جرد المعدات: دليل سريع

جميع الشركات لديها أصول ، وإذا كنت ترغب في البقاء في العمل ، فأنت بحاجة إلى معرفة ما هي هذه الأصول. للبدء ، عليك إجراء جرد للمعدات وعمل قائمة جرد للمعدات. هذا ليس سهلاً كما قد يبدو.

هناك العديد من العناصر لتتبعها في مخزون المعدات الخاصة بك. بالطبع ، يجب أن تبدأ بإعداد قائمة جرد للمعدات. ومع ذلك ، سنبدأ بتحديد ما هو مخزون المعدات ونوضح لك كيفية عمل قائمة جرد المعدات ، بما في ذلك قالب جرد المعدات المجاني.

ما هو جرد المعدات؟

مخزون المعدات هو كل ما تمتلكه الشركة. يمكن أن يختلف هذا عبر الشركات وحتى عبر الأقسام. على سبيل المثال ، سيكون لدى فريق تكنولوجيا المعلومات مخزون للمعدات يتضمن أصولًا مثل أجهزة كمبيوتر سطح المكتب وأجهزة الكمبيوتر المحمولة والطابعات والماسحات الضوئية وأنظمة نقاط البيع وملحقات الكمبيوتر وتطبيقات البرامج وما إلى ذلك.

سيكون للمصنعين قائمة بالمعدات ستتضمن السلع والمواد بالإضافة إلى الآلات. من المحتمل أن تمتلك شركات الإنشاءات آلات ثقيلة ما لم تكن مستأجرة ، بالإضافة إلى أدوات ومواد تجارية أخرى. بغض النظر عما تتكون الأصول ، يجب إدراجها بالتفصيل وتفصيلها.

يعد وجود مخزون من المعدات أمرًا أساسيًا للحصول على مزيد من التحكم في أصول أعمالنا. في المقابل ، يصبح وجود مخزون كامل من المعدات أحد الأصول للشركة. يوفر حاجزًا بين متطلبات القسم وتنفيذ الطلبات. يساعدك استخدام برنامج إدارة المشروع على تتبع مخزون المعدات الخاصة بك.

ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع عبر الإنترنت يمنحك مركزًا مركزيًا لمخزون المعدات لديك والقدرة على تتبعه في الوقت الفعلي. اجمع مخزون المعدات الخاص بك في عرض قائمتنا وقم بإنشاء تقارير عن مخزون المعدات لديك لمعرفة متى تحتاج إلى إعادة الإمداد. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.

ما هي قائمة جرد المعدات؟

قائمة مخزون المعدات هي نظرة عامة كاملة على أصول المؤسسة. إنه ضروري للتدقيق وبوليصات التأمين وهو مفيد عند تحديد ما إذا كنت بحاجة إلى إعادة الإمداد أو شراء معدات جديدة.

وجود قائمة جرد المعدات هو مفتاح الإدارة السليمة. يمكن إجراؤه في أي عدد من جداول البيانات ، من Excel إلى Google Sheets أو Numbers ، ولكن هناك حلول برمجية توفر لك وظائف أكثر من عروض جداول البيانات الثابتة.

إذا لم يكن لديك أداة لإعداد قائمة جرد للمعدات ، ففكر في إنشاء واحدة على الفور. إنه ليس إجراءً صعبًا ، لكن يجب أن يكون شاملاً.

كيفية إنشاء قائمة جرد المعدات

من أجل الحصول على قائمة جرد شاملة ومفيدة للمعدات ، تحتاج إلى إعداد نظام لجرد الأصول الخاصة بك باستمرار. هذا كثير من العمل مقدمًا ولكن من المفيد تحديث قائمة مخزون المعدات ودقتها.

سترغب في البدء بمعرفة ما لديك بالضبط ، بما في ذلك الطراز والطراز ، وما إلى ذلك ، وكيف وأين يتم استخدام الأصول وكيفية استخدام مخزون المعدات على أفضل وجه. يتضمن ذلك ما تحتاجه وما يمكنك القيام به للحصول على عمر أطول من مخزون المعدات الخاص بك.

مرة أخرى ، يجب أن تحتوي قائمة مخزون المعدات هذه على جميع أصولك. استخدم أعضاء فريقك كموارد للتأكد من أنك تغطي كل شيء. القائمة ، كما ترى ، يجب أن تكون مفصلة. لكن لا تفكر في هذا على أنه أمر واحد وفعل ؛ ستحتاج إلى المراجعة والمراجعة حيث أن المعدات تالفة ، تم إصلاحها واستبدالها.

1. جمع معلومات عامة حول المعدات الخاصة بك

للبدء ، ابدأ في جمع معلومات عامة عن أجهزتك. يقود المكتب أو مدير المعدات هذه العملية وسيساعد الموظفون الآخرون في تحديثها. يجب تنظيم هذه العملية لضمان إضافة معدات جديدة وتسجيل أي تغييرات على المعدات.

من الجيد أن تبدأ قائمة جرد المعدات عن طريق تقسيمها إلى فئات. تحتوي كل فئة على علامات تبويب فرعية لجمع التفاصيل حول المعدات. التفاصيل التالية هي جزء من أي قائمة جرد شاملة للمعدات.

• الرقم التسلسلي للصنف: هذا هو رقم الجهاز الفريد أو رقم التتبع أو رقم التعريف الشخصي اعتمادًا على نوع المعدات المدرجة. هذه الأرقام مهمة لتتبع أي تحديثات أو استدعاءات أو لتحديد المعدات في حالة استردادها بعد السرقة.
• وصف العنصر: هذا هو المكان الذي تلاحظ فيه صنع أو طراز المعدات. يجب عليك أيضًا وصف لونه وأي علامات وتفاصيل أخرى. كل هذا يساعد في حالة سرقة الجهاز وعليك ملء مطالبة التأمين.
• الحالة: لاحظ حالة الجهاز ، مثل ما إذا كانت جديدة وبحالة جيدة وتحتاج إلى إصلاح وما إلى ذلك. تساعدك هذه المعلومات المهمة في معرفة وقت إعادة ترتيب عنصر معين أو إصلاح قطعة من المعدات.

2. حدد موقع المعدات الخاصة بك

جانب آخر من قائمة جرد المعدات هو مكان وجود تلك الأصول. قد لا تجد الشركات الصغيرة هذا مفيدًا مثل الشركات العالمية ، ولكن بغض النظر عن حجم شركتك ، فإن الموقع مهم. تحتاج إلى العثور على الأصل إذا كنت ترغب في استخدامه ، وإصلاحه ، وإيقاف تشغيله ، وما إلى ذلك. وهذا يعني الدرج الموجود فيه أو المكتب الفرعي.

• الفرع: بالنسبة للشركات التي لديها مواقع فروع ، ستحتاج إلى تحديد فرع الأصل بالتفصيل. هذا مفيد بشكل خاص ، مرة أخرى ، إذا سُرقت القطعة لأنها تتجه إلى الأصفار على نصف قطر مستهدف حيث من المرجح أن يتم العثور على القطعة.
• القسم: كما هو مذكور ، حتى لو كان عملك تحت سقف واحد ، ستظل ترغب في تفصيل موقع الأصل حتى يسهل تتبع حالته.

3. سرد تفاصيل اقتناء المعدات

تعد معلومات إدارة المشتريات المتعلقة بكل قطعة من المعدات مهمة أيضًا عند تجميع قائمة جرد المعدات. ستساعد هذه التفاصيل في تتبع القرض إذا كانت هذه المشتريات بالائتمان ، ولكن أيضًا طول عمر العنصر ومتى ستحتاج إلى إصلاحه أو استبداله. فيما يلي بعض العناصر التي يمكنك تحديدها وإضافتها إلى قائمة اقتناء المعدات الخاصة بك.

• البائع: هذا هو المكان الذي اشتريت منه العنصر ، سواء كان بائعًا ، أو شركة ، أو متجرًا ، وما إلى ذلك. هذا مهم حتى تعرف إلى أين تذهب إذا كان يجب استبدال هذه القطعة من المعدات.
• تاريخ الشراء: معرفة متى اشتريت الأصل مفيد للتنبؤ بالمدة التي تتوقع أن تكون مفيدة. هذه هي دورة حياة المعدات. بالطبع ، هذا ضروري أيضًا في حالة تقديم تقرير الشرطة أو مطالبة التأمين.
• القيمة الأولية: تحدد تكلفة المعدات مدى اهتمامك بها. جميع المعدات ذات قيمة ولا ينبغي إهمالها ، ولكن إذا كانت القطعة باهظة الثمن ، فقد تتطلب أمانًا إضافيًا.
• دفعة مقدمة: ما هو المبلغ الذي دفعته عند شراء المعدات بالدين؟ هذا مهم لأنك ستدفع ثمن المعدات خلال فترة زمنية وتتحدث قيمة العنصر عن كيفية ومتى تقوم بإصلاحه أو استبداله.
• سنوات الخدمة المتبقية: يشير هذا إلى مقدار الوقت الذي تكون فيه المعدات ذات قيمة لعملك وأن أعضاء فريقك يمكنهم استخدامها بأمان.
• مدة القرض بالسنوات: إذا لم تستأجر المعدات ولكنك حصلت على قرض لشرائها ، فإن هذا يوضح عدد السنوات التي حددتها مع البنك الذي تتعامل معه لسداد القرض مقابل المعدات.
• معدل القرض: هذا هو المكان الذي تقوم فيه بتدوين سعر الفائدة عند تطبيقه على قرضك المصرفي.
• القيمة المتوقعة في نهاية مدة القرض: بمجرد سداد القرض الخاص بك ، إذا كانت المعدات لا تزال قابلة للاستخدام ، فأنت تريد معرفة المدة التي ستكون فيها قابلة للتطبيق. تفقد معظم المعدات قيمتها بمرور الوقت ، لذلك ستحتاج إلى حساب القيمة المتوقعة (EV) لكل قطعة من المعدات عند سدادها.

4. قياس التكاليف الشهرية

هذا هو المكان الذي تحسب فيه مبلغ المال الذي يتعين عليك دفعه كل شهر مقابل المعدات. هذه المعرفة مهمة لاتخاذ قرارات مثل ما إذا كانت الإصلاحات تستحق الجهد المبذول على قطعة من المعدات الموجودة بالفعل في أرجلها الأخيرة. يمكنك إجراء تحليل سريع للتكلفة والعائد لتقييم الوضع بشكل أفضل.

• تكاليف التشغيل الشهرية: تحديد تكاليف التشغيل يعني معرفة تكلفة امتلاك أو استئجار المعدات بالإضافة إلى تكلفة صيانتها بالإضافة إلى تكلفة تشغيلها ، مثل الوقود والكهرباء وما إلى ذلك.
• الدفعة الشهرية: هذا هو ما عليك دفعه كل شهر مقابل قطعة واحدة من المعدات ، سواء كان ذلك عقد إيجار أو قرض.

5. جمع معلومات الإهلاك

شيء آخر يجب تتبعه هو الاستهلاك. بعبارة أخرى ، يرجع الانخفاض في قيمة المعدات بمرور الوقت إلى تآكل الاستخدام. ما يلي يسمح لك برسم هذا.

• القيمة الحالية: ببساطة ، هذا هو مقدار قيمة قطعة المعدات في الوقت الحالي. بمعنى آخر ، هو السعر الأصلي للعنصر مع طرح القيمة المستهلكة من العمر والبلى والتلف منه.
• الاستهلاك السنوي للقسط الثابت: هذه طريقة لمعرفة مقدار استهلاك المعدات خلال دورة حياتها. الفكرة وراء ذلك هي أن قطعة من المعدات تستهلك بشكل موحد على مدى فترة زمنية حتى تصبح غير ذات قيمة ويتم إنقاذها.
• الاستهلاك الشهري للقسط الثابت: مثل الاستهلاك السنوي للقسط الثابت ، ولكن على مدى فترة أقصر تبلغ شهرًا واحدًا فقط.

نموذج جرد المعدات المجاني

هذا كثير من البيانات التي يجب جمعها لكل قطعة من المعدات. ثم تقوم بضرب ذلك في الأصول في شركة ما للحصول على فكرة عن مدى استهلاك هذه العملية للوقت. يعد استخدام قالب قائمة جرد المعدات إحدى الطرق لتبسيط الجهد. يحتوي المستند على الجوانب المختلفة لقائمة المعدات الموضحة ، وكل ما عليك فعله هو ملء الفراغات. قم بتنزيل قالب جرد المعدات المجاني لتبدأ.

فوائد قوائم جرد المعدات

بعد قراءة هذا الحد ، قد ترفع يديك وتقول إن هذه العملية تستغرق وقتًا طويلاً ، ولا تستحق ذلك. في حين أنه يتطلب الكثير من العمل ، إلا أن الفوائد تفوق بكثير الجهد المبذول. أولاً ، ستتخذ قرارات عمل أفضل بمجرد أن تجمع هذه المعرفة الهامة بأصولك. يساعد على إعلام إدارة الموارد الخاصة بك.

المعدات باهظة الثمن. يعد وجود قائمة جرد للمعدات إحدى الطرق لفهم هذه التكاليف. يُعلمك هذا بإجراءات الشراء والصيانة. تعد قائمة جرد المعدات مفيدة بشكل خاص للصيانة الوقائية. يمكنك الحصول على المزيد من الأصول الخاصة بك وتحسين مسار الصيانة.

إنها ليست فقط إدارة الموارد ولكن إنشاء الميزانيات التي تدعمها قوائم مخزون المعدات. يمكنك وضع ميزانية للمشتريات والصيانة القادمة بشكل أكثر دقة ، مما يعني إبقاء هذه الماكينة متصلة بالإنترنت وتجنب حدوث أي خلل في إنتاجك. يؤدي ذلك إلى زيادة الكفاءة وفي نفس الوقت محاسبة أعضاء فريقك من خلال معرفة من لديه المعدات.

مدير المشروع وجرد المعدات

لقد دفعنا قالب قائمة مخزون المعدات المجاني الخاص بنا كنقطة دخول إلى الحصول على مزيد من التحكم في أصولك ، لكن القوالب عبارة عن مستندات ثابتة ومخزون المعدات ليس ثابتًا. ProjectManager هو برنامج عبر الإنترنت يساعدك على تتبع الموارد في الوقت الفعلي. الآن لديك الأدوات التي تحتاجها لمعرفة وقت الصيانة أو استبدال المعدات القديمة دون التسبب في أي تأخير في الإنتاج.

إدارة الموارد على مخططات جانت التفاعلية

هناك الكثير من البيانات المتعلقة بمخزون المعدات. باستخدام مخططات جانت الخاصة بنا ، يمكنك تتبع التكاليف والموارد المتعلقة بإنتاجك إما عبر مشروع أو عدة مشاريع باستخدام ميزة خارطة الطريق. ما عليك سوى التبديل من عرض القائمة الذي أنشأت فيه قائمة مخزون المعدات الخاصة بك على مخطط جانت. يمكنك الآن تتبع البيانات المالية وتواريخ الاستحقاق والمزيد. بمجرد الانتهاء من خطتك ، قم بتعيين أساس لالتقاط تلك البيانات. يمكنك الآن تتبع المجهود المخطط له مقابل الجهد الفعلي في الوقت الفعلي ومعرفة الحالة الحالية لمواردك دائمًا.

تتبع الموارد باستخدام لوحة التحكم في الوقت الفعلي

بمجرد تعيين خط الأساس ، يمكنك تتبع مواردك عبر جميع ميزات برنامجنا. عندما تريد عرضًا عالي المستوى لمخزونك ، استخدم لوحة التحكم في الوقت الفعلي لتتبع ستة مقاييس ، بما في ذلك التكلفة. ليس هناك أي إعداد مطلوب كما هو الحال مع الأدوات خفيفة الوزن الأخرى التي تجعلك تقوم بتهيئة لوحة القيادة. وُلدت لوحة القيادة جاهزة عندما تكون كذلك.

عندما تحتاج إلى مزيد من البيانات ، استخدم ميزات إعداد التقارير بنقرة واحدة. يمكنك إنشاء تقارير عن عبء عمل فريقك والتكاليف والحالة وحالة المحفظة ، بالإضافة إلى المزيد. يمكن تخصيص كل تقرير لعرض المعلومات التي تهتم بها فقط ثم مشاركتها بسهولة مع أصحاب المصلحة. الآن لديك سيطرة على مخزونك ، فهو لا يتحكم بك.

ProjectManager هو برنامج حائز على جوائز يساعدك في إدارة مخزون المعدات وتتبعه في الوقت الفعلي. تُسهل منصتنا التعاونية على كل قسم تحديث قوائم مخزون المعدات في الوقت الفعلي ومشاركة الملفات والتعليق. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.