دليل سريع لعناصر العمل وقوائم عناصر العمل

على الأرجح ، لقد قمت بإنشاء عنصر عمل دون أن تدرك ذلك. إذا سبق لك كتابة قائمة مهام ، فقد صنعت لنفسك مجموعة من عناصر الإجراءات - مهام للتشغيل ، وأعمال منزلية لإكمالها ، وأشخاص يجب الاتصال بهم ، وما إلى ذلك.

تعد إدارة المشاريع الكبيرة عملية أكثر تعقيدًا ، وتتطلب نظامًا متطورًا لإنشاء عناصر العمل وتعيينها وتتبعها.

ما هي عناصر العمل؟

عناصر العمل هي مهام منفصلة وقابلة للتنفيذ تعمل بمثابة "نقاط انطلاق" نحو هدف أكثر تعقيدًا. يعد إنشاء قائمة بعناصر الإجراءات أفضل طريقة لتعيين هذه المهام وتتبع التقدم.

تتخذ عناصر العمل أشكالًا عديدة ، من الأنشطة التي يجب إكمالها إلى الأحداث التي يجب أن تحدث. ومع ذلك ، فإن السمة المميزة لها هي أن كل عنصر مكتمل يؤدي إلى الانتهاء من مهمة أكبر. يجب أن تكون هذه العناصر موجزة ، ويتم إكمالها بشكل عام بواسطة فرد واحد. على الرغم من أنها قد تبدو بسيطة ، إلا أن إنشاء قائمة بعناصر العمل أمر أكثر تعقيدًا مما قد تتوقعه. يمكن أن تؤدي التوجيهات التي تم إنشاؤها بشكل سيء إلى إبطاء المشروع بأكمله أو حتى الفشل التام. لهذا السبب ، من الضروري فهم أفضل الطرق لإنشائها واستخدامها لدفع مشروعك إلى الأمام.

يعد برنامج إدارة المشاريع أفضل طريقة لإعداد قائمة بعناصر العمل وتنفيذ عملك كفريق فعليًا. باستخدام ProjectManager ، يمكنك التعاون في المهام بخمس طرق عرض مختلفة ، وتتبع التقدم باستخدام لوحات المعلومات وحتى تتبع وقتك. ابدأ اليوم مجانًا.

من يقوم بإنشاء عناصر العمل؟

المديرون وقادة الفريق مسؤولون بشكل عام عن إنشاء وتعيين عناصر العمل. يقوم الأفراد في هذه الأدوار بتعيين المهام وتقسيمها إلى قوائم يمكن لأعضاء الفريق إكمالها و "التحقق منها". إن مهمة المدير هي معرفة من يجب أن يعمل على أي بند عمل وأي عنصر يتطلب العديد من أعضاء الفريق.

تعتبر عناصر العمل حاسمة عند العمل على مهام معقدة في إعداد الفريق ، حيث إنها تمنع أعضاء الفريق من التنقّل على أصابع بعضهم البعض والقيام بعمل غير ضروري.

الغرض من قائمة عناصر العمل

تعد قائمة عناصر العمل المتجددة طريقة جيدة لتتبع مسؤوليات الجميع أثناء المشروع. هذا يجعل من السهل العثور على إجابات لأية أسئلة قد تكون لديك في المستقبل. تعرض قائمة عناصر الإجراء بالضبط ما حدث بشكل صحيح وما الخطأ الذي حدث أثناء المشروع ، بالإضافة إلى مقدار الجهد والموارد التي تتطلبها مهام معينة.

الأشياء التي يجب مراعاتها عند إنشاء قائمة عناصر العمل

هناك خمسة تفاصيل يجب عليك دائمًا تضمينها للتأكد من فهم العنصر وإمكانية تتبعه:

• اسم المهمة
• التواريخ المهمة - الإنشاء والإكمال المخطط له والإكمال الفعلي
• وصف عنصر العمل
• المخاطر أو القضايا التي يجب البحث عنها
• من سيمتلك عنصر العمل

أمثلة على عنصر العمل

تخيل اجتماعًا يتم فيه التخطيط لمشروع ما وتناقش فيه قائمة مهام. يجب إكمال هذه المهام قبل أن يتمكن المشروع من المضي قدمًا. من أجل جعل هذه المهام المجردة أكثر قابلية للإدارة ، سيقوم مدير المشروع بتقسيمها إلى عناصر عمل مميزة.

يسهل على أعضاء الفريق الالتفاف حولها وتنفيذها ، كما يسهل على مديري المشاريع تتبعها. وفيما يلي بعض الأمثلة على ذلك:

• جدولة اجتماع في وقت وتاريخ محددين
• إرسال طلب إلى بائع تابع لجهة خارجية
• الاتصال بأحد أصحاب المصلحة لإجراء مكالمة
• تقديم أمر عمل
• إنشاء رسم بياني

عناصر عنصر العمل

اتبع المعايير المحددة لإنشاء عناصر الإجراءات لتضمين جميع المعلومات الضرورية بطريقة يمكن لأي شخص فهمها. هذه العملية ليست معقدة ، ولكن هناك عناصر أساسية يجب وضعها في الاعتبار:

العنوان ورقم التتبع

هذا هو اسم عنصر العمل - أبسط واصف له. اجعل العنوان قصيرًا ، حيث ستكتب وصفًا وتوسع في التفاصيل هناك. يُنصح بتعيين رقم تتبع لكل عنصر. سيؤدي ذلك إلى تبسيط كيفية تتبعها والإبلاغ عنها ، خاصة عند التعامل مع العديد من عناصر العمل في وقت واحد.

مستوى الأولوية

عند التعامل مع عناصر عمل متعددة ، قم بتعيين أولوية لكل منها لمعرفة ما يجب التركيز عليه أولاً. لا يجب بالضرورة إكمال كل منهم بالترتيب الذي تم تعيينه لهم. سيكون البعض بطبيعة الحال أكثر إلحاحًا من البعض الآخر.

تاريخ الإنشاء والتقدير للانتهاء

هناك ثلاثة تواريخ يجب وضعها في الاعتبار عند إنشاء عناصر العمل: تاريخ الإنشاء وتاريخ الإكمال المقدر وتاريخ الانتهاء النهائي. لاحظ أنه لن يتم إكمال كل شيء ، وقد يتم "حل" البعض بدلاً من ذلك. هذه هي العناصر التي أصبحت غير ضرورية على طول الطريق ولا تحتاج إلى إكمالها.

الخالق والموكل إليه

قم بتضمين من قام بإنشاء عنصر العمل ، بالإضافة إلى من قام بتعيينه إليه. هذا يسهل على أي شخص معني معرفة مكان توجيه الأسئلة. في الأساس ، هذه طريقة لتسريع الاتصال.

وصف

يجب أن يتوسع الوصف في العنوان. ضع في اعتبارك أن هذا يجب أن يظل وصفًا بسيطًا - ملخصًا وليس دليلًا تفصيليًا. بشكل عام ، أوصاف عناصر العمل ليست سوى جملة أو جملتين.

وصف موسع

يمكنك هنا تضمين أي تفاصيل أخرى ذات صلة يحتاجها المحال إليه لتنفيذ المهمة. اعتمادًا على عنصر العمل ، قد لا يكون هذا ضروريًا.

أفضل الممارسات للاحتفاظ بقائمة عناصر العمل

عندما تبدأ في الكتابة ، هناك بعض أفضل الممارسات التي يجب وضعها في الاعتبار:

ابدأ بفعل

عندما تتم كتابة عناصر الإجراءات كأسماء ، فإن الاحتمالات تكون واسعة جدًا. هذا يمكن أن يؤدي إلى الارتباك. على سبيل المثال ، يعطي عنونة عنصر إجراء "تدقيق رسائل البريد الإلكتروني للمستثمر" مقابل "رسائل البريد الإلكتروني للمستثمرين" فكرة أوضح عما يجب القيام به بالضبط.

كن موجزا

يجب أن تجعل عناصر العمل الأمور أبسط وليس أكثر تعقيدًا. إذا كانت "شديدة الإلهام" أو تحتوي على تفاصيل غير ضرورية ، فيمكنها إرباك المحال إليه وإبطاء الأمور. الاقل هو الاكثر.

اكتب حتى يمكن لأي شخص أن يفهم

ستكون عناصر العمل منطقية دائمًا لمن قام بإنشائها ، ولكن ضع في اعتبارك ما إذا كانت ستجعلها منطقية جدًا للقارئ لأول مرة. يجب أن يعرف المحال إليه بالضبط ما يجب فعله.

ضع الموارد في اعتبارك

أثناء إنشاء عنصر إجراء ، ضع في اعتبارك الموارد المطلوبة مثل الميزانية والعمل والوقت. قد تؤثر هذه الموارد على من تقوم بتعيينها إليه وعلى العناصر الأخرى التي تخصصها لها.

توقع بنود العمل الناتجة

يمكن أن يؤدي إكمال مهمة واحدة بنجاح إلى فتح الباب أمام وظيفة أخرى. عندما تتوقع هذه الوظائف الإضافية مسبقًا ، ستكون خطوة للأمام.

ما هو تتبع عنصر العمل؟

بعد كتابة عناصر العمل ، يبدأ التنفيذ والتتبع. أثناء العمل على هذه الأمور ، يجب عليك تتبع وتسجيل تقدمهم من أجل إبلاغ القرارات والاستراتيجيات. عند القيام به بشكل صحيح ، يجب أن يكشف التتبع عن مكان تعديل استراتيجيات إدارة المهام في المستقبل.

تعقب عنصر العمل هو عملية مراقبة عنصر عمل من البداية إلى النهاية وتسجيل المعلومات. يمكن الرجوع إلى هذه المعلومات بسهولة وحتى إبلاغ القرارات المستقبلية.

التتبع مهم بشكل خاص بعد اكتمال المشروع. بدونها ، يتم إهدار المعلومات المفيدة حول كيفية التعامل مع عنصر العمل بشكل أساسي. من الناحية المثالية ، سيتم حفظ هذه المعلومات واستخدامها في وقت لاحق.

استخدم تعقب عنصر العمل

يسمح متتبع عنصر العمل لمديري المشاريع بتسجيل عناصر العمل وتحديثها. تقليديا ، كانت هذه جداول بيانات بسيطة. الآن ، توفر أفضل أجهزة التتبع وظائف أعلى وتسمح بتعاون الفريق.

يعد التنسيق الصحيح لقائمة عناصر العمل أمرًا أساسيًا للحفاظ على تنظيم البيانات للمستقبل. سيكون هناك على الأرجح أعين جديدة تبحث في هذه القوائم ، وعليهم فهم ما يبحثون عنه. هذا يعني الحفاظ على التنسيق متسقًا وتضمين نفس مجموعة البيانات في كل قائمة ، بغض النظر عن المشروع.

لماذا يجب عليك استخدام قالب

تعتبر عناصر العمل جزءًا ثابتًا من إدارة المهام. إنها أشياء ينشئها الفريق ويستخدمها طوال حياة أي مشروع. لهذا السبب ، يجب تنسيق القوائم الخاصة بك بنفس الطريقة وتضمين نفس المعلومات. هذا الاتساق يقلل من الارتباك ويحسن النتائج.

بصفتك المحال إليه ، يجب أن تعرف بالضبط ما هو متوقع منك بغض النظر عما تم تعيينه لك أو من قام بتعيينه. يضمن قالب عنصر العمل وجود جميع المعلومات التي تحتاجها بتنسيق يمكنك فهمه.

يضمن لك قالب عنصر العمل الخاص بنا تضمين جميع التفاصيل الضرورية وتنسيق القوائم بنفس الطريقة في كل مرة. عند القيام بذلك ، لن تضطر إلى إضاعة الوقت الثمين في إعادة تعريف نفسك بتنسيق جديد. لديك المعلومات التي تحتاجها ، وأنت تعرف مكان العثور عليها.

للحصول على نتائج أفضل ، قم بدمج هذا القالب مع برنامج قوي لإدارة المشاريع مع أدوات تتبع المشروع وإعداد التقارير.

كيفية استخدام قالب عناصر العمل مع ProjectManager

ProjectManager هي أداة حائزة على جوائز تتيح لك تنظيم قوائم عناصر العمل الخاصة بك وتنفيذها وتتبعها وإعداد تقارير عنها بدرجة أكبر من الإنتاجية.

سرد عناصر العمل في طرق عرض مختلفة للمشروع

يمكن لجدول بيانات بسيط أن ينجز المهمة ، لكن طبيعته الثابتة يمكن أن تكون محدودة. باستخدام برنامجنا ، يمكنك تخطيط جميع عناصر الإجراءات الخاصة بك على مخطط جانت أو قائمة مهام أو لوحة كانبان. يتيح لك كل عرض مشروع بسهولة تعيين عناصر العمل وتتبع التقدم من المفهوم إلى الاكتمال.

تتبع حالة عنصر العمل على لوحة التحكم

لتتبع التقدم والأداء للمكلف ، يمكنك استخدام لوحة المعلومات في الوقت الفعلي ، والتي تغذي البيانات في الوقت الفعلي من كل عضو من أعضاء فريقك وتحولها إلى رسوم بيانية ومخططات تعرض مقاييس مثل الوقت والتباين والمزيد.

تعاون مع فريقك باستخدام البرامج المستندة إلى السحابة

من خلال منصتنا التعاونية ، يمكن لأعضاء الفريق التعاون ومعالجة العمل بطريقة أكثر فعالية. يمكن للمستخدمين إرفاق الملفات والصور والتعليق والإشارة إلى الأشخاص لضمان تواجد الجميع في نفس الصفحة.

ProjectManager هو حل إدارة مشروع حائز على جوائز يأخذ مشروعك في كل خطوة على الطريق. تتيح لك أدوات التخطيط عبر الإنترنت وميزات إدارة المهام المستندة إلى الويب التعاون أثناء التنقل وإجراء التعديلات طوال فترة حياة المشروع. بعد ذلك ، أنشئ تقارير شاملة من البيانات ببضع نقرات فقط. انظر بنفسك عن طريق الحصول على هذه النسخة التجريبية المجانية لمدة 30 يومًا اليوم.