دليلك للتنظيم من أجل نجاح PPC

مرحبًا أبطال PPC! مع اقتراب عام 2018 ، قد تغمر خلاصاتك بالحديث عن قرارات العام الجديد. بينما أميل إلى الابتعاد عن القيام بمهام كبيرة بشأن القرارات بنفسي ، إلا أنني أحب التفكير في العام الماضي والاستعداد للتغييرات التي أخطط لتنفيذها لتحقيق مستقبل ناجح. هذا العام ، أولويتي القصوى هي البقاء منظمًا في المشهد الجديد لإدارة PPC. أثناء إعداد قائمتي ، اتبعت نهجًا شاملاً أود مشاركته معك. تندرج استراتيجيتي في أربع فئات - تنظيم مساحتي ، ووقتي ، ومواردي ، وعبء عملي.

تنظيم مساحتك

1. تأكد من حصولك دائمًا على الأدوات التي تحتاجها.

احتفظ بمساحة منظمة مخصصة لوفرة من الأقلام والورق وأجهزة الكمبيوتر المحمولة وما إلى ذلك. بهذه الطريقة ، لن تكون في مكالمة مرتجلة تدافع للعثور على أقلام أو أوراق إضافية حول المكتب.

2. الاستفادة من الأصول المادية الخاصة بك.

أنا متعلم مرئي ، وإحدى الأدوات المفضلة هي نسخة مطبوعة من تقويم الشهر مع إبراز تواريخ الاستحقاق والتذكيرات. إذا كنت متحمسًا بصريًا ، فإنني أوصي بعمل قائمة بالأشياء التي تشير إليها كثيرًا ، واحتفظ بنسخة ورقية مسجلة على مكتبك!

3. تصنيف وتسمية تلك الأصول.

أقترح مساحات منفصلة لملاحظاتك وقوائمك وتذكيراتك وفقًا للفئات التي تناسبك. في وكالة ، على سبيل المثال ، قد يكون هذا تنظيمًا ماديًا بواسطة العميل / الحساب.

4. إزالة الفوضى بانتظام.

قم بمراجعة كل ما تحتفظ به على مكتبك مرة في اليوم أو مرة في الأسبوع وحدد ما إذا كنت بحاجة إلى حفظه أو إلقائه. تمنحك المساحة النظيفة بداية جديدة وتضيف طقوسًا لجدول زمني غالبًا ما يكون فوضويًا.

5. ضع تذكيرات مادية حيث يمكنك رؤيتها.

تعتبر ميزة Post-its رائعة لتلك الملاحظات السريعة ذات الصلة على المدى القصير ، خاصةً عندما تكون في مكالمة أو في منتصف محادثة. الصقها في مكان ما على مكتبك تنظر إليه كثيرًا. تجنب الاحتفاظ بها لأكثر من بضع ساعات ، ووضع تذكيراتك في التقويم أو قائمة المهام عندما تكون قادرًا على ذلك.

6. امنحها لمسة شخصية.

أخيرًا ، يجب ألا تشعر مساحتك بأنها غير شخصية وغير جذابة! قم بتعديل أي من الاقتراحات المذكورة أعلاه لتناسب تفضيلاتك ، وقم بإحضار أشياء إلى مساحة عملك تجعلك تشعر بالسعادة والراحة. قم بتزيين مساحتك بالصور أو الفن أو أي شيء آخر سيجعل المساحة ملكك بشكل فريد.

تنظيم وقتك

1. حقق أقصى استفادة من بداية ونهاية يومك.

عندما أبدأ صباحي ، أقوم بـ "تسجيل الوصول الصباحي". يتضمن ذلك التحقق من رسائل البريد الإلكتروني ، وجدولة المهام التي أخطط لإنجازها في ذلك اليوم ، وجمع أي موارد سأحتاجها لاجتماعات اليوم أو عبء العمل. ثم أضع هذه الأشياء بعيدًا في الصباح وأذهب إلى العمل.

2. استخدم التقويم والتذكيرات.

التقويم الخاص بك ليس مجرد أداة جدولة للاجتماعات. أستخدم التقويم الخاص بي بشكل أساسي كأداة لحظر الوقت وإشعار. أي مهمة قررت أن أقوم بها لليوم في تسجيل الوصول الصباحي الخاص بي تحصل على فترة زمنية مجدولة في التقويم الخاص بي (تم تعيينها على خاص ، بحيث يمكنني فقط رؤيتها) ، وأي مواعيد نهائية قادمة في الأسبوع المقبل (أو الشهر) احصل على تذكيرين مجدولين - واحد ليومين قبل الموعد النهائي ، والآخر في تاريخ الاستحقاق نفسه.

3. ترتيب أولويات المهام الخاصة بك.

هذا أيضًا جزء من روتيني الصباحي ، ولكن يمكن أن يحدث عندما تأتي المهام أيضًا. أستخدم نظامًا بسيطًا للغاية لتحديد الأولويات من 3 أحرف. "H" للارتفاع ، و "M" للمتوسط ​​، و "L" للأقل. أحدد أولوية المهمة بشكل شخصي ، ولكن هناك المزيد من الأساليب الكمية.

4. تجنب الاجتماعات المتتالية.

في حين أن الاجتماعات المتتالية أحيانًا لا مفر منها ، أعتقد أنه من المهم محاولة تخصيص بعض الوقت قبل الاجتماعات وبعدها للتحضير والمعالجة. بعد كل اجتماع ، أود أن يكون لدي ما لا يقل عن 10 دقائق لتنظيم ملاحظاتي ، وتعيين تذكيرات التقويم الخاصة بي بالمواعيد النهائية ، وتدوين المهام الناتجة عن المحادثة.

5. لا تفرق عمل [العميل].

كانت النصيحة الأكثر فائدة التي قدمها لي زميل في العمل هي تخصيص يوم محدد من الأسبوع لعميل أو مشروع واحد فقط. بينما قد أعمل على العديد من المهام الأخرى يوم الثلاثاء ، إذا كرست يوم الثلاثاء بشكل أساسي لعمل الأسبوع للعميل أ ، فإنني أشعر بالإكمال وفكرة شاملة عن التقدم الذي أحققه في الحساب.

6. وضع حدود زمنية.

تتسبب بعض المهام في حك الرأس أكثر من غيرها. إذا كنت أعلم أنني أتعثر بانتظام في تحليل البيانات - الشلل لمهمة في حساب العميل ، فعندئذٍ لا أجدّد أكثر من مقدار الوقت الذي أعتقد أنه يجب أن تستغرقه المهمة إذا كنت أعمل بكفاءة. يتيح لي ذلك إنجاز المزيد في يوم واحد ، ويمنحني القدرة على إلقاء نظرة جديدة على المهمة لاحقًا إذا لزم الأمر.

تنظيم مواردك

1. حافظ على سطح مكتب الكمبيوتر والملفات منظمة عالميًا.

أقوم على الفور بتسمية ملفاتي باستخدام اصطلاح التسمية هذا: Date_Client_Account_Task. في نهاية اليوم ، أنقل أيًا من هذه الملفات الموجودة في مجلد التنزيلات أو على سطح المكتب إلى مجلد عميل منظم جيدًا.

2. قم بعمل قائمة جارية بالتغييرات في الحساب والعناصر المكتملة.

احتفظ بمستند Word مع قائمة رئيسية بأي تغييرات أجريتها على كل حساب من حساباتي في تاريخ معين. هذه أداة مرجعية رائعة إذا كان هناك أي سؤال حول وقت اكتمال العمل.

3. سجل ملاحظاتك من جميع اتصالات [العميل].

وبالمثل ، قم دائمًا بنقل ملاحظاتك من المكالمات أو الاجتماعات إلى مستند رئيسي يمكنك تخزينه رقميًا. أنا أحب الملاحظات بالقلم والورق ، لكنني أجمعها باستمرار رقميًا للرجوع إليها وإعداد التقارير في المستقبل.

4. تنظيم البريد الوارد الخاص بك.

يستخدم Hanapin gmail ، وأقوم باستمرار بتعيين رسائلي الإلكترونية ليتم تمييزها تلقائيًا وتصنيفها. لدي مجلد لكل من عملائي ، ومنصاتي ، وما إلى ذلك. يمكنك اللعب والتوصل إلى نظام يناسبك ، لكن صندوق الوارد المنظم هو أداة مرجعية رائعة أخرى عندما لا تكون ملاحظاتك الأخرى قوية تمامًا مثلك يحتاج.

تنظيم عبء العمل الخاص بك

1. قم بعمل قائمة مهام ، واحتفظ بها في مكان واحد.

هناك العديد من التطبيقات ومواقع الويب المجانية لإدارة المهام وتتبع المهام ، وعندما بدأت في Hanapin حاولت استخدامها جميعًا. لقد وجدت أن الاحتفاظ بقائمة مهام رقمية واحدة فقط ، بغض النظر عن مدى بساطة التنسيق ، كان الخيار الأفضل بالنسبة لي. أستخدم جدول بيانات أساسيًا للغاية يحتوي على أعمدة للعميل والمهمة والموعد النهائي والحالة.

2. قوائم المراجعة مجزية!

قائمة المهام بتنسيق يسمح بوضع علامة "كاملة" على الأشياء أو تحديد المربع هو في الواقع مرضٍ نفسيًا ويمكن أن يزيد من إنتاجيتك. أحب أن أكتب قوائم المراجعة الخاصة بي على الورق من قائمة المهام الخاصة بي كل يوم - أقوم بتقسيم المهام إلى مهام أصغر يمكنني التحقق منها فعليًا باستخدام القلم والورقة أثناء إكمالها.

3. جدولة (واحتفظ بقائمة) المهام المتكررة.

احتفظ بقائمة مهام PPC وجدول المهام التي تحتاج إلى القيام بها على أساس متكرر. على سبيل المثال ، أقوم بجدولة SQRs الخاصة بي في التقويم الخاص بي كحدث متكرر لكل حساب من حساباتي. فيما يلي قائمة مهام PPC من ppchero والتي يمكنك استخدامها كمرجع.

4. المساءلة ضرورية.

في Hanapin ، يحتفظ الكثير منا بمستند الحالة الذي نشاركه مع فريقنا و / أو عملائنا لجعلنا مسؤولين عن العمل الذي نقول إننا سنقوم به ومتى سنفعله. إن وجود نظام مساءلة قوي يجعلك تحت المراقبة ويضمن تحديث جميع الأطراف بالمعلومات التي يحتاجون إليها.

5. أتمتة حيثما أمكن ذلك.

هناك العديد من الأدوات لأتمتة المهام التي يمكن أن توفر لك الكثير من الوقت طوال الأسبوع. الأتمتة ليست الحل دائمًا ، ولكن مع زيادة تعقيد هذه الموارد ، هناك الكثير من المهام التي لا تحتاج إلى لمسة يدوية.

تغليف

يعد تنفيذ عادات تنظيمية قوية في عملية عملك اليومية أمرًا بالغ الأهمية للنجاح في هذه الصناعة ، حيث يوجد الكثير من الأجزاء المتحركة التي يجب تتبعها. هذه قائمة طويلة يمكن تقسيمها إلى أبعد من ذلك ، لكنني آمل أن تكون بداية جيدة لمن يبحث منا عن طرق لتتبع القطع التي لا تعد ولا تحصى في لغز إدارة قدرة شرائية (PPC)!