10 قوالب مجانية لتخطيط الأحداث لبرنامج Excel و Word

يمكن أن يتراوح التخطيط لحدث ما من اجتماع في العمل إلى مؤتمر وكل شيء بينهما. إنه مشروع آخر حيث يتعين عليك إدارة الوقت والتكلفة والنطاق (ولا تنس الجودة) لتقديمه في الموعد النهائي. يمكن أن يساعدك استخدام قوالب التخطيط في البقاء منظمًا والحفاظ على ميزانيتك ويسمح لك بجدولة وإنشاء نوع الحدث الذي يخدم غرضه ، سواء كان ذلك عبر الشبكات في معرض تجاري أو إطلاق ورشة عمل لبناء الفريق.

ProjectManager هو برنامج حائز على جوائز يمكنه مساعدتك في تخطيط وإدارة وتتبع الأحداث الخاصة بك. نحن أيضًا المركز عبر الإنترنت لكل ما يتعلق بإدارة المشاريع. يمكنك قراءة المدونات والأدلة الأسبوعية وتنزيل قوالب تخطيط الأحداث المجانية لبرنامج Excel و Word. لدينا قوالب مجانية لكل مرحلة من مراحل المشروع. أدناه ، قمنا بتجميع 10 قوالب مجانية للتخطيط للأحداث يمكنك استخدامها لاقتراح وتخطيط وإدارة الحدث التالي الخاص بك.

1. نموذج اقتراح الحدث

كل حدث يبدأ كفكرة. شخص ما أو بعض المنظمات ترغب في إقامة حدث وتقوم بتقديم طلبات تقديم العروض (RFPs). تمامًا كما كنت تقدم عرضًا لأي مشروع ، عليك أن تقترح سبب كونك أفضل مقاول للقيام بهذه المهمة. إن إقناع العميل المحتمل هو المكان الذي يأتي فيه قالب اقتراح الحدث المجاني لبرنامج Word. فهو يمنحك المساحة لإثبات لأصحاب المصلحة أنه يمكنك القيام بما يحتاجون إليه لتقديم حدث ناجح.

تم تقسيم قالب الحدث المجاني هذا إلى أقسام قابلة للتخصيص. يمكنك إضافة أو إزالة أقسام ليست ذات صلة باقتراحك ، لكننا قمنا بتلخيص اقتراح الحدث إلى الأساسيات. ستجد حقلاً لملء الغرض من الحدث ، على غرار بيان المهمة. هناك أيضًا مكان لتحديد أهداف الحدث وأهدافه لإظهار فهمك لما يريد العميل تحقيقه من خلال الحدث. يُعد تعزيز خبرتك مجالًا للجمهور المستهدف الذي ستجذبه إلى الحدث والتسويق والعروض الترويجية وعرض القيمة والتكاليف. يجب أن يختم قالب اقتراح الحدث المجاني هذا الصفقة نيابة عنك.

2. نموذج خطة الحدث

بمجرد حصولك على الوظيفة ، ستحتاج إلى قالب خطة حدث لإظهار كيفية تشغيل الحدث من البداية إلى النهاية. يساعد نموذج خطة الأحداث المجانية لبرنامج Excel على التأكد من أنك ستفي بالمواعيد النهائية وأن تفعل ذلك في حدود الميزانية التي وافق عليها عميلك. لا يختلف عن أي نوع آخر من خطة المشروع ، قالب تخطيط الحدث المجاني يحدد الموارد ويتضمن مراحل لتسهيل إدارتها.

أفضل ما في الأمر هو أن هناك خيارًا لتخطي جدول بيانات Excel والحصول على نسخة تجريبية مجانية من ProjectManager ، وهو برنامج إدارة مشاريع حائز على جوائز يمكنه القيام بأكثر من مجرد قالب ثابت. افتح البرنامج في مخطط جانت لتنظيم مهام الحدث وإضافة الموارد والتكاليف المرتبطة بها. يمكنك حتى تحديد المهام وإرفاق الملفات وإضافة الأوصاف والعلامات والأولوية والمزيد. يتم ملء كل شيء تضيفه إلى جدول البيانات في مخطط زمني مرئي حتى تتمكن من رؤية الحدث في مكان واحد ، وإضافة المعالم وربط المهام التابعة لتجنب التأخير. ثم قم بتعيين خط أساس لتتبع مجهودك المخطط له مقابل جهدك الفعلي في الوقت الفعلي ، وهو أمر لا يمكنك القيام به في جدول بيانات. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.

3. نموذج ميزانية الحدث

لقد حصلت على الوظيفة وأنت تضع خطة ، لكنك تحتاج إلى ميزانية مناسبة لتعرف ما يجب عليك دفع فاتورة لعميلك. إذا كانت توقعاتك المالية معطلة ، فمن المحتمل أن تحصل على مبلغ كبير من المال. قد يكون ذلك كافيًا لجعل الحدث بأكمله خسارة بالنسبة لك. لتجنب هذه الكارثة ، تحتاج إلى استخدام قالب ميزانية الحدث المجاني لبرنامج Excel. يتيح لك ذلك تقدير تكاليف الحدث بدقة أكبر قبل الالتزام به حتى تتمكن من تحقيق ربح وعدم خسارة المال.

من الصعب معرفة تكلفة حدث ما. هناك الكثير من المتغيرات وعليك التفكير في المخاطر التي قد تؤثر على تكاليف الحدث. يتيح لك قالب الميزانية المجاني الخاص بنا جمع التكاليف ، مثل تلك المرتبطة بالعمالة وأي رسوم استشاري قد تكون لديك والمواد الخام والمزيد. بالطبع ، لا يوجد حدثان متشابهان تمامًا. لهذا السبب فإن نموذجنا المجاني قابل للتخصيص. يمكنك إضافة أشياء مثل التسويق والعروض الترويجية أو أي شيء آخر قد يكون مفقودًا في النموذج لضمان التوصل إلى رقم دقيق. توجد أيضًا أعمدة لتتبع ميزانيتك الفعلية مقابل ميزانيتك المخططة للبقاء على المسار الصحيح.

4. قالب تقويم تسويق الحدث

بالحديث عن التسويق ، لا يوجد حدث ناجح بدون حملة تسويقية لجذب الجمهور المستهدف للحدث. القول أسهل من الفعل. تمامًا مثل خطة الحدث ، هناك مواعيد نهائية وموارد وتكاليف متضمنة. لا يهم إذا كنت تعمل على رسالة بريد إلكتروني خاطفة أو بريد مباشر أو حتى لوحات إعلانية ؛ هناك الكثير لتنسيقه. يساعدك قالب تقويم تسويق الأحداث المجاني لبرنامج Excel على وضع كل تلك البط في صف واحد. تعرض لك هذه الأداة متعددة الاستخدامات الحملة التسويقية على تقويم شهري أو ربع سنوي أو سنوي. يمكنك معرفة من المسؤول عن ماذا ومتى يستحق هذا العمل.

التصميم البسيط المخادع قوي جدًا لإدارة التسويق. إنها شبكة ، مثل ما تراه في أي تقويم ، ولكنها تسمح لك بإلقاء نظرة على الصورة الكبيرة ومشاهدة الحملة التسويقية الموضوعة على مدار الشهر أو ربع السنة أو السنة. النموذج مقسم إلى علامات تبويب ، كل منها يحتوي على التاريخ الموجود على اليسار واسم الحملة. فيما يلي المهام المرتبطة بهذه الحملة ، بما في ذلك الوصف وتاريخ الاستحقاق والشخص المسؤول عن إكمال هذا العمل. بعد ذلك ، يمكنك إضافة التكلفة لهذه المهمة ، وهي عنصر سطر في الميزانية الإجمالية. هناك أيضًا مساحة لإضافة أهداف الحملة ومدة الحملة التسويقية بأكملها.

5. قالب تعقب مهمة الحدث

لقد تحدثنا عن الحصول على الوظيفة والتخطيط للحدث وتقدير الميزانية وحتى حملة التسويق والترويج التي ستضمن حضورها جيدًا. ما لم نتحدث عنه بعد هو كيفية ضمان البقاء على المسار الصحيح. للقيام بذلك ، تحتاج إلى مقارنة الجهد المخطط مقابل الجهد الفعلي. بهذه الطريقة يمكنك معرفة ما إذا كنت تلتزم بجدول الأحداث الخاص بك أو تتخلف عن الركب. لا تريد أن تعرف أنك متأخر عن الجدول الزمني عندما يكون الوقت قد فات لاتخاذ إجراء. لا داعي للقلق إذا كنت تستخدم قالب تعقب مهام الأحداث المجاني لبرنامج Excel.

ستجد كل ما تحتاجه لتتبع مهامك. يوجد مكان لسرد اسم المهام الخاصة بك وإضافة وصف للعمل. إذا كان هناك تبعية ، فيمكنك أيضًا سرد ذلك لتجنب التأخيرات المكلفة. ثم أضف من تم تعيينه لهذه المهمة في فريقك. يوجد مكان لإضافة أولوية المهام لمعرفة ما يجب القيام به أولاً وتواريخ الاستحقاق ، بما في ذلك تواريخ البدء والانتهاء المخطط لها والانتهاء الفعلي. ثم أضف حالة المهمة لمعرفة ما إذا كانت متأخرة أو متوقفة مؤقتًا أو مكتملة.

6. نموذج الجدول الزمني للحدث

بالطبع ، كل هذا يجب أن يتم في إطار زمني معين. تقع الأحداث في وقت أو يوم أو أيام محددة. ليس هناك مجال للمناورة. تم إرسال المواد التسويقية مع وقت الحدث ولن يغير ذلك أي شيء. إن إنتاج هذا الحدث في الوقت المحدد يعني أن عليك أن تحدد جدولته بحكمة. يمكن أن يساعدك استخدام قالب الجدول الزمني المجاني للحدث لبرنامج Excel في التأكد من أن كل شيء يتم عندما يلزم القيام به.

مع الجدول الزمني للحدث لدينا ، لديك جزأين. يوجد على اليسار جدول بيانات ، قابل للتخصيص بالكامل مرة أخرى ، وفيه أربعة أعمدة. هناك يمكنك سرد المهام وتواريخ البدء وتواريخ الانتهاء والمدة. يوجد على اليمين مخطط زمني مرئي ، مثل مخطط جانت ، الذي يملأ تلقائيًا المخطط الزمني لحدثك. يمكنك جعل المراحل بألوان مختلفة لتسهيل تمييزها حيث تحصل على نظرة عامة على خطة الحدث في مكان واحد.

7. نموذج تحليل التكلفة والعائد

قبل أن تقترح إنتاج حدث ما ، عليك أن تعرف أن المشروع سيحقق عائدًا على استثمارك. خلافًا لذلك ، فأنت مؤسسة خيرية ، وليست شركة (على الرغم من أن المؤسسات الخيرية تحتاج إلى أن تظل قادرة على الوفاء بالتزاماتها لمواصلة عملها الجيد). لتحديد ما إذا كان الحدث يستحق المزايدة عليه ، استخدم نموذج تحليل التكلفة والعائد المجاني لبرنامج Excel ومعرفة ما إذا كان سيتم استرداد النفقات التي يتعين عليك دفعها.

يقوم قالب تخطيط الأحداث المجاني الخاص بنا بذلك عن طريق التقاط التكاليف الكمية ، مثل التكاليف غير المباشرة وغير الملموسة والفرص ، ودفعها إلى أي طول لخطة الحدث الخاصة بك. ثم تقوم بإدراج الفوائد الكمية ، مثل المباشرة وغير المباشرة وغير الملموسة والتنافسية ، ثم توقعها مرة أخرى على مدار دورة حياة الحدث. من ذلك ، يحسب النموذج التكلفة الإجمالية ويقارنها بالفائدة الإجمالية لمساعدتك على اتخاذ القرار الصحيح.

8. قالب مصفوفة RACI

إذا قمت بالمزايدة والفوز بالحدث ، فقد قمت بالفعل بتحليل التكلفة والعائد والتخطيط والجدول الزمني. الآن عليك أن تجعل فريقك يعمل وأن تبقي عميلك محدثًا. بعد كل شيء ، لديهم مصلحة راسخة في نجاحك. يتطلب هذا تحديد أصحاب المصلحة وتحديد أدوارهم ومسؤولياتهم ، بما في ذلك فريقك ، وكيفية ارتباطهم بالمشروع ومهامه. يتم ذلك باستخدام قالب مصفوفة RACI المجاني لبرنامج Excel.

RACI هو اختصار لكلمة مسؤول وخاضع للمساءلة والتشاور والمعرفة. قالب التخطيط المجاني للأحداث الخاص بنا هو جدول بيانات يمكنك من خلاله سرد مهام المشروع في شكل صفوف وعبر القائمة العلوية جميع أعضاء فريقك ، كل على هيئة عمود فردي. ثم بجوار المربع حيث يفي اسمهم بالمهمة ، يمكنك ملاحظة ما إذا كانوا من R أو A أو C أو I. وهذا يحسن بشكل كبير إدارتك للمشروع والفريق والعميل.

9. نموذج خريطة أصحاب المصلحة

هناك أداة أخرى لتحديد أصحاب المصلحة في مشروع الحدث الخاص بك وهي قالب خريطة أصحاب المصلحة المجاني لبرنامج Excel. تذكر ، يمكن أن يكون أصحاب المصلحة أي شخص من فريقك والجمهور المستهدف للحدث ، وبالطبع العميل. إن استخدام هذه الأداة المرئية يجعل من السهل عليك رؤية تأثير كل من أصحاب المصلحة وكيفية تأثيرهم على عملك.

قالب تخطيط الحدث المجاني سهل الاستخدام. إنه مقسم إلى شبكة من أربعة مربعات. أولاً ، قم بإدراج أصحاب المصلحة الخاصين بك وقم بتلوينهم إما باللون الأخضر للإشارة إلى أنهم مدافعون ، والأصفر إذا كانوا محايدين وحمراء إذا كانوا حرجين ويمكن أن يحظروا العمل. ثم أضف كلًا إلى القبضة ، والتي يتم تقسيمها من خلال كيفية إدارتها ، والرضا ، والإدارة عن كثب ، ومستوى تأثيرها ، من الأقل إلى الأعلى. يساعدك هذا في إنشاء خطة إدارة واتصال أصحاب المصلحة.

10. قالب الجدول الزمني

أخيرًا ، ستحتاج إلى تتبع فريقك أثناء قيامهم بعملهم. تعد الجداول الزمنية أدوات قيمة ليس فقط لكشوف المرتبات ولكن لتتبع التكلفة في الساعة والإجازة والعمل الإضافي لفريقك. يمكن أن يساعدك استخدام قالب الجدول الزمني المجاني لبرنامج Excel في إدارة وقت فريقك مع تتبع ساعاتهم.

يساعدك قالب الجدول الزمني على تتبع موظفيك. ابدأ بالتقاط البيانات الشخصية ، مثل الاسم والقسم وسعر الساعة وما إلى ذلك. ثم حدد إطارًا زمنيًا للجدول الزمني واجمع ساعاتها. أضف إجمالي ساعات العمل وستكون قادرًا على تتبع مكانهم من حيث إكمال مهامهم والتأكد من دفعهم بسرعة وبدقة.

استخدم ProjectManager لتقديم حدث ناجح

تعد قوالب تخطيط الأحداث المجانية رائعة ، ولكن إلى حد ما فقط. على سبيل المثال ، يجب إدخال قالب الجدول الزمني الخاص بنا يدويًا وليس هناك أمان. ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع حائز على جوائز وله ميزات الجدول الزمني التي يتم ملؤها تلقائيًا وتعطي المديرين نظرة في الوقت الفعلي إلى المدى الذي وصلوا إليه في إكمال مهامهم. ولكن هذه مجرد ميزة واحدة للعديد من الميزات لمساعدتك في إدارة وتقديم حدث عالي الجودة لعميلك.

خطط لحدثك على مخطط جانت

بدلاً من استخدام قالب تخطيط الأحداث ، ونموذج الجدول الزمني ، وميزانية الحدث ، والمتعقب ، وما إلى ذلك ، فإن مخطط جانت الخاص بنا ينظم مهامك ومواردك وتكاليفك ويتتبع تقدمك في الوقت الفعلي. يمكنك ربط جميع تبعيات المهام الأربع وتعيين خط أساس للجدول الزمني ، والذي يسمح لبرنامجنا بعرض بيانات في الوقت الفعلي عن تقدمك وأدائك. هذه هي الطريقة التي تحافظ بها على المسار الصحيح ولا تتجاوز الميزانية.

تتبع تقدمك على لوحات المعلومات في الوقت الفعلي

من السهل تحرير جانت ؛ فقط قم بالسحب والإفلات مع تغير الأشياء. يتم تعديل جميع تفاصيل خطة الحدث الخاصة بك وفقًا لذلك. بعد ذلك ، يمكنك التبديل إلى لوحة التحكم في الوقت الفعلي والحصول على عرض عالي المستوى لكل شيء بدءًا من وقتك والتكلفة إلى عبء العمل والصحة العامة لمشروعك. ليس عليك إضاعة الوقت في تكوينه كما تفعل مع الأدوات خفيفة الوزن. إنه جاهز عندما تكون جاهزًا.

يحتوي برنامجنا على أكثر من مخططات جانت ، وهي أكثر ملاءمة للمديرين. توجد لوحات كانبان لتصور سير العمل وقوائم المهام والتقويمات لدفع التسويق والترويج. تعمل جميع طرق عرض المشروع المتعددة في انسجام ، لذا بغض النظر عن الأداة التي تستخدمها ، فإنها تحتوي على أحدث البيانات. الجميع دائما على نفس الصفحة.

محتوى الحدث ذي الصلة

سواء كنت جديدًا في إدارة حدث أو عملت على العشرات في الماضي ، فهناك دائمًا المزيد لتتعلمه. موقعنا هو مركز على الإنترنت لكل ما يتعلق بإدارة المشاريع ، بما في ذلك التخطيط للأحداث. إليك عينة من مدوناتنا الأسبوعية وأدلةنا ومقاطع الفيديو التعليمية.

• كيفية التخطيط لحدث: خطوات التخطيط للحدث ، والنصائح وقائمة المراجعة
• كيفية التخطيط لحدث افتراضي: قائمة مراجعة تخطيط حدث افتراضي
• إدارة الحدث: دليل سريع
• برنامج إدارة مشروع الحدث
• كيفية إنشاء ميزانية الحدث

ProjectManager هو برنامج عبر الإنترنت يمكّن الفرق من تخطيط وإدارة وتتبع الأحداث في الوقت الفعلي. استخدم ميزات إدارة المهام وإدارة المخاطر وإدارة الموارد لدينا للبقاء منتجًا وعلى المسار الصحيح. تعمل منصتنا التعاونية على تسهيل التعليق ومشاركة الملفات أينما كنت. انضم إلى الفرق في Avis و Nestle و Siemens الذين يستخدمون أداتنا لتحقيق النجاح. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.