كيف تكتب بريدًا إلكترونيًا رسميًا يحصل على النتائج (باستخدام القوالب)

هل سبق لك أن كنت في منتصف كتابة رسالة بريد إلكتروني وتوقفت عن التساؤل عما إذا كنت غير رسمي جدًا؟ سواء كنت مندوب مبيعات يؤلف بريدًا إلكترونيًا رسميًا أو يرسل استفسارًا احترافيًا أو يعمل مع عميل جديد ، فهناك بعض أفضل الممارسات التي يجب اتباعها إذا كنت ترغب في الحصول على نتائج.

كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي في 9 خطوات

اتبع هذه الخطوات التسع لتوصيل النغمة الصحيحة لرسالتك الإلكترونية الرسمية التالية ، سواء كانت أول اتصال لك أو متابعة.

1. ضع في اعتبارك عنوان بريدك الإلكتروني

عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا رسميًا من عنوان بريدك الإلكتروني الشخصي ، فمن المهم التأكد من أنه يبدو احترافيًا ويعكس بدقة الأسلوب الذي تريد تحقيقه.

إذا كنت لا تزال تستخدم واحدًا منذ سنوات بأحرف غير منطقية ، أو سلاسل من الأرقام العشوائية ، أو فريقك الرياضي المفضل ، أو أي شيء آخر يمكن اعتباره غير احترافي من قبل زميل أو عميل ، فقد حان الوقت للتحديث. يميل أفضل عنوان بريد إلكتروني لإرسال رسائل بريد إلكتروني رسمية إلى أن يكون مزيجًا من الاسم الأول واسم العائلة.

2. استخدم الخطوط الصحيحة

قد يكون اللون الأزرق هو اللون المفضل لديك ، لكن هذا لا يعني أنه مناسب كلون نصي لرسالة بريد إلكتروني رسمية. في نفس الملاحظة ، بينما قد يكون لديك خط مفضل عند مراسلة الأصدقاء والعائلة ، التزم بالأنماط الخالية من الإلهاء لرسائل البريد الإلكتروني الرسمية - Arial أو Calibri أو Times New Roman.

تريد أن تكون رسالتك هي ما يلفت انتباه شخص ما ، وليس الخط الذي تختاره.

3. اختر بعناية سطر الموضوع

الأقصر هو الأفضل - إلى حد ما. وفقًا لـ Kinsta ، فإن غالبية سطور موضوع البريد الإلكتروني تتكون من 100 حرف أو أقل ، ولكن المكان المثالي لمعدلات الفتح والنقر الأعلى هي ما بين 110 و 140 حرفًا.

هناك بعض الأشياء التي يجب مراعاتها عند كتابة سطر الموضوع:

• من هو جمهورك؟ سيبدو سطر الموضوع مختلفًا عند إرسال بريد إلكتروني رسمي إلى مدير تسويق مقابل زميل محترف.
• ما الذي يهتم به قرائك؟ بخلاف عنوان بريدك الإلكتروني ، فإن سطر موضوع بريدك الإلكتروني الرسمي هو ما يعطي القارئ انطباعه الأول عنك. اجذبهم لفتحه من خلال التركيز على ما يهتمون به ، سواء كان الأمر يتعلق بنقاط ألم العميل أو الاتصال المتبادل.

أحد أهم جوانب سطر الموضوع هو أنه يجب أن يعكس بدقة رسالة بريدك الإلكتروني الرسمي. تعتبر سطور الموضوع غير المرغوب فيها طريقة رائعة لفقدان الثقة والمصداقية.

هل تحتاج إلى بعض أفكار سطر الموضوع؟ تحقق من أفضل الممارسات والأمثلة .

4. استخدم التحية الصحيحة

بمجرد الاهتمام بهذه الخطوات الثلاث ، حان الوقت لاختيار تحية رسمية مناسبة عبر البريد الإلكتروني. احفظ التحيات غير الرسمية مثل "مرحبًا" و "مرحبًا" لأصدقائك وعائلتك.

تتضمن بعض تحيات البريد الإلكتروني الرسمية التي تحمل النغمة الصحيحة ما يلي:

• مرحبا
• تحيات
• العزيز

إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى عميل محتمل أو شريك تجاري ، فمن الضروري استخدام نغمة رسمية. أنت أيضًا تريد دائمًا تضمين اسم المستلم الخاص بك. إذا كنت لا تعرفه ، ابحث عنه. إذا لم يكن ذلك مقبولاً ، يمكنك توجيه بريدك الإلكتروني الرسمي إلى "من يهمه الأمر" أو "فريق المبيعات" أو "فريق التسويق" وما إلى ذلك ، ولكن لا ينبغي أن تكون هذه التحيات هي خيارك الأول أبدًا.

5. عرف نفسك بشكل مناسب

يجب أن تقدم الجملة الأولى من بريدك الإلكتروني الرسمي نفسك وشركتك بإيجاز. لا يحتاج المستلم قصة حياتك.

فيما يلي بعض النصائح حول كيفية تقديم نفسك رسميًا عبر البريد الإلكتروني:

• اختصر. إذا كنت تأخذ أكثر من جملة لتقديم نفسك ، فمن المحتمل أن يتخطى القارئ الفقرة بأكملها.
• ابدأ بسؤال. "هل يمكنك استخدام المزيد من حركة مرور الويب؟ أنا جون سميث من شركة GenericSEOCompany ، وأود المساعدة ".

ضع في اعتبارك أن القارئ يريد أن يعرف ما يمكنك القيام به من أجلهم ؛ إنهم ليسوا مهتمين بما أنت عليه أو لماذا تفعل ما تفعله (حتى الآن).

6. قطع الزغب

يجب أن تكون رسائل البريد الإلكتروني الرسمية قصيرة ودقيقة. من الأفضل إرسال بريد إلكتروني مكون من جملتين أو ثلاث جمل بدلاً من تضمين معلومات غير ذات صلة. في نفس الملاحظة ، لا ترسل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ككتلة نصية كبيرة واحدة - قم بتقسيمها باستخدام فقرات قصيرة ونقاط نقطية.

تجعل أجزاء النص من الصعب على المستلم العثور على النقاط الرئيسية لبريدك الإلكتروني الرسمي. إن تنسيق بريدك الإلكتروني ليشمل الكثير من المساحات البيضاء يجعل من السهل قراءة المعلومات المهمة والعثور عليها ؛ كما أنه يزيد من احتمالية الحصول على رد.

7. قم بإنهائه بشكل مناسب

على استعداد لاختتامها؟ تأكد من إنهاء بريدك الإلكتروني الرسمي بشكل مناسب.

اترك العبارات غير الرسمية للتواصل مع العائلة والأصدقاء مثل تحياتك. على سبيل المثال ، بدلاً من إنهاء كلمة "شكرًا" ، استخدم "شكرًا" الأكثر رسمية.

بعض عمليات إغلاق البريد الإلكتروني الرسمية التي تتسم بالنغمة الصحيحة هي:

• بإخلاص
• باحترام
• مع أطيب التحيات
• أثوق إلى السماع عنك

بمجرد بناء علاقة مع مراسلك ، يمكنك التقاط بعض نهايات البريد الإلكتروني الرسمية غير الرسمية والممتعة. حتى ذلك الحين ، التزم بعبارات الختام الرسمية المذكورة أعلاه.

8. لا تنس التوقيع المهني

يمنح عنوان البريد الإلكتروني وسطر الموضوع المستلم انطباعه الأول عنك ، ويتركه توقيع بريدك الإلكتروني مع آخر انطباع لهما.

يجب أن يتضمن توقيع البريد الإلكتروني الرسمي ما يلي:

• الاسم الكامل
• المسمى الوظيفي
• معلومات التواصل
• روابط إلى ملفات تعريف الوسائط الاجتماعية ذات الصلة

لا تقبل التوقيع العام الممل - تحقق من أفضل مولدات توقيع البريد الإلكتروني للأعمال ورسائل البريد الإلكتروني الرسمية.

9. التدقيق اللغوي (والتدقيق اللغوي مرة أخرى)

بمجرد إرسال بريدك الإلكتروني الرسمي ، لن يكون هناك عودة. حتى لو قرأتها عدة مرات قبل الضغط على إرسال ، فمن السهل التغاضي عن الأخطاء البسيطة.

Grammarly و Hemingway هما أداتان مجانيتان يمكنك استخدامهما للقبض على الأخطاء الإملائية والنحوية التي ربما فاتتك.

أهم الأشياء التي يجب التحقق منها مرتين وثلاث مرات ورباعية هي اسم المستلم واسم الشركة - إذا فتحت بريدًا إلكترونيًا وكان اسمك مكتوبًا بشكل خاطئ ، فهل ستضطر إلى قراءته؟ على الاغلب لا. الشيء نفسه ينطبق على اسم الشركة: Milkshake و Mailshake هما شيئان مختلفان تمامًا.

نموذج البريد الإلكتروني الرسمي والنموذج

الآن وقد غطينا الخطوات التسع التي يجب اتباعها عند إنشاء بريد إلكتروني رسمي ، فلنلقِ نظرة على نموذج رائع يمكنك استخدامه للبدء.

[سطر الموضوع]

مرحبًا [Name] ،

اسمي [الاسم الكامل] . أتواصل معك بشأن [الفائدة التي يمكن أن يجلبها منتجك / خدمتك أو طلبها] .

[2-3 جمل تدعم وجهة نظرك الواردة في المقدمة. يمكنك تضمين قائمة نقطية بالمزايا إن أمكن].

[دعوة محددة للعمل: احجز مكالمة / عرض توضيحي / اجتماع / إلخ.]

نتطلع الى الاستماع منك قريبا،

[توقيع بريدك الإلكتروني]

بعد ذلك ، لنأخذ هذا القالب ونطبق الخطوات التسع المذكورة أعلاه لإضفاء الحيوية عليه.

هل تريد توسيع نطاق التوعية الخاصة ببناء الروابط؟

مرحبا ادم

اسمي John Smith من Mailshake ، وقد لاحظت مؤخرًا أنك تعمل على حملة جديدة لبناء الروابط. أردت التواصل معك حول كيفية مساعدة Mailshake للشركات الأخرى في مجالك على توسيع نطاق انتشارها:

• أرسل المئات من رسائل البريد الإلكتروني المخصصة بالكامل في غضون ساعة.
• جدولة المتابعة التلقائية بناءً على المقاييس الرئيسية مثل الفتح والردود والنقرات.
• تتبع أداء حملتك بسهولة باستخدام التحليلات المتقدمة.

هل لديك بضع دقائق لتجنيبها؟ قم بجدولة العرض التوضيحي المخصص الخاص بك وشاهد كيف يمكننا زيادة مبيعاتك وإيراداتك.

نتطلع الى الاستماع منك قريبا،

جون سميث

تنفيذي حسابات ، Mailshake

(123) 456-1234

لا يجب أن تكون كتابة بريد إلكتروني رسمي تحديًا. اتبع هذه الخطوات التسع ، وستكون جاهزًا لإرسال رسائل بريد إلكتروني احترافية ورسمية للحصول على النتائج. إذا كنت ترغب في إتقان فن التواصل عبر البريد الإلكتروني ، فراجع برنامج Cold Email Masterclass المجاني.