15 نموذجًا مجانيًا لإدارة مشاريع تكنولوجيا المعلومات لبرنامج Excel و Word والمزيد

مشاريع تكنولوجيا المعلومات فريدة من نوعها. تقوم فرق تقنية المعلومات بتخطيط عمليات تثبيت الأجهزة والبرامج ، والترقيات والإصدارات ، والأدوات التي يستخدمونها مخصصة للعمل مع البنية التحتية وأنظمة المعلومات وأجهزة الكمبيوتر. تعد قوالب إدارة مشاريع تكنولوجيا المعلومات هذه ضرورية لإنجاز هذه الوظائف بشكل صحيح.

يحتوي ProjectManager على العشرات من قوالب إدارة المشاريع المجانية لبرنامج Excel و Word التي يحتاجها مديرو تكنولوجيا المعلومات عند العمل على تطوير الويب وتطوير البرامج وتطوير تطبيقات الأجهزة المحمولة وتكوين الشبكة وغير ذلك الكثير. جرب 15 نموذجًا مجانيًا لإدارة مشاريع تكنولوجيا المعلومات اليوم.

1. نموذج خطة مشروع تكنولوجيا المعلومات

مديرو مشاريع تكنولوجيا المعلومات مسؤولون عن العديد من أنواع المشاريع المختلفة ، من تطوير أنظمة جديدة إلى ترقية تطبيقات المؤسسة القديمة. لكن كل مشروع لتكنولوجيا المعلومات لديه شيء واحد مشترك: يبدأ بخطة تكنولوجيا المعلومات. باستخدام قالب خطة مشروع تكنولوجيا المعلومات المجاني الخاص بنا ، يمكن لمديري مشروعات تكنولوجيا المعلومات تنظيم المهام والتكاليف والموارد مع المواعيد النهائية والتسليمات المجدولة.

يوفر لك استخدام قالب إدارة مشروع تكنولوجيا المعلومات الوقت ويساعدك على بدء مشروع بشكل أكثر كفاءة ، مما يؤدي إلى نتيجة أكثر نجاحًا. لا يمكنك فقط معرفة ما ستفعله ، ولكن يمكنك مشاركة قالب خطة مشروع تكنولوجيا المعلومات مع فريقك للحصول عليها في نفس الصفحة.

2. قالب مخطط جانت

عند وضع خطة تكنولوجيا المعلومات ، أو أي خطة لهذا الأمر ، فإن أداة الانتقال هي مخطط جانت. إنها أداة مجربة وحقيقية لسبب وجيه. تُنشئ مخططات جانت مخططًا زمنيًا مرئيًا يتم فيه جدولة جميع مهام مشروعك. يمكنهم إدارة الوقت والتكاليف والموارد. يعد إنشاء مخطط جانت في Mircosoft Word أو Microsoft Excel أمرًا محبطًا ، خاصةً عندما يكون هناك مخطط جاهز لك لاستخدامه عند تنزيل قالب مخطط جانت المجاني لبرنامج Excel.

3. نموذج تقييم مخاطر تكنولوجيا المعلومات

لا تختلف مشاريع تكنولوجيا المعلومات عن أي نوع آخر من المشاريع من حيث أنها مليئة بالمخاطر. تحمل مخاطر تكنولوجيا المعلومات عبئًا إضافيًا في أن معظم الشركات ، بغض النظر عن ما تفعله ، تتطلب أن تعمل أنظمة تكنولوجيا المعلومات الخاصة بها. إذا حدث شيء ما أو تعرض للخطر بأي شكل من الأشكال ، فقد يؤدي ذلك إلى خسارة مالية كبيرة أو ما هو أسوأ. هذا هو سبب أهمية قالب تقييم مخاطر تكنولوجيا المعلومات المجاني لبرنامج Excel.

يشتمل هيكل أي أداة لتقييم المخاطر على عناصر مشتركة. يسرد موقعنا المخاطر عدديًا ، مما يجعل من السهل تتبعها ، بالإضافة إلى وصف المخاطر وبيئة التحكم. إنه يجمع البيانات ولكنه يحدد أيضًا الإجراءات التي يجب اتخاذها إذا ظهرت المشكلات بالفعل حتى تتمكن من التخفيف من المخاطر. هناك أيضًا آلة حاسبة لتدوين احتمالية حدوث المخاطر ، وإذا حدث ذلك ، فما هو تأثيرها.

4. نموذج خطة العمل

سواء كنت تستجيب للمخاطر أو تخطط ببساطة لمشروع تكنولوجيا المعلومات ، فأنت بحاجة إلى استراتيجية. قالب خطة العمل المجاني لبرنامج Excel هو مستند يحدد الخطوات التي يجب عليك اتخاذها لتحقيق هذه الاستراتيجية. يمكن لمديري مشاريع تكنولوجيا المعلومات استخدام قالب إدارة مشروع تكنولوجيا المعلومات هذا لتصور كيفية تحويل الاستراتيجية إلى خطوات قابلة للتنفيذ ، والتي يمكن تقسيمها إلى مهام فرعية أو عناصر عمل.

يمكن لمديري مشاريع تكنولوجيا المعلومات استخدام النموذج المجاني أثناء مرحلة التخطيط للمشروع. يحدد الأهداف وخطوات العمل والمهام والجدول الزمني ويمكنه معالجة الأعمال التجارية والإجراءات الإستراتيجية والتصحيحية حسب الحاجة. إنها أداة متعددة الاستخدامات. كيفما تستخدمه ، توفر خطة العمل إطارًا يساعدك على التفكير بطريقة عملية وتضمن عدم إغفال المهام المهمة.

5. نموذج ميزانية مشروع تكنولوجيا المعلومات

الحصول على حساب دقيق لتكاليف مشروع تكنولوجيا المعلومات الخاص بك هو الطريقة التي تضمن أن لديك الأموال اللازمة للقيام بالعمل بشكل صحيح. يتضمن ذلك كل شيء من فريقك ومعداتك والمزيد. هناك الكثير من التكاليف التي يجب تتبعها ، ولهذا يمكن لمديري مشروعات تكنولوجيا المعلومات تنزيل قالب ميزانية المشروع المجاني لبرنامج Excel.

لن يساعدك فقط في إنشاء ميزانية أكثر دقة ولكنه سيساعدك أيضًا على مراقبة تكاليفك أثناء تنفيذ المشروع. يلتقط نموذج إدارة مشروع تكنولوجيا المعلومات تكاليف العمالة والاستشاري وتكاليف ترخيص البرامج على سبيل المثال لا الحصر. ولكنه يجمع أيضًا التكاليف المتكررة مثل فواتير الهاتف وتكاليف المكاتب وتكاليف المعدات. تذكر أنك لا تقوم فقط بإنشاء ميزانية ولكن أيضًا آلية للتحكم في التكلفة.

6. قائمة فحص صيانة خادم تكنولوجيا المعلومات

إذا تعطل الخادم ، فستكون المشكلة قاب قوسين أو أدنى. لتجنب ذلك ، تأكد من جدولة الصيانة. هناك العديد من الأشياء التي يجب التحقق منها للتأكد من أن كل شيء على ما يرام ، ولهذا السبب نوصي بتنزيل قائمة التحقق المجانية لصيانة الخادم لبرنامج Excel. يساعدك قالب إدارة مشروع تكنولوجيا المعلومات المجاني هذا على القيام بعمل شامل.

استخدام القالب بسيط. يوجد على الجانب الأيسر مجموعة متنوعة من المهام الشائعة في صيانة الخادم ، مثل التحديثات والأمان والنسخ الاحتياطية والمراقبة وصيانة نظام الملفات والمزيد. يوجد على اليمين شبكة حيث يمكنك جدولة تلك المهام يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا أو بين الحين والآخر. القالب قابل للتخصيص بحيث يمكنك إضافة أو طرح ما تريد بحيث يعكس مسؤولياتك بشكل أفضل.

7. قالب لوحة القيادة

تعد مراقبة أنظمة تكنولوجيا المعلومات أمرًا أساسيًا للحفاظ على تشغيل البرامج والأجهزة على حد سواء بسلاسة. من خلال الحصول على عرض عالي المستوى ، من الممكن ليس فقط تتبع التقدم والأداء ولكن أيضًا اكتشاف أي حالات شاذة قد تشير إلى المشكلات التي يجب معالجتها قبل أن تتحول إلى مشاكل. استخدم قالب لوحة القيادة المجاني لبرنامج Excel وتتبع هذه البيانات في لمحة.

استخدم قالب إدارة مشروع تكنولوجيا المعلومات هذا لتتبع مؤشرات الأداء (KPI) مثل المهام وعبء العمل وطول المهمة والتكلفة. تعمل الرسوم البيانية والمخططات الشريطية الملونة على تسهيل هضم البيانات بسرعة وتزويد مديري مشروعات تكنولوجيا المعلومات بالمنظور الذي يحتاجون إليه للحصول على رؤى قيمة ستوجه عملية اتخاذ القرار بشكل أفضل.

8. نموذج سجل مخاطر تكنولوجيا المعلومات

يعرف كل مدير مشروع في مجال تكنولوجيا المعلومات أن المخاطر دائمًا ما تكون على الأبواب. هذا مجرد جزء من إدارة المشروع. التخطيط لذلك هو أيضًا جزء من إدارة المشروع. يمنحك قالب سجل المخاطر المجاني لبرنامج Excel الخاص بنا الأدوات اللازمة لتخطيط وتخفيف المخاطر في مشاريع تكنولوجيا المعلومات الخاصة بك. تتيح هذه الأداة لمديري مشاريع تكنولوجيا المعلومات إعداد إستراتيجية تساعدهم على الاستجابة للمخاطر وحلها أو الاستفادة منها إذا حدثت في مشروعهم.

يقوم قالب إدارة مشروع تكنولوجيا المعلومات هذا بتحديد المخاطر لتسهيل تتبعها. يمكنك أيضًا وصف المخاطر وتأثيرها والاستجابة التي ستحصل عليها إذا أصبحت مشكلة في مشروع تكنولوجيا المعلومات. يوجد أيضًا عمود لترتيب مستوى المخاطرة من الأعلى إلى الأدنى ، مما يساعد في تحديد الأولويات. أخيرًا ، يمكنك تعيين مالك مسؤول عن تحديد المخاطر والتخفيف من حدتها.

9. نموذج تتبع مشكلات تكنولوجيا المعلومات

القضايا هي المشاكل. سواء كانت تلك المخاطر التي خططت لها أو شيئًا ما يأتي من فراغ ، فيمكنهم إزاحة مشروع تكنولوجيا المعلومات الخاص بك عن مساره. عندما تظهر مشكلة ، يجب أن تكون قادرًا على تحديدها وحلها بسرعة قبل أن تؤثر على وقت مشروعك أو نطاقه أو تكلفته. هذا ما تم تصميم قالب تتبع المشكلات المجاني لبرنامج Excel للقيام به.

استخدم قالب إدارة مشروع تكنولوجيا المعلومات المجاني لالتقاط أي مشاكل تظهر في مشروعك ، وهي الخطوة الأولى في تطوير خطة عمل للتعامل مع المشكلة. يوجد عمود لوصف المشكلة وتأثيرها. ثم يمكنك إضافة الأولوية وتاريخ تحديدها والمسؤول عن الرد عليها. هناك أيضًا مساحة لإضافة القسم الذي يتعامل مع المشكلة وحالتها (مفتوحة أو مغلقة) وحتى مكان لإضافة ملاحظات.

10. قالب سجل تغيير تكنولوجيا المعلومات

خطر أو قضية أخرى هي التغيير. يمكن أن يحدث هذا التغيير في مشروع تكنولوجيا المعلومات بسبب عطل في المعدات ، أو خطأ بشري ، أو فعل من الله ، مثل انقطاع التيار الكهربائي أو الطلبات من أصحاب المصلحة ، على سبيل المثال لا الحصر. مهما كان السبب ، يمكن أن تؤثر التغييرات في المشروع على جدولك الزمني وميزانيتك والمزيد. لإدارتها ، قم بتنزيل قالب سجل التغيير المجاني لبرنامج Excel.

يتم تضمين كل ما تحتاجه لجمع التغيير وإدارته في المستند. من اسم المشروع ومدير المشروع إلى رقم التغيير ونوع طلب التغيير ، يتم تضمينه جميعًا. هناك أيضًا تاريخ يجب ملاحظته عند طلب التغيير أو حدوثه ، ووصف التغيير وحالته. يمكنك أيضًا تعيينها وإضافة أولوية وتحديد الوقت المتوقع لحلها وفهم تأثيرها وتحديد خطوات العمل التي ستحلها.

11. قائمة مراجعة الامتثال للقانون العام لحماية البيانات (GDPR)

يعرف أي شخص في مجال تكنولوجيا المعلومات أهمية القانون العام لحماية البيانات (اللائحة العامة لحماية البيانات). على الرغم من أن الأمر خاص بالاتحاد الأوروبي (EU) ، فإن أي شركة تقنية تجمع المعلومات الشخصية وتعالجها ولها وجود في الاتحاد الأوروبي تخضع لمتطلبات قانونية لتكون متوافقة مع هذا القانون. يسهّل قالب قائمة التحقق من الامتثال للقانون العام لحماية البيانات (GDPR) المجاني إدارة هذه العملية.

يحتوي نموذج إدارة مشروع تكنولوجيا المعلومات الخاص بنا على أعمدة لتجميع المهام المطلوبة للبقاء متوافقة مع القانون. يقوم بتعيين مالكي كل مهمة من هذه المهام للتأكد من تنفيذها في الوقت المناسب وبطريقة شاملة. هناك أيضًا مكان لإضافة موعد نهائي ويمكنك حتى تخصيص الموارد لكل مهمة حسب الحاجة. ثم قم بإلغاء تحديدها ببساطة وأنت تنزل في القائمة. إنها طريقة سهلة لإدارة المتطلبات القانونية.

12. قالب مصفوفة إمكانية تتبع المتطلبات

مشاريع تكنولوجيا المعلومات لها متطلبات مما يعني أنه يجب القيام بها وتنفيذها بشكل صحيح وإلا سيعاني المشروع. من أجل ضمان ذلك ، استخدم قالب مصفوفة متطلبات التتبع المجانية لبرنامج Excel. يقوم بذلك عن طريق سرد جميع متطلبات المشروع وكيفية تتبعها خلال دورة حياة المشروع. بهذه الطريقة لا يمكن أن يسقط أي شيء حاسم من خلال الشقوق.

هناك العديد من الطرق التي يساعدك بها قالب إدارة مشروع تكنولوجيا المعلومات هذا في إدارة متطلبات مشروعك. إنه أمر رائع لضمان الجودة (QA) وفهم ما يحتاج إلى اختبار للتأكد من أنه يلبي متطلبات المشروع. يمكن لمديري مشاريع تكنولوجيا المعلومات أيضًا استخدام هذا المستند لمساعدتهم على اتخاذ قرارات مستنيرة بالبيانات بدلاً من التصرف على أساس الغريزة.

13. قالب مصفوفة أولويات مشروع تكنولوجيا المعلومات

لا يتمتع جميع مديري مشاريع تكنولوجيا المعلومات برفاهية تركيز كل اهتمامهم على مشروع واحد. غالبًا ما يكونون مسؤولين عن مجموعة من الأعمال والتأكد من تخصيص مواردهم بحكمة بين تلك المجموعة. يتيح لك قالب مصفوفة تحديد أولويات المشروع المجاني الخاص بنا إلقاء نظرة على جميع مشاريع تكنولوجيا المعلومات الخاصة بك واتخاذ قرارات موضوعية بشأن المشروعات التي تحتاج إلى الاهتمام ومتى.

مصفوفة أيزنهاور مقسمة إلى أربعة أرباع. في الأعلى ، يوجد عمودين: أحدهما يعمل الآن والآخر يقول "افعل لاحقًا". على الجانب الأيسر ، هناك صفان: حاسم وغير حاسم. يمكنك الآن وضع مشاريعك في أحد المربعات الأربعة لمعرفة ما يجب القيام به على الفور ، وما الذي يمكن جدولته للمستقبل الجديد ، وما الذي يمكن تفويضه وما يمكن حذفه أو نقله.

14. نموذج خطة التنفيذ

يبدأ كل مشروع من مشاريع تكنولوجيا المعلومات كفكرة مقننة بخطة ، ولكن يجب أن تتحقق من خلال خطة التنفيذ ، أو الخطوات المطلوبة لتحقيق تلك الخطة وإنتاج نتائجها. على الرغم من أنه قد يبدو وجود خطة لتنفيذ خطة زائدة عن الحاجة ، فإن أي شخص على دراية بإدارة المشروع يعرف باستخدام قالب خطة التنفيذ المجاني لبرنامج Excel هو كيفية تنظيم هذه الأفكار في خطوات قابلة للتنفيذ.

تم تقسيم قالب إدارة مشروع تكنولوجيا المعلومات إلى ثلاثة أجزاء متميزة. أولاً ، هناك استراتيجية المشروع ، والتي تنتقل إلى العمليات والإجراءات لتنفيذ تلك الاستراتيجية. ثم هناك المخطط الزمني ، الذي يعرض تواريخ البدء والانتهاء المخططة والفعلية للمهام بالإضافة إلى الساعات المخططة للمهمة. أخيرًا ، هناك الموارد اللازمة لتنفيذ تلك المهام ، بما في ذلك المواد والتكاليف. مع كل هذا المخطط ، يمكنك تنفيذ خطتك بنجاح.

15. نموذج تجميع المتطلبات

معرفة متطلبات مشروع تكنولوجيا المعلومات هو ما يبدأ مرحلة التخطيط. سيتم جمعها في مستند ، حيث يأتي نموذجنا المجاني لجمع المتطلبات لبرنامج Word. يعمل قالب إدارة مشروع تكنولوجيا المعلومات هذا أيضًا كأداة اتصال تربط متطلبات المستخدم بالمطور.

ولكن ما يتم تجميعه ليس فقط متطلبات المستخدم ؛ هناك أيضًا متطلبات عمل ونظام تم تسجيلها في المستند. يتم تقسيم المتطلبات إلى سبعة أقسام فرعية: المستخدم ، والمتطلبات الوظيفية ومتطلبات النظام ، والبرمجيات وواجهات المستخدم ، وأنشطة سير العمل والتغيير وإدارة المخاطر. هناك أيضًا بنية تقنية عالية المستوى مخططة بالإضافة إلى الصيانة والدعم. حتى أن هناك اختبارًا وتقييمًا ، مثل الأهداف والتحف والمستخدمين والمهام المضمنة.

ProjectManager يساعد في إدارة مشاريع تكنولوجيا المعلومات

كما سيخبرك أي مدير مشروع لتكنولوجيا المعلومات ، فإن القوالب هي مستندات ثابتة. يمكن أن تكون خطوة إلى الوراء ، وليس إلى الأمام ، عندما يتعلق الأمر بإدارة المشروع. ما تحتاجه هو برنامج إدارة المشاريع ، مثل ProjectManager. يوفر برنامجنا عبر الإنترنت بيانات في الوقت الفعلي لاتخاذ قرارات أفضل. ما يجعل برنامجنا متفوقًا أيضًا على القوالب هو أنه يمكنك استخدام مجموعة متنوعة من الأدوات التي تشترك جميعها في نفس البيانات المحدثة.

استخدم طرق عرض متعددة للمشروع

لم يتم إنشاء جميع أدوات المشروع على قدم المساواة. مخطط جانت مثالي للجدولة ، لكن لوحات كانبان تصور وتتحكم في سير العمل أثناء تخطيط وتنفيذ سباقات السرعة أو إدارة الأعمال المتراكمة. قد تفضل الفرق استخدام قائمة المهام القوية الخاصة بنا ، والتي تشارك أيضًا نفس بيانات الوقت الفعلي مثل الأدوات الأخرى ، مثل عرض الورقة والتقويم. هذا يعني أنه يمكنك العمل على الأداة التي تريدها والبقاء على اطلاع بأحدث معلومات المشروع.

التقاط البيانات في الوقت الحقيقي

إن وجود كل فرد في الفريق يعمل على نفس البيانات الحية هو مفتاح الإنتاجية ، ولكنه ليس كل شيء. يحتاج مديرو مشاريع تكنولوجيا المعلومات أيضًا إلى رؤية عرض عالي المستوى للمشروع وقتما يريدون. هذا هو بالضبط ما تفعله لوحة التحكم في الوقت الفعلي. إنه يلتقط البيانات الحية ويطحن هذه الأرقام لعرض المقاييس في الوقت المناسب والتكلفة والمزيد في الرسوم البيانية والمخططات سهلة القراءة. وأفضل ما في الأمر أنه ليس هناك أي إعداد مطلوب. إنها ميزة التوصيل والتشغيل.

تأخذك التقارير بشكل أعمق في البيانات ، وتخصيص النتائج لإظهار ما تريد رؤيته فقط وتسهيل مشاركته مع أصحاب المصلحة لإبقائهم محدثين. هناك أيضًا أدوات إدارة الموارد التي توازن عبء العمل وأدوات إدارة المخاطر التي تتعقب المشكلات وأدوات إدارة المهام التي تحافظ على تعاون الفرق وإنتاجيتها.

محتوى إدارة مشاريع تكنولوجيا المعلومات ذات الصلة

إذا كنت لا تزال على دراية بشأن الاشتراك في نسخة تجريبية مجانية من ProjectManager ، فلدينا الكثير من المحتوى المجاني الذي يمكنك قراءته. من منشورات المدونة الأسبوعية إلى الأدلة ومقاطع الفيديو والقوالب والمزيد ، لدينا معلومات حول كل جانب من جوانب مراحل إدارة المشروع. إليك عينة صغيرة من المحتوى المرتبط بتكنولوجيا المعلومات.

• دليل إدارة مشاريع تكنولوجيا المعلومات
• برامج إدارة مشاريع تكنولوجيا المعلومات
• تدقيق تكنولوجيا المعلومات: التعريف والدليل السريع
• كيف تصبح مدير مشروع تكنولوجيا المعلومات
• إدارة مشاكل تكنولوجيا المعلومات
• استراتيجيات إدارة مخاطر تكنولوجيا المعلومات
• إطار حوكمة تكنولوجيا المعلومات

ProjectManager هو برنامج حائز على جوائز يمكّن فرق تقنية المعلومات من تخطيط أعمالهم وإدارتها وتتبعها في الوقت الفعلي. يسهّل برنامجنا التعاوني التعليق والمشاركة في أي مكان وفي أي وقت ، سواء عبر الأقسام أو القارات. انضم إلى الفرق في Nestle و Avis و Siemens الذين يستخدمون برنامجنا لتحقيق النجاح. ابدأ مع ProjectManager اليوم.