6 خطوات لنظام تصميم بريد إلكتروني قوي سيحبّه فريقك

يبحث المسوقون عبر البريد الإلكتروني - وخاصة المصممون الذين ينشئون الحملات - باستمرار عن طرق لتحسين عملية الإنتاج. سواء كان الأمر يتعلق بتبني المعاينات الآلية وأدوات ضمان الجودة (QA) أو البحث عن طرق أسرع لترميز رسائل البريد الإلكتروني ، فإن الكفاءة هي اسم اللعبة.

إلى جانب الحاجة إلى السرعة ، هناك حاجة إلى القياس. خاصة مع ظهور COVID-19 والأشخاص الذين يعملون ويشترون من المنزل ، ترسل الشركات رسائل بريد إلكتروني أكثر من أي وقت مضى. 54٪ زادوا حجم البريد الإلكتروني منذ ما قبل الوباء ، وفقًا لحالة البريد الإلكتروني لعام 2020 ، إصدار الخريف. وتكافح الفرق لمواكبة الزيادة في الطلب مع كونها مبتكرة وتحافظ على معايير عالية الجودة.

إحدى الأدوات التي وجدناها مفيدة بشكل متزايد - ورأينا آخرين يتبنونها لتحقيق نجاح كبير - هي نظام تصميم البريد الإلكتروني. تم بناء أنظمة التصميم بشكل عام لسببين: الكفاءة والاتساق. ولكن ما هي أنظمة تصميم البريد الإلكتروني ، وكيف يمكن استخدامها لتحسين أداء فريقك؟

ما هو نظام تصميم البريد الإلكتروني؟

نظام تصميم البريد الإلكتروني عبارة عن مجموعة من المكونات والمعايير القابلة لإعادة الاستخدام التي تستخدمها الفرق لتوجيه عملهم وإنشاء رسائل بريد إلكتروني خالية من الأخطاء على العلامة التجارية بشكل أسرع وأكثر اتساقًا.

تتكون مكونات نظام تصميم البريد الإلكتروني عادةً من:

• ألوان وأصول العلامة التجارية مثل الشعارات والرموز والصور
• وحدات البريد الإلكتروني (مثل المقتطفات والأجزاء) المستخدمة لبناء رسائل البريد الإلكتروني
• قوالب بريد إلكتروني كاملة يمكن إعادة استخدامها عبر الحملات

غالبًا ما تملي المعايير استخدام هذه المكونات ، ويمكن أن تشمل:

• اجتماعات الانطلاق والتدريب المستمر حول استخدام نظام التصميم
• تم تضمين تعليقات HTML على الاستخدام في الوحدات والقوالب
• التوثيق مثل المنطق وراء قرارات التصميم والتنفيذ

يشكل هذان العنصران معًا نظامًا يمكنه تمكين الفرق من توسيع نطاق إنتاجهم للتسويق عبر البريد الإلكتروني حتى في مواجهة تحديات مثل الوباء العالمي المستمر.

في ندوة الويب الخاصة بنا ، كيف تقوم Design Systems بتمكين فرق البريد الإلكتروني في كل مكان ، شارك خبراء البريد الإلكتروني تجاربهم الشخصية ووجهات نظرهم.

"يتيح نظام التصميم في Stack Overflow لأي منا المساهمة فيه واستخدامه ، حتى لو لم تكن وظيفتنا بدوام كامل." تيد جواس ، مصمم المنتج الرئيسي (سابقًا في Stack Overflow)

كيفية إنشاء نظام تصميم البريد الإلكتروني الخاص بك

هناك الكثير الذي يمكن أن يدخل في نظام تصميم البريد الإلكتروني ، من أصول الرسومات والعلامة التجارية إلى الشفرة الفعلية والنسخ المضمنة في رسائل البريد الإلكتروني. ولكن يتم إنشاء أنظمة التصميم الأكثر نجاحًا باستخدام سلسلة من الخطوات التي تم اختبارها جيدًا. إليك كيف يمكنك البدء في إنشاء نظام تصميم البريد الإلكتروني الخاص بك.

1. الالتزام ببناء نظام التصميم

تتمثل الخطوة الأولى في تحديد ما إذا كنت بحاجة إلى نظام تصميم بريد إلكتروني ثم الالتزام كفريق لإنشاء نظام. اسألوا أنفسكم بعض الأسئلة:

• هل يستغرق إنشاء حملات البريد الإلكتروني وقتًا طويلاً؟
• هل نرتكب أخطاء بشكل متكرر أثناء عملية ضمان الجودة أو بعد الضغط على الإرسال؟
• هل هناك الكثير من الأشخاص يساعدون في التسويق عبر البريد الإلكتروني والتصميم والتطوير؟
• هل نشعر بأن عملية إنتاج البريد الإلكتروني الحالية تعيقنا؟

إذا أجبت بنعم ، فإن إنشاء نظام تصميم البريد الإلكتروني الخاص بك أمر منطقي. ناقش التحديات التي يواجهها فريقك مع أصحاب المصلحة ، وحدد الفوائد العديدة لنظام التصميم للحصول على قبول ، ثم خصص الوقت والموارد لإنجاز العمل.

"تبقي أنظمة التصميم الشركات على العلامة التجارية وتمكن الفرق الصغيرة والكبيرة من البناء بسلاسة." Crystal Ledesma ، مدير الهندسة ، أنظمة التصميم في Zillow

2. تدقيق برنامج التسويق عبر البريد الإلكتروني الحالي الخاص بك

تتمثل الخطوة التالية في تدقيق رسائل البريد الإلكتروني الحالية - الخاصة بالتسويق والمعاملات - وتحديد ما يجب تضمينه في نظام تصميم البريد الإلكتروني الخاص بك.

على غرار الطريقة التي تقسم بها رسالة بريد إلكتروني إلى قالب معياري ، فإن الغرض من تدقيقك هو معرفة المكونات المشتركة عبر رسائل البريد الإلكتروني (أو الفريدة التي تحتاج إلى أن يتم حسابها) حتى تعرف ما يجب عليك فعله بالفعل والمعايير التي تحتاج إلى كتابتها لاستخدام هذه المكونات.

تعد جداول البيانات مفيدة جدًا لإجراء عمليات التدقيق. افتح واحدًا وابدأ في توثيق كل بريد إلكتروني ترسله ، وأنواع مختلفة من المحتوى ، والصور ، والأزرار ، والعناوين ، والتذييلات ، وإخلاء المسؤولية ، وما إلى ذلك.

وتأكد من تضمين أمثلة من لقطات الشاشة أو روابط لرسائل البريد الإلكتروني الحية كلما أمكن ذلك. ستكون هذه بمثابة نقطة مرجعية جيدة عندما يتعلق الأمر ببناء مكوناتك بالفعل.

3. ناقش ووثق قرارات التصميم

بعد ذلك يأتي الجزء الممتع: التحدث مع بعضنا البعض حول كيفية تنفيذ نظام التصميم الخاص بك.

اعقد الاجتماعات ، واعملوا معًا في أدوات التصميم التعاونية مثل Figma ، أو ابدأ في الكتابة في مستند مشترك لاتخاذ القرارات المهمة حول ما يجب تضمينه في نظام التصميم وكيفية تنفيذه.

الجزء المهم هنا هو توثيق العملية والأسباب الكامنة وراء القرارات حتى يكون الجميع واضحًا بشأن ماذا ولماذا وكيف وراء نظام التصميم الخاص بك.

4. بناء نظام التصميم الخاص بك ودليل

بمجرد وجود إجماع عام ، تحتاج إلى بناء وتنظيم المكونات الفعلية لنظام تصميم البريد الإلكتروني الخاص بك. يعتبر الجزء التنظيمي مهمًا بشكل خاص لأنه يساعد فريقك في العثور بسهولة على الوحدات المناسبة لاستخدامها - مما يجعل التبني غير مؤلم.

هذا شيء نقوم به من جانبنا باستخدام مكتبة التصميم الخاصة بنا في Litmus ، والتي تتيح لك حفظ ألوان العلامة التجارية والوحدات والقوالب الكاملة لفريقك لاستخدامها عند إنشاء حملات جديدة. يمكنك أيضًا تصنيف الوحدات النمطية الخاصة بك عن طريق وضع علامات عليها حسب نوع الوحدة (مثل الرؤوس أو الأزرار) ، أو نوع البريد الإلكتروني (على سبيل المثال ، رسالة إخبارية أو حدث) ، أو أي شيء يناسب احتياجاتك.

وباستخدام نظام تصميم البريد الإلكتروني الخاص بك في Litmus ، يمكنك أتمتة اختبار ضمان الجودة للتأكد من أن كل شيء على ما يرام ثم تمكين أي شخص - حتى غير المبرمجين - من إنشاء رسائل بريد إلكتروني بسرعة باستخدام المحرر المرئي بالسحب والإفلات.

علاوة على مكان تخزين المكونات ، تحتاج إلى توثيق النصف الآخر من نظام التصميم الخاص بك — المعايير المتعلقة بالاستخدام. بالنسبة لنا ، يحدث هذا إلى حد كبير في Confluence ، ولكن أي نوع من المستندات التي تتم مشاركتها ، وسهل التحديث ، وسريع الرجوع إليها سيفي بالغرض. لقد رأينا فرقًا تستخدم كل شيء بدءًا من ملفات PDF ومجموعات الشرائح إلى مواقع الويب الكاملة لتوثيق أنظمة التصميم الخاصة بهم. نحن معجبون بشدة بدليل تصميم البريد الإلكتروني لـ Mutual of Omaha إذا كنت تريد بعض الإلهام.

5. احصل على الآخرين على متن الطائرة

بمجرد الإنشاء والتوثيق ، تحتاج إلى إشراك الأشخاص واستخدام نظام تصميم البريد الإلكتروني فعليًا. تعد اجتماعات البداية وجلسات تدريب الفريق طريقة رائعة لإطلاع الأشخاص على نظام التصميم وكيفية استخدامه للمضي قدمًا. في كثير من الأحيان ، على الرغم من ذلك ، تتوقف الفرق بعد دفعة أولية من التدريب ، ويتلاشى استخدام نظام تصميم البريد الإلكتروني.

"إذا كنت تريد أن يستخدم الأشخاص نظام التصميم الخاص بك ، فامنحهم وقتًا لتبليل أقدامهم ، وجعله في متناول اليد ، وشجع الناس على طرح الأسئلة." تيد جواس ، مصمم المنتج الرئيسي

التزم بالتدريب المستمر والتحديثات لنظام التصميم الخاص بك - سواء كان ذلك من خلال اجتماعات وجهًا لوجه (أو افتراضية) ، أو مستندات محدثة بشكل روتيني ، أو إصدارات ربع سنوية ، أو حتى رسالة إخبارية داخلية - حتى يعرف فريقك سبب وكيفية الاستمرار في استخدام التصميم النظام.

"اعتمد على الإعداد الشخصي ، وقم ببناء العلاقات بين الفرق ، وحافظ على تحديث الموارد." Crystal Ledesma ، مدير الهندسة ، أنظمة التصميم في Zillow

6. اشطف وكرر العملية

الخطوة الأخيرة في تنفيذ نظام تصميم البريد الإلكتروني الخاص بك هي خطوة لا تنتهي أبدًا!

ليس من المفترض أن تكون أنظمة التصميم ثابتة.

أفضلها تنمو وتتطور بمرور الوقت ، تمامًا مثل الشركات والأفراد الذين تخدمهم. قم بإعداد مجموعات زمنية دورية للمراجعة الجماعية لمكونات ومعايير نظام التصميم الخاص بك. ولا تنس مراجعة أهداف عملك الإجمالية ، ومبادراتك التسويقية ، وتحديثات المنتج أو الخدمة للتأكد من أن نظام التصميم الخاص بك يقوم بما يفترض أن يفعله: مساعدة فريقك على الازدهار وسط مشهد متغير باستمرار.

قم ببناء نظام التصميم الخاص بك ورسائل البريد الإلكتروني في مكان واحد

هل تحتاج إلى مكان لبدء نظام تصميم البريد الإلكتروني الخاص بك؟ نحن جزئيين (يقصد التورية) لمكتبة التصميم في Litmus. مكتبة التصميم هي مكان مركزي واحد لتخزين وتنظيم واختبار ضمان الجودة لأصول علامتك التجارية والوحدات النمطية والقوالب للحصول على تحديثات أسهل. ثم قم بالوصول بسرعة إلى المكونات الخاصة بك وأنشئ رسائل بريد إلكتروني بها في المحرر المرئي. جرب Litmus اليوم!

جرِّب مجانًا لمدة 7 أيام ←