغلاق مؤقتًا. بمجرد أن أصبح العمل جاهزًا لإعادة فتحه ، أرسلوا بريدًا إلكترونيًا ممتازًا يوضح إجراءات التنظيف وبروتوكولات COVID والقيود المفروضة على السعة. حاول استخدام عبارات حث المستخدم على اتخاذ إجراء ، مثل البريد الإلكتروني لـ Jalan ، لتوجيه القراء لمعرفة المزيد حول سياسات الأمان الخاصة بإعادة الفتح و COVID-19.

كن مستعدًا للتكيف

كما هو الحال مع أي وضع سريع التغير ، يمكن للتطورات الحالية أن تصبح عفا عليها الزمن بسرعة. كن مستعدًا للرد على أي تطورات أو تحديثات أخرى لـ COVID-19 حتى تتمكن من الحفاظ على سلامة وصحة موظفيك وعملائك.

نأمل أن تساعدك هذه النصائح أثناء التنقل في تطورات COVID-19 وتوفير اتصالات بريد إلكتروني فعالة خلال هذا الوقت. للحصول على المعلومات الأكثر دقة وحداثة حول انتشار COVID-19 ، ارجع إلى مركز السيطرة على الأمراض (CDC) ولوحة معلومات COVID-19 التابعة لمنظمة الصحة العالمية.