فهم تقرير الاستثناء في إدارة المشروع

إنها عبارة مبتذلة أن نقول إن المشاريع نادرًا ما تقدم كما هو مخطط لها ، لكنها مجرد مبتذلة لأنها صحيحة. مع ظهور مشكلات المشروع ، من المهم اتخاذ إجراء. لكن كيف تعرف ما هو الإجراء الذي يجب اتخاذه؟ هذا هو المكان الذي يأتي فيه تقرير الاستثناء ، أداة لمساعدتك في معرفة كيفية العودة إلى المسار الصحيح.

ما هو تقرير الاستثناءات في إدارة المشاريع وكيف تستخدمه؟ دعنا نحدد المصطلح ونوضح استخدامه في إدارة المشاريع التي تخرج عن المسار الصحيح. سنعرض لك بعض أمثلة تقارير الاستثناءات وكيف يمكن لبرامج إدارة المشاريع أن تبقيك في الموعد المحدد وفي حدود الميزانية.

ما هو تقرير الاستثناء؟

يتم استخدام تقرير الاستثناء لجمع البيانات حول الخطأ الذي يحدث في المشروع. أي ، هل هناك أي استثناءات للمشروع تؤدي إلى انحرافه عن مساره؟ كما هو الحال مع جميع التقارير ، يعد تقرير الاستثناء أداة مهمة لجمع بيانات المشروع. ما يجعل الأمر مهمًا بشكل خاص هو أنه من خلال جمع المعلومات حول ما هو غير صحيح في المشروع ، يمكنك وضع خطة لإعادة المشروع إلى مساره الصحيح.

يمكن أن يكون الخطأ الذي يحدث في المشروع أي عدد من الأشياء. ربما ينحرف عملك عن توقعاتك ، أو لم تحقق معلمًا محددًا في خطة مشروعك أو أن هناك مشكلة تجعلك خارج الجدول الزمني وتجبرك على إنفاق أكثر مما خصصته في ميزانيتك.

لا يلزم بالضرورة أن يلتقط تقرير الاستثناء مشكلة من شأنها أن تعرقل مشروعك - فهذه المشاكل يمكن أن تكون كبيرة أو صغيرة ويكون لها تأثير كبير أو ثانوي على المشروع أو العمل. بغض النظر عن الحجم ، من المحتمل أن تؤثر المخاطر على المشروع أو العمل أو حتى المشكلات التنظيمية. في الواقع ، تكشف تقارير الاستثناء في بعض الأحيان ببساطة عن مشكلات الأداء ، والمخالفات في المحاسبة والتمويل أو مشاكل مراقبة المخزون.

بدون أدوات إدارة المشروع المناسبة ، فإنك تخاطر بشكل كبير. ProjectManager هو برنامج لإدارة العمل والمشاريع مزود بلوحات معلومات في الوقت الفعلي لعرض عالي المستوى لمشروعك. لا يلزم أي إعداد وتقوم أداتنا بالتقاط البيانات الحية وحسابها وعرضها على الرسوم البيانية الملونة. سترى بيانات عن ستة مقاييس للمشروع لمساعدتك في اكتشاف الحالات الشاذة قبل أن تهدد نجاح مشروعك. ابدأ اليوم مجانًا.

لماذا نستخدم تقرير استثناء؟

التوثيق ضروري في كل مشروع بالطبع. الأعمال الورقية وتقارير المشروع توضح بالتفصيل من أكمل المهام وبأي طريقة. من خلال توثيق التكاليف ، فإنك تُبقي فريقك مسؤولاً وتلتزم بجدولك الزمني وميزانيتك أثناء التكرار في أصحاب المصلحة.

من خلال وجود تقرير استثناء يوثق الأخطاء في مشروعك ، فإنك تقدم مساهمة قيمة. يسجل تقرير الاستثناء الأخطاء التي حدثت بالتفصيل ، مما يسمح لك بالتعلم من أخطائك وعدم تكرارها لاحقًا في المشروع أو في المشاريع المستقبلية.

إن استخدام تقرير الاستثناء هو كيفية قدرة المشاريع والشركات على تحديد المشكلات ومعالجتها بسرعة في عملياتها قبل أن تصبح كبيرة جدًا بحيث لا تسبب ضررًا. يتم ذلك من خلال مراقبة العمليات في مشروع أو عمل والبقاء متيقظًا لأي حالات شاذة تشير إلى أن الأشياء تتحرك في الاتجاه الخاطئ.

يمكن أن يساعد تقرير الاستثناء أيضًا في جودة البيانات. يعد الحصول على بيانات جيدة أمرًا بالغ الأهمية للاستجابة على الأرجح لما يكتشفه تقرير الاستثناء. لا يمكن أن يكون هناك أي فجوات في البيانات أو البيانات المكررة أو البيانات التي تم سحبها من التقارير القديمة. يساعد تقرير الاستثناء الإدارة في معرفة أن هناك شيئًا ما خطأ في المشروع أو العمل ويجب تسليمه بدقة وفي الوقت المناسب لمعالجة المشكلة بسرعة.

ذات صلة: قالب تحليل السبب الجذري المجاني

ماذا يجب أن يكون في تقرير الاستثناء؟

يجب أن تكون جميع تقارير الاستثناءات واضحة وسهلة الفهم. يجب أن توضح البيانات بالتفصيل ما حدث وأين حدث الشذوذ ، كما هو الحال في أي مرحلة من العملية. يجب أن يلاحظ أيضًا كيف سيؤثر الاستثناء على المشروع أو العمل.

يجب أن يركز تقرير الاستثناء على العملية أو الهدف الذي لم يحقق هدفه أو توقعه. يساعد هذا في ضمان عدم حدوثه مرة أخرى من خلال محاولة تحديد سبب الخطأ في المقام الأول.

يختلف تكرار تقرير الاستثناء بناءً على العمل والمشروع. يمكن إكمالها يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا. في الواقع ، إذا كان الموقف حرجًا ، فأنت على الأرجح تريد تشغيل تقرير الاستثناء في الوقت الفعلي.

يتم إنشاء تقارير الاستثناءات في الغالب أثناء مرحلة التحكم في المشروع. إنها مستمدة من الخطة الحالية والبيانات الحالية الخاصة بالمشروع لتسجيل المشكلات والمخاطر والجودة. غالبًا ما يتم تسليم تقارير الاستثناءات كمستند Word أو PDF ، على الرغم من أنه يمكن إجراؤها وجهًا لوجه أو كرسالة بريد إلكتروني. إذا كنت تستخدم برنامج إدارة المشاريع ، فيمكن تسليمه من خلال هذه الأداة أيضًا.

مثال على الصناعات التي تستخدم تقارير الاستثناءات وفي أي سيناريوهات

كنا نتحدث عن إدارة المشاريع ، ولكن هذه صناعة واحدة فقط تستخدم تقارير الاستثناءات. يمكن لجميع الشركات الاستفادة من تقارير الاستثناءات لأن البيانات الواردة منها تنبه الشركة إلى الأمور التي لا تسير على ما يرام.

يعد تقرير الاستثناء جزءًا كبيرًا من المحاسبة والتمويل ويمكن أن يساعد الشركات على زيادة الكفاءة والفعالية. يؤدي استخدام تقرير الاستثناءات للائتمان والتحصيلات إلى كشف الفواتير المعلقة. يمكن لأي شركة لديها قسم حسابات مستحقة الدفع استخدام تقارير الاستثناءات لتحديد خصومات الدفع التي ستنتهي صلاحيتها. يمكن التعامل مع هذه الفواتير أولاً للدفع ، والاستفادة من الخصومات وتوفير المال.

ينطبق هذا أيضًا على الشراء ، حيث يمكن استخدام تقارير الاستثناءات لتحديد الفواتير التي لا تحتوي على أوامر شراء. قد يعني هذا الحسابات ذات الإنفاق غير المعتمد ، مما سيؤثر على قدرتك على التنبؤ بالتدفق النقدي وكشف المشكلات المتعلقة بالضوابط الداخلية.

في الواقع ، يمكن أن تساعد تقارير الاستثناء أي شركة في مهام سير عملها. يمكن استخدامه للعثور على أوامر الشراء غير المعتمدة التي يمكن أن تبطئ الإنتاج. لن يؤدي التأخير في تسليم الموردين إلا إلى كرة الثلج وسيؤثر سلبًا على عملائك.

مثال على تقرير الاستثناء

لقد تحدثنا كثيرًا عن تقارير الاستثناءات دون النظر إلى أحدها. هناك العديد من قوالب تقارير الاستثناءات عبر الإنترنت التي يمكن أن تساعدك في إنشاء واحد. لنلق نظرة على واحد من ProjectManagement.com.

كما ترى ، هناك مكان لالتقاط معلومات المشروع مثل الاسم ومن هو مدير المشروع والشركة والفترة التي يتم فحصها. تحت ذلك يوجد جدول بيانات يقوم بترقيم كل قسم لتمييزه.

تتضمن البيانات الملتقطة تاريخ التقرير واسم الإصدار ووصفه. هناك مساحة لسرد المسؤول عن حلها في الفريق ومساحة لتدوين ما إذا كان قد تم حلها وكيف تم حلها.

هناك أيضًا مساحة للتأثير الذي سيحدث على المشروع وأصحاب المصلحة والتكلفة. يضيف العمود الأخير مكانًا لإضافة أفضل الممارسات حتى لا تحدث هذه المشكلة في المستقبل.

نموذج تقرير استثناء مجاني

ربما لاحظت أن تقرير الاستثناء يشبه إلى حد كبير تقرير المشكلة. هذا لأنه ، على الأقل في إدارة المشاريع ، لديهم الكثير من القواسم المشتركة. في الواقع ، يحتوي ProjectManager على العديد من القوالب المجانية لجميع مراحل مشروعك ، بما في ذلك نموذج تتبع المشكلات المجاني الذي يمكن استخدامه كما تفعل مع تقرير الاستثناءات.

يحتوي متتبع المشكلة على تنسيق مشابه لقالب الاستثناء أعلاه. قم بتنزيله ويمكنك استخدامه لالتقاط الاستثناءات في مشروعك والعمل على التخلص من هذه المشكلات في المستقبل. سترى أنه يمكن تنزيل نموذج تتبع الإصدار المجاني لبرنامج Excel ولكن هناك خيار آخر.

يمكنك أيضًا فتح أداة تعقب المشكلات في برنامجنا. يتيح لك ذلك إدارة مشكلات مشروعك بدون جدول بيانات Excel ثابت. بدلاً من ذلك ، ستختار من بين خمسة طرق عرض للمشروع ، يتم تحديثها جميعًا في نفس الوقت. إذا كنت تستخدم مخطط جانت وكان فريقك يستخدم لوحة كانبان ، فأنت تعمل دائمًا على أحدث البيانات.

من يقوم بإعداد تقرير الاستثناء لمشروع؟

كما أشرنا أعلاه ، فإن تقرير الاستثناء عادة ما يكون جزءًا من مرحلة التحكم في إدارة المشروع. هذه هي النقطة في المشروع عندما يراجع مدير المشروع القضايا المتعلقة بالمشروع.

إذا كانت إحدى هذه المشكلات تهدد المشروع ، فحينئذٍ يحتاج مدير المشروع إلى إنشاء تقرير استثناء. يتيح ذلك لمدير المشروع الحصول على مزيد من السياق حول المشكلة وإدارة حلها. كما أنه يساعد في منع مثل هذه المشاكل من تهديد المشروع في المستقبل.

بينما سيشارك فريق المشروع في الاستجابة لنتائج تقرير الاستثناء ، يكون مدير المشروع مسؤولاً عن ذلك لأنهم هم الذين يعرضون المشكلة على مجلس إدارة المشروع. كما أنهم سيقودون مبادرة الاستجابة لها ، ويقدمون خيارات وتوصيات.

كيف يساعد ProjectManager في الإبلاغ عن الاستثناءات

لقد ذكرنا بالفعل كيف يمكن لـ ProjectManager المساعدة في الإبلاغ عن الاستثناءات من خلال لوحات المعلومات في الوقت الفعلي التي تلتقط بيانات المشروع الحية وتوفر للمستخدمين طرق عرض متعددة للمشروع لمعالجة المشكلة باستخدام الأدوات التي يرتاحون لها. لكن هذه فقط البداية.

إنشاء استثناءات وتتبعها على لوحات Kanban

إحدى طرق عرض المشروع المتعددة هي لوحات كانبان ، وهي أداة رشيقة تصور سير عمل المشروع. يمكن للفرق إدارة الأعمال المتراكمة الخاصة بهم والتخطيط للسباقات معًا على نظامنا الأساسي التعاوني ، مما يسمح لهم بالتعليق ومشاركة الملفات. يتمتع المديرون بالشفافية في العملية ويمكنهم إعادة تخصيص الموارد لتجنب الاختناقات والحفاظ على عمل الفرق بكفاءة.

احصل على بيانات أعمق مع التقارير بنقرة واحدة

تمنحك لوحة التحكم في الوقت الفعلي نظرة عامة رائعة ، ولكن عندما تريد التركيز على مزيد من التفاصيل ، استخدم تقاريرنا التي يمكن إنشاؤها بضغطة زر. يمكنك الحصول على تقارير الحالة وتقارير المهام والتكاليف وغير ذلك الكثير. يمكن تصفية جميع التقارير للتركيز على ما تبحث عنه ويمكن مشاركتها بسهولة كملفات PDF أو مطبوعات لإعلام لوحة مشروعك.

يحتوي ProjectManager على مصدر واحد للحقيقة يسمح للجميع بالتواجد دائمًا في نفس الصفحة. كأداة عبر الإنترنت ، فهي تربط الفرق سواء كانت تعمل في نفس المكتب أو عن بعد أو حتى في أقسام مختلفة بمنهجيات مختلفة - كل ذلك في الوقت الفعلي. وهذا يعني تقارير استثناء أكثر دقة ومشاريع أكثر نجاحًا.

ProjectManager هو برنامج حائز على جوائز يربط الفرق المختلطة ويعزز الإنتاجية. تنظيم المهام ومراقبة الأداء والإبلاغ عن التقدم المحرز ، كل ذلك باستخدام أداة واحدة. انضم إلى فرق في مؤسسات متنوعة مثل NASA و Siemens و Nestle الذين يستخدمون برنامجنا لتحقيق النجاح. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.