كيفية إنشاء مخطط المعالم الرئيسية: شرح المعالم الرئيسية لمخطط جانت

المشاريع ، سواء كانت كبيرة أو صغيرة ، هي رحلات. تبدأ بالتخطيط والبدء وتنتهي بشكل مثالي بتحقيق النواتج. لكن هذا لا يعني بالضرورة أن نقطة البداية وخط النهاية هما النقطتان الوحيدتان المهمتان.

في الواقع ، إذا ركزنا فقط على الانتقال من النقطة أ إلى النقطة ب ، فقد نفقد الزخم على طول الطريق. يؤدي تعيين معالم المشروع على مخطط الأحداث الرئيسية إلى منع فقدان الزخم هذا.

ما هو معلم؟

جميع المشاريع لها تواريخ البدء والانتهاء. ولكن على طول الطريق ، كيف تتحقق الفرق للتأكد من أنها على المسار الصحيح للوفاء بالمواعيد النهائية والانتهاء في الوقت المحدد والبقاء في حدود الميزانية؟ الجواب: معالم المشروع.

كما يوحي الاسم ، فإن المعالم هي علامات في جدول المشروع تشير إلى الأحداث أو الأهداف المهمة. على مخطط جانت ، يطلق عليهم معالم مخطط جانت. تعد معالم مخطط جانت طريقة ممتازة لتقدير المدة التي يجب أن تستغرقها مراحل معينة من المشروع.

تحقيقا لهذه الغاية ، تعتبر المعالم أداة إدارة فعالة. من خلال تحديد معالم المشروع ، يمكن لمدير المشروع تتبع حالة مراحل المشروع المختلفة وتحديد ما إذا كان ينبغي إجراء تعديلات للبقاء في الموعد المحدد. علاوة على ذلك ، تتبع الرسوم البيانية الهامة النجاحات الرئيسية وتسليط الضوء عليها. يمكن أن يؤدي ذلك إلى تحسين فعالية الفريق ومعنويات الفريق بشكل عام. والنتيجة هي سعادة أعضاء الفريق الذين يشعرون بالتقدير ويمكنهم رؤية النتائج المباشرة لجهودهم.

أمثلة على المعالم

ستختلف المعالم من مشروع إلى آخر ، اعتمادًا على حجم المشروع ونطاقه وحجم الفريق. ومع ذلك ، تتخذ معظم المعالم أشكالًا متشابهة ، وتُستخدم لتمثيل أحداث مثل:

• الاجتماعات
• التوقيعات
• الموافقات
• بدايات الاختبارات المختلفة
• اكتمال مرحلة البناء

كما ترى ، هذه أحداث مهمة في دورة حياة المشروع. إذا لم يحدث ذلك ، فلن يتحرك المشروع إلى الأمام. من خلال إبرازها كمعالم ، فإنك توضح أهميتها.

غالبًا ما تأتي المعالم في نهاية مراحل المشروع ، لكن هذه ليست قاعدة صارمة وسريعة. يمكن أن تكون موجودة في منتصف المرحلة وحتى تعمل كطرف الدفع النهائي الذي يحتاجه أعضاء الفريق لإكمال المراحل. تعتبر المعالم من بين أدوات الإدارة الأكثر فائدة التي يمكن لمدير المشروع نشرها لإثارة أعضاء الفريق والحفاظ على الزخم لدفع المشروع إلى الأمام.

لماذا تعتبر المعالم مهمة؟

بالإضافة إلى تمثيل الأحداث الأكثر أهمية في جدول المشروع ، تعتبر المعالم أيضًا وسيلة ممتازة للاحتفال بالنجاح. كل معلم يحققه الفريق يعني أنه لا يزال على المسار الصحيح وأنه على بعد خطوة واحدة من إكمال المشروع. إن رؤية هذه الإنجازات في شكل معالم تعزز معنويات الفريق.

يمكن أن تشير المعالم أيضًا إلى متى تكون المدفوعات مستحقة للمقاولين والخدمات الخارجية الأخرى في مشاريع البناء. على سبيل المثال ، عند اكتمال معلم رئيسي ، قد يكون الوقت قد حان لدفع نسبة مئوية من رسوم البناء للمُنشئ. بهذه الطريقة ، تخدم المعالم غرضًا عمليًا أيضًا. إذا لم يتم إكمال أو تحقيق حدث رئيسي ، فلا يمكن للمشروع المضي قدمًا ، وقد يكون الوقت قد حان لتعديل الجدول الزمني للمشروع أو الاستراتيجية العامة.

ما هو مخطط المعالم؟

مخطط الأحداث الرئيسية هو مخطط إدارة مشروع يساعد مديري المشاريع على تصور معالم المشروع. سيعرض مخطط الأحداث الرئيسية عادةً كل حدث رئيسي وعندما يلزم إكماله ، حالة الحدث الرئيسي (مكتمل أو غير مكتمل) وأحيانًا أولوية الحدث الرئيسي. تستخدم العديد من المخططات الرئيسية ألوانًا محددة من الرموز لإظهار أهم المعالم.

هناك أنواع مختلفة من المخططات الرئيسية ، كل منها يوضح النقاط في جدول المشروع والمسافة بينهما. قد تختار الفرق المختلفة مخططات معالم رئيسية مختلفة ، اعتمادًا على تفضيلاتهم والمشروع نفسه. تقوم بعض الفرق ، على سبيل المثال ، بإنشاء مخططات رئيسية توضح فقط المعالم نفسها ويمكن ترميزها بالألوان لإظهار نوع وأهمية الحدث الرئيسي.

تُستخدم هذه الأنواع من المخططات الرئيسية في بعض المواقف ، على الرغم من أنها لا تصور تفاصيل أخرى لجدول المشروع. قد يكون من المفيد رؤية هذه المعالم بتنسيق مبسط ، ولكن يجب عليك عرضها في سياق جدول أكبر. لهذا السبب ، يجب دمج معلم رئيسي ومخطط جانت.

قوة معالم مخطط جانت

باستخدام مخطط رئيسي مع مخطط جانت ، فأنت تجمع بشكل فعال بين اثنين من أكثر أدوات إدارة المشاريع المرئية فعالية لإنشاء الجدول الزمني النهائي. تسمح لك مخططات جانت بمشاهدة صورة مرئية لجدول مشروعك بالكامل ، بالإضافة إلى المهام والمكلفين وتبعيات المهام وغير ذلك الكثير. تعني إضافة مخطط رئيسي إلى هذه المعادلة أنك قادر على رؤية نقاط التفتيش التي يجب أن تتأكد من الوصول إليها.

تعرض مخططات جانت نطاقًا واسعًا من البيانات بتنسيق مبسط. هذا يجعلها مثالية للرجوع إليها بسرعة ، ولكن هذا يعني أيضًا أنها مليئة بالمعلومات. عندما يكون هذا هو الحال ، فأنت بحاجة إلى شيء ما لتفريق المعلومات و "إبراز" النقاط المحورية. المعالم تفعل هذا بالضبط.

من خلال تحديد المعالم أثناء إنشاء جدول ، يمكنك إعداد نظام للتحقق من حالة مشروعك في المستقبل. لنفترض أنك تعمل في مشروع واسع النطاق مع العديد من المهام التابعة التي يتم العمل عليها في وقت واحد. قد يكون هذا الكثير من المعلومات التي يجب النظر إليها ، وقد يكون من الصعب العثور على جوهر ما تحتاج إلى معرفته. تبرز المعالم من التفاصيل وتجعل من السهل العثور على المعلومات التي تبحث عنها.

كيفية إنشاء مخطط الأحداث الرئيسية باستخدام مخطط جانت

1. إنشاء قائمة مهام

بغض النظر عن أداة الجدولة التي تختارها ، يجب عليك إنشاء قائمة مهام كاملة. ستحدث المهام الجديدة بشكل طبيعي طوال دورة حياة المشروع ، ولكن يجب أن تكون قائمة المهام الأصلية شاملة قدر الإمكان. تعمل قائمة المهام التفصيلية على تبسيط عملية تحديد المهام الأساسية والثانوية وتخطيط أفضل موقع لحدث رئيسي.

2. جدولة المهام على مخطط جانت

بمجرد إنشاء قائمة المهام وتوثيق جميع التفاصيل الضرورية - اسم المهمة والمكلف وتاريخ البدء وتاريخ الانتهاء وما إلى ذلك - لديك الآن كل المعلومات التي تحتاجها لجدولة هذه المهام على مخطط جانت. أدخل المعلومات التي جمعتها بالفعل واعرض جدولك في ثوانٍ. من هنا ، قم بإجراء التغييرات والتعديلات عن طريق سحب وإفلات أشرطة المهام.

3. تحديد مراحل المشروع

إن استخدام مخطط جانت لجدولة المشاريع يعني أنك قادر تلقائيًا تقريبًا على تصور مشروعك على مراحل من خلال تحليل المهام وتصنيفها. يمثل كل شريط مهمة مختلفة ويمكن أن تمثل الألوان المختلفة مراحل مختلفة من المشروع. عندما تتمكن من رؤية هذه المراحل ، يكون وضع المعالم أمرًا يسيرًا تقريبًا. بمجرد أن تقرر مكان وضعها ، لن يستغرق الأمر سوى بضع نقرات.

4. مكان المعالم

أدوات إدارة المشاريع الحديثة تجعل وضع المعالم أمرًا يسيرًا. عندما تقوم بإنشاء الجدول الزمني الخاص بك وتحديد عمليات إكمال المهام المؤهلة كنقاط رئيسية ، أدخل تفاصيل الأحداث الرئيسية وشارك المعلومات مع فريقك حتى يتمكن الجميع من رؤيتها. عندما تضع المعالم الخاصة بك ، يمكن تمثيل هذه الإنجازات بشيء نظيف مثل رمز الماس الصغير الذي لا يفسد الجدول.

ProjectManager يجعل مخططات المعالم سهلة

عندما تدير جداولك باستخدام أداة إدارة المشاريع عبر الإنترنت الحائزة على جوائز مثل ProjectManager (يمكنك التسجيل للحصول على نسخة تجريبية مجانية هنا) ، يتم تمثيل المعالم في مخططات جانت مع وجود ماسة صغيرة تجلس على الجدول الزمني فيما يتعلق بالمهام. لإنشاء أحداث رئيسية ، اختر المهمة المهمة في الجدول وقم بتغيير الخاصية إلى حدث رئيسي. من خلال التمرير فوق رمز الحدث الرئيسي ، يمكنك عرض اسمه.

هذا يلغي الحاجة إلى الرجوع إلى الرسوم البيانية المختلفة في وقت واحد ويخاطر بالارتباك على طول الطريق. أفضل جزء؟ من السهل إجراء تغييرات من أي مكان تعمل فيه عن طريق سحب رموز الماس وإفلاتها.

تعاون في الوقت الفعلي

يوفر مخطط جانت الخاص بنا لفريقك منصة تفاعلية يمكنهم التعاون عليها. يمكنهم عرض تقدم أعضاء الفريق في المهمة ومشاركة التعليقات والملفات على مستوى المهمة. يمكنك حتى إعداد تنبيهات تلقائية للتأكد من تحقيق المعالم!

عندما تحتاج إلى الإبلاغ عن تقدمك في الوصول إلى المعالم لأصحاب المصلحة لديك ، فإن ProjectManager لديه لوحة معلومات لتتبع التقدم في الوقت الفعلي وإعداد التقارير بنقرة واحدة لإنشاء تقارير قابلة للمشاركة لأي شخص يحتاج إليها. لم يكن استخدام المعالم أسهل من أي وقت مضى!

المعالم هي واحدة فقط من مجموعة كبيرة من أدوات إدارة المشاريع التي تحصل عليها عند التسجيل في ProjectManager. يمنحك برنامج إدارة المشاريع السحابي لدينا مخططات جانت القوية عبر الإنترنت مع المعالم وبيانات الوقت الفعلي ومنصة تعاونية لجعل فريقك أكثر كفاءة وإنتاجية. انظر بنفسك من خلال الحصول على نسخة تجريبية مجانية مدتها 30 يومًا اليوم!