إدارة الحدث: دليل سريع

إن وجود حدث يشبه تنفيذ مشروع. لديها خطة ينفذها فريق مع موعد نهائي مع التسليم النهائي هو الحدث. تمامًا مثل المشروع ، فإن إدارة الأحداث هي الطريقة التي تتأكد من أن كل شيء يتكامل بسلاسة مع أصحاب المصلحة.

يمكن أن تكون إدارة الأحداث أي شيء من حفلة عيد ميلاد لطفلك إلى مؤتمر عمل وكل شيء بينهما. يمكنك القيام بذلك شخصيًا أو افتراضيًا أو مزيجًا من الاثنين معًا. كيفما اخترت تنظيم الحدث الخاص بك ، ستساعد إدارة الحدث في إنجاحه.

ما هي إدارة الأحداث؟

إدارة الحدث هي عملية إنشاء حدث. إنه يشمل كل جانب من جوانب الحدث ، من الفكرة إلى التخطيط والتنفيذ والصيانة للحدث. يمكن أن يستمر حتى بعد انتهاء الحدث إذا كان هناك أي استراتيجية بعد الحدث.

تبدأ إدارة الحدث بمدير الحدث ، وهو موضوع سنستكشفه قليلاً. إنهم يشرعون في الخطة ، ويقررون الأساسيات مثل متى وأين سيحدث الحدث. سيقومون أيضًا بتطوير موضوع ، إذا كان ذلك مناسبًا ، والإشراف على الحدث للتأكد من أنه يعمل كما هو مخطط له.

يمكن أن تتضمن خطة الحدث مجموعة متنوعة من التخصصات مثل تصميم المصادر وفحوصات التنظيم والإدارة في الموقع ، بالإضافة إلى مزيد من التفاصيل. سيتم تحديد كل شيء في الخطة. يجب أن تكون شاملة ومنسقة الأنشطة من أجل أن يحدث كل شيء بشكل صحيح.

يمكنك استخدام جدول بيانات لتنظيم إدارة الأحداث الخاصة بك ولكن برنامج إدارة المشروع يجعل المهمة أسهل بكثير. ProjectManager هو برنامج عبر الإنترنت يمكن مشاركته بسهولة. إنها منصة تعاونية رائعة لربط جميع المشاركين من مخطط الأحداث إلى البائعين. يساعدك مخطط جانت عبر الإنترنت على تنظيم المهام ، وربط المهام التابعة لتجنب التأخير وحتى تحديد الأساس. هذا يعني أنه يمكنك تتبع الجهد المخطط مقابل الجهد الفعلي في الوقت الفعلي. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.

إدارة الأحداث مقابل تخطيط الأحداث

قبل أن نتعمق أكثر ، من المهم أن نفهم أنه في حين أن إدارة الأحداث والتخطيط لها نفس الشيء. الاختلاف العام هو أن مخططي الأحداث هم من لديهم رؤية للحدث. هم أيضا يعملون على الخطط الأولية.

من ناحية أخرى ، فإن مديري الأحداث هم الذين يشرفون على التنفيذ. يضيفون التفاصيل إلى الخطة ويتأكدون من تنفيذها بشكل صحيح.

كما ترى ، هناك تداخل. غالبًا ما يعمل مدير الحدث ومخطط الأحداث جنبًا إلى جنب أو أحيانًا يقوم شخص واحد بملء كلا الدورين اعتمادًا على حجم ونوع الحدث المخطط له.

على سبيل المثال ، مدير الحدث هو الشخص الذي يقوم عادة بإجراء الحجوزات ، والتنسيق مع البائعين ، والتعاقد مع الموظفين وإدارتهم ، ويكون متواجدًا في الموقع أثناء الحدث. يختار منظم الحدث الموضوع والمفهوم ، ويختار المكان ، ويخطط القائمة ويرتب لأي ترفيه أو مكبرات صوت.

أنواع الأحداث

كما ذكرنا ، يمكن تطبيق إدارة الحدث على أي حدث. عليك التخطيط لحفلة عيد ميلاد طفل أو مواجهة انهيار محتمل. الرهانات عالية بنفس القدر بالنسبة للأحداث المهنية.

لا يفكر الأشخاص الذين يحضرون الأحداث في التخطيط والجهد المبذولين لإنشاء تجربة رائعة. ومع ذلك ، فإنهم يعبرون عن اعتراضاتهم عندما يحدث خطأ ما. أنت لا تريد ذلك.

لنأخذ لحظة لتحديد الأحداث المهنية المختلفة لأنها يمكن أن يكون لها تأثير مالي على عملك ، سواء كنت تنتج الحدث أو تديره. التجربة الإيجابية تبني العلامات التجارية وتساعد في التواصل ويمكن أن تزيد المبيعات. قد يؤدي الشيء السيئ إلى فقدان العملاء وتشويه سمعة العلامة التجارية.

1. أحداث الشركات

يتم إجراء حدث الشركة من قبل شركة أو منظمة ويتم وضعه للموظفين أو العملاء. يمكن أن تكون هناك أيضًا أحداث تجارية تضم العديد من الشركات والموظفين والعملاء. تجري أحداث الشركات في سلسلة من الأحداث الرسمية إلى غير الرسمية ويمكن تصميمها لبناء الفريق ، والمؤتمرات ، والتوظيف ، وإطلاق المنتجات ، وما إلى ذلك.

2. المناسبات الخاصة

قد يعني الحدث الخاص حفلة عيد ميلاد أو حدثًا للبالغين. من حيث الأحداث المهنية ، يمكن أن تكون الأحداث الخاصة شركات أيضًا. الفرق بين هذا وحدث الشركة هو أن المدعوين إلى الحدث الخاص فقط هم من يمكنهم الحضور ، على عكس الحدث العام ، مثل فصل دراسي أو ورشة عمل ، يكون مفتوحًا لأي شخص.

3. شخصيًا

يتم إجراء حدث شخصي في مكان مادي ويكون الأشخاص الذين يحضرون هناك فعليًا. كانت معظم الأحداث عبر التاريخ تتم بشكل شخصي ، ولكن بالطبع ، مع ظهور الإنترنت وتطور البث ، هناك الآن المزيد من الخيارات ، كما سنناقش أدناه.

4. عبر الإنترنت

أصبحت الأحداث الافتراضية أكثر شيوعًا لأن التكنولوجيا تجعل هذه الأحداث سلسة للمشاركين. يمكنهم أيضًا المساعدة في تجنب تكاليف السفر والفنادق والطعام الباهظة. من حيث إدارة الحدث ، فإن العملية هي نفسها في الأساس. ومع ذلك ، يفضل معظم الناس شخصيًا ، خاصة عند القيام بالأعمال التجارية. تتوفر أيضًا نماذج هجينة ، مما يمنح الجميع خيار ما إذا كانوا سيحضرون شخصيًا أو عبر الإنترنت.

ذات صلة: قالب خطة حدث مجاني لبرنامج Excel

أدوار إدارة الأحداث

تمامًا كما هو الحال في أي مشروع ، تتكون إدارة الحدث من أشخاص ومجموعات مهارات مختلفة لضمان انطلاق الحدث دون حدوث أي عوائق. تحدثنا بإيجاز عن مدير الحدث ، ولكن هذا دور مهم يستحق المزيد من التفاصيل.

بالإضافة إلى مدير الحدث ، سننظر في كيفية تناسب مدير الحدث مع الهيكل العام لإدارة الحدث. سننظر في الأدوار والمسؤوليات لكليهما وسنصف بعض المهارات التي يحتاجها كل منهما للنجاح في وظيفته.

مدير الحدث

يقوم مدير الحدث بالرفع الثقيل في إدارة الحدث. كما يقول الاسم ، هم الأشخاص الذين يديرون الحدث. هذا يعني أنهم ينفذون الخطة ويديرون الحدث فور حدوثه للتأكد من أن كل شيء يسير كما هو متوقع. كما أوضحنا ، يمكن أن يكون مدير الحدث ومخطط الحدث مختلفين قليلاً أو يتشاركان المسؤوليات. قررنا النظر في دور مدير الحدث الذي من شأنه أن يربط بين هذين المنصبين.

الدور والمسؤوليات

يساعد مديرو الأحداث على طرح الأفكار حول مفهوم الحدث وتنفيذ خطة الحدث. وبهذه الصفة ، فإنهم يتعاملون مع ميزانية الحدث وجميع الفواتير ذات الصلة. هذا يعني أنهم يعملون أيضًا مع البائعين ويتفاوضون على العقود وصفقات الرعاية. إنهم يتعاملون مع الخدمات اللوجستية ، ويحافظون على تحديث أصحاب المصلحة ، ويسحبون التصاريح المطلوبة ويتعاملون مع أي تقارير بعد الحدث.

مهارات

يجب أن يكون مدير الحدث حاصلًا على درجة علمية في العلاقات العامة أو الاتصالات أو الضيافة ، على الرغم من أن إدارة المشروع قد تكون مفيدة أيضًا (ويجب أن تكون تجربة مدير المشروع). إنهم بحاجة إلى مهارات اتصال وتسويق فائقة. يجب أن يكون مدير الحدث قائدًا قويًا ومنظمًا وقادرًا على القيام بمهام متعددة. يعد امتلاك مهارات إدارة الوقت وفهم إدارة المخاطر أمرًا مهمًا بالإضافة إلى معرفة كيفية استخدام مجموعة متنوعة من البرامج. المهارات الشخصية وحل النزاعات هي أيضا ميزة إضافية.

مدير الحدث

مدير الحدث هو المسؤول عن تخطيط وتنفيذ الحدث ، ولكن على مستوى أعلى من مدير الحدث ، الذي يتعامل أكثر مع العمليات اليومية. في حين أن مدير الحدث يمكن أن يشارك في العصف الذهني والتخطيط ، فإن لمدير الحدث القول الفصل. يمكنهم العمل للأفراد في الشركات والمنظمات غير الربحية والوكالات الحكومية.

الدور والمسؤوليات

مدير الحدث مسؤول عن التأكد من تدريب موظفي الحدث وفهم مسؤولياتهم. سيتواصلون مع فريق الحدث طوال عملية التخطيط لتقديم حدث ناجح. يتضمن ذلك التأكد من تعيين البائعين ومتعهدي تقديم الطعام ومقدمي الخدمات الآخرين وجدولتهم بشكل مناسب. إنهم يشرفون على مبادرات التسويق وأي عروض ترويجية للحدث للتأكد من أنهم يستهدفون الجمهور المناسب.

مهارات

يجب أن يكون مدير الحدث على درجة علمية في الضيافة أو إدارة الأحداث أو مجال ذي صلة ، مثل إدارة المشروع. دروس في إدارة الضيافة وتخطيط الأحداث وإدارة الأعمال والتسويق والمبيعات مفيدة أيضًا. تعتبر الشهادات جيدة لإثبات أنهم على دراية ومؤهلين. علاوة على ذلك ، يحتاجون إلى إظهار القيادة ، ومهارات الاتصال الواضحة ، والتنظيم الجيد ، وفهم التسويق والميزانية.

ProjectManager يساعد في إدارة الأحداث

ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع عبر الإنترنت يحتوي على الميزات التي تحتاجها لمساعدتك في إدارة الحدث الخاص بك. كما ذكرنا ، يمكن لمخطط جانت تنظيم أنشطتك ، سواء كانت حدثًا صغيرًا أو كبيرًا. لكن مخطط جانت هو واحد فقط من وجهات نظرنا متعددة المشاريع.

خطط لأحداثك على التقاويم عبر الإنترنت

حتى إذا قمت بتنظيم الحدث الخاص بك على Gantt ، فكل ما عليك فعله هو التبديل إلى عرض التقويم لمشاهدة أنشطتك بتنسيق تقويم. هذا يعني أنه يمكنك رؤية تواريخ البدء وتواريخ الانتهاء لعملك في لمح البصر. انضم إلى فريقك وشارك الخطة. يمكنهم استخدام عرض القائمة أو لوحات كانبان إذا رغبوا في ذلك. مشاركة المرور للعرض فقط مع البائعين ويحصلون على الشفافية دون القدرة على تغيير أي شيء مهم.

تتبع ساعات العمل مع الدوام

بمجرد انضمام فريقك ، يمكنك إعداد مدى توفره من خلال ميزات إدارة الموارد لدينا. هذا يجعل من السهل معرفة متى يكون لديهم PTO أو عطلات عند تعيين المهام. يمكنك بعد ذلك استخدام جداولنا الزمنية الآمنة لتبسيط الدفع وتتبع مقدار الوقت الذي يستغرقونه لإكمال عملهم في الوقت الفعلي. بهذه الطريقة ، إذا تأخروا ، يمكنك إعادة تخصيص الموارد والعودة إلى المسار الصحيح بسرعة.

لا تساعدك بيانات الوقت الفعلي في اتخاذ قرارات أفضل فحسب ، بل تتيح أيضًا لفريقك التعاون والعمل معًا بشكل أفضل. يمكنهم مشاركة الملفات والتعليق ووضع علامات على الآخرين الذين لم يتم تعيينهم للمهمة حتى يتمكنوا من المساعدة إذا لزم الأمر. أضف إلى ذلك لوحة التحكم في الوقت الفعلي التي تمنحك عرضًا عالي المستوى للمشروع وتقارير قابلة للتخصيص تتعمق في البيانات وتساعد في إعداد تقارير ما بعد الحدث ولديك حليف قوي في إدارة الأحداث.

ProjectManager هو برنامج إدارة مشاريع حائز على جوائز يساعدك في تخطيط عملك وجدولته وتتبعه في الوقت الفعلي. تعمل منصتنا التعاونية على ربط الفرق والموردين وأصحاب المصلحة حتى يتمكنوا جميعًا من البقاء على اطلاع دائم بمصدر واحد للحقيقة. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.