10 قوالب مجانية لإدارة أصحاب المصلحة لبرنامج Excel و Word

أصحاب المصلحة هم أي شخص له مصلحة في المشروع. يمكن أن تكون داخلية ، مثل مديري المشاريع أو الفرق أو المالكين أو المستثمرين ، أو الخارجيين ، مثل العملاء أو العملاء أو الموردين. يمكن أن يكون هناك الكثير من أصحاب المصلحة في أي مشروع وتتطلب إدارتهم قوالب إدارة أصحاب المصلحة.

ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع يساعدك في إدارة المشاريع وأصحاب المصلحة. إذا لم تكن مستعدًا للحصول على نسخة تجريبية مجانية من البرنامج ، فنحن نقدم أيضًا العشرات من قوالب إدارة المشاريع المجانية لبرنامج Excel و Word والتي يمكن أن تساعدك في كل مرحلة من مراحل مشروعك. فيما يلي بعض قوالب إدارة أصحاب المصلحة المجانية.

1. نموذج تحليل أصحاب المصلحة

قد يكون هناك العديد من أصحاب المصلحة في أي مشروع ، ولكن وظيفتك كمدير للمشروع هي تحديدهم. يمكن أن يكون لكل صاحب مصلحة مصلحة مختلفة أو يمكن أن تتطور تلك المصالح على مدار المشروع. يساعدك استخدام قالب تحليل أصحاب المصلحة المجاني لبرنامج Excel على وضع خطة تواصل فعالة مع أصحاب المصلحة لإبقائهم على اطلاع بشكل صحيح.

هناك مجالات للحصول على المعلومات الأساسية لأصحاب المصلحة ، بما في ذلك العنوان ومعلومات الاتصال والتأثير أو السلطة على المشروع. بعد ذلك يمكنك وضع كل صاحب مصلحة كما هو بالنسبة للمشروع ، مع الإشارة إلى أولويته ، إذا كان لديهم خبرة في الموضوع وما إذا كانوا من صناع القرار. ثم يمكنك تقييم التزام كل صاحب مصلحة بالمشروع وإدارته بشكل أفضل.

2. نموذج تقرير حالة المشروع

يحتاج أصحاب المصلحة إلى البقاء على اطلاع طوال فترة المشروع. اعتمادًا على صاحب المصلحة ، ومع ذلك ، يمكن أن يتغير هذا المستوى من المعلومات وتكرار تحديثها. سواء كانوا بحاجة إلى تفاصيل أو مجرد نظرة عامة ، لا يزال يتعين على مديري المشاريع تقديم تقارير منتظمة. يعد استخدام قالب تقرير حالة المشروع المجاني لبرنامج Excel أداة رائعة لالتقاط فترة زمنية في المشروع.

تكمن مشكلة النموذج الثابت في أنه يجب تحديثه يدويًا ولا يمكن تخصيص المعلومات لتعكس مخاوف كل صاحب مصلحة. بخلاف الأدوات الثابتة ، يعد ProjectManager أداة عبر الإنترنت توفر بيانات في الوقت الفعلي يمكن تصفيتها لإظهار المعلومات ذات الصلة فقط بكل صاحب مصلحة. لا يمكنك فقط إنشاء تقرير حالة بمجرد ضغطات المفاتيح ، ولكن يمكنك أيضًا إنشاء تقارير حول التباين والمحفظة والمزيد. تلتقط جميع التقارير بيانات في الوقت الفعلي بحيث تكون دقيقة ويمكن مشاركتها بسهولة في مجموعة متنوعة من التنسيقات. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.

3. نموذج خريطة أصحاب المصلحة

إذا كنت تبحث عن أداة مرئية يمكن أن تساعدك في تحديد أصحاب المصلحة ورسمهم ، فأنت بحاجة إلى تنزيل قالب خريطة أصحاب المصلحة المجاني لبرنامج Excel. يمكنك استخدام خريطة أصحاب المصلحة لإبلاغ عملية صنع القرار الخاصة بك عند التعامل مع أصحاب المصلحة. من الضروري إنشاء خطة تواصل قابلة للتطبيق مع أصحاب المصلحة.

يساعدك قالب خريطة أصحاب المصلحة في تحديد من يريد أن يعرف ماذا ومتى يحتاج إلى معرفته وكيف يفضل الحصول على تحديثاته. تحتوي خريطة أصحاب المصلحة هذه على أربع فئات لإدارة أصحاب المصلحة: الإدارة عن كثب ، والرضا ، والبقاء على اطلاع ، والمراقبة. ضع كل صاحب مصلحة تحدده في المربع الصحيح واستخدم الترميز اللوني لتوضيح ما إذا كانوا داعمين أو محايدين أو حاسمين للمشروع.

4. نموذج حالة العمل

نظرًا لأن أصحاب المصلحة لديهم مصلحة راسخة في المشروع ، فإن أحد أكثر الأشياء التي يهتمون بها هو التكاليف المتعلقة بتنفيذ المشروع. يريدون معرفة ما إذا كانت تكاليف الاستثمار تستحق ذلك. يمكنك إظهار ذلك لهم من خلال قالب حالة العمل المجاني الخاص بنا لبرنامج Word ، والذي يلخص أهداف المشروع وتكاليفه وفوائده.

تعد دراسة الجدوى بمثابة العناية الواجبة لأصحاب المصلحة من خلال إثبات أن استثمارهم في المشروع مفيد. يمكنهم قراءة ملخص تنفيذي وبيان مهمة المشروع والنتيجة النهائية التي سيتم إنتاجها. هناك مكان لعرض أهداف المشروع وكيف سيتم تحقيقها ، والتقييم المالي وتقييم السوق بالإضافة إلى المزيد. سوف يساعد في الحصول على موافقة من أصحاب المصلحة.

5. نموذج تحليل التكلفة والعائد

نموذج مجاني آخر يمكن أن يساعد في إثبات لأصحاب المصلحة أن المشروع يستحق استثمارهم هو قالب تحليل التكلفة والعائد المجاني لبرنامج Excel. يساعدك في إلقاء نظرة على الأرقام وتحديد ما إذا كانت الأموال التي تضعها في المشروع تستحق الإنجازات.

يقوم قالب تحليل التكلفة والعائد بذلك عن طريق إضافة مبلغ بالدولار إلى تكاليف وفوائد المشروع. من خلال طرح الفوائد من التكاليف ، يمكنك معرفة الربح إن وجد للمشروع. يمكن أن تكون هذه مكاسب مالية ، ولكن يمكنها أيضًا تحديد ما إذا كانت أهداف وغايات العمل تستحق التكاليف. يمكن أن تساعد هذه المعلومات في إشراك أصحاب المصلحة في المشروع.

6. مصفوفة RACI

من الواضح أنه من المهم تحديد وتعريف أدوار ومسؤوليات فريق المشروع الخاص بك ، ولكن غالبًا ما يتجاهل مديرو المشروع نفس التمرين عند التعامل مع أصحاب المصلحة في المشروع. بعد ذلك ، يكون فريق المشروع الخاص بك مجرد واحد من العديد من أصحاب المصلحة المحتملين في المشروع. يتيح لك استخدام قالب مصفوفة RACI المجاني لبرنامج Excel تصنيف جميع المشاركين في المشروع ، بما في ذلك أصحاب المصلحة.

RACI تعني المسؤولية والمساءلة والتشاور والإعلام. في القالب المجاني الخاص بنا ، تقوم بإدراج جميع أصحاب المصلحة (أو فريق المشروع بأكمله) على الجانب الأيسر ، بينما يوجد عنوانهم في أعلى المخطط. في المربع المقابل ، ستلاحظ ما إذا كانوا مسؤولين أو خاضعين للمساءلة أو تمت استشارتهم أو إبلاغهم. لديك الآن مستند لإرشاد كل فرد في الفريق ، بما في ذلك أصحاب المصلحة ، الذين لديهم مستويات مختلفة من المشاركة والتأثير على المشروع.

7. نموذج تجميع المتطلبات

يريد أصحاب المصلحة معرفة المشكلات التي يتم حلها بواسطة المشروع ، وكيف يخطط لتحقيق هدفه ، وما هو الشرط أو السعة التي يجب تلبيتها والمزيد. تم تناول هذا كله في قالب تجميع المتطلبات المجاني لبرنامج Word. هذه وثيقة أساسية لأصحاب المصلحة وتلتقط معلومات حيوية حول المشروع في مكان واحد.

هناك الكثير مغطى في القالب المجاني. يسرد متطلبات المشروع ، من المستخدم والوظيفية والنظام إلى البرامج والواجهة وسير العمل والتغيير والمخاطر. هذا هو أكثر من وجهة نظر عالية المستوى ، وهو مناسب لمعظم أصحاب المصلحة ويتجنب الوقوع في الأعشاب الضارة. حتى أن هناك قسمًا يمكن للجميع تسجيل الخروج منه على المستند للتأكد من أنهم على علم وموافقتهم.

8. قالب ميثاق الفريق

أعضاء الفريق هم أصحاب المصلحة ، على الرغم من أنهم ليسوا الوحيدين في المشروع. يركز قالب ميثاق الفريق المجاني لبرنامج Word في الغالب عليه ، ولكنه قالب أساسي آخر لإدارة أصحاب المصلحة. يشرح كيف يتناسب الفريق مع السياق الأكبر للمشروع ، مثل أصحاب المصلحة في المشروع.

بالإضافة إلى ذلك ، يسرد الميثاق المجاني جميع المشاركين في المشروع ويوفر معلومات الاتصال. يوجد قسم لتحديد خلفية المشروع ورسالته وهدفه والميزانية والموارد وعملية صنع القرار التي يستخدمها الفريق. هناك معلومات عن النطاق وتقييمات الأداء والأنشطة والمعالم وأكثر من ذلك بكثير. إنها أداة رائعة للتواصل وإشراك الجميع في المشروع.

9. نموذج خطة الاتصال

عند الحديث عن التواصل ، فأنت بحاجة إلى خطة اتصال للحصول على معلومات لفريق المشروع الخاص بك. سيساعدك استخدام قالب خطة الاتصال المجاني لبرنامج Word على تحديد الأهداف وجدولة تحديثات الاتصال مع أصحاب المصلحة. إنها واحدة من أكثر قوالب إدارة أصحاب المصلحة أهمية من حيث أن أصحاب المصلحة المطلعين أسهل في الإدارة وأقل احتمالية للتدخل في المشروع.

إلى جانب الأهداف ، يساعدك قالب خطة الاتصال على تحديد كيفية تحقيق هذه الأهداف ، وفي أي إطار زمني وما هي المقاييس لقياس نجاحك. ستكتشف الموظفين والأدوات المرتبطة بنشر المعلومات بالإضافة إلى مراجعة فعاليتها. بمجرد أن يكون لديك خطة ، فمن المناسب أن تتغير لكي تظل ذات صلة وفعالة.

10. قالب الهيكل التنظيمي

على الرغم من أنه قد لا يبدو كأنه نموذج إدارة أصحاب المصلحة الرئيسيين ، فإن معرفة التركيب التنظيمي لشركة أو مشروع هو كيف يعرف كل فرد في المؤسسة أو فريق المشروع لمن يقدمون تقاريرهم. استخدم قالب المخطط التنظيمي المجاني لبرنامج Excel. إنه مخطط انسيابي يُظهر الهيكل الداخلي الهرمي لمؤسسة أو مشروع.

هذا المستند عبارة عن صورة مرئية سهلة الفهم لتسلسل الأوامر. في حين أن المؤسسات الأصغر ، مثل الشركات الناشئة أو المشاريع قد لا تحتاج إلى الأداة ، فكلما كانت المنظمة أو المشروع أكبر وأكثر تعقيدًا ، كلما أصبح قالب إدارة أصحاب المصلحة هذا أكثر أهمية. من الضروري أن يعرف الجميع من يرفعون تقاريرهم ومن يمتلك السلطة ، وهذا بالضبط ما يوضحه هذا النموذج.

ProjectManager يساعد في إدارة أصحاب المصلحة

بمجرد تنزيل واستخدام قوالب إدارة أصحاب المصلحة المجانية الخاصة بنا ، ستجد سريعًا أنه يمكنهم اصطحابك فقط حتى الآن. بعد كل شيء ، يتم إدخال الكثير من القوالب يدويًا وتحديثها ، فهي ليست تعاونية ومعزولة عن بقية أدوات إدارة المشروع. ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع يساعدك على تخطيط وإدارة وتتبع إدارة أصحاب المصلحة في الوقت الفعلي.

مشاركة خطط المشروع مع أصحاب المصلحة

تحتاج المشاريع إلى خطط ، لكن الخطط لا تعمل بدون أصحاب المصلحة. يتيح لك إنشاء جدول على مخططات جانت القوية إدارة أصحاب المصلحة في فريق المشروع الخاص بك ، وتنظيم مهامهم ، وربط التبعيات لتجنب التأخيرات المكلفة وتعيينهم للعمل الذي يمكنك تتبعه في الوقت الفعلي. يمكن مشاركة خطة المشروع بسهولة مع فريق المشروع وأصحاب المصلحة لإبقاء الجميع في نفس الصفحة.

مراقبة التقدم والأداء في الوقت الحقيقي

بمجرد تعيين خط الأساس على Gantt ، يمكنك تتبع مجهودك المخطط له مقابل جهدك الفعلي. لا يساعدك هذا فقط في الحفاظ على جدولك وميزانيتك ، ولكن أصحاب المصلحة يريدون أن يتم تحديثهم بشأن تلك البيانات القيمة أيضًا. لا تتطلب لوحة التحكم في الوقت الفعلي أي إعداد ، كما هو الحال مع الأدوات خفيفة الوزن ، وتتتبع كل شيء من عبء العمل إلى التكلفة والوقت في الرسوم البيانية والمخططات سهلة القراءة. إنها طريقة رائعة للحصول على عرض عالي المستوى للمشروع وقتما تشاء.

يمكن لمديري المشاريع استخدام ميزات إدارة الموارد للحفاظ على إنتاجية فرقهم. يمكن تعيين التوافر مسبقًا لجعل الجدولة أبسط ويساعدك مخطط عبء العمل المرمز بالألوان على رؤية تخصيص فريقك. يمكنك بعد ذلك موازنة عبء العمل الخاص بهم من المخطط لإبقائهم يعملون في السعة. لم يتم تجميعها بشكل عام ويسعد أصحاب المصلحة برؤية الإنتاجية.

المحتوى ذو الصلة

إذا لم تكن هذه إدارة كافية لأصحاب المصلحة بالنسبة لك ، فسيتم تحميل موقعنا بمحتوى مجاني. هناك مدونات وأدلة ومقاطع فيديو أسبوعية ، وبالطبع المزيد من قوالب إدارة المشاريع المجانية لبرنامجي Excel و Word. فيما يلي بعض الموارد لمعرفة المزيد حول إدارة أصحاب المصلحة.

• دليل إدارة أصحاب المصلحة
• تحليل أصحاب المصلحة 101
• ما هي نظرية اصحاب المصالح
• أصحاب المصلحة مقابل المساهم: ما الفرق؟
• مخطط أصحاب المصلحة 101: دليل سريع لخرائط أصحاب المصلحة

ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع حائز على جوائز ، وهو يمكّن الفرق من العمل معًا بشكل أفضل. تضيف أدوات إدارة المهام إلى ميزات إدارة المخاطر والإنتاجية لمساعدتك في تحديد المخاطر وتتبعها وتخفيفها. انضم إلى الفرق في Avis و Nestle و Siemens الذين يحققون النجاح مع برنامجنا. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.