كل ما تحتاج لمعرفته حول استضافة مؤتمر افتراضي كبير

بعد أن ينمو عملك بما فيه الكفاية ، قد تكون مهتمًا باستضافة مؤتمر افتراضي. ومع ذلك ، يمكن أن يكون تحديا. عندما يتم تكليفك بمثل هذا المسعى ، فهناك العديد من المشكلات التي يجب عليك مواجهتها.

بادئ ذي بدء ، عليك تحويل يوم كامل من المحاضرات إلى نشاط جذاب. ثانيًا ، تحتاج إلى تحديد التاريخ الذي يمكن أن يحظى فيه مؤتمرك بأكبر قدر من الاهتمام. أخيرًا ، تحتاج إلى الاهتمام بجميع الجوانب الفنية لتزويد الحاضرين بأفضل تجربة ممكنة. أدناه ، ستجد العديد من النصائح القيمة حول التعامل مع هذه المشكلات وبعض المشكلات الأخرى.

في غضون لحظة ، ستتعرف على أفضل البرامج التي يمكنك استخدامها ، ولماذا قد تحتاج إلى خدمات الترجمة (قد ترغب في قراءة المزيد عن الترجمات التقنية) ، أو كيفية تسهيل تفاعل المشاركين. تابع القراءة وتأكد من أن مؤتمرك يعمل بسلاسة.

جعل مؤتمرك متميزًا

إذا كان مؤتمرك لا يقدم أي قيمة فريدة ، فلن يحضره الكثير من الناس. والأسوأ من ذلك ، أن الأشخاص الذين سيحضرون الحدث الخاص بك لن يولوا اهتمامًا خاصًا به ، وسيكون عدد تفاعلات المشاركين صغيرًا.

لتجنب هذا المصير ، عليك أن تجعل الحدث الخاص بك يبرز من بين الحشود. كيف افعلها؟ هناك عدة طرق يمكنك اتباعها.

نظِّم مؤتمرك

تنظيم مؤتمرك يعني اختيار موضوع معين له والالتزام به. لا تقم بدعوة كل مقدم لا ترتبط اهتماماته ارتباطًا وثيقًا بالموضوع المطروح. بدلاً من ذلك ، ركز على جمع أكبر عدد ممكن من المتخصصين في مجال معين. بهذه الطريقة ، سيكتسب مؤتمرك مكانة أكبر ويكون له هدف محدد بوضوح من البداية إلى النهاية.

اجعل بيئة المؤتمر شاملة

قد تبدو هذه النقطة بمثابة الحجة المضادة المثالية للنهج الذي ذكرناه أعلاه. ومع ذلك ، فإن الأمر عكس ذلك تمامًا.

يتضمن فن جعل مؤتمرك بارزًا أيضًا إنشاء بيئة شاملة حيث يمكن للجميع التعبير عن آرائهم بحرية. إذا كنت ترغب في مشاركة المزيد من الأشخاص في حدثك عبر الإنترنت ، فتجنب خطأ دعوة ممثلي مؤسسة واحدة فقط.

عندما تجمع مشاركين من ثقافات وخلفيات مختلفة ، ولكن أيضًا بآراء مختلفة ، ستكون تفاعلاتهم أكثر إثارة للاهتمام. بالإضافة إلى ذلك ، ستكسب شركتك سمعة منصة عادلة ، حيث يمكن للجميع الحصول على فرصة للمشاركة في مناقشة هادفة مع الجانب الآخر.

حافظ على المناقشات بناءة

هذه النقطة تربط بدقة بين النقطتين السابقتين. عندما تحصل على خبراء من خلفيات مختلفة ، يمكن أن يصبح الجو في بعض الأحيان متوترًا بعض الشيء. لمنع وقوع الحوادث غير السارة ، اجعل شخصًا ما يدير المناقشة دائمًا.

من خلال الحفاظ على جميع جلساتك بناءة ، ستظهر احترافك وتثبت أنك تهتم بالموضوع. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يساعدك على بناء علاقات إيجابية وطويلة الأمد مع الشركات الأخرى وتعزيز سمعتك.

التخطيط للمؤتمر الافتراضي الخاص بك

هناك الكثير من التخطيط المتضمن في تنظيم مؤتمر افتراضي كبير. يجب عليك الاهتمام بالعديد من الأشياء المهمة والتأكد من أنك لا تفقد مسار أي شيء.

للبدء ، عليك أن تقرر نوع المؤتمر الذي تريد استضافته. هل ستكون مجموعة من الندوات عبر الإنترنت أو بالأحرى شيء يشبه ورشة عمل افتراضية؟ سيؤثر القرار الذي تتخذه هنا على اختياراتك الأخرى. على هذا النحو ، تأكد من أنك تفكر بعناية في جميع الخيارات.

بعد أن تعرف نوع المؤتمر الذي ترغب في استضافته ، يجب عليك إلقاء نظرة على التقويم واختيار التاريخ المناسب له. تذكر عدم التخطيط للحدث الخاص بك في وقت مبكر جدًا ، وإلا فلن يكون لدى الحاضرين الوقت الكافي للتحضير له. بالإضافة إلى ذلك ، يجب عليك التحقق مما إذا كانت هناك بعض المؤتمرات الأخرى المجدولة في نفس الوقت تقريبًا. إذا كان الأمر كذلك ، فقد ترغب في نقل مؤتمرك إلى تاريخ آخر أقل تنافسية.

الاهتمام بالترجمة والدعم الفني

إذا كنت تخطط لاستضافة مؤتمر افتراضي كبير ، فستحتاج إلى الحصول على البرنامج المناسب لتوفير تفاعل صوتي وفيديو ، مما يسمح لك بتقديم عروض تقديمية في الوقت الفعلي أثناء الحدث. علاوة على ذلك ، فإن السماح بتعليقات وأسئلة الحضور هو جانب أساسي آخر لا يمكنك حذفه.

أولاً ، تأكد من أن لديك ما يكفي من المعدات ، مثل أجهزة العرض والميكروفونات ومكبرات الصوت وأجهزة الكمبيوتر المحمولة المزودة ببرنامج عقد مؤتمرات عبر الويب. يجب عليك أيضًا التأكد من أن لديك العديد من خيارات النسخ الاحتياطي في حالة فشل أحدها. أفضل خيار لك هنا هو إيجاد حل يسهل إعداده وإدارته.

قد ترغب أيضًا في توظيف متخصصين في مجال السمعيات والمركبات يعرفون كيفية استخدام جميع المعدات بشكل صحيح. أخيرًا ، تأكد من أن جميع المواقع لديها اتصال إنترنت سريع وأن لديك شخصًا تقنيًا واحدًا على الأقل لكل 10 مشاركين.

من الجيد أيضًا البحث في خدمات الترجمة والعثور على مترجمين يعرفون اللغة الإنجليزية ولغتك الأم. من الناحية المثالية ، يجب أن يكونوا متحدثين أصليين للغة الإنجليزية ويعرفون اللغة المحلية أيضًا. سيقومون بترجمة العروض التقديمية وجلسات الأسئلة والأجوبة إلى لغتك الأم ويساعدون في تسهيل التواصل بين الحاضرين من مختلف البلدان.

بالطبع ، حافظ على إصبعك على النبض حتى أثناء الجلسات. تأكد من أن الجميع يمكنهم سماع المقدم وأن جميع الحاضرين يمكنهم رؤية العرض التقديمي. إذا حدث خطأ ما ، فيجب على الشخص المعين من فريق الدعم الفني محاولة حل المشكلة بأسرع ما يمكن.

اختيار برنامج حدث عبر الإنترنت

عند اختيار برنامج حدث عبر الإنترنت لحدثك الافتراضي ، هناك العديد من الأشياء التي يجب أن تبحث عنها:

عدد الحضور

لا تختر برنامج حدث عبر الإنترنت يمكنه التعامل مع 100 شخص كحد أقصى لأنه سيكون صغيرًا جدًا بالنسبة لحدثك. سيختلف العدد الدقيق اعتمادًا على المكانة ومقدار التسويق المعني ، ولكن يجب أن يتمكن 1000 شخص على الأقل من حضور الحدث الخاص بك في نفس الوقت. يمنحك مساحة كافية لتنمية جمهورك بمرور الوقت وزيادة حجم الحدث التالي.

تكامل وسائل التواصل الاجتماعي

تريد أن يكون المشاركون قادرين على مشاركة أفكارهم وآرائهم حول حدثك مع أصدقائهم ومتابعيهم على منصات التواصل الاجتماعي. يجب أن يسهل برنامج الأحداث عبر الإنترنت من خلال توفير جميع الأدوات اللازمة لهم. يتضمن ذلك الشارات وغرف الدردشة وأزرار المشاركة الاجتماعية.

السعر

بالطبع ، السعر مهم دائمًا عند البحث عن أدوات أو خدمات جديدة. تأكد من اختيار خيار ميسور التكلفة يلبي جميع متطلباتك ولكنه لا يكلف الكثير من المال أيضًا. يقدم العديد من مزودي برامج الأحداث عبر الإنترنت تجارب مجانية حتى تتمكن من اختبار الأدوات الجديدة قبل تحديد الأفضل بالنسبة لك.

خاتمة

كما ترى ، فإن استضافة مؤتمر افتراضي كبير ليست بالمهمة الأكثر مباشرة ، خاصة إذا كانت لديك خبرة قليلة في تنظيم الأحداث عبر الإنترنت. ومع ذلك ، بعد قراءة هذا المقال ، لا ينبغي أن يقف أي شيء في طريقك لتنظيم حدث ناجح عبر الإنترنت.

تذكر أنه يجب عليك إبراز مؤتمرك والاهتمام بالجوانب التقنية واختيار أفضل برامج الأحداث عبر الإنترنت. لذا ضع هذه الأشياء في الاعتبار وتأكد من الاهتمام بها جميعًا قبل بدء البث المباشر.

السيرة الذاتية

برزيميسلاف كاتب محتوى ينصب تركيزه الأساسي على تقديم مقالات عالية الجودة حول التقنيات الجديدة. مجالات اهتمامه الرئيسية الأخرى هي الفلسفة وعلم اللغة.