أربع وظائف للإدارة: التخطيط والتنظيم والقيادة والتحكم

غالبًا ما يتم التعامل مع إدارة الكلمات كما لو كانت مكونة من أربعة أحرف. لكن حاول إنجاز أي شيء في بيئة عمل سريعة الخطى دون تطبيق وظائف الإدارة الأربع.

بغض النظر عن نوع العمل الذي تقوم به ، فإن وجود فهم واضح للوظائف الأربع للإدارة سيساعدك على القيام بهذا العمل بكفاءة أكبر. الأمر كله يتعلق بالتكيف مع أي بيئة عمل تعمل فيها وجعلها تعمل بشكل أفضل. دعنا نتعلم المزيد عن الوظائف الأربع للإدارة.

ما هي الوظائف الأربع للإدارة؟

الوظائف الأربع للإدارة هي التخطيط والتنظيم والقيادة والتحكم. من أجل أن تكون مديرًا ناجحًا ، يجب عليك القيام بالأربعة أثناء إدارة عملك وفريقك. هذه هي أسس أي منصب إداري محترف. علاوة على ذلك ، هناك مهارات أخرى ومعرفة متخصصة تتعلق على وجه التحديد بالوظيفة التي تديرها.

تم تدوين مفهوم كيفية تفاعل الإدارة مع الموظفين لأول مرة بواسطة Henri Fayol ، مهندس تعدين فرنسي. طور نظرية عامة لإدارة الأعمال ووظائف الإدارة ، والتي تطورت إلى أربع وظائف للإدارة.

بدون هذه الركائز الأربع للإدارة التي تدعم تلك المسؤوليات الأخرى ، لن يتم إنجاز أي شيء في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. إذا كنت تدير نفسك أو تدير فرقًا من العمال ، فأنت بحاجة إلى فهم أساسيات الإدارة هذه ، والتي تشكل أساس المهارات الإدارية.

بطبيعة الحال ، فإن الوظائف الأربع للإدارة هي وظائف نظرية. عندما تكون جاهزًا لتطبيقها ، ستحتاج إلى أدوات إدارة العمل المختلطة التي تتيح لك الاتصال بزملائك في العمل والفرق أينما كانوا يعملون. إنها جزء من المسؤوليات الأساسية للمدير ، بغض النظر عن هيكلك التنظيمي.

ProjectManager هو برنامج إدارة عمل قائم على السحابة يساعد الفرق المختلطة على العمل بشكل أفضل من خلال منحهم نظامًا أساسيًا تعاونيًا مع طرق عرض متعددة للمشروع. مثلما توجد أنماط إدارة مختلفة ، فإن ProjectManager لديه طرق مختلفة للعمل ، من مخططات جانت إلى قوائم المهام ، والتقويمات إلى لوحات كانبان. تشترك جميع طرق العرض في نفس بيانات الوقت الفعلي للحفاظ على عمل الجميع دائمًا على أحدث طريقة عرض للمشروع. ابدأ مع ProjectManager مجانًا اليوم.

الوظيفة 1: التخطيط

أول وظائف الإدارة الأربع هي التخطيط: لا يمكنك إدارة عملك حتى تكون لديك عملية تخطيط. هذا يعني فهم أهدافك وغاياتك ، وهي بداية التخطيط الاستراتيجي. إن امتلاك خطة إستراتيجية أو تكتيكية هو كيفية الانتقال من النقطة أ إلى النقطة ب.

بالطبع ، التخطيط التكتيكي هو أكثر من مجرد الانتقال من مكان إلى آخر. هناك تخطيط تشغيلي ، والذي يتضمن تحديد وتخصيص الموارد ، سواء من حيث الأفراد والمواد. وهذا يعني تجميع فريق والقدرة على تخصيص الموارد ، مثل المعدات التي يحتاجونها لتنفيذ العمل.

هناك أيضًا تنظيم مهامك ، وتحديد أولوياتها وإعطاء كل منها موعدًا نهائيًا ومدة. تتضمن الخطة إضافة مهام إلى جدول زمني لجدولة عملك. بعد ذلك ، يجب أن تظل على اطلاع دائم بتقدم فريقك وأدائه ، وإذا لم يستوفوا المعايير ، فاضبط خطتك للعودة إلى المسار الصحيح.

الاتصال هو عنصر أساسي في التخطيط. يجب على المديرين إبلاغ الخطة بوضوح إلى فريقهم حتى يتمكنوا من تنفيذ العمل بشكل صحيح. ولكن ، يجب عليهم أيضًا التواصل مع أصحاب المصلحة وإطلاعهم على التقدم المحرز في العمل الذي يستثمرون فيه.

ذات صلة: قالب خطة مشروع مجاني

الوظيفة 2: التنظيم

تقع المنظمة على كل جانب من جوانب مسؤولية المدير. لا يمكنك إدارة الفرق بنجاح دون وجود نوع من التنظيم. عندما تحدد أولويات المهام في التخطيط ، فإنك تحتفظ بمؤسستك بالتفصيل.

فيما يتعلق بالصورة الأكبر عندما يتعلق الأمر بالمنظمة ، يكون المدير مسؤولاً عن التأكد من أن شركته أو قسمه أو مشروعه يعمل بسلاسة. يتم ذلك عن طريق إنشاء عمليات وهياكل داخلية ، بالإضافة إلى فهم فريقك أو موظفيك حتى تتمكن من وضعهم في المكان الأنسب. لا يتعين على المديرين الحفاظ على تنظيم عملهم فحسب ، بل يتعين عليهم أيضًا إدارة تشغيل إدارتهم والأفراد العاملين فيها.

هذا لا يعني أن المدير يقوم فقط بتفويض المهام والتأكد من أن أولئك الذين يعملون تحتهم لديهم الموارد التي يحتاجون إليها لإنجاز مهامهم. يجب عليهم مراقبة العمليات والهياكل التي يستخدمونها وتعديلها حسب الحاجة للتأكد من أنهم يعملون بكفاءة ويحافظون على إنتاجية الجميع. هذه الوظيفة التنظيمية ضرورية ، وهذا هو السبب في أنها واحدة من الوظائف الأساسية للإدارة.

الوظيفة 3: القيادة

تدور القيادة حول امتلاك المهارات وكفاءة الاتصال والقدرة على تحفيز من تديرهم. تعتبر القيادة دورًا حاسمًا لأي شخص في الإدارة ، وهذا هو سبب كونها إحدى وظائف الإدارة الأربع. إذا كنت لا تستطيع القيادة ، بغض النظر عن أسلوبك في القيادة ، فلن تكون مديرًا ناجحًا. الأمر كله يتعلق ببناء الثقة مع فريقك.

تشمل مهارات القيادة حل النزاعات. عندما تدير مجموعة متنوعة ، ستكون هناك صراعات يمكن أن تؤخر المهام وتكلف مؤسستك أموالًا. كلما كنت أفضل في تحديد هذه النزاعات وحلها ، كانت إدارتك أفضل.

تختلف أساليب القيادة ، لكنهم يشاركون في منح فرقهم إحساسًا قويًا بالاتجاه عند تحديد الأهداف والغايات. هذا بغض النظر عما إذا كانوا يكلفون بعمل منتظم أو يقدمون عملية جديدة للفريق.

نظرًا لأنه يمكن التعبير عن القيادة بطرق لا تعد ولا تحصى ، يمكن للمديرين من جميع الفئات أن يجدوا أنفسهم قادة. البعض أكثر سلطوية من أعلى إلى أسفل. أي أنهم يستخدمون القيادة الأوتوقراطية. من ناحية أخرى ، هناك مدراء من القاعدة إلى القمة ، يسعون إلى التعاون من الجميع في المكتب ويشجعون الموظفين على المشاركة في العملية.

مهما كان أسلوب القيادة لديك ، أو مجموعة من أساليب القيادة ، يمكن تطبيقها على الطريقة التي تدير بها أعضاء فريقك. حتى أكثر القادة عدم التدخل يحفزون ويقودون فرقهم إلى نهايات ناجحة. لا يوجد أحد للقيام بذلك ، لكن الوظائف الأساسية للقائد القوي في الإدارة هي فهم الموظفين وما يتطلبه الأمر لتحقيق أقصى استفادة منهم.

الوظيفة 4: السيطرة

تتضمن وظيفة التحكم مراقبة وتتبع التقدم والأداء للمساعدة عند اتخاذ القرارات في بيئة العمل. يمكنك التخطيط والتنظيم والقيادة إلى محتوى قلبك ، ولكن إذا كنت لا تراقب جودة عمل موظفيك ، فستواجه مشكلة. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة في عملية التحكم ، فجرّب نموذج لوحة القيادة المجاني الخاص بنا.

بالإضافة إلى التقدم والأداء والجودة ، تتضمن عملية التحكم أيضًا مدى كفاءة أداء وظائفهم ومدى موثوقيتهم عند توليهم مهامهم. مصطلح آخر لهذا هو إدارة التحكم وإدارة الجودة. إنه جزء من أي عملية صنع قرار. لا يمكنك اتخاذ خيار ثاقب بدون بيانات جيدة لدعمه.

الغرض من التحكم في الإدارة ليس السيطرة على العاملين لديك ، ولكن للتأكد من أنهم يحققون أهداف وغايات العمل. يفضل بعض المديرين رسم سير العمل الكامل لفرقهم بينما سيسمح آخرون لعمالهم بالتوجيه الذاتي.

هذان وجهان لعملة واحدة ، وهما تقديم الجودة في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية في جميع بيئات العمل ، وأهم جانب من وظائف الإدارة الأربعة. الأمر كله يتعلق بتحقيق أهدافك المالية ويجب أن تكون في طليعة فريق الإدارة الخاص بك.

كيف يساعد ProjectManager في أربع وظائف للإدارة

ProjectManager هي أداة قائمة على السحابة توفر للمديرين الأدوات التي يحتاجون إليها لتخطيط فرقهم وتنظيمها وقيادتها والتحكم فيها ، سواء كانوا تحت سقف واحد أو موزعين عبر مناطق زمنية أو في أقسام مختلفة. توفر ميزات إدارة العمل الهجين في ProjectManager بياناتك في الوقت الفعلي لاتخاذ قرارات أكثر ثاقبة والعمل بشكل أكثر إنتاجية وتحقيق النجاح.

قم بإنشاء خطط مشروع قوية بسهولة

إن وضع خطة ناجحة يعني تنظيم المهام وربط التبعيات وتحديد المعالم. أحد طرق عرض المشروع المتعددة في ProjectManager هو مخطط جانت التفاعلي الذي يقوم بذلك وأكثر من ذلك بكثير. يمكنك تصفية المسار الحرج بسهولة بدلاً من قضاء بعض الوقت في الحسابات المعقدة. ثم قم بتعيين الأساس. الآن ، لقد التقطت خطة لمقارنتها بجهدك الفعلي بمجرد بدء العمل.

مراقبة تقدم فريقك في الوقت الفعلي وتحسين التنظيم

لا يمكنك التحكم في فريقك إذا كنت لا تراقبهم. ومع ذلك ، لا تريد أن تقف في طريقهم ، وهذا هو السبب في أن لوحة التحكم في الوقت الفعلي في ProjectManager تجمع البيانات تلقائيًا وتحسب هذه المعلومات في رسوم بيانية ومخططات سهلة القراءة حول عبء العمل والوقت والتكلفة وغير ذلك. إنه مثل الحصول على تقرير حالة فوري وقتما تشاء.

إنشاء تقارير للمساهمين وتعزيز وظيفة الرقابة

للتعمق أكثر في استخدام البيانات ، تقارير ProjectManager بنقرة واحدة ، والتي يمكنك تصفيتها للتركيز فقط على تلك المعلومات التي تريد رؤيتها. يحتوي ProjectManager على تقرير حول الجداول الزمنية لمعرفة المدة التي تستغرقها الفرق في أداء مهامها ، وتباين المشروع لالتقاط الجهد المخطط له مقابل الجهد الفعلي وحتى تقارير حالة المحفظة إذا كنت تدير أكثر من مشروع واحد. يمكن بعد ذلك مشاركة التقارير مع أصحاب المصلحة لتحديثها باستمرار. هذا له تطبيقات واضحة للوظائف الأربع للإدارة.

ProjectManager هو برنامج حائز على جوائز يساعد في إدارة الفرق المختلطة ، بغض النظر عن مكان وجودهم أو طريقة عملهم أو مستوى مهاراتهم. تربط أداتنا الفرق لمساعدتهم على العمل بشكل أفضل مع منح المديرين الشفافية التي يحتاجونها لقيادة أفضل وتقديم النتائج لأصحاب المصلحة. ابدأ اليوم مجانًا وانضم إلى أكثر من 35000 محترف يستخدمون ProjectManager.