15 قالب PMO مجاني لبرنامج Excel و Word

يمكن أن يكون مكتب إدارة المشاريع ، أو مكتب إدارة المشروع ، قسمًا داخليًا أو مجموعة أو وكالة خارجية تحدد وتحافظ على معايير إدارة مشروع الشركة. هناك ثلاثة أنواع. داعمة ومسيطر عليها وتوجيهية ولكل منها درجات متفاوتة من المشاركة. ومع ذلك ، يمكن لجميع الثلاثة استخدام قوالب PMO لدعم برامج المشاريع والمحافظ.

ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع أكثر ديناميكية من قوالب PMO الثابتة ، ولكن إذا لم تكن مستعدًا للترقية ، فإن موقعنا غني بقوالب إدارة المشاريع المجانية لبرنامج Excel و Word. لقد جمعنا 15 نموذجًا مجانيًا مناسبًا لمكتب إدارة المشاريع. تغطي هذه القوالب كل شيء بدءًا من مخططات جانت وتخطيط المشروع وتخصيص الموارد وتقارير الحالة حول بيانات المشروع وغير ذلك الكثير.

1. قالب مخطط جانت PMO

مخطط جانت هو أحد الأدوات الأساسية لمديري المشاريع. يوفر عرضًا للمشروع بأكمله في مخطط زمني ويتضمن المهام والمعالم والجداول الزمنية والمزيد. يمكن لمكتب إدارة المشاريع استخدام قالب مخطط جانت المجاني لبرنامج Excel للحصول على نظرة عامة على مشروع أو استخدامه كخريطة طريق لتتبع مشاريع متعددة في مكان واحد لتخصيص الموارد متى وأينما احتجت إليها.

يتم تقسيم قالب مخطط جانت إلى قسمين. يوجد على اليسار جدول بيانات عادي حيث يمكنك إضافة المهام أو المشاريع التي تشرف عليها. بجانب ذلك توجد أعمدة لالتقاط تاريخي البدء والانتهاء. أخيرًا ، يوجد عمود لمدة المهمة أو المشروع. بمجرد قيامك بملء هذه المعلومات ، يتم ملء الجدول الزمني المرمز بالألوان على اليمين تلقائيًا ويسمح لك بمشاهدة المهام والمراحل والمشاريع كلها في مكان واحد.

2. قالب لوحة تحكم مشروع PMO

يحتاج مكتب إدارة المشاريع (PMOs) إلى عرض رفيع المستوى للمشاريع التي يشرف عليها. إنهم بحاجة إلى مقاييس لمساعدتهم على رسم مسار تلك المشاريع ومعرفة متى تكون التغييرات مطلوبة لإبقاء كل شيء على المسار الصحيح. يتكون قالب لوحة معلومات مشروع PMO المجاني لبرنامج Excel من رسوم بيانية ومخططات سهلة القراءة توفر لهم تلك البيانات في لمحة.

تحتاج إلى بيانات في الوقت الفعلي لاتخاذ قرارات أفضل أو قد تتصرف بناءً على بيانات غير دقيقة. ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع عبر الإنترنت مع لوحات معلومات للمحفظة تلتقط بيانات في الوقت الفعلي لا تتطلب تكوينًا مستهلكًا للوقت أو إدخالًا يدويًا كما هو الحال مع قوالب PMO. بدلاً من ذلك ، تحصل على بيانات سريعة وموثوقة حول صحة مشاريعك ومهامك وتقدمك ووقتك وتكلفتك وعبء عملك كلما احتجت إليها. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.

3. قالب تحليل التكلفة والعائد لمكتب إدارة المشاريع PMO

هناك بعض المشاريع التي تستحق المتابعة ، في حين أن البعض الآخر سينتهي به الأمر في حفرة المال. يساعد مكتب إدارة المشاريع (PMO) في توجيه الشركات لاختيار المشاريع التي ستمنحها قيمة لاستثماراتها. للقيام بذلك ، يمكنهم استخدام قالب تحليل التكلفة والعائد المجاني PMO لبرنامج Excel.

يتم استخدام تحليل التكلفة والعائد لمقارنة ما تتوقع أن تدفعه لمشروع ما مقابل ما تأمل أن يوفره من حيث الفرصة. يتم ذلك عن طريق إضافة مبلغ بالدولار إلى جميع التكاليف الكمية والفوائد الكمية. من هناك ، من السهل معرفة ما إذا كنت ستحصل على عائد على استثمارك.

4. قالب مصفوفة أولويات مشروع PMO

شيء واحد يقوم به مكتب إدارة المشاريع هو تقديم التوجيه. يمكن أن يساعد هذا التوجيه والرؤية في كيفية إدارة المشاريع ، ولكن أيضًا ما إذا كانت هذه المشاريع تستحق التنفيذ في المقام الأول. أداة واحدة للمساعدة في اتخاذ هذه الأنواع من القرارات هو قالب مصفوفة أولويات المشروع المجانية لبرنامج Excel.

العملية بسيطة بشكل مخادع لكنها طريقة فعالة لتحديد أولويات مشاريعك. المصفوفة مقسمة إلى أربعة أقسام. في الأعلى ، يوجد عمودين ، أحدهما للقيام به الآن والآخر للقيام به لاحقًا. يحتوي الجانب الأيسر على صفين ، أحدهما حاسم والآخر ليس حاسمًا. اعتمادًا على المكان الذي تضع فيه المشروع ، يمكن أن يكون أمرًا ضروريًا على الفور ، أو مجدولًا في المستقبل القريب ، أو مفوضًا ، أو حذفًا أو نقل. يمكنك أيضًا استخدام هذا للمهام أو أي شيء تحتاج إلى تحديد أولوياته.

5. قالب ميزانية مشروع PMO

سيحكم المال دائمًا القرارات عند الإشراف على المشاريع. الشركات لديها تكاليف محدودة ولا تريد أن تجد نفسها تقوم باستمرار بتحديث الميزانية لأنها تتطلب المزيد من الأموال. يمكن أن يساعدك استخدام قالب ميزانية مشروع PMO المجاني لبرنامج Excel على التنبؤ بدقة بالميزانيات وتجنب الإنفاق الزائد على المشاريع.

هناك الكثير من التكاليف المتعلقة بالمشروع بحيث يساعدك نموذجنا المجاني في التقاطها جميعًا. القالب نفسه قابل للتخصيص ، لذلك إذا كان هناك أي شيء لا تحتاجه أو تريد إضافته ، فمن السهل القيام به. يحتوي نموذجنا على مجالات لتكاليف العمالة ورسوم الاستشارات والمواد الخام وتراخيص البرامج والسفر والمرافق والمساحات المكتبية والمعدات وغير ذلك الكثير. احصل على تقديرات دقيقة لتكاليف المشروع قبل تنفيذ المشروع.

6. نموذج تحليل اصحاب المصالح ل PMOs

إذا نظرت إلى PMOs كمقدمي خدمات ، فمن الواضح أن لديهم أصحاب مصلحة. بالنسبة لمكتب إدارة المشروع ، يمكن أن يشمل أصحاب المصلحة هؤلاء المديرين التنفيذيين ومديري المشاريع والمديرين الوظيفيين وحتى أعضاء الفريق. سيكون لكل منهم توقعاتهم المحددة. من خلال نموذج تحليل أصحاب المصلحة المجاني لبرنامج Excel ، يمكنك تحديدها وإدارتها جميعًا.

يبدأ نموذج PMO هذا بالمعلومات الأساسية لأصحاب المصلحة. وهذا يعني أنك تقوم بإدراج جميع أصحاب المصلحة ومشاريعهم. ثم يمكنك إضافة علاقتهم إلى تلك المشاريع ، سواء كان لديهم أي خبرة في الموضوع أو من صانعي القرار. يمكنك أيضًا تحديد كيفية التواصل معهم. أخيرًا ، هناك قائمة منسدلة لتحديد التزامهم ، من C لمستوى الالتزام و R للمستوى المطلوب من الالتزام.

7. قالب الجدول الزمني لمكتب إدارة المشاريع PMO

تساعد القدرة على تتبع الوقت خلال فترة محددة على ضمان تقدم المشروع وفقًا للجدول الزمني. هذه أداة أساسية لإدارة الموارد وكذلك جزء من كشوف المرتبات. لذلك ، سيرغب مكتب إدارة المشاريع (PMO) في الوصول إلى الجداول الزمنية لتتبع التقدم. يمكنهم استخدام قالب الجدول الزمني المجاني لبرنامج Excel.

يحدد أول شيء تفعله باستخدام نموذجنا المجاني إطارًا زمنيًا للجدول الزمني. بعد ذلك ، يمكنك إضافة وقت البدء ووقت بداية الغداء ونهايته ووقت الانتهاء ليوم كل شخص. يوجد عمود لإضافة ساعات العمل العادية وساعات العمل الإضافي ثم إجمالي ساعات العمل. الآن لديك عرض عالي المستوى لتكاليفك.

8. نموذج خطة الاتصال ل PMOs

تمر جميع الأنشطة التي تشكل جزءًا من إدارة مشروع الشركة من خلال مكتب إدارة المشاريع. التواصل هو جزء حيوي من هذه العملية. إذا لم يتم توضيح الأمور وتوزيعها بشكل صحيح ، فستظهر مشكلات يمكن أن تؤثر على النتيجة النهائية. هذا هو السبب في أن قالب خطة الاتصال المجاني لبرنامج Word مهم للغاية.

يساعدك قالب PMO هذا على تحديد الرؤية والأهداف للمشروع أو البرنامج أو المحفظة بالإضافة إلى أهدافهم وأطرهم الزمنية. هناك أيضًا أماكن لإضافة طاقم الاتصال والأدوات التي سيستخدمونها. بعد ذلك ، يمكنك إظهار كيف ستقيس فعالية خطة الاتصال الخاصة بك للتأكد من أنها تفعل ما تريده أن تفعله.

9. نموذج خطة المشروع ل PMOs

تعمل PMOs على تحسين إدارة المشروع من خلال توحيد العمليات وتعزيز الكفاءة. هذا يعني أنهم ينشئون ويحافظون على الوثائق والتتبع والتدريب. لكنهم يخططون أيضًا. هذا هو المكان الذي يكون فيه قالب خطة مشروعنا المجاني لـ PMOs مفيدًا.

يحتوي قالب PMO هذا على كل ما تحتاجه لـ PMO. هناك مكان لتحديد نطاق المشروع أو البرنامج أو المحفظة ، بما في ذلك المعالم والمراحل والمهام. يمكنك أيضًا إضافة جهدك ومتطلبات الموارد. ثم قم بجدولة الخطة ، بما في ذلك تبعيات المهام وافتراضات المشروع وقيوده والميزانية وسجل المخاطر وعملية إدارة التغيير وغير ذلك الكثير.

10. نموذج تتبع مشروع PMO

PMOs مراقبة المشاريع التي يشرفون عليها. إنهم بحاجة إلى تتبع تقدمهم للتأكد من أنهم يعملون وفقًا للجدول الزمني. إذا لم تكن كذلك ، فقد تحتاج الموارد إلى إعادة تخصيص لإعادة كل شيء إلى المسار الصحيح. تم تصميم قالب تتبع مشروع PMO المجاني لبرنامج Excel للعمل كنظام لإدارة المهام لتتبع المهام والتأكد من إنجاز العمل في الوقت المحدد.

يتيح لك استخدام نموذج تتبع المشروع تتبع المشاريع الفردية أو البرامج والمحافظ. أولاً ، تقوم بإدراج اسم المهمة أو اسم المشروع ووصفًا موجزًا. إذا كان هناك أي تبعيات للمهام ، يمكنك إضافتها إلى العمود التالي. توجد مساحة لإضافة الشخص الذي تم تعيين المهمة إليه أو مدير المشروع. لاحظ الآن الأولوية وتاريخ البدء وتاريخ الانتهاء المخطط وتاريخ الانتهاء الفعلي. أخيرًا ، هناك قائمة منسدلة لالتقاط الحالة.

11. قالب جمع متطلبات PMOs

الغرض من جمع المتطلبات هو أنه يوجه مكتب إدارة المشروع خلال المشروع بأكمله ، من البداية إلى التسليم. المتطلبات هي شرط أو قدرات يحتاجها أصحاب المصلحة لحل مشكلة أو تحقيق هدف. باستخدام قالب جمع المتطلبات المجاني الخاص بـ PMOs ، يمكنك جمع كل شيء في مكان واحد.

كل ما تحتاجه لفهم المشروع موجود داخل صفحات مستند Word هذا ، بما في ذلك خطة المشروع ووصف غرض المشروع ونطاقه والجدول الزمني الذي يحتوي على معالم وتبعيات وما إلى ذلك. يتم أيضًا تحديد الأهداف والأشياء بالإضافة إلى القيود والقيود وكيفية حلها.

12. نموذج سجل المخاطر لمكتب إدارة المشاريع

المخاطر دائما شيء تتبعه مكاتب إدارة المشاريع. سواء كانت مخاطرة جيدة أو سيئة ، كلما تم تحديدها والتعامل معها بشكل أسرع ، كان ذلك أفضل. يمنحك قالب سجل المخاطر المجاني الخاص بـ PMOs أداة للتحضير للمخاطر ولديك خطة لحلها إذا ظهرت كمشكلة.

ابدأ بوصف الخطر وتأثيره. ثم أضف كيف ستستجيب للمخاطر إذا أصبحت في الواقع مشكلة. للمساعدة في استجابتك ، أضف مستوى المخاطرة ، مثل مرتفع أو متوسط ​​أو منخفض. أنت الآن تعرف كيفية تحديد أولويات المخاطرة إذا أصبحت مشكلة. هناك أيضًا مكان لإضافة مدير المشروع أو عضو الفريق الذي يمتلك تلك المخاطر والمسؤول عن تحديد وقيادة الاستجابة لها.

13. قالب سجل التغيير PMO

التغيير سيحدث ، ومكتب إدارة المشاريع موجود للمساعدة في ضمان عدم تأثيره سلبًا على المشروع. تتمثل إحدى طرق القيام بذلك في استخدام قالب سجل تغيير PMO المجاني لبرنامج Excel. إنها جزء من أي خطة إدارة تغيير أكبر وفعالة تساعد في التحكم في التغيير من خلال تتبعه من لحظة تحديده حتى حله.

يمنحك جدول البيانات هذا مكانًا لوضع كل ما تحتاج لمعرفته حول التغيير في مشروعك لإدارته. لاحظ عند ملاحظة التغيير لأول مرة ، من يمتلكه في فريق المشروع ، مما يعني أنه سيقود الجهود لحلها ، ويمكنك أيضًا إضافة أولوية هذا التغيير وحالته.

14. نموذج طلب تغيير PMO

قبل حل أي تغيير أو الرد عليه ، عليك أن تقرر ما إذا كان الأمر يستحق القيام به. هناك تغييرات ، مثل الطقس العاصف أو تعطل المعدات ، والتي يجب التعامل معها. ولكن في أغلب الأحيان ، تأتي التغييرات من المالكين وأصحاب المصلحة الآخرين. يوفر لك نموذج طلب تغيير PMO المجاني لبرنامج Word مكانًا للجميع للاتفاق على ما يجب فعله.

يمكنك تخصيص نموذج طلب التغيير للحصول على الكثير أو القليل من التفاصيل كما تريد. لقد قمنا بتضمين مساحة لوصف موجز وتأثير ذلك على المشروع. هناك معلومات كافية عن النموذج لمديري المشاريع للعمل مع مكتب إدارة المشاريع لتحديد ما إذا كان التغيير يستحق القيام به ، وإذا كان الأمر كذلك ، فكيف ، أو عدم اتخاذ أي إجراء.

15. نموذج تقرير حالة المشروع لـ PMOs

الإبلاغ هو مفتاح عمل مكتب إدارة المشاريع. على سبيل المثال ، يقدم تقرير الحالة بيانات المشروع الرئيسية التي ستعلم كيف سيوجه مكتب إدارة المشروع إدارة المشروع لهذا المشروع. من خلال نموذج تقرير حالة المشروع المجاني الخاص بنا لـ PMOs ، يمكنك تخطيط صحة المشروع وتقدمه ، من بين أشياء أخرى ، خلال فترة زمنية محددة.

يحتوي تقرير الحالة على ملخص بالإنجازات الرئيسية ، والعمل الذي تم إنجازه خلال تلك الفترة ، والعمل المخطط الذي لم يأت بعد في نطاق المشروع ، والمعالم التي تم تحقيقها والمخرجات. يوجد أيضًا مكان لسرد عناصر العمل لما يجب أن يأتي بعد ذلك. تشمل الأشياء الأخرى قيد المراجعة الميزانية والجدول الزمني والجودة والمخاطر والمشكلات والحواجز.

كيف يساعد ProjectManager PMOs

هذا كثير من القوالب. وعلى الرغم من أن الخدمة مجانية ، إلا أن هناك دائمًا ثمنًا. قوالب PMO ثابتة وعليك القيام بكل العمل. ProjectManager هو برنامج إدارة مشاريع حائز على جوائز يوفر ميزات إدارة المهام وإدارة المخاطر وإدارة الموارد لمساعدة PMOs في توجيه مشاريعهم وبرامجهم ومحافظهم في الوقت الفعلي. يحتوي على أتمتة وتحديثات ، لذا فأنت تبحث دائمًا عن أحدث المعلومات.

إدارة الموارد مع خرائط الطريق

PMOs يشرف على العديد من المشاريع في وقت واحد. عليهم أن يقدموا التوجيه حول أي الاحتياجات وما هي الموارد ومتى. للقيام بذلك ، يحتاجون إلى أكثر مما يمكن أن توفره قوالب PMO. يمنحك برنامج إدارة المشاريع الخاص بنا نظرة عامة على جميع مشاريعك على شاشة واحدة. شاهدهم من البداية إلى النهاية في مخطط زمني مرئي ، بما في ذلك المقاييس مثل الجهد المخطط والجهد الفعلي والمزيد. يمكنك فتح أي مشروع وطباعة خارطة الطريق وتعديل العمود وتعديله بسهولة لعرض ما تريد.

حافظ على توازن الفرق مع مخططات عبء العمل

الفرق هي أهم مواردك. يمكنك تتبع وقتهم في المهام من خلال جداولنا الزمنية الآمنة ، ولكن عرض عبء العمل لدينا يذهب إلى أبعد من ذلك في توفير إدارة الموارد. استخدمه لتتبع التقدم وعبء العمل بكفاءة عبر المشاريع. يمكنك رؤية إجمالي الساعات وإعادة تعيين المهام لموازنة عبء العمل والحفاظ على إنتاجية الجميع.

PMOs يمكن أيضا الاستفادة من التقارير المخصصة ، بما في ذلك تقارير الحالة والحافظة ، وغيرها الكثير. يمكن تصفية الكل للتركيز على ما تريد رؤيته ثم مشاركته بسهولة. هناك أيضًا طريقة عرض للمحفظة حيث يمكنك تجميع المشاريع وعرض التقدم ومدير المشروع وأعضاء الفريق والحالة وغير ذلك الكثير.

محتوى PMO ذات الصلة

إذا كنت تبحث عن المزيد من الموارد حول مكاتب إدارة المشاريع والأدوات والتقنيات التي تستخدمها ، فلدينا منشورات مدونة وأدلة نهائية وغير ذلك الكثير.

• 15 من أدوات وتقنيات إدارة المشروع يجب على كل PMO استخدامها
• يجب أن يكون لديك 20 قالب إكسل لإدارة المشاريع
• مكتب إدارة المشاريع (PMO) - الدليل النهائي
• إدارة محافظ المشاريع (PPM): الدليل النهائي
• ترتيب أولويات المشروع: كيفية تحديد أولويات المشاريع والاستراتيجية

ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع والحافظات عبر الإنترنت يقوم بما يمكن أن تفعله القوالب. افتح برنامجنا التعاوني وتواصل مع الفرق عبر الأقسام أو المناطق الزمنية. مشاركة الملفات والتعليق والمزيد. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.