وثائق المشروع: 15 وثيقة مشروع أساسية

يعرف مديرو المشاريع أهمية توثيق المشروع. يجب أن تكون مستندات المشروع دقيقة ويتم تحديثها باستمرار لمواكبة المشروع. يعد إنشاء وإدارة وثائق المشروع طوال دورة حياة المشروع أمرًا بالغ الأهمية لنجاح المشروع ، ولكن من أين نبدأ؟

يحدد هذا الدليل ماهية وثائق المشروع وسبب أهميتها بالإضافة إلى تحديد أفضل 10 مستندات مشروع يجب عليك دائمًا إنشاؤها لتخطيط وتنفيذ مشاريعك.

ما هو توثيق المشروع؟

يشير مصطلح توثيق المشروع إلى مستندات إدارة المشروع التي يتم إنشاؤها طوال دورة حياة المشروع. تحدد هذه المستندات ، مثل خطة المشروع أو الجدول الزمني للمشروع أو ميزانية المشروع ، الأنشطة والإجراءات والإرشادات التي يجب على فريق المشروع اتباعها.

وثائق المشروع لها أغراض عديدة مثل تخطيط المشروع أو إدارة التكلفة أو إدارة المخاطر. بالإضافة إلى ذلك ، هناك بعض مستندات المشروع التي يجب إنشاؤها في مرحلة معينة من مراحل المشروع لأنها تمهد الطريق للخطوة التالية. على سبيل المثال ، يجب إنشاء خطة إدارة المشروع قبل أن تبدأ مرحلة تنفيذ المشروع.

يمكن أن يساعدك برنامج إدارة المشاريع في تنظيم ومشاركة المعلومات التي تعتبر بالغة الأهمية لنجاح مشروعك. ProjectManager هو برنامج لإدارة العمل يحتوي على مساحة تخزين غير محدودة للملفات ويسهل مشاركة وثائق المنتج مع فريقك وأصحاب المصلحة. تشترك جميع طرق عرض المشروع المتعددة في مصدر واحد للمعلومات لإبقاء الجميع على نفس الصفحة. ابدأ مجانًا.

دعنا نلقي نظرة على مستندات المشروع التي يجب إنشاؤها في كل مرحلة من مراحل المشروع.

توثيق المشروع حسب مرحلة المشروع

تختلف المشاريع في الحجم والتعقيد ويتطلب بعضها توثيقًا أكثر شمولاً للمشروع من البعض الآخر. فيما يلي نظرة عامة على بعض مستندات المشروع التي يتم إنشاؤها عادةً طوال دورة حياة المشروع.

• بدء المشروع: ميثاق المشروع ، دراسة الجدوى ، جدول أعمال اجتماع انطلاق المشروع
• تخطيط المشروع: خطة إدارة المشروع ، هيكل توزيع العمل ، ميزانية المشروع ، جدول المشروع ، خطة إدارة التغيير ، خطة إدارة النطاق ، خطة إدارة المخاطر
• تنفيذ المشروع: تقرير حالة المشروع ، قالب الدروس المستفادة ، الجداول الزمنية ، طلبات التغيير ، أوامر التغيير
• مراقبة المشروع والتحكم فيه: تقرير حالة المشروع ، قالب الدروس المستفادة ، الجداول الزمنية
• إقفال المشروع: قالب إغلاق المشروع ، قائمة الثقب

الآن بعد أن أصبحت لديك فكرة عن وثائق المشروع الصحيحة لكل مرحلة من مراحل دورة حياة المشروع ، دعنا نتعمق في بعض مستندات إدارة المشروع الهامة.

أهم 15 وثيقة مشروع لتضمينها في وثائق مشروعك

فيما يلي وصف موجز لوثائق المشروع المهمة ونموذج إدارة المشروع المقابل لكل منها. لا تنس التحقق من مكتبتنا الخاصة بقوالب إدارة المشاريع المجانية حيث ستجد العشرات من القوالب لإنشاء وثائق مشروعك.

1. خطة المشروع

تعتبر خطة المشروع هي الأكثر شمولاً من بين جميع مستندات إدارة المشروع لأنها تجمع مستندات المشروع التي تم إنشاؤها أثناء مرحلة تخطيط المشروع. على سبيل المثال ، يجب أن تتضمن خطة مشروعك ميزانية المشروع والجدول الزمني للمشروع.

2. ميثاق المشروع

تتم كتابة ميثاق المشروع أثناء مرحلة بدء المشروع وهو يمهد الطريق لخطة المشروع. يستخدم مديرو المشاريع مواثيق المشروع لتقديم نظرة عامة سريعة على المشروع لأصحاب المصلحة والجهات الراعية والعملاء.

3. حالة العمل

تمامًا مثل ميثاق المشروع ، فإن دراسة الجدوى هي مستند يتم إنشاؤه أثناء مرحلة البدء لإقناع أصحاب المصلحة في المشروع بقيمة المشروع من خلال شرح الفوائد المحتملة التي يمكن أن تعود على مؤسستهم.

4. خطة اتصالات المشروع

تحدد خطة الاتصال جميع المبادئ التوجيهية للتواصل بين أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة في المشروع. يحدد قنوات الاتصال التي سيتم استخدامها ، والجدول الزمني للاتصال والأدوار والمسؤوليات من بين التفاصيل الأخرى لتبسيط عملية الاتصال طوال دورة حياة المشروع.

5. سجل المخاطر

يتيح لك هذا المستند تسجيل جميع مخاطر المشروع المحتملة ويتضمن وصفًا موجزًا ​​لتأثيرها المحتمل واحتمالية حدوثها. يعد سجل المخاطر وثيقة مشروع مهمة لأنه يوفر معلومات مهمة لخطة إدارة المخاطر التي تحتوي على جميع وثائق إدارة المخاطر والاستراتيجيات والمبادئ التوجيهية.

6. بيان النطاق

يحدد بيان النطاق الأنشطة التي سيتم تنفيذها لإكمال المشروع. يتم استخدامه من قبل مديري المشاريع للسماح لأصحاب المصلحة بمعرفة ما سيتم القيام به وما لن يتم فعله حتى تكون التوقعات واضحة من البداية. إنها جزء من خطة إدارة النطاق ، وهي وثيقة شاملة تشرح الإجراءات والإرشادات المتعلقة بنطاق المشروع.

7. ميزانية المشروع

ميزانية المشروع هي وثيقة إدارة المشروع الهامة. لإنشاء واحدة ، ستحتاج إلى تقدير تكاليف مشروعك ، والتي تشمل العمالة والمواد والمعدات وأي شيء مطلوب لتنفيذ المشروع.

8. الجدول الزمني للمشروع

على المستوى الأساسي ، يحدد جدول المشروع الجدول الزمني لتنفيذ جميع مهام المشروع. يمكن أن تتضمن أيضًا مزيدًا من التفاصيل مثل الموارد اللازمة لكل مهمة ، والمسؤول عنها ، وعرق أو فتره السماح بمشروعك والمسار الحرج. مخطط جانت الخاص بـ ProjectManager هو الأداة المثالية لإنشاء جدول زمني مفصل للمشروع.

9. تقرير حالة المشروع

تعد تقارير حالة المشروع أداة لا غنى عنها لإدارة المشروع لأنها تسمح لك بالتحقق من صحة مشروعك في أي وقت ومشاركة البيانات مع أصحاب المصلحة لإبقائهم محدثين. تقارير الحالة مختصرة وتتضمن المعلومات الأكثر صلة فقط.

10. نموذج إغلاق المشروع

من الضروري دائمًا إنشاء وثائق المشروع في نهاية مرحلة إغلاق المشروع. وذلك لأن مديري المشاريع يحتاجون إلى إغلاق العقود وإنشاء مستند "الدروس المستفادة" والحصول على موافقة رسمية من أصحاب المصلحة من بين المهام المهمة الأخرى. كل هذا يجب توثيقه حتى لا يسقط شيء من خلال الشقوق.

11. نموذج اقتراح المشروع

اقتراح المشروع هو مستند إدارة المشروع الذي يوفر نظرة عامة سريعة على المجالات الرئيسية للمشروع. والغرض الرئيسي منه هو إقناع أصحاب المصلحة المحتملين بقيمة المشروع خلال مرحلة البدء. يجب أن تكون وثيقة مقنعة تسلط الضوء على الفوائد والأهداف والمتطلبات الرئيسية.

12. نموذج موجز المشروع

ملخص المشروع هو نسخة مختصرة من خطة مشروعك ، موجهة نحو جمهور مثل الفرق متعددة الوظائف أو أصحاب المصلحة الذين لا يحتاجون إلى الغوص في جميع تفاصيل خطة إدارة المشروع ولكنهم لا يزالون بحاجة إلى فهم المشروع الأهداف والميزانية والأدوار والمسؤوليات من بين الجوانب الرئيسية الأخرى.

13. نموذج تجميع المتطلبات

متطلبات المشروع هي الأهداف والمواصفات المتوقعة من المشروع للتأكد من إرضاء جميع أصحاب المصلحة. سيساعدك نموذج جمع المتطلبات المجاني على توثيق جميع متطلبات مشروعك.

14. نموذج نظرة عامة على المشروع

نظرة عامة على المشروع عبارة عن مستند من صفحة واحدة يحدد الجوانب الأكثر أهمية للمشروع مثل الجدول الزمني والمعالم الرئيسية والميزانية والحالة وأدوار أعضاء الفريق ومسؤولياتهم.

15. نموذج ميثاق الفريق

ميثاق الفريق هو مستند إدارة المشروع الذي يوضح الأدوار والمسؤوليات والتسليمات والموارد الخاصة بفريق المشروع. يساعد مديري المشاريع على فهم عبء العمل والأهداف لكل عضو في الفريق من أجل تخطيط أفضل للموارد.

ما يستحق التوثيق

بغض النظر عن هيكل مؤسستك ، فإن القدرة على تسجيل وتوثيق جميع جوانب المشروع أمر حيوي لكونك مدير مشروع ناجحًا. تحتاج التقارير المتعددة والمخططات والرسوم البيانية والمستندات وطلبات التغيير وتحديثات الحالة إلى الصيانة طوال دورة حياة المشروع ، وتعمل التوثيق على تجميع الأجزاء المتباينة من المشروع معًا وإنهاءها بنجاح.

ومع ذلك ، فإن وقتك محدود ، وكذلك الصبر في معظم المؤسسات على الأعمال الورقية المملة. كيف يمكنك الحفاظ على الكفاءة وتوثيق المشروع بشكل فعال؟ ضع في اعتبارك ما يلي لتحديد ما يستحق التوثيق:

• كل شيء متعلق بالعميل - تخيل أن أحد العملاء يشكك فجأة في قرار تم اتخاذه منذ أشهر. يقول العميل إنه اختار اتجاهًا واحدًا ولكن شركتك قررت السير في مسار آخر أثناء التنفيذ. يساعد التوثيق الواضح لاجتماعات العميل ، بما في ذلك الملاحظات مع التواريخ والأوقات والحضور في حل سوء التفاهم.
• الإملاءات القانونية - بالنسبة لبعض المشاريع ، يُطلب من الفرق القانونية مراجعة الوثائق أثناء المشروع. بالنسبة للمشاريع العامة ، قد تكون هناك عمليات إشراف ومراجعة تحلل المشروع بعد اكتماله. تعرف على متطلبات التوثيق التي يحتاجها فريقك القانوني قبل أن يبدأ مشروعك. اللعب اللحاق بالركب محفوف بالمخاطر في هذا النوع من البيئة.
• المقدار الصحيح من العملية - بينما لا تريد أن تضيع في توثيق الكثير من الخطة والعملية التي لا تقوم بمعالجتها بالفعل ، فأنت تريد بعض التعريف حول خطة المشروع وأهدافه. دع الهيكل التنظيمي يوجه عدد العمليات التي يجب توثيقها. على سبيل المثال ، محاولة تشغيل مشروع يتطلب توثيقًا قانونيًا بدون معالجة لن يؤدي إلا إلى تعثر مشروعك. عندما تكون في شك ، فإن أفضل طريقة هي التوثيق.
• التغييرات على المشروع - تعد تحديثات المشروع المستمرة ضرورية للتوثيق خاصة مع تغير أهداف المشروع. من الناحية المثالية ، سيكون لديك أداة لإدارة المشاريع عبر الإنترنت في الوقت الفعلي بحيث تتم جدولة التغييرات في الموارد والمهام مباشرةً ويتم تسجيل المشكلات فور حدوثها. ومع ذلك ، يجب إضافة التأثيرات الأكبر لخطة المشروع إلى وثائق المشروع بطريقة يتم التحكم فيها.

أفضل ممارسات توثيق المشروع

إذن ما هي أفضل الإستراتيجيات التي يجب أن تستخدمها للحفاظ على فعالية وكفاءة الوثائق الخاصة بك وفي الوقت المناسب؟ لمواءمة وثائقك وفقًا لأفضل الممارسات ، يجب عليك:

• خذ الوقت - استخدم التقويم الخاص بك! يعتقد الكثير من الناس أن التقويمات مخصصة فقط لجدولة الاجتماعات. ليست كذلك. استخدمه لجدولة 2-3 ساعات من الوقت المتواصل لتجميع مستند أساسي. بدلًا من إجراء مكالمات أو التحدث مع زميل في العمل ، خذ الوقت الكافي للوصول إلى منطقة الكتابة. مع تركيز الوقت والاهتمام ، ستتمكن من إحراز تقدم كبير. وبالمثل ، قم بجدولة 10-15 دقيقة في التقويم الخاص بك كل أسبوع لمراجعة وتحديث الوثائق.
• احصل على المستوى الصحيح من التفاصيل - يختلف وضع المستندات معًا للمهندسين عن المستندات التي تقدمها للمديرين التنفيذيين. يحتاج المهندسون إلى التفاصيل التي يمكنك تقديمها بينما لا يتوفر للمديرين التنفيذيين الوقت للغرق في التفاصيل. إنهم يريدون فقط النقاط ، والخط السفلي والخطوات التالية. الأمر متروك لك لتحديد المستوى المناسب من التوثيق للجمهور المناسب.
• استخدم التخزين الذكي - يجب أن يكون تحديد موقع وثائقك أمرًا سهلاً. لا جدوى من التوثيق إذا تم دفنه تحت صخرة حيث لا يمكن لأحد العثور عليه. يتضمن ذلك التأكد من أن البنية التحتية في مكانها للوصول إلى الوثائق عبر الإنترنت وأن هيكل المجلد والتسلسل الهرمي سهل الفهم وبديهي.
• شارك مع الآخرين - يكره معظم الناس تجميع الوثائق معًا ولكنهم يحبونها عندما يتم تعبئتها لهم. ستفاجأ بسرور أن الناس قرأوا الوثائق بالفعل! استخدم برنامج إدارة المشروع عبر الإنترنت لتخزين مستنداتك عبر الإنترنت مع المشروع ، من الناحية المثالية في بيئة تعاونية وآمنة.
• التحكم في الإصدار وتحديثه - يعد الحفاظ على وثائق المشروع محدثة وتحديثها أمرًا صعبًا. من السهل الوصول إلى نقطة الإصدار الأولي ، ولكن من المؤلم العودة وتحديث الوثائق والحفاظ على التحكم في الإصدار. أكبر مساعدة هي البنية التحتية لمستودع المستندات التي لديك. يتيح لك التحكم التلقائي في الإصدار إدارة هذه العملية ويثق مستهلكو وثائقك دائمًا في أن لديهم أحدث إصدار.

كيف يساعد ProjectManager في توثيق المشروع

ProjectManager هو برنامج عمل ومشروع يربط الفرق المختلطة ويعزز التعاون. يمكن تخزين جميع مستندات المشروع على الأداة وسيحصل عليها كل من يحتاج إلى الوصول إلى المستندات. يمكنك إنشاء خطط المشروع وغير ذلك الكثير ، مما يجعل ProjectManager هو البرنامج الوحيد الذي تحتاجه لنجاح المشروع.

ضع خطط المشروع على مخططات جانت التفاعلية

واحدة من أهم وثائق المشروع هي خطة مشروعك. يمكنك إنشاء هذا ومشاركته مع مخطط جانت الخاص بنا ، والذي ينظم جميع مهامك ويربط التبعيات ويحدد المعالم لمساعدتك على الالتزام بالجدول الزمني. حتى أنه يقوم بتصفية المسار الحرج. توفر مخططات جانت الخاصة بنا عبر الإنترنت بيانات في الوقت الفعلي ويسهل مشاركتها حتى يعمل الجميع دائمًا من خلال أحدث البيانات.

راقب مشروعك باستخدام لوحات المعلومات في الوقت الفعلي

تحدد وثائق مشروعك فقط المرحلة لتنفيذ مشروعك. للالتزام بهذه الخطط ، يجب أن يكون لديك طريقة لمراقبة التقدم والأداء في الوقت الفعلي. تجمع لوحة التحكم المباشرة الخاصة بنا تلقائيًا وتحسب وتسلم مقاييس الوقت الفعلي للوقت وعبء العمل والمزيد. على عكس الأدوات الأخرى ، ليس هناك أي إعداد ضروري. ترى ما يحدث بينما يتكشف المشروع.

تعمق في البيانات مع إعداد التقارير بنقرة واحدة

عندما لا تكون طريقة العرض عالية المستوى كافية ، يمكنك إنشاء تقارير المشروع بضغطة زر. احصل على مزيد من المعلومات حول التكاليف والتقدم والمزيد. يمكن تصفية جميع التقارير لعرض البيانات التي تريد رؤيتها فقط. يمكنك إرفاق التقارير برسائل البريد الإلكتروني لأصحاب المصلحة أو طباعتها للعروض التقديمية.

ProjectManager هي أداة مرنة تسمح لك بتحديث وثائق مشروعك حسب الحاجة مع تغير المشاريع. يتم تحديث الجميع بإشعارات البريد الإلكتروني أو التنبيهات داخل التطبيق حتى لا يكون هناك أي ارتباك بشأن ما هو متوقع. استخدم أداة تدير خطة المشروع والموارد والتكلفة والفريق أثناء تخزين جميع وثائق المشروع التي لديك لتحقيق النجاح.

بالتأكيد ، يمكن أن يكون التوثيق هو لعنة مشروعك ، لكنك بحاجة إليه. هناك أدوات يمكن أن تساعدك على القيام بذلك بشكل أسهل وأفضل وأسرع. تعد مجموعة البرامج عبر الإنترنت من ProjectManager أداة تعاونية رائعة لإنشاء وثائق مشروعك وتخزينها لتسهيل الوصول ومشاركة المستندات مع فريقك. ابدأ مجانًا.