حارب قلق العمل وزد من إنتاجية مكان العمل باستخدام التكنولوجيا

القلق من العمل حقيقي ويمكن أن يؤثر بشكل كبير على الأداء. يمكن أن يختبرها جميع الموظفين ، بغض النظر عما إذا كانوا عرضة للقلق أم لا. يمكن أن يؤدي تأثيره حقًا إلى إرهاق الشخص وإلحاق الضرر بإنتاجيته. والخبر السار هو أن هناك الكثير من الطرق لإدارة مستويات التوتر في مكان العمل ، ويمكن تطبيق تدابير فعالة على المستويين الفردي والتنظيمي.

يعاني الناس من القلق في كثير من الأحيان ، ولكن عادة ما يتم تجاهله. وفقًا لمسح أجرته جمعية القلق والاكتئاب الأمريكية ، فإن المجالات الرئيسية التي يؤثر عليها القلق في مكان العمل هي - الأداء وجودة العمل والعلاقات بين الفريق . يمكن أن تتراوح أسباب ذلك من ساعات العمل الطويلة وأعباء العمل الثقيلة إلى التوقعات غير الواضحة والتواصل غير الفعال وعدم القدرة على رؤية الصورة الأكبر. علاوة على ذلك ، إذا تُرك هذا الشعور بالخوف وعدم الارتياح دون إدارة يمكن أن يكون له عواقب وخيمة يمكن أن تتداخل بشكل كبير مع نمو الأعمال التجارية.

يجب أن يوفر مكان العمل بيئة داعمة تشجع الأفراد على أداء أفضل ما لديهم. يجب أن تكون مساحة آمنة حيث يمكن للمرء التركيز ومعالجة المعلومات والعمل على مشاريعهم وإكمالها بأقصى قدر من النجاح. يجب أن يحفز أعضاء الفريق على التعلم والتعاون والنمو مهنيًا. ومع ذلك ، عندما يتسلل القلق ، قد يكون من الصعب جدًا تحقيق ما سبق ذكره.

لذلك ، في هذه المقالة ، سنشارك المزيد من المعلومات حول ماهية القلق في مكان العمل وما يمكنك فعله لإدارته بنجاح. سنلقي الضوء على كيفية تأثيره على كل من الموظفين والأعمال التجارية ككل وبأي طرق. ولكن الأهم من ذلك ، سنقدم لك نصائح حول كيفية التغلب عليه بمساعدة التكنولوجيا.

دعنا نصل إليه ، نحن العرب؟

ما هو القلق في مكان العمل؟

القلق هو الشعور الشديد بعدم الارتياح والقلق والتوتر الذي تشعر به عند مواجهة المواقف العصيبة. يمكن أن يكون طبيعيًا تمامًا ، حتى عاديًا.

تمامًا مثل الطلاب الذين يمكن أن يكونوا متوترين قبل الاختبار ، أو يمكن للرياضي تجربة مزيج من المشاعر التي تغذي الأدرينالين قبل المنافسة ، قد يشعر موظفوك بالقلق عند الوفاء بموعد نهائي مهم ، أو الجلوس في اجتماع مع مشرف ، أو تقديم أو إطلاق جديد المشروع.

ومع ذلك ، إذا أصبح الشعور بالضيق مستهلكًا بالكامل وكان عمل موظفيك يعاني ، فهذه علامة على وجود مشكلة أكبر بكثير.

من المؤكد أن الشعور بالقلق هو أمر مزعج ، وربما يكون مزعجًا بعض الشيء ، ولكن كما يذكر The Medical Futurist ، يمكن أن يكون مفيدًا أيضًا في بعض الحالات. إنه رد فعل أجسامنا الطبيعي للتغيرات في بيئتنا ، مما يؤدي إلى وضع القتال أو الطيران. يعتمد الوضع الذي سيتم تنشيطه على كل من المعايير الظرفية والشخصية.

وجد Cheng و McCarthy في بحثهما أن القلق في مكان العمل له طبيعة ميول وظرفية . هذا يعني أن الأشخاص الذين يعانون من القلق في حياتهم ، بشكل عام ، هم أكثر عرضة لرؤية المواقف الجديدة على أنها تهديد. بينما قد يشعر الآخرون بمستويات مختلفة من الإثارة اعتمادًا على الموقف الذي يتعين عليهم مواجهته.

على سبيل المثال ، عندما يعاني المماطلون من القلق ، فإنهم يدخلون في وضع القتال - أي أنهم يركزون أكثر حتى يتمكنوا من إنهاء مشاريعهم في الوقت المحدد. ومع ذلك ، عندما يعاني مخطط صارم من القلق ، فقد ينتقل إلى وضع الطيران أو يتجمد تمامًا.

يجب أن تكون قادرًا على تمييز كيفية استجابة أعضاء فريقك المختلفين للمواقف العصيبة. بشكل عام ، يجب أن تفرق بين القلق والتوتر. عادة ما يكون الأخير قصير الأجل ، في حين أن الأول يمكن أن يكون له عواقب طويلة المدى ويرهق شعبك. لذا ، إذا كنت ترغب في الحفاظ على الإنتاجية والتحفيز عالياً ، فلا يجب أن تتركها بلا إدارة.

مجالات العمل المشتركة التي تسبب القلق

لمعالجة مشكلة ما ، عليك أولاً معرفة السبب الجذري لها. هناك الكثير من الأسباب التي تجعل الشخص يعاني من القلق. عندما يتعلق الأمر بالضغوط المرتبطة بالعمل ، هناك بعض الأشياء التي تبرز.

• أعباء العمل الثقيلة - يمكن أن يؤدي العمل في نفس الوقت على مهام متعددة أو مشاريع كبيرة وإدارتها إلى جعل الموظفين يشعرون بالإرهاق وحتى الإرهاق.
• ساعات العمل الطويلة - حتى لو كان فريقك يتألف من الأشخاص الذين ينجزون أكثر من طاقتهم ويعملون لساعات إضافية بشكل تطوعي ، فسيأتي وقت يؤثر فيه ذلك عليهم.
• المواعيد النهائية للوفاء - خاصةً إذا كانت المشاريع غالبًا "مستحقة بالأمس" أو لها موعد نهائي غير واقعي.
• توقعات الأداء المتضاربة - لا يمكن أن يؤدي تضارب الطلبات والتدريب غير الفعال إلى جعل المشروع يشعر بأنه غير قابل للإدارة فحسب ، بل يمكن أن يجعل كل يوم في العمل صراعًا.
• صعوبة في التواصل - عندما لا يتمكن الموظفون من التواصل مع بعضهم البعض أو مع المديرين بشكل فعال ، يمكن أن يتحول الإحباط إلى ضغوط شديدة.
• ردود الفعل غير الفعالة - مع عدم وجود ملاحظات كافية ، قد يشعر فريقك بالتوتر بشأن جودة عملهم وقد يصبح خائفًا من فقدان وظائفهم إذا كان المديرون غير راضين. علاوة على ذلك ، يمكن أن يؤدي ذلك إلى إبطاء تقدمهم ، مما يؤدي إلى مزيد من التوتر.
• عدم السيطرة على المهام الفردية - يمكن أن تجعل الإدارة التفصيلية المفرطة فريقك يشعر وكأنك لا تثق به.
• عدم القدرة على رؤية قيمتها - إذا لم يكن موظفوك على دراية بدورهم في الربحية ونمو عملك ، فقد يشعرون أنه ليس لديهم هدف.

يمكن للشركات تطبيق أدوات وتقنيات مختلفة لتعويض الآثار السلبية للقلق وخلق بيئة فعالة وداعمة. من تعزيز ثقافة العمل إلى تبني ممارسات أفضل لإدارة المشاريع ، يمكنهم تقديم المساعدة في التغلب على التحديات اليومية.

هناك عدة طرق يمكن للتكنولوجيا من خلالها دعم هذه العملية وتحسين الصحة العقلية لأعضاء فريقك. تابع القراءة لتجد ما هم عليه.

1. تحسين جدولة المشروع والتنسيق

بغض النظر عن حجم شركتك ، من المحتمل أن يكون لديك العديد من المشاريع النشطة ، لذلك لضمان سير كل شيء بسلاسة ، يجب أن تكون قادرًا على إدارتها بفعالية. أنت بحاجة إلى حل يمكن أن يساعدك في جدولة وتنسيق المشاريع بشكل أفضل. التكنولوجيا التي يمكن أن تساعد هي برامج إدارة المشاريع ، مثل Asana أو Toggl أو Teamwork.

يمكن أن تساعد أدوات إدارة المشروع أعضاء الفرق المختلفة على البقاء على اتصال ، وتخصيص المهام ، ومراقبة التقدم المحرز ، وتخطيط كل مرحلة من مراحل العملية بأكملها بطريقة يمكن التنبؤ بها ودقيقة ومربحة.

يساعد هذا في تحسين العمل الجماعي والمساءلة مع تقليل عدم اليقين والارتباك في الجدولة . كما أنه يمكّن الزملاء من التواصل مع بعضهم البعض عندما يحتاجون إلى المساعدة ، مما يساعد أعضاء الفريق القلقين على الشعور بالاتصال.

ومع ذلك ، فإن تحسين كفاءة جدولة المشروع وتنسيقه ما هو إلا البداية. بعد ذلك ، تحتاج إلى تبسيط عملياتك لإزالة الأخطاء والتأخيرات.

2. تبسيط العمليات المعقدة

من خلال تبسيط العمليات الخاصة بك بمساعدة التكنولوجيا ، يمكنك تحسين الإنتاجية ، وجعل العمليات أكثر سلاسة ، وإدارة قلق العمل داخل فرقك. سيساعدك هذا على إزالة الأنشطة غير الضرورية التي قد تؤدي إلى إبطاء موظفيك حتى تتمكن من مساعدتهم في تحديد أولويات جهودهم والتركيز على المهام الأكثر أهمية أولاً.

يمكن استخدام تبسيط العمليات في العديد من المجالات المختلفة ، ويمكنك استخدام برامج إدارة سير العمل ، مثل ProcessSt أو SaaSBPM ، لمساعدتك في تحقيق ذلك. من خلال تحسين الاتصالات والإدارة والمحاسبة والمبيعات وغير ذلك ، يمكنك تخصيص المهام تلقائيًا بحيث يكون الجميع في الحلقة عند حدوث التغييرات.

سيساعد هذا في تقليل الأخطاء والارتباك. سيتواصل الموظفون بسهولة عندما يحتاجون إلى المساعدة ، سواء كانت تتعلق بمهمة معينة أو تتعلق بالرفاهية.

اقرأ أيضًا: مجموعة أدوات المصمم: مهام سير العمل والبرامج والمواقع الإلكترونية

3. تتبع رفاهية الموظفين

مهما كان النهج الذي تتبعه لإدارة القلق في مكان العمل ، فإن رعاية رفاهية موظفيك ستلعب دائمًا دورًا مهمًا.

من خلال استخدام برامج الموارد البشرية ، يمكنك مساعدة المديرين والمتخصصين في الموارد البشرية على تقديم دعم أفضل وتحسين تجربة العمل الشاملة في شركتك. وبالتالي السماح لهم بتصميم العمليات والجداول الزمنية حول احتياجات وطلبات الموظفين.

بالإضافة إلى ذلك ، مع مثل هذه التكنولوجيا ، يمكن لفرق الموارد البشرية الحصول على فهم أفضل لكيفية عمل الفرق الأخرى وشعور الموظفين. يمكن أن يساعد في التدريب والتأهيل وتشجيع الموظفين على التحدث عندما يشعرون بالتوتر.

سيسمح الحصول على هذه المعلومات للمديرين بالعثور على فجوات في أداء الموظف والتوصل إلى أفكار حول كيفية سدها. تتمثل إحدى طرق البدء في المساءلة الفردية والسماح للموظفين بمزيد من التحكم في جداولهم.

اقرأ أيضًا: كيف يمكن للقيادة أن تضيف ثقافة إيجابية بين الموظفين

4. امنح الموظفين السيطرة على جداولهم

يمكن أن يشعر الموظفون القلقون بالإرهاق عندما يتعين عليهم أن يكونوا مسؤولين عن العديد من المشاريع والمهام في نفس الوقت. هذا صحيح بشكل خاص إذا كان لديهم قلق متعلق بالأداء أو اتخاذ القرار. قد يكون لديهم حتى "شلل في التحليل" ، وهي حالة تجعلهم يبالغون في التحليل والتفكير في كل مهمة في قائمة مهامهم.

إذا وجد أعضاء فريقك صعوبة في تحديد الأولويات ، فقد يكون من المفيد لهم أن تقسم العملية إلى أجزاء أصغر. يمكنك بعد ذلك تخصيص أطر زمنية منفصلة لكل إطار والسماح لموظفيك بجدولة مسؤولياتهم بطريقة تناسبهم. سيكونون قادرين على التركيز على شيء واحد في كل مرة والانتقال إلى الشيء التالي بعد الانتهاء منه.

وفقًا لـ Harvard Business Review ، هذه طريقة رائعة لمؤسستك لزيادة الإنتاجية وحتى التفكير الإبداعي. عندما ينتقل شخص ما بين المهام ، فإنه يزيد الوقت المستغرق لإنهاء مشروعه الأساسي بنسبة 25٪.

حاول اختبار أدوات وتقنيات إنتاجية مختلفة. شيء يمكنك القيام به للمساعدة في ذلك هو تشجيع أعضاء فريقك على تكريس تركيزهم بشكل صارم لمهمة واحدة لفترة زمنية محددة ، ثم أخذ قسط من الراحة وتجديد طاقتهم. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام أداة إدارة سير العمل الخاصة بك لإنشاء مهام أصغر يمكن لموظفيك التحقق منها. سيساعدهم ذلك على الشعور بالمسؤولية عن واجباتهم اليومية وعندما يتعين عليهم تقديم مشروعهم.

يتحمل الموظفون المسؤولون أيضًا المسؤولية والشفافية ، ولهذا السبب فإن نصيحتنا الأخيرة لمكافحة القلق في مكان العمل هي جعل الاتصالات بين الفريق سريعة وسهلة ومباشرة.

5. تسهيل الاتصال

تلعب فعالية أنظمة الاتصالات الخاصة بشركتك دورًا مهمًا في ضمان عمل كل شيء بسلاسة. يمكن للتكنولوجيا تحسين إمكانية الوصول والتوافر بشكل كبير ، مما يسمح لموظفيك بالتواصل الفوري مع بعضهم البعض ومعالجة الإحباطات في الوقت المحدد.

باستخدام أدوات مثل Slack أو Google Hangouts أو Microsoft Teams ، يمكنك إنشاء قنوات تعاونية حيث يمكن للأشخاص مناقشة الأمور بسهولة حول المشاريع والموضوعات المختلفة. وفقًا لـ Yahoo! Finance ، يمكن للمراسلة الفورية تحسين التعاون والمشاركة والإنتاجية ، مما يجعلها مفيدة جدًا لمحاربة القلق ، خاصة عندما يتعلق الأمر بالاتصالات.

توفر أدوات المراسلة الفورية توازنًا جيدًا بين الاتصال الرسمي وغير الرسمي . غالبًا ما يُنظر إلى رسائل البريد الإلكتروني على أنها طريقة أكثر رسمية للتواصل. يمكن أن يشعر الموظفون القلقون بالتوتر عند الرد عليهم والخوف من سوء فهم الرسالة أو إساءة فهم أنفسهم.

ومع ذلك ، باستخدام أداة المراسلة ، يتم إزالة هذا الاحتكاك. بدلاً من ذلك ، يتم تشجيع الموظفين على مشاركة الأفكار دون الحاجة إلى نسخ العديد من أعضاء الفريق إلى رسائل البريد الإلكتروني أو حضور اجتماع مباشر.

بالإضافة إلى ذلك ، هناك ميزة رائعة لأدوات المراسلة وهي القدرة على تعيين حالة يومية . بالإضافة إلى الإخطار عندما يكون الشخص في اجتماع أو في فترة راحة ، فإن هذا يسمح للموظفين بالتواصل مع حالتهم العاطفية الحالية حتى يتمكنوا من إخبار الآخرين عندما يصبحون مرتبكين ، أو يحتاجون إلى بعض المساعدة ، أو حتى بعض المساحة.

خاتمة

القلق في مكان العمل مشكلة خطيرة يمكن التغاضي عنها في بعض الأحيان. هذا هو السبب في أنه من المهم أن تفهم ما الذي يمكن أن يسببه وكيف يمكن أن يؤثر على موظفيك. من الصعب القتال بشكل كامل ، ولكن بمساعدة التكنولوجيا المناسبة ، يمكنك الفوز بالعديد من المعارك.

عند استخدام الأدوات المناسبة ، يمكنك تحسين رفاهية موظفيك وكذلك إنتاجية مؤسستك ككل. تشمل المجالات الرئيسية التي تحتاج إلى اهتمامك في أغلب الأحيان جدولة المشاريع ، وتقسيم المهام ، واستقلالية المهام ، والتواصل المفتوح.