ما هي إدارة محتوى المؤسسة؟ دليل ECM

إدارة محتوى المؤسسة (ECM) هي إستراتيجية لإنشاء وتنظيم أنواع مختلفة من المحتوى الذي أصبح أكثر شيوعًا على مر السنين. في الواقع ، تضاعف سوق إدارة محتوى المؤسسة منذ عام 2017 - من 31.66 مليار دولار إلى 67.14 مليار دولار.

إذا كانت شركة مؤسستك تنشئ محتوى بانتظام لمشاركته مع موظفيك وأصحاب المصلحة وقادة الفريق والجناح C والعملاء والمزيد ، يمكن أن تكون إدارة محتوى المؤسسة حلاً رائعًا.

في هذا الدليل ، سنتحدث أكثر عن ماهية ECM ، والفوائد الرئيسية لاستخدامها ، والمكونات الخمسة الأولى ، والمزيد.

ما هي إدارة محتوى المؤسسة؟ دليل ECM:

ما هي إدارة محتوى المؤسسة (ECM)؟

إدارة محتوى المؤسسة ، أو ECM باختصار ، هي استراتيجية تستخدمها العديد من المؤسسات الكبيرة لإدارة المكونات الخمسة جميعها: التقاط المحتوى المهم وإدارته وتخزينه وحفظه وتقديمه إلى الأطراف الضرورية. (المزيد عن هذه المكونات قريبًا.)

تتضمن إدارة المحتوى (ECM) العمليات والأدوات المختلفة اللازمة لتلك المكونات ، وتضمن أن مؤسستك قادرة على مواكبة تدفق المحتوى في جميع أنحاء العمل - وعدم فقدان أي شيء أساسي.

تركز حلول ECM الخاصة بك عادةً على المحتوى الداخلي ، مثل التقارير ومستندات التدريب وأي نوع آخر من جداول البيانات و PDF و Word Document وما إلى ذلك.

يمكن أن تحتوي أيضًا على معلومات منظمة ومعلومات غير منظمة. تشير المعلومات المنظمة إلى الوثائق والبيانات والمعلومات الأخرى التي تكون بتنسيق أكثر توحيدًا ، مثل ملفات Excel أو قواعد بيانات SQL. من ناحية أخرى ، لا تحتوي المعلومات غير المنظمة على تنسيق موحد أو منظم ، ويمكن أن تأتي في جميع أنواع الأشكال والأحجام.

لماذا تعتبر إدارة محتوى المؤسسة مهمة؟

أصبحت إدارة المحتوى في المؤسسة أكثر انتشارًا وأهمية على مر السنين مع تزايد انتهاكات البيانات واتخذت الحكومات خطوات للمساعدة في الحفاظ على خصوصية أكبر قدر ممكن من المعلومات للمواطنين.

ولكن أكثر من ذلك ، تعد إدارة المحتوى (ECM) مهمة لأنها تساعد في تخزين وإدارة الآلاف من المستندات الضالة التي قد تمتلكها الشركات بخلاف ذلك. لا تعتمد على البريد الإلكتروني والتخزين غير الآمن للاحتفاظ بعقود العملاء وملفات الموظفين.

بدلاً من ذلك ، استثمر في برنامج ECM الذي يمكن أن يساعدك في تخزين الملفات الأساسية وتنظيمها في مجلدات مرنة لسهولة الوصول إليها والحفاظ على أمان المعلومات الحساسة.

أهم فوائد إدارة محتوى المؤسسة

لماذا يجب أن تفكر مؤسستك في استثمار الوقت والمال في إدارة محتوى المؤسسة؟ هناك عدد من الفوائد التي يجب مراعاتها.

تنظيم وثائق مهمة

من المحتمل أن يستوعب نظام ECM الخاص بك عددًا من المستندات الداخلية ، مما يساعد على الاحتفاظ بجميع أجزاء المحتوى الأساسية في مكان واحد. يوفر هذا لشركتك ما يسمى بـ "مصدر واحد للحقيقة" ، مع التأكد من عدم وجود نسخ مكررة وأخطاء ومستندات فضفاضة (خاصة تحتوي على معلومات حساسة) تتنقل في أي مكان في جميع أنحاء الشركة باستثناء وحدة تخزين ECM.

تقليل مخاطر الأمان والامتثال

يمكن لأدوات ECM أن تضمن تخزين المحتوى الخاص بك في مستودع آمن ، مما يسمح فقط لمن لديهم حق الوصول بالبحث والعثور على الوثائق التي يحتاجون إليها. يمكن أن يساعد ذلك في التخفيف من مشكلات الأمان والامتثال المحتملة ، مع التأكد من أن الأشخاص الذين يحتاجون إلى الوثائق هم فقط من يمكنهم الوصول إليها.

اجعل العثور على المحتوى أسهل

باستخدام أدوات البحث السهلة وكل فرد في فريقك يعلم أن المحتوى الذي يحتاجونه سيتم تخزينه في مكان آمن واحد ، سيكون من الأسهل بكثير البحث عن المستندات وجداول البيانات والملفات والعقود وتحديد موقعها ، والتي يحتاجها الأشخاص ليومهم- المهام اليومية.

يزيد الكفائة

يمكن لأنظمة ECM تقليل المهام اليدوية وأتمتة إدارة المحتوى الخاصة بك. كما أنه يسهل على موظفيك العثور على ما يحتاجون إليه لإكمال مهامهم مع تجنب العمل الزائد مثل الاضطرار إلى إعادة إنشاء المستندات المفقودة ، وتحسين الإنتاجية والكفاءة بشكل عام.

عناصر إدارة محتوى المؤسسة

يمكن تقسيم إدارة محتوى المؤسسة المناسبة إلى خمسة مكونات رئيسية. يجب أن تحتوي إستراتيجية ECM الخاصة بك على كل من هذه الأجزاء في مكانها الصحيح لضمان عدم وقوع أي شيء بين الشقوق.

يأسر

هذا المكون الأول ، الالتقاط ، يدور حول التقاط أو جمع الوثائق الحالية لإحضارها إلى نظام ECM الجديد الخاص بك.ستحتاج إلى تحويل أي مستندات ورقية إلى تنسيقات إلكترونية ، واستيراد الملفات الإلكترونية الموجودة ، وتجميع قائمة بجميع الوثائق الموجودة التي تحتاج إلى العيش داخل وحدة تخزين ECM الخاصة بك.

يمكن أن يشمل ذلك وثائق مثل:

• انكماش
• الفواتير وأوامر الشراء
• السير الذاتية والتطبيقات
• ملفات الموظفين
• التقارير البحثية
• اقتراحات

يمكن أن يساعد تحويل كل هذه المستندات إلى مستودع مركزي واحد في تحسين العمليات التنظيمية وتسهيل العثور على محتوى الأعمال.

يدير

المكون التالي هوالإدارة ، وهذا هو المكان الذي سيظهر فيه نظام برنامج إدارة محتوى مؤسسي شامل. تحتاج واجهة أي أداة ECM تختارها إلى تمكين أعضاء الفريق الذين يحتاجون إلى الوصول إلى مستندات مختلفة للبحث بسهولة عن و اعثر عليهم.

يجب أن تتضمن ميزات مكون الإدارة إدارة المستندات والأنظمة التعاونية وإدارة محتوى الويب وإدارة سجلات المعاملات.

متجر

المكون الثالث هو المخزن .يجب أن تحتوي أداة ECM الخاصة بك على خيار تخزين يحتفظ بملفاتك الرقمية نيابة عنك. ولكن أكثر من ذلك ، يجب أن تكون قادرًا على:

• قم بتعيين المعلمات على من يمكنه الوصول إلى الملفات
• استخدم هياكل مجلد مرنة لتنظيم ملفاتك
• قم بعمل نسخة احتياطية من المعلومات المتغيرة بشكل متكرر
• السماح للمستخدمين بإجراء تعديلات على المستندات وجداول البيانات

الحفاظ على

المكون الرابع ،الاحتفاظ ، يشير إلى التمسك بالمعلومات المتغيرة بشكل غير منتظم عبر إدارة السجلات.يمكن أيضًا الإشارة إلى هذا باسم إدارة الأرشيف - يعمل نظام ECM بشكل أساسي على أرشفة المستندات التي لا يمكنك الوصول إليها كثيرًا لتوفير مساحة للملفات التي تقوم بالوصول إليها وتحديثها بانتظام.

لا يزال من الممكن استخدام هذه الملفات المحفوظة ، ولكن هذه طريقة رائعة للتأكد من استمرار امتثالك لوثائقك التي لا تتغير كثيرًا.

يسلم

العنصر الأخير هوالتسليم .يضمن هذا المكون أن كل من يحتاج إلى الوصول إلى المستندات في نظام ECM الخاص بك يحصل عليها. قد يكون هؤلاء من أعضاء الفريق أو العملاء - لكن جانب التسليم يضمن أنهم دائمًا يقعون في الأيدي الصحيحة.

كيفية تنفيذ نظام إدارة محتوى المؤسسة

هل أنت جاهز لتطبيق نظام ECM الخاص بك؟ دعنا نتصفح هذه الخطوات الست الرئيسية لمساعدتك على البدء.

ابدأ مع إدارة محتوى المؤسسة

حافظ على تنظيم شركتك من خلال إدارة محتوى المؤسسة. اعثر على أداة ECM المناسبة لعملك وتعرف على المزيد حول برامج المؤسسة الأخرى التي يمكنها زيادة الكفاءة في جميع أنحاء مؤسستك.