كيف تكتب فاتورة بالبريد الإلكتروني [قالب مجاني]

تعد معرفة كيفية كتابة فاتورة بالبريد الإلكتروني عاملاً بالغ الأهمية في الحصول على الأموال في الوقت المحدد. تتمثل أهدافك الرئيسية في السماح للمستلم بمعرفة ما تريده بطريقة واضحة وموجزة ومهذبة. عادةً ما يتم إرساله كمرفقات ، ستحتاج إلى نموذج فاتورة بريد إلكتروني موحد ليكون بمثابة خطاب تغطية موجز وتبسيط كفاءتك.

هنا في Twilio SendGrid ، لدينا أفضل ممارسات كتابة البريد الإلكتروني 101 وقوالب مجانية لتوفير الوقت والصداع في مهامك اليومية الأساسية. استمر في القراءة للحصول على نصائح حول رسائل البريد الإلكتروني للفواتير ، على وجه الخصوص ، بالإضافة إلى نموذج بريد إلكتروني مجاني للفواتير يمكنك استخدامه على الفور. لقد ألقينا أيضًا قوالب بريد إلكتروني إضافية لتذكير الفواتير والفواتير التي فات موعد استحقاقها.

نصائح لكتابة فاتورة بالبريد الإلكتروني

مع نموذج البريد الإلكتروني الخاص بنا للفواتير ، لن تحتاج حقًا إلى نصائح حول الكتابة. ما عليك سوى ملء الفراغات لإضفاء الطابع الشخصي وإنشاء بريد إلكتروني مثالي جاهز للإرسال! ومع ذلك ، من أجل الدقة ، سنقوم بتضمين بعض النقاط هنا لإلقاء الضوء على سبب اختيارنا لهذا النموذج المحدد للفاتورة والإيصال.

منع المفاجآت من خلال الأسعار الشفافة والمراسلات المنتظمة

حتى مع النموذج المثالي ، يمكن أن تكون ردود الفعل على البريد الإلكتروني للفاتورة سلبية. يمكنك تجنب التأخير وعدم الرضا من عملائك من خلال الالتزام بالشفافية في هيكل التسعير الخاص بك والإبلاغ عن أي اختلافات في التوقعات في وقت مبكر. إذا كانت هناك تغييرات كبيرة على الإجمالي المتوقع ، فستحتاج إلى إرسال رسالة بريد إلكتروني أولية توضح سبب انحراف الفاتورة القادمة عن المبلغ المتفق عليه مسبقًا.

والأفضل من ذلك ، إذا كنت ترى عقبات أمام الوفاء بنهاية العقد كما هو مخطط له ، فقم بإيقاف نشاطك مؤقتًا وناقش الخيارات مع العميل للتخلص من المفاجآت الزائدة عن الميزانية.

اجعل بريدك الإلكتروني بسيطًا ولكن ودودًا

في حين أن الهدف من بريدك الإلكتروني هو الحصول على أموال ، فإن أي نوع من المراسلات المنتظمة مع العميل هو فرصة لتوطيد العلاقة. لست بحاجة إلى التحدث عن خطط عطلة نهاية الأسبوع أو سؤال عميلك عن العشاء الليلة. ومع ذلك ، فأنت تريد تخصيص البريد الإلكتروني باسم العميل ، والتعبير عن امتنانك للعمل ، وتقديم معلومات كافية لعميلك ليشعر بالراحة تجاه المعاملة. ستلاحظ أن القالب الخاص بنا يستخدم لغة بسيطة ويعبر عن هذه النقاط في أقل عدد ممكن من الجمل.

التخطيط للطوارئ

تعد مطاردة المدفوعات حقيقة مؤسفة لكثير من الأشخاص الذين يرسلون رسائل بريد إلكتروني للفواتير. حتى الأشخاص الشرفاء مشغولون ، ومنسيون ، وربما يتلاعبون بالالتزامات المالية المتعددة. ناهيك عن أن رسائل البريد الإلكتروني يمكن أن تصل إلى مجلد البريد العشوائي أو تصل إلى صندوق الوارد الخطأ. قد تفكر في إرسال الفواتير قبل شهر من تاريخ الاستحقاق ، مع إرسال تذكير ودي قبل أسبوع أو أسبوعين من الموعد المحدد إذا لم تكن قد تلقيت مدفوعات الفاتورة على الفور.

بالإضافة إلى ذلك ، قد تحتاج إلى إنشاء نموذج فاتورة متجاوزة الاستحقاق أو 2 للاستعداد للوقت الذي لا يدفع فيه العميل على الفور. تميل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالفواتير المتأخرة إلى أن تكون أكثر رسمية وحازمة مع الحفاظ على اللباقة.

لماذا استخدام نموذج الفاتورة بالبريد الإلكتروني؟

يجب ألا يستغرق إرسال البريد الإلكتروني للنشاط التجاري أكثر من 5 دقائق. إذا استغرق الأمر وقتًا أطول من ذلك ، أو إذا كنت ترسل فواتير عديدة ، فلا يوجد بديل لقالب إيصال فاتورة سريع وسهل يقلل هذا الوقت إلى 30 ثانية أو أقل.

غالبًا ما يكافح أصحاب الأعمال الحرة وأصحاب الأعمال الصغيرة للحصول على رواتبهم في الوقت المناسب. في حين أن هناك العديد من الأسباب للتأخير ، فإن نموذج فاتورة البريد الإلكتروني سهل الفهم يتطلب عمومًا مزيدًا من الاهتمام ، ويوضح شروط الدفع ، ويخفف الكثير من هذه المتاعب.

نموذج البريد الإلكتروني للفواتير

من الناحية المثالية ، ستنشئ فاتورتك الفعلية كملف PDF قابل للتنزيل مما يسهل على العملاء الطباعة والحفظ والتحميل إلى برامج المحاسبة الخاصة بهم. يمكن تخصيص نموذج إرسال الفاتورة بالبريد الإلكتروني التالي لعملك وإدراجه في سطر الموضوع ونص البريد الإلكتروني.

نموذج البريد الإلكتروني القياسي للفواتير

سطر الموضوع: الفاتورة رقم [NUMBER] لـ [المنتج / الخدمة] مستحقة في [التاريخ]

مرحبًا [اسم العميل] ،

أتمنى أن تكون بخير. يرجى الاطلاع على الفاتورة المرفقة رقم [NUMBER] لـ [المنتج / الخدمة] المستحقة في [التاريخ]. لا تتردد في التواصل معي إذا كانت لديك أي أسئلة.

أطيب التحيات،

[اسمك وتوقيع بريدك الإلكتروني]

BONUS - نموذج تذكير فاتورة المتابعة بالبريد الإلكتروني

سطر الموضوع: الفاتورة رقم [NUMBER] لـ [المنتج / الخدمة] مستحقة قريبًا في [التاريخ]

مرحبًا [اسم العميل] ،

أتمنى أن تكون بخير. هذا تذكير ودي بأن الفاتورة المرفقة رقم [رقم] لـ [المنتج / الخدمة] مستحقة الدفع في [إطار الوقت] في [التاريخ]. واسمحوا لي أن أعرف إذا كان لديك أي أسئلة.

شكرا لك على عملك،

[اسمك وتوقيع بريدك الإلكتروني]

BONUS - نموذج البريد الإلكتروني للفاتورة متجاوزة الاستحقاق # 1

سطر الموضوع: فاتورة متأخرة رقم [NUMBER] لـ [المنتج / الخدمة] مستحقة في [التاريخ]

عزيزي [اسم العميل] ،

أتمنى أن تكون بخير. لم نتسلم حتى الآن دفعة الفاتورة رقم [NUMBER] الخاصة بـ [المنتج / الخدمة] ، والتي كانت مستحقة قبل [NUMBER] يوم في [التاريخ]. يُرجى إخبارنا بالموعد المتوقع لتلقي الدفع ، ولا تتردد في الاتصال إذا كانت لديك أي أسئلة أو استفسارات.

أطيب التحيات،

[اسمك وبريدك الإلكتروني ، بما في ذلك رقم الهاتف]

BONUS - نموذج البريد الإلكتروني للفاتورة متجاوزة الاستحقاق # 2

سطر الموضوع: رقم الفاتورة [رقم] لـ [المنتج / الخدمة] ** مستحق الدفع **

عزيزي [اسم العميل] ،

تم إرفاق فاتورة لـ [المنتج / الخدمة] المقدمة في [الخدمة / تاريخ الاستلام] ، والتي كانت مستحقة في [DUE DATE].

يرجى ملاحظة أنه سيتم تطبيق رسوم تأخير قدرها [AMOUNT] ، وإجمالي المبلغ المستحق الآن [TOTAL].

المدفوعات مقبولة عبر PayPal أو Venmo أو Apple Pay أو على [WEB PORTAL LINK].

يمكنك ، إذا كنت تفضل ذلك ، إرسال شيك بالبريد إلى [YOUR NAME OR BUSINESS] إلى:

[عنوان العمل].

يُرجى إعلامي بالموعد المتوقع للدفع وما إذا كانت هناك أي أسئلة أو استفسارات إضافية.

شكرا لك،

[اسمك وبريدك الإلكتروني ، بما في ذلك رقم الهاتف]

كيفية إرسال فاتورة عبر البريد الإلكتروني

بمجرد حصولك على النموذج ، يصبح من السهل إرسال فاتورتك عبر البريد الإلكتروني عن طريق:

• إضافة سطر موضوع معياري حتى يتمكن العميل من ملاحظته وتحديد موقعه بسهولة
• إدخال القالب في نص البريد الإلكتروني
• تخصيص الحقول المفتوحة للقالب
• إرفاق الفاتورة المعلقة بالضغط على رمز مشبك الورق وتحديد مكان الملف
• تدقيق البريد الإلكتروني للتأكد من أنك لم تفوت أي حقول
• الإرسال الآن أو جدولة الوقت عبر واجهة برمجة التطبيقات (API)

نوصي بشدة باستخدام واجهة برمجة تطبيقات مثل Twilio SendGrid كجزء من عمليتك ، حيث يمكنك تصميم قالب واختبار الاختلافات وجدولة رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا وتتبع الردود. إذا كنت تعمل لحساب نفسك ، فستجد مجموعة متنوعة من الموارد على موقعنا ، بما في ذلك قوالب البريد الإلكتروني لإيصال الشراء بالتجزئة المجانية التي توفر الوقت والجهد لأصحاب الأعمال الحرة وأصحاب الأعمال المشغولين.

أرسل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بفاتورة عملك باستخدام Twilio SendGrid

يوفر Twilio SendGrid منصة سهلة وبديهية لإنشاء قوالب وإرسال رسائل البريد الإلكتروني للفواتير. نحن نوفر لك الأساس لبناء حملات بريد إلكتروني ناجحة على نطاق واسع ، بما في ذلك إنشاء واختبار وتتبع الفواتير لعدة عملاء.

من خلال أتمتة المزيد من العمليات الخاصة بك ، ستضمن أن رسائل البريد الإلكتروني لفواتير عملك تفي بالمعايير المناسبة ويتم تسليمها خالية من الأخطاء ، مما يسمح لك بتركيز انتباهك وجهدك على إضافة قيمة إلى عملك. قم بزيارة صفحة واجهة برمجة تطبيقات البريد الإلكتروني الخاصة بنا لمعرفة المزيد!