كيفية تحسين وقت استجابة البريد الإلكتروني الخاص بك

ليس هناك ما هو أكثر قيمة من إرسال رد سريع إلى عميل في ورطة. إرسال رد سريع له مزايا عديدة.

العميل الذي يتلقى استجابة فورية يرضي من خدمتك. إذا كان عليهم اتخاذ قرار بشأن اختيار منتج أو خدمة ، فيمكنهم اتخاذ القرار بشكل أسرع. إذا كانوا يواجهون مشكلة ويتم تقديم الدعم لهم بسرعة ، فسوف يثنون على خدمة عملاء ما بعد البيع للشركة. بالإضافة إلى ذلك ، فإن معدل الاستجابة السريعة على البريد الإلكتروني يعني أن اسم شركتك لا يزال حاضرًا في أذهان المستخدمين.

دعونا نناقش الطرق التي يمكن من خلالها تحسين معدل استجابة البريد الإلكتروني الخاص بك.

قم بإعداد ردود البريد الإلكتروني التلقائية على الأسئلة العامة

لذلك ، على سبيل المثال ، إذا سأل العميل المحتمل عن المدة التي سيستغرقها تسليم المنتج ، فيمكن إرسال رد قياسي يتعلق بأوقات التسليم. أثناء إنشاء الرد الآلي ، قم بتخصيص رسالة البريد الإلكتروني بتفاصيل العميل.

في هذه الحالة ، يجب تضمين رقم تتبع الطلب في البريد الإلكتروني. وبالمثل ، ستؤدي إضافة عنوان العميل في البريد الإلكتروني إلى تحسين رضا المستخدم.

استخدم أدوات البريد الإلكتروني التي تعمل باستخدام الذكاء الاصطناعي

تستفيد أدوات الذكاء الاصطناعي من معالجة اللغة الطبيعية لإجراء تحليل للمشاعر.من خلال قراءة محتوى البريد الإلكتروني ، يمكن للأداة تصنيف نغمة العميل.إذا كان المرسل غير راضٍ ، فيمكن إرسال الرد المناسب. على سبيل المثال ، إذا أرسل العميل بريدًا إلكترونيًا يقول إن الخدمة سيئة ، فيمكن إرسال رد اعتذار أو ربما هدية مجانية.

عادة ما يستغرق ممثلو خدمة العملاء الكثير من الوقت في التفكير في الاستجابة الصحيحة خاصةً إذا كان العميل في حالة مزاجية سيئة. من ناحية أخرى ، يمكن لأدوات الذكاء الاصطناعي إرسال استجابة فورية من خلال البحث عن الاستجابة الأنسب من قاعدة البيانات.

بالإضافة إلى تحليلالغرض من الرسالة، يمكن تصنيف رسائل البريد الإلكتروني بناءً على محتواها وسطر الموضوع. من خلال إدارة البريد الإلكتروني باستخدام الذكاء الاصطناعي ، يمكن عمل العلامات التلقائية. بهذه الطريقة يسهل فرزها ويمكن إرسالها إلى الإدارات ذات الصلة.

الأدوات تساعد في إنشاء سير العمل. على سبيل المثال ، يمكن أن يوجه سير العمل رسائل البريد الإلكتروني وفقًا لأنواع الموضوعات. يمكن تعيين كل ممثل لخدمة العملاء في موضوع بريد إلكتروني معين. ومع ذلك ، فإن هذا يشكل تهديدًا بالعمل الرتيب للموظفين.

اجعل مسؤولية كل عضو في الفريق واضحة

قم بتعيين رسائل بريد إلكتروني لأعضاء الفريق المعينين. لا ينبغي أن يكون هناك أي لبس فيما يتعلق بمن يرد على رسائل البريد الإلكتروني. تُترك رسائل البريد الإلكتروني دون إجابة عندما يعتقد أعضاء الفريق أن شخصًا آخر ربما يرد على بريد إلكتروني للعميل.

للحصول على دعم العملاء المستمر ، قم بتعيين أشخاص في مناطق زمنية مختلفة. يجب تعيين ممثل للإجابة على استفسارك في جميع الأوقات. للرد بشكل أسرع ، يجب على الممثلين استخدام القوالب المعدة مسبقًا وتعديلها حسب الحاجة.

قم بتعيين الأشخاص الذين يكرسون أنفسهم لتقديم الدعم عبر البريد الإلكتروني. إذا كان الممثل مسؤولاً عن تقديم الدعم من خلال المكالمات ورسائل البريد الإلكتروني ، فسيتم تحويل انتباهه. إذا كنت لا تستخدم أدوات آلية ،فمن الممكن معدل استجابة سريع إذا ركز أحد أعضاء الفريق على البريد الإلكتروني.

استخدم أداة التدقيق الإملائي

أثناء إرسال رسائل بريد إلكتروني احترافية ، من المهم استخدام القواعد الصحيحة والهجاء الصحيح. حتى لو كانت المهارات اللغوية للممثلين استثنائية ، فإن البشر يرتكبون أخطاء. سيضمن وجود امتداد لأداة نحوية عدم وجود أخطاء نحوية. البريد الإلكتروني جاهز للإرسال في وقت أقصر بمساعدة أداة.

لا تريد أن ترتكب أخطاء مثل كتابة "shiping" بدلاً من "shipping" أو "ordr" بدلاً من "order". بمعنى آخر ،تساعد الأداة في إرسال ردود سريعة عبر البريد الإلكتروني مع ضمان اتساق اللغة واللغة واحترافها.

وظِّف أشخاصًا يتمتعون بمهارات تحليلية عظيمة

يرسل العملاء رسائل بريد إلكتروني من جميع الأحجام. قد لا يكون لدى ممثلي دعم العملاء الوقت الكافي لاستعراض رسائل البريد الإلكتروني الطويلة. القراءة السريعة أو التخطي من خلال مهارة قيمة.

يعتمد معدل الاستجابة السريعة على مدى كفاءة ممثل دعم العملاء في تحليل المشكلة وإرسال الرد .بالطبع ، تعتمد سرعة الرد أيضًا على مدى سرعة الممثل في الكتابة. سيصبح الممثل خبيرًا لأنه يكتسب المزيد من الخبرة في الوظيفة.

القاعدة الأساسية هي عدم تسليم المهمة الكاملة للرد على رسائل البريد الإلكتروني لموظف جديد. من المرجح أن يكون لدى المبتدئين الكثير من الأسئلة. سيستغرق تأكيد الإجابات من المديرين أو أعضاء الفريق الآخرين وقتًا ، مما يؤدي بدوره إلى إبطاء معدل الاستجابة. يجب أن يتعاون المبتدئ دائمًا مع أحد كبار ممثلي العملاء.

إنشاء قاعدة معرفية واسعة النطاق

من غير المحتمل أن يتذكر ممثل خدمة العملاء الحلول لجميع الاستفسارات عن ظهر قلب - خاصةً إذا كان جزءًا من شركة فنية. يجب أن تكون مقالات قاعدة المعارف سهلة الوصول إليها.

يحتاج الفريق الذي يقوم بإنشاء المقالات والوثائق إلى الخروج بأسماء مفصلة. مثال على اصطلاح التسمية هذا ، "سياسة الشحن - العملاء المحليون - نسخة محدثة".

من الناحية المثالية ، يجب أن يكون هناك شريط بحث حيث يمكن البحث عن الكلمات الرئيسية. يمكن لممثلي العملاء البحث على الفور عن المقالة الأكثر صلة والتي تحتوي على حل لاستعلام العميل.

أهمية وقت معدل الاستجابة في بناء ارتباط تحسين محركات البحث

بالنسبة لفريق تحسين محركات البحث (SEO) الذي يتواصل مع مواقع النشر الخاصة بالضيف ، يمكن أن تؤدي الاستجابة السريعة إلى تحسين جهود بناء الروابط بشكل كبير. معدل الاستجابة السريع يعني:

• تكون عملية الحصول على الروابط أسرع - ينتج عنها تعاون أسرع مع فريق المحتوى لصياغة مقال ونشره.
• إذا لم يكن مسؤول الموقع مهتمًا بالتعاون ، فمن الأفضل أن يتم رفضه بدلاً من أن يتم إخفاءه.

يحافظ معدل الاستجابة السريعة على تحفيز منشئي الروابط للوصول إلى المزيد من الأشخاص.

تخيل كم سيكون مثبطًا للهمم إذا قضيت وقتًا في إنشاء قائمة بالاحتمالات ، وصياغة رسائل بريد إلكتروني مخصصة لكل واحد منهم وما زلت لا تحصل على رد من أي منهم.

يساعد إرسال المحتوى المستهدف في تحسين جهود تحسين محركات البحث بالطريقة التالية:

1. يرسل إليك عميل بريدًا إلكترونيًا للاستعلام عن منتج أو خدمة معينة.
2. يمكنك الرد عليهم عن طريق إرسال مدونة ذات صلة أو مقالة مكتب المساعدة من موقع الويب.
3. يحصل موقع الويب الخاص بك على زيادة في حركة المرور (نظرًا لاستهداف المحتوى ، فمن المرجح أن يظل المستخدم على صفحة الويب لفترة أطول ويكون معدل الارتداد منخفضًا).
4. تعتقد Google أن صفحة الويب تطابق نية المستخدم وتحرك صفحة الويب إلى أعلى في صفحات نتائج البحث.

كيف تساعد رسائل البريد الإلكتروني في تحسين محركات البحث

ناقش هذا المقال كيفية إرسال ردود سريعة عبر رسائل البريد الإلكتروني. السؤال هو ، هل يؤثر ذلك على تحسين محركات البحث بأي شكل من الأشكال؟ دعنا نقسم الإجابة إلى فئتين.

إرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى العملاء المحتملين

يعد التسويق عبر البريد الإلكتروني قناة مهمة للغاية لاكتساب العملاء. إذا لم يسمع شخص ما بشركتك أو إذا نسوا اسم شركتك ، فيمكنهم البحث عنك على الفور في محركات البحث.

قراءة: كيف يمكن أن يساعد التسويق عبر البريد الإلكتروني في تعزيز نتائج تحسين محركات البحث باستخدام الفيديو

إذا كان أداء موقعك على الويب أو تطبيقك جيدًا فيما يتعلق بـ SEO ، فستظهر علامتك التجارية في المقدمة في النتائج. بهذه الطريقة ستزداد حركة المرور على موقع الويب أو التطبيق الخاص بك وتؤدي مباشرة إلى زيادة معدل التحويل. من المهم أن تتذكر أن مُحسّنات محرّكات البحث ليست خدمة قائمة بذاتها ولكنها تساعد في توجيه حركة المرور عبر القنوات الأخرى أيضًا.

إرسال رسائل بريد إلكتروني إلى العملاء الحاليين

كشركة ، لديك عناوين البريد الإلكتروني للعملاء الحاليين. إذا اشترك شخص ما في رسالتك الإخبارية ، فيمكن إرسال تحديثات منتظمة إليه حول الخصومات أو العروض الترويجية الخاصة أو المحتوى الإعلامي أو المنتجات أو الخدمات الجديدة.

الزيارات المستهدفة لديها احتمالية أكبر للتحويل أيضًا.

إذا أرسل لك عميل حالي مشكلة معينة ، فيمكن إرسال روابط إلى محتوى على موقع الويب مرتبط بمشكلته.

بالنسبة للشركات الكبيرة ، يمكن أيضًا تصنيف الرسائل الإخبارية إلى مواضيع مختلفة. يمكن للعملاء المحتملين والحاليين الاشتراك في الموضوعات المتخصصة التي يهتمون بها. وبهذه الطريقة ، سيبدأ موقع الويب الخاص بعلامتك التجارية في الحصول على زيارات مفيدة من شأنها أن تساعد في جهود تحسين محركات البحث .

الهدف من تحسين محركات البحث هو إنشاء خدمة تلبي احتياجات العملاء.على الرغم من أن رضا المستخدم ليس مرتبطًا بشكل مباشر بـ SEO ، فإن خدمة العملاء من الدرجة الأولى ستؤدي إلى تسويق شفهي. سيبحث الأشخاص عن اسم علامتك التجارية ويبقون لفترة أطول على صفحة الويب ، وهذا يعد فوزًا بحد ذاته.