كيفية كتابة بريد إلكتروني لمتابعة الحدث يؤدي إلى تحقيق النتائج

تهانينا! لقد حقق الحدث الخاص بك نجاحًا كبيرًا، حيث قام عدد أكبر من الأشخاص بشراء التذاكر أكثر من المتوقع. كانت طاولة السحب تضج، وغادر الجميع بابتسامة كبيرة.

كل هذا يستحق تربيتة جيدة على الظهر، لكنك لم تنته بعد! سيجادل بعض منظمي الأحداث بأن رسالة الشكر التي يتم إرسالها عبر البريد الإلكتروني بعد الحدث الكبير هي أكثر أهمية من الحدث نفسه.

عندما كنت أعمل في المنظمات غير الربحية، كنت أعرف أنه يجب علي إضافة بريد إلكتروني لمتابعة الحدث إلى خطة التسويق بعد الحدث. وهذا ينطبق على أي نوع من الأحداث، من لم شمل الصف إلى تذوق النبيذ الخاص. تستفيد جميع أنواع الصناعات من إقامة الأحداث للعملاء المحتملين والحاليين، ويمكن لرسائل البريد الإلكتروني المرسلة بعد اليوم الكبير أن تحافظ على استمرار الزخم.

كجزء من المتابعة، ستحتاج إلى جمع رسائل البريد الإلكتروني من كل من حضر الحدث. إذا قمت ببيع التذاكر عبر الإنترنت، فربما قمت بدمج ذلك تلقائيًا في عمليتك. ولكن إذا لم تقم بذلك - أو إذا اشترى بعض الأشخاص أكثر من تذكرة واحدة وأحضروا أصدقاء، أو كان حدثًا لا يتطلب تذاكر - فستحتاج إلى إنشاء عملية لجمع رسائل البريد الإلكتروني أثناء الحدث نفسه.

يمكنك جمع عناوين البريد الإلكتروني بأي طريقة طبيعية للحدث، لكنني فضلت دائمًا الاهتمام بهذه المهمة المهمة عند تسجيل الوصول. عندما تقوم بتحية المشاركين على طاولة المعلومات، لن يستغرق الأمر وقتًا طويلاً لكتابة عنوان بريد إلكتروني وإخبارهم بالبحث عن رسالة متابعة مليئة بالأشياء التي يريدون معرفتها. إذا كان حدثًا افتراضيًا أو مختلطًا، فلا بأس بذلك أيضًا. يمكنك طلب بريد إلكتروني للحصول على رابط أو الرد على الحدث.

بمجرد حصولك على عناوين البريد الإلكتروني، قم بإضافة جهات الاتصال إلى حساب التسويق عبر البريد الإلكتروني الخاص بك. حاول إنشاء جدول بيانات وإضافته تلقائيًا من هناك. يعد إتقان هذا أحد الأشياء التي تريد القيام بها أولاً عند تعلم كيفية القيام بالتسويق عبر البريد الإلكتروني. فكر في تقسيم هذه الدفعة من رسائل البريد الإلكتروني إلى مجموعتها الخاصة بحيث يمكنك إرسال رسائل بريد إلكتروني مخصصة إلى الحاضرين في الحدث لاحقًا.

من الضروري جمع عناوين البريد الإلكتروني في الأحداث لإنشاء بريد إلكتروني بنتائج قابلة للقياس يمكن أن تزيد من نجاح الحدث الخاص بك لعدة أشهر - أو حتى لفترة أطول.

أهمية متابعة رسائل البريد الإلكتروني

من الصعب المبالغة في أهمية البريد الإلكتروني لمتابعة الحدث. ذلك بسبب:

• تبدأ هذه الرسائل علاقة مع أشخاص جدد بدأوا للتو في التعرف على مؤسستك أو صناعتك أو عملك.
• يمكنك تثقيفهم حول العمل الجيد الذي يقوم به فريقك كل يوم.
• يمكنك أن تشكر المشاركين على قضاء جزء من يومهم معك.
• يمكنك مشاركة مقدار الأموال التي تم جمعها، وعدد الأشخاص الذين حضروا، وغيرها من الأوصاف القابلة للقياس لنجاحك.
• إنها فرصة لحملهم على حفظ تاريخ الأحداث القادمة الأخرى التي قد تكون مماثلة.
• يمكنك تضمين طرق أخرى لهم للمشاركة، بما في ذلك احتياجات المتطوعين أو اللجنة.

عند القيام بذلك بشكل صحيح، تعد رسالة الشكر عبر البريد الإلكتروني طريقة طبيعية ومريحة لتقريب الأشخاص الذين حضروا الحدث من العمل الذي تقوم به. ستبني علاقات مع الأشخاص الذين تعرف أنهم يريدون حقًا معرفة المزيد، وسيكونون سعداء بتلقي الرسالة.

طوال أي حملة بريد إلكتروني للحدث، تعمل رسالة المتابعة هذه على تحسين عائدك على استثمار الحدث وتثقيف القراء حول القيم أو البرامج أو المجموعات أو المنتجات أو الأهداف التي يدعمها الحدث. وإذا لم ترسلها، فقد لا تحصل على فرصة أخرى لتعزيز هذا الاتصال الجديد.

العناصر الأساسية لبريد إلكتروني فعال لمتابعة الأحداث

عند صياغة بريد إلكتروني لمتابعة الحدث، تأكد من أن المستلم يفهم سبب إرساله ويسعده اكتشافه في صندوق الوارد الخاص به. لتحقيق ذلك، قم بتضمين هذه العناصر الأساسية.

إضفاء الطابع الشخصي على التحية

عندما تكتب هذه الرسالة الإلكترونية، تذكر أنه يتم إرسالها إلى مئات أو حتى آلاف الأشخاص. ومع ذلك، يرى المستلم فقط الرسالة المرسلة إليه. إن إضافة تحية شخصية تؤكد الشعور بأن هذه الرسالة الإلكترونية مرسلة لهم فقط.

يعد التخصيص أحد أهم الأشياء في أي دليل يعلمك كيفية إنشاء رسائل بريد إلكتروني فعالة لتسويق الأحداث. وذلك لأن هذه الإستراتيجية توفر فرصة نادرة للتواصل مباشرة مع الشخص الذي يتلقى البريد الإلكتروني.

عند استخدام نظام أساسي للتسويق عبر البريد الإلكتروني مثل Constant Contact، يمكن أتمتة هذه اللمسة الشخصية عن طريق إضافة مطالبة ديناميكية تُسقط الاسم الأول لجهة الاتصال مباشرة في البريد الإلكتروني المرسل. يمكنك أيضًا تجربة هذه التقنية في سطر موضوع البريد الإلكتروني لزيادة معدل الفتح لديك.

التعبير عن الإمتنان

قبل أي شيء آخر، عليك أن تشكر الحاضرين في الحدث الذين تلقوا البريد الإلكتروني لحضورهم الحدث الخاص بك. ففي نهاية المطاف، لم يكن هذا الحدث ليحقق النجاح لولا جهود جميع الأشخاص الذين جعلوه كذلك!

يجب أن تكون هذه عملية منفصلة عن إرسال خطاب "شكرًا لك على تبرعك"، والذي يتم إرساله عادةً عبر البريد العادي ويتضمن معلومات خصم الضرائب إن أمكن. يجب أن تقدم رسالة البريد الإلكتروني هذه بعد الحدث تعبيرًا عامًا عن الامتنان لدعم المستلم.

تلخيص الحدث

بعد ذلك، دع القارئ يعرف كيف سار الحدث بشكل عام. شارك عدد الأشخاص الذين حضروا، والمبلغ الذي تم جمعه إذا كان هذا هدفًا، وشرحًا عامًا للمتعة التي استمتعوا بها، وأي معلومات أخرى كبيرة تتيح لهم معرفة أنهم جزء من جهد أكبر.

إذا كان لديك معرض صور على إحدى صفحات وسائل التواصل الاجتماعي، فقد ترغب في تضمين رابط وطلب متابعتك على منصات التواصل الاجتماعي الخاصة بك. شجّع الحاضرين على وضع علامة على أنفسهم في الصور، مما يسمح لأصدقائهم برؤية المتعة التي حظوا بها في دعم قضيتك.

تقديم محتوى قيم

فكر فيما يريد مستلم البريد الإلكتروني لمتابعة الحدث معرفته. إذا كان الحدث يدعم مشروعًا أو حملة معينة، قم بمشاركة المعلومات حول كيفية استفادة المجتمع منه. إذا عرضت عليك دورة تدريبية خاصة للتذوق أو المزج، شارك الوصفات. إذا كان حدثًا للتواصل، فقم بتوفير مكان لمشاركة معلومات الاتصال. قم بتضمين موارد مفيدة أو حتى مشاركة مدونة مثيرة للاهتمام سيقدرها القارئ.

فكر دائمًا فيما إذا كنت ترسل محتوى ذي صلة. اسمح للقارئ أن يخرج من رسالتك بشيء ذي قيمة يجعله يعرف أنك تهتم به وتريد إنشاء علاقة أقوى. إن مفتاح الحصول على محتوى بريد إلكتروني رائع لا يكمن دائمًا في طلب الدعم، بل في تقديم الدعم.

نصائح لكتابة بريد إلكتروني جذاب للمتابعة

لقد رأيت مسوقي الأحداث وأعضاء فريق المبيعات في مؤسستي الذين لم يكونوا كتابًا يناضلون لساعات طويلة من أجل صياغة بريد إلكتروني واحد. ليس عليك إضاعة هذا النوع من الوقت! اتبع هذه النصائح واحصل على الإلهام من أمثلة رسائل المتابعة هذه حتى لا تفرط في التفكير - أو التسرع - في هذه العملية الحاسمة.

اجعلها موجزة وواضحة

أولاً، لا يلزم أن تكون رسالة البريد الإلكتروني لمتابعة الحدث طويلة جدًا. في الواقع، من الأفضل إبقاء الأمر بسيطًا بدلاً من محاولة إضافة كل شيء مرة واحدة. تذكر، الآن بعد أن حصلت على عنوان بريدهم الإلكتروني وبدأت هذه العلاقة، يمكنك أن ترسل إليهم رسائل إخبارية إلكترونية ومنشورات مدونة جديدة ودعوات لحضور الحدث التالي. التمسك بهذه النقطة. سيكون من الأسهل الكتابة - وسيحظى بتقدير أكبر.

حقن التخصيص

تمامًا كما يجب عليك إضافة تحية مخصصة، يمكنك أيضًا إضافة تخصيصات أخرى عبر البريد الإلكتروني. إحدى الطرق للقيام بذلك هي من خلال تقسيم القائمة الأصلية لعناوين البريد الإلكتروني بشكل أكبر.

على سبيل المثال، ستحتاج إلى إرسال بريد إلكتروني لمتابعة الحدث إلى المتطوعين لديك ومنحهم شكرًا خاصًا على عملهم الشاق - وهذا لا ينطبق على الشخص الذي يحضر فقط. إذا احتفظت بقائمة المتطوعين للحدث في قسم بريد إلكتروني منفصل على نظام التسويق عبر البريد الإلكتروني الخاص بك، فسيكون من السهل تعديل البريد الإلكتروني بملاحظة مخصصة لهم فقط.

استخدم سطور موضوع البريد الإلكتروني الجذابة لمتابعة الأحداث

بدون الانحراف إلى منطقة Clickbait التي تحتوي على علامات تعجب متعددة وأحرف كبيرة، ستحتاج إلى تضمين سطر موضوع بريد إلكتروني مثير يجذب انتباه القارئ. تذكر أن هذه الكلمات القليلة هي في بعض الأحيان الشيء الوحيد الذي سيراه المستلم عندما تظهر رسالة البريد الإلكتروني في صندوق الوارد الخاص به.

اختر سطر الموضوع الخاص بك بعناية. تثير سطور موضوعات البريد الإلكتروني الجيدة الفضول، وتحفز العمل، وتخلق إحساسًا بالحصرية. اجعلهم يشعرون بأهمية كبيرة بحيث يجب عليك مشاركة هذه الأخبار معهم.

دمج العناصر المرئية

تسهل قوالب البريد الإلكتروني دمج العناصر المرئية في بريدك الإلكتروني بعد الحدث. يمكنك إضافة صور للحاضرين أو أنشطة الحدث أو إسقاط عنصر واجهة مستخدم أو رابط لمقطع فيديو قصير من اليوم الكبير. ولا تنس تضمين شعار مؤسستك!

أمثلة على رسائل البريد الإلكتروني لمتابعة الأحداث

قبل كتابة البريد الإلكتروني الخاص بمتابعة الحدث، حدد ما هي الوجبات الجاهزة التي ترغب في أن يحصل عليها القراء. قد ترغب ببساطة في شكرهم، أو قد ترغب في إخبارهم باهتمامك باقتراحاتهم حول طرق التحسين في العام المقبل. هذا العصف الذهني سيجعل تحديد المثال الذي ترغب في اتباعه أسهل.

رسالة شكر عبر البريد الإلكتروني تتضمن أبرز الأحداث

بعض رسائل البريد الإلكتروني بعد الحدث تعبر فقط عن الامتنان وتشارك أبرز أحداث اليوم الكبير - وهذا يكفي! إذا كان حدثًا افتراضيًا، فهذه طريقة رائعة لمنح المشاركين رؤية أوسع لنطاق الأنشطة.

عرض محتوى حصري

أعطهم lagniappe (lan-ˈyap)، وهي كلمة كاجونية تشير إلى تلك المفاجأة الإضافية الصغيرة التي يتم تقديمها كشكر في نهاية المعاملة. قد يعتقد المشاركون في الحدث أن المتعة التي تمتعوا بها قد انتهت، ولكن يمكنك تمديدها من خلال تقديم محتوى حصري في البريد الإلكتروني لمتابعة الحدث. على سبيل المثال، يمكنك منحهم الفرصة الأولى لحجز الطاولات أو شراء التذاكر في الأحداث المستقبلية.

طلب المسح والتعليقات

إذا كنت تخطط لعقد نفس الحدث في العام المقبل، فإن الطريقة الممتازة لتحسين عائد استثمارك هي إجراء استطلاع للمشاركين والمتطوعين وأصحاب المصلحة حول تحسينات الحدث التي يرغبون في رؤيتها. قد تتفاجأ ببعض الاقتراحات التي يقدمونها، بالإضافة إلى أنك قد تكسب بعض المتطوعين الجدد.

عرض شخصي على أساس اهتمامات الحضور

عندما تقوم بجمع عناوين البريد الإلكتروني، قد ترغب في إنشاء استطلاع قصير يسأل الحاضرين عن اهتماماتهم. يمكنك بعد ذلك تقسيم قوائم بريدك الإلكتروني إلى هذه الاهتمامات المختلفة وإرسال رسائل بريد إلكتروني مخصصة تحتوي على عروض أو موارد إضافية ستهتم بها.

على سبيل المثال، ربما كانوا مهتمين بالمشاركة في حدث للتواصل، ويمكنك منحهم تذكرة مشروب مجانية لحضور حدث سابق فقط.

أفضل الممارسات لرسائل البريد الإلكتروني الناجحة لمتابعة الأحداث

هناك العديد من أفضل ممارسات التسويق عبر البريد الإلكتروني، مثل التأكد من أن الأشخاص الذين يتلقون رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك يعرفون ما قاموا بالتسجيل فيه. لقد قمت بتغطية ذلك من خلال مناقشاتك على طاولة تسجيل الوصول. فيما يلي بعض النصائح الأخرى التي يستخدمها المسوقون للحصول على نتائج من رسائل البريد الإلكتروني لمتابعة الأحداث.

استخدام التوقيت المناسب

لا تنتظر طويلا! قم بجدولة بريدك الإلكتروني لمدة لا تزيد عن ثلاثة أيام بعد الحدث. تأكد من أنها لا تزال طازجة في أذهانهم.

قم بتقسيم جمهورك المستهدف

إن العمل الذي تقوم به لفصل الشرائح المختلفة من الحاضرين في الحدث الخاص بك في قوائم البريد الإلكتروني الخاصة بك سوف يؤتي ثماره من خلال قدرتك على إرسال الرسالة الصحيحة إلى الأشخاص المناسبين. خذ الوقت الكافي للقيام بذلك، حتى في أعقاب حدث كبير مزدحم.

أتمتة عملية المتابعة الخاصة بك

إحدى الطرق لتوفير الوقت هي أتمتة العملية برمتها. يمكن تحميل جداول البيانات المقسمة على الفور إلى برنامج التسويق عبر البريد الإلكتروني. يمكن إضافة تحيات شخصية تلقائيا. يمكنك أيضًا جدولة سلسلة من رسائل البريد الإلكتروني قبل أيام.

قياس وتتبع النتائج

سواء أكان ذلك حدثًا شخصيًا أو حدثًا افتراضيًا لجمع التبرعات، فسوف ترغب في معرفة عائد استثمارك. وينطبق هذا على حملة البريد الإلكتروني الخاصة بك بعد الحدث. تتبع المقاييس، مثل معدل نقر الأشخاص على الروابط الموجودة في الرسالة. سيساعدك هذا على معرفة كيف يمكنك التحسن في المرة القادمة.

تقديم المشاركة المستمرة

أخيرًا، لا تتوقف عند بريد إلكتروني واحد فقط. خطط للتواصل المنتظم عبر البريد الإلكتروني مع الحاضرين في الحدث لإبقائهم على اطلاع على آخر الأخبار من المنظمة وتواريخ الأحداث الجديدة. تذكر أن العلاقات - من النوع الذي يؤدي إلى تبرعات ودعم ومتطوعين جدد - يمكن أن تستغرق وقتًا وجهدًا لتطويرها.

تحقيق النتائج من خلال رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة الفعالة

الآن بعد أن حصلت على الأساسيات اللازمة لصياغة بريد إلكتروني جذاب وفعال للمتابعة لحدثك القادم. ستكون جاهزًا لجمع عناوين البريد الإلكتروني وتقسيمها إلى قوائم مستهدفة وتضمين المعلومات ذات الصلة التي سيقدرها الجميع.

كخطوة تالية، قم بتصفح قوالب البريد الإلكتروني في برنامج التسويق عبر البريد الإلكتروني الخاص بك للحصول على التصميم الذي تفضله. إذا كان بإمكانك تصميم البريد الإلكتروني مسبقًا ومعرفة المكان الذي تريد إضافة صور أو مقاطع فيديو للحدث فيه، فيمكنك البدء في كتابة مسودة الرسالة. سيسمح لك ذلك بالتقدم في اللعبة بمجرد انتهاء الحدث وحان وقت الضغط على إرسال.