كتابة البريد الإلكتروني 101: كيفية كتابة رسائل بريد إلكتروني أفضل في عام 2021 (14+ طريقة)

كتابة رسائل بريد إلكتروني من الدرجة الأولى أسهل قولاً من فعلها. على عكس منشور مدونة أو لوحة قماشية فارغة ، لديك فقط عدد قليل من الحقول والعديد من الشخصيات لتلعب بها لإنشاء تحفة فنية جذابة.

احصل عليه بشكل صحيح ، وسيتم ملاحظة بريدك الإلكتروني وفتحه والنقر عليه. إذا فهمت الأمر بشكل خاطئ ، فسيتم تجاهل رسائلك الإلكترونية في النهاية.

كتابة البريد الإلكتروني هي فن وعلم. إنه فن لأنه يتطلب الإبداع والتقنية ورواية القصص الجيدة بشكل عام. وهو علم لأن هناك صيغًا وأفضل الممارسات التي يمكنك اتباعها لتلبية احتياجات العملاء وتعزيز المشاركة.

إنها أيضًا مهارة وليست موهبة متأصلة. يستغرق تعلم كتابة رسائل بريد إلكتروني رائعة وقتًا وممارسة وقليلًا من المعرفة.

سواء كنت تكتب بريدًا إلكترونيًا احترافيًا إلى رئيسك أو زميلك أو عميلك ، أو بريدًا إلكترونيًا خاصًا بالعمل إلى قائمة تضم أكثر من 100000 مستلم ، فهناك أفضل الممارسات العالمية لجعل رسائلك أكثر فعالية - وهذه تعمل مع أشكال أخرى من الاتصالات التجارية جدا.

أولاً ، دعنا ننتقل إلى النقطة التي تفيد بأن كتابة البريد الإلكتروني مهمة (مثل ، كثيرًا) - وبعد ذلك ، سوف ندخل في أفضل الممارسات لكتابة رسائل بريد إلكتروني أفضل.

لماذا تعتبر كتابة البريد الإلكتروني مهمة (والبيانات التي تدعمها)

تعتبر كتابة البريد الإلكتروني الجيد أمرًا مهمًا ، ولكن لا تكتفي بكلامنا على محمل الجد - اطلع على ما يجب أن تقوله البيانات:

• البريد الإلكتروني الزائد هو حقيقي
• يؤدي المحتوى الجذاب إلى اتخاذ إجراء
• القراء دائما يراقبون
• يشكل المستخدمون آراء قوية بسرعة

البريد الإلكتروني الزائد حقيقي

أرسل المستخدمون ما معدله 306 مليار رسالة بريد إلكتروني يوميًا في عام 2020 - وهذا يعني أن 4 مليارات مستخدم بريد إلكتروني في العالم تلقوا 77 رسالة بريد إلكتروني في المتوسط ​​كل يوم.

في كل مرة ترسل فيها بريدًا إلكترونيًا ، تتنافس هذه الرسالة مع أكثر من 70 بريدًا إلكترونيًا آخر. لا يفتح المستخدمون أو يقرأون أكثر من 70 رسالة بريد إلكتروني كل يوم - إنهم يختارون أكثر الرسائل إثارة للاهتمام ويختارونها ، ويتم حذف الباقي أو يظلون غير مفتوحين.

سيؤدي سطر الموضوع المكتوب جيدًا ونص العنوان المسبق إلى معدل فتح أعلى. بعد ذلك ، يعود الأمر إلى محتوى البريد الإلكتروني الخاص بك للحصول على نقرات وجذب التحويلات.

يؤدي المحتوى الجذاب إلى اتخاذ إجراء

ذكر المستجيبون في تقرير المشاركة العالمية للمراسلة لعام 2020 أن المحتوى الجذاب / الممتع كان ثاني أكثر عنصر لا يُنسى ويؤثر على النقرات في البريد الإلكتروني (بعد الخصومات / العروض).

كان التخصيص مهمًا ، بالإضافة إلى التخطيطات والعلامات التجارية ، لكن المحتوى المكتوب جيدًا تفوق على البقية عندما يتعلق الأمر بالتأثير على الإجراء.

القراء دائما يراقبون

يتمتع قراء الويب بقدرة خارقة على اكتشاف الأخطاء النحوية والأخطاء المطبعية. عنجد. هم في بعض الأحيان أفضل من فريق التحرير بدوام كامل.

في الواقع ، يهتم 74٪ من قراء الويب بجودة القواعد والتهجئة على موقع الويب الخاص بك ، ويذكر 59٪ أنهم لن يتعاملوا مع الشركات التي ترتكب أخطاء إملائية واضحة عبر الإنترنت.

يقول ريتشارد ميتشي ، مدير التسويق والتكنولوجيا في Global Lingo: "حقيقة أن مثل هذه النسبة المرتفعة لن تثق في شركة ذات أخطاء إملائية أو نحوية ضعيفة ، تظهر فقط مدى أهمية أن تستفيد الشركات من كل فرصة".

"لديك فترة قصيرة فقط من الوقت لإحداث انطباع لدى عميل محتمل ، وإذا كان موقعك على الويب أو إعلانك [أو بريدك الإلكتروني] مليئًا بالأخطاء النحوية ، فلن يضعك ذلك في موقف إيجابي" ، تابع ميتشي.

يشكل المستخدمون آراء قوية بسرعة

يقضي المستخدمون 5.59 ثانية فقط في المتوسط ​​في النظر إلى المحتوى المكتوب لموقع الويب قبل تكوين رأي واتخاذ إجراء. توقع أن يستغرق بريدك الإلكتروني وقتًا أقل.

إذا قام المستلم بمسح المحتوى ، ولم يقم بتعبئة المحتوى ، فسينتقل إلى شيء ما. يجب أن تكون كل فقرة وجملة وكلمة مقصودة. مع بقاء أقل من 6 ثوانٍ ، لا يمكنك تقديم أي شيء سوى الأفضل.

كيفية كتابة رسائل بريد إلكتروني أفضل: 14+ أفضل الممارسات

1. تعلم كيفية كتابة سطور موضوع البريد الإلكتروني مثل رئيس

كل شيء يبدأ مع سطر موضوع البريد الإلكتروني الخاص بك. لا يهم مدى روعة المحتوى أو الخصومات أو الإبداع - إذا كان سطر الموضوع لا يقاوم بما يكفي لإجبار القراء على النقر عليه ، فلن يراه أحد أبدًا.

اجعلها قصيرة: حوالي 4 كلمات.

كشفت بيانات البريد الإلكتروني السابقة الخاصة بنا أن المستلمين يفضلون سطور الموضوع القصيرة والرائعة. لا تتردد في تجربة الكلمات الأطول ، ولكن حوالي 4 كلمات هو مكان جيد للبدء.

أضف دسيسة أو دعوة للعمل (CTA) إلى سطر الموضوع الخاص بك. اجعل المستلم يفتح رسالتك لمعرفة ما بداخلها .

كن هادئًا على علامات التعجب. بشكل عام ، نرى تفاعلًا أقل عندما تستخدم العلامات التجارية علامات التعجب في سطور الموضوع (20٪ معدل فتح فريد مقابل 25٪ بدونها).

ولا تذكر ما هو واضح. لديك فقط الكثير من الشخصيات لتلعب بها في سطر الموضوع الخاص بك ، لذلك لا تهدر العقارات القيمة لتذكير شخص ما بأنه يوم الجمعة الأسود أو يوم الإثنين الإلكتروني أو يوم الذكرى - فهم يعرفون سبب وجود عملية بيع. تُظهر بياناتنا أن سطور الموضوع التي تشير إلى عطلة تسوق تميل إلى الأداء أسوأ من تلك التي لا تذكر.

هل تحتاج إلى بعض الإلهام؟ تحقق من 39 سطرًا لموضوع البريد الإلكتروني الذي هز صندوق الوارد لدينا !

2. لا تنس نص المعاينة

نص المعاينة (المعروف أيضًا باسم نص العنوان المسبق) هو النسخة الموجودة على يسار سطر الموضوع مباشرةً. إذا تركته فارغًا ، فعادة ما يقوم مزودو خدمة البريد الإلكتروني (ESPs) بتعبئته تلقائيًا بنص أو HTML من أعلى بريدك الإلكتروني ، والذي غالبًا ما يكون شيئًا مثل: "لعرض هذا البريد الإلكتروني كصفحة ويب ، انقر هنا".

هذا هو عقار ممتاز (في المرتبة الثانية بعد سطر الموضوع الخاص بك) ، لذلك لا تضيعه! إذا كان المستلم يتخذ قرارًا في جزء من الثانية لفتح بريدك الإلكتروني أو التخطي للأسفل إلى القرار التالي ، فهذا هو النص الذي قد يدفعه إلى عالم "مفتوح".

اجعل هذا النص قصيرًا ومرتبطًا بسطر الموضوع. على سبيل المثال ، انظر إلى نص المعاينة هذا من Ladders: "ماذا ستفعل إذا عثرت على بطريق في المجمد؟" هذا مجرد فضول صريح بما يكفي لحملني على النقر ومعرفة الإجابة.

3. اختر مرسل البريد الإلكتروني الصحيح

من يأتي البريد الإلكتروني أمر بالغ الأهمية. وجد بحثنا أن المستهلكين في جميع أنحاء العالم يتفقون على أن المرسل هو العامل الأكثر تأثيرًا عند اتخاذ قرار بفتح بريد إلكتروني.

تأكد من اختيار عنوان بريد إلكتروني واسم سيتعرف عليه المستلمون. إذا لم يتعرفوا عليك ، فمن المحتمل أن هذه الرسالة ستنتقل إلى مجلد البريد العشوائي.

4. اكتب مقدمة تحزم لكمة

اجذب القارئ من البداية بجملة أولى قوية! ثم تابع سطر موضوع قوي بنسخة بريد إلكتروني صلبة تقود المستلم عبر بقية البريد الإلكتروني.

قم بتسليم سطر الموضوع الخاص بك ومعاينة الوعود النصية في أقرب وقت ممكن. على سبيل المثال ، إذا روّجت بخصم 50٪ في سطر الموضوع ، فلا تجعل القراء يبحثون عبر البريد الإلكتروني للعثور على هذه الصفقة - اجعلها واضحة وواضحة.

5. التركيز على الجزء المرئي من الصفحة

لديك 8 ثوانٍ أو أقل لجذب جمهورك والاحتفاظ بهم — كل تمرير مهم. صمم رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بحيث يقدم محتوى الجزء المرئي من الصفحة ما يكفي (دون التخلي عن كل شيء) لإغراء القارئ بالاستمرار في التمرير.

قول هذا أسهل من فعله - وهذا هو السبب في أننا كتبنا دليلًا تفصيليًا حول كيفية تصميم المحتوى في الجزء المرئي من الصفحة لمشاركة Uber-Good Engagement .

6. كل شيء عن الخصم

بينما نود أن نفكر في أن المستلمين يفتحون رسائل البريد الإلكتروني بسبب استراتيجية المحتوى والولاء للعلامة التجارية وتصميمات البريد الإلكتروني الأنيقة ، فإن هذا ليس هو الحال عادةً. متلقي البريد الإلكتروني يريدون الصفقات.

وجد بحثنا أن العروض والخصومات هي أكثر جوانب البريد الإلكتروني تأثيرًا على النقر (ولا تنسى). الخصومات العميقة (40٪ أو أكثر) ، على وجه الخصوص ، أكثر شرعية وجديرة بالنقر.

يدور التسويق حول الأخذ والعطاء - وستحتاج إلى الحصول على خصومات ضخمة لعملائك لمنحك أموالهم.

7. أرسل فقط إذا كان لديك ما تقوله

يجب أن تقدم كلماتك ورسائل البريد الإلكتروني قيمة لعملائك.

يقول ديل لانجلي ، رئيس شركة Twilio SendGrid Deliverability Consulting: "إلى حد كبير ، فإن إمكانية تسليم البريد الإلكتروني تحقق ذاتها". "إذا أرسلت محتوى يريد جمهورك تلقيه ووجده ممتعًا ، فستعلم الخوارزميات أنه يجب تسليم بريدك الإلكتروني إلى البريد الوارد."

"إذا أرسلت بريدًا إلكترونيًا لم يُطلب منك ولم يقدم قيمة ، فسيعمل المستلمون بطريقة سلبية أو سلبية ، وستتعلم الخوارزميات التي تتحكم في التصفية تسليم بريدك الإلكتروني إلى مجلد البريد غير الهام. بالطبع ، هناك عوامل أخرى مؤثرة تساهم في نجاح البريد الإلكتروني ، ولكن في النهاية ، إذا أرسلت رسائل بريد إلكتروني يحبها الناس ، فستكون ناجحة ".

تعرف على المزيد حول إيصال رسائل البريد الإلكتروني المهمة إلى صناديق البريد الوارد لعملائك في أحدث دليل للتسليم لدينا .

8. تقليم التحوط

التحوط هو عندما تستخدم المؤهلات لتقويض ما تقوله لتكون أكثر تهذيبًا أو أقل مفاجأة. على سبيل المثال ، عندما تبدأ بريدًا إلكترونيًا بـ ، "أعتقد أننا يجب ..." أو "سيكون من الرائع أن ..." ، فهذه أمثلة على التحوط.

قد تبدو هذه العبارات البسيطة كطرق آمنة للتعبير عن أفكارك ولكنها في الواقع تجعلك تبدو غير واثق وغير واثق من نفسك. قم بتجريدهم من كتابات البريد الإلكتروني للمساعدة في تخطي بريدك الإلكتروني مباشرة إلى النقطة الرئيسية.

9. اعمل على توقيع بريدك الإلكتروني

يعد توقيع بريدك الإلكتروني جزءًا مهمًا من العقارات ، خاصةً على رسائل البريد الإلكتروني الرسمية أو رسائل البريد الإلكتروني المهنية. خذ وقتك لتحسين أسلوبك لتقديم فكرة المصعد المثالية.

يمكن أن يكون توقيع البريد الإلكتروني الخاص بك أكثر من مجرد تحية أو تسجيل خروج بسيط - يمكن أن يمنح المستلمين مزيدًا من المعلومات ويلهمهم لاتخاذ إجراء.

فكر في الوقت الذي تقضيه في تصميم بطاقات العمل الخاصة بك. أردت التأكد من أنك عثرت على الصورة المثالية ومعلومات الاتصال و CTA - افعل الشيء نفسه مع توقيع بريدك الإلكتروني.

على سبيل المثال ، هذا هو توقيع البريد الإلكتروني المهني الخاص بي:

إذا كنت ترغب في ذلك ، فلا تتردد في تضمين روابط وسائل التواصل الاجتماعي إلى ملفاتك الشخصية على LinkedIn أو Twitter أو Facebook.

10. اجعلها بسيطة

لا تفرط في تعقيد رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك باستخدام عبارات متعددة للحث على اتخاذ إجراء أو كلمات كبيرة.

اكتب رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في مستوى القراءة في الصف الثالث.

وجدت البيانات من Boomerang أن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بمستوى القراءة في الصف الثالث تتلقى معدل استجابة أعلى بنسبة 36٪ من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بمستوى القراءة الجامعية ومعدل أعلى بنسبة 17٪ من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بمستوى القراءة في المدرسة الثانوية.

عندما يكون ذلك ممكنًا ، قم بتبسيط رسائل البريد الإلكتروني ، وإزالة المصطلحات ، واستخدام النقاط ، وقطع الزغب - سيؤدي ذلك إلى تحسين معدل الاستجابة.

11. لا تخف من أن تصبح عاطفيًا

أحيانًا نحاول كتابة رسائل البريد الإلكتروني بطريقة احترافية شبه آلية. ومع ذلك ، لا يبدو أن هذا يساعد في معدلات الاستجابة. وجدت البيانات الواردة من Boomerang أن رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على عواطف (سواء كانت إيجابية أو سلبية) حصلت على ردود بنسبة 10-15٪ أكثر من رسائل البريد الإلكتروني ذات الألوان المحايدة.

12. جرب الرموز التعبيرية

يمكن أن تكون الرموز التعبيرية مستقطبة بعض الشيء ، لكن هذا لا يعني أنه لا يجب عليك استخدامها. وجد بحثنا أن الأجيال الشابة تتقبل بشكل عام الرموز التعبيرية العرضية ، في حين أن الأجيال الأكبر سنا أكثر ترددًا.

جرب وانظر كيف يتفاعل جمهورك. إذا وجدت أن سطور الموضوع ذات الرموز التعبيرية تميل إلى الحصول على معدلات فتح أعلى ، فحاول استخدامها كثيرًا.

13. اكتب عبارات حث على اتخاذ إجراء قوية

مع كل ذلك يتم إرساله إلى بريد إلكتروني ، غالبًا ما تصبح عبارات الحث على اتخاذ إجراء (CTA) فكرة متأخرة. ومع ذلك ، فهذه هي العناصر الأكثر أهمية في بريدك الإلكتروني - يحدث هذا عندما تجبر جمهورك على فعل شيء ما في رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بك.

سواء كنت تريد أن يقوم المستلمون بإجراء مكالمة هاتفية ، أو الاشتراك في قائمة ، أو إدخال رقم هاتف ، أو التسجيل في حدث ما - أوضح ما تريد أن يفعله القارئ بالبريد الإلكتروني.

صقل CTAs الخاصة بك إلى الكمال لإلهام العمل. هل تحتاج إلى مساعدة في كتابة رسائل بريد إلكتروني أكثر فعالية للحث على اتخاذ إجراء؟ ألق نظرة خاطفة على دليلنا لإجراء اختبار A / B عبر البريد الإلكتروني وتحسين دعوتك إلى العمل .

14. قم بالتدقيق اللغوي مرارًا وتكرارًا

بمجرد الانتهاء من كتابة بريدك الإلكتروني ، قم بتشغيله من خلال المدقق الإملائي والمدقق النحوي للعثور على الأخطاء الشائعة. ثم قم بقراءته مرة أخرى. بعد ذلك ، سلمه إلى زميل أو صديق.

بعد أن يكون لديك بضع مجموعات من مقل العيون على بريدك الإلكتروني ، قم بتشغيلها من خلال اختبار بريد إلكتروني مناسب. تتجاوز أداة اختبار البريد الإلكتروني الخاصة بـ Twilio SendGrid التدقيق النحوي للغة الإنجليزية للعثور على عرض الصورة والتنسيق ، واختبار البريد العشوائي لعناوين URL ، والتحقق من صحة الارتباط. يضمن للمستلمين تلقي رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بالطريقة التي صممتها بها.

ابدأ في كتابة رسائل بريد إلكتروني من الدرجة الأولى

ضع هذه النصائح موضع التنفيذ ، وستكون في طريقك إلى كتابة رسائل البريد الإلكتروني الممتازة في المرة الأولى ، في كل مرة.

هل تحتاج إلى مساعدة في كل ما يتعلق بالتسويق عبر البريد الإلكتروني والبريد الإلكتروني؟ لقد حصلت على تغطيتها.

راجع دليل الخطوات الأولى للتسويق عبر البريد الإلكتروني لتتعلم كل شيء من رعاية العملاء المحتملين إلى حملات الاسترداد إلى إنشاء قائمة البريد الإلكتروني الخاصة بك.

وإذا كنت تريد عينات من رسائل البريد الإلكتروني أو قوالب البريد الإلكتروني ، فراجع معرض قوالب البريد الإلكتروني المجاني .