كيفية كتابة اقتراح مشروع (الخطوات والقوالب مضمنة)

ما هو اقتراح المشروع؟

مقترح المشروع هو مستند إدارة المشروع الذي يستخدم لتحديد أهداف ومتطلبات المشروع. يساعد المنظمات وأصحاب المصلحة الخارجيين في المشروع على الاتفاق على إطار عمل أولي لتخطيط المشروع.

الغرض الرئيسي من مقترح المشروع هو الحصول على تأييد صانعي القرار. لهذا السبب يحدد مقترح المشروع عرض القيمة الأساسية لمشروعك. تبيع القيمة لكل من أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين في المشروع. الغرض من الاقتراح هو جذب انتباه أصحاب المصلحة وراعي المشروع. بمجرد جذب انتباه الناس ، فإن الخطوة التالية هي إثارة حماستهم بشأن ملخص المشروع.

يعد الوصول إلى رؤساء الجمهور الذي تكتب اقتراح المشروع من أجله أمرًا حيويًا: تحتاج إلى التفكير مثل أصحاب المصلحة في المشروع لتقديم اقتراح يلبي احتياجاتهم.

لقد أنشأنا نموذجًا مجانيًا لاقتراح مشروع لبرنامج Word للمساعدة في تنظيم المستندات ، لذلك لن تضطر إلى تذكر العملية في كل مرة.

أنواع مقترحات المشاريع

فيما يتعلق بأنواع مقترحات المشاريع ، يمكنك الحصول على اقتراح رسمي أو غير رسمي أو استمرار. يمكن أن يكون هناك أيضًا مقترحات تجديد وتكميلية. فيما يلي وصف موجز لكل منهم.

• اقتراح المشروع المطلوب: يتم إرسال اقتراح المشروع المطلوب كاستجابة لطلب تقديم العروض (RFP). هنا سوف تحتاج إلى الالتزام بإرشادات طلب تقديم العروض لمالك المشروع.
• اقتراح مشروع غير مطلوب: يمكنك إرسال مقترحات المشروع دون تلقي طلب عرض. يمكن أن يحدث هذا في العطاءات المفتوحة لمشاريع البناء ، حيث يتلقى مالك المشروع مقترحات مشاريع غير مطلوبة من العديد من المقاولين.
• مقترح المشروع غير الرسمي: يتم إنشاء هذا النوع من اقتراح المشروع عندما يطلب العميل عرضًا غير رسمي ، بدون طلب تقديم العروض.
• تجديد اقتراح المشروع: يمكنك استخدام اقتراح مشروع التجديد عندما تصل إلى العملاء السابقين. الميزة هي أنه يمكنك إبراز النتائج الإيجابية السابقة والفوائد المستقبلية.
• اقتراح المشروع المستمر: يتم إرساله إلى المستثمرين وأصحاب المصلحة للإبلاغ عن تقدم المشروع.
• اقتراح المشروع التكميلي: يتم إرسال هذا الاقتراح إلى المستثمرين لطلب موارد إضافية أثناء مرحلة تنفيذ المشروع.

كيف تكتب اقتراح مشروع

هناك العديد من الأسئلة التشغيلية والاستراتيجية الرئيسية التي يجب مراعاتها ، بما في ذلك:

1. القيد الثلاثي: كيف يمكننا معالجة القيد الثلاثي لنطاق المشروع والجدول الزمني والتكلفة؟
2. المشكلة الأساسية: ما هي المشكلة الأساسية التي نحاول حلها؟
3. الموارد: ما هي الموارد المتاحة؟
4. الجدول الزمني: ما هو الجدول الزمني للمشروع الذي نعمل ضمنه؟
5. الميزانية: ما هي ميزانية المشروع التي يتعين علينا العمل بها؟ كيف يؤثر هذا على تحديد هدفنا؟
6. الأهداف الإستراتيجية: ما هي الأهداف الإستراتيجية لعملائنا ، وكيف يتوافق اقتراحنا مع تلك الأهداف؟
7. الجهات المسؤولة: من هم المسؤولون عن المشروع؟ ما هي أهدافهم ودوافعهم؟
8. منفعة العميل: كيف سيستفيد العميل من إتمام مشروعنا؟ ما هو هدفهم الأساسي؟
9. مخرجات المشروع ونجاحه: كيف سيتم قياس نجاح المشروع؟ ما هي المخرجات التي يتوقع أصحاب المصلحة رؤيتها عند الإغلاق؟

بمجرد إجابتك على هذه الأسئلة ، يمكنك كتابة اقتراح مشروع. تحتوي جميع مقترحات المشروع على ستة عناصر تشكل أساس الاقتراح. دعنا نلقي نظرة على مثال مقترح المشروع.

نموذج مخطط مقترح المشروع

هذه العناصر الستة هي أساس مخطط مقترح مشروع جيد البناء:

ملخص تنفيذي

يوفر الملخص التنفيذي نظرة عامة سريعة على العناصر الرئيسية لاقتراح مشروعك ، مثل خلفية المشروع وأهداف المشروع وتسليمات المشروع ، من بين أشياء أخرى. الهدف هو جذب انتباه جمهورك وإثارة حماستهم بشأن المشروع الذي تقترحه. إنها أساسًا "خطوة المصعد" لدورة حياة المشروع. يجب أن تكون قصيرة وفي صلب الموضوع.

يجب أن يكون الملخص التنفيذي وصفيًا ، ويرسم صورة لما يبدو عليه نجاح المشروع بالنسبة للعميل. الأهم من ذلك ، يجب أن تحفز عميل المشروع ؛ بعد كل شيء ، الهدف هو حملهم على التوقيع على الخط المنقط لتحريك المشروع!

خلفية المشروع

خلفية المشروع عبارة عن قسم من صفحة واحدة من مقترح مشروعك يشرح المشكلة التي سيحلها مشروعك. يجب أن تشرح متى بدأت هذه المشكلة ، وحالتها الحالية وكيف سيكون مشروعك هو الحل الأمثل.

• التاريخ: يحدد قسم التاريخ المشاريع الناجحة سابقًا. كما أنها تحدد الخطوط العريضة لتلك التي كان من الممكن أن تعمل بسلاسة أكبر. من خلال القيام بذلك ، يؤسس هذا القسم السوابق. وهي كيف يمكن أن يكون المشروع التالي أكثر فعالية باستخدام المعلومات من المشاريع السابقة.
• الحل: يتناول قسم الحلول كيفية حل مشروعك لمشكلة العميل. وفقًا لذلك ، يتضمن هذا القسم أي تقنيات ومهارات وإجراءات لإدارة المشروع سيستخدمها فريقك للعمل بكفاءة.

نهج المشروع

يحدد نهج مشروعك منهجية إدارة المشروع والأدوات والحوكمة لمشروعك. بعبارات بسيطة ، يسمح لمديري المشروع بشرح لأصحاب المصلحة كيف سيتم تخطيط المشروع وتنفيذه والتحكم فيه بنجاح.

• المتطلبات: المتطلبات هي العناصر والمواد والموارد اللازمة للمشروع. يجب أن يغطي هذا القسم كلاً من الاحتياجات الداخلية والخارجية.
• التفويض: يغطي هذا القسم من هم صناع القرار في فريق المشروع. ويغطي أيضًا أصحاب المصلحة الذين لديهم سلطة التوقيع من جانب العميل.
• نطاق المشروع: يشير نطاق المشروع إلى جميع الأعمال التي سيتم تنفيذها. يحدد عناصر العمل وحزم العمل والتسليمات التي سيتم تسليمها خلال مرحلة التنفيذ لدورة حياة مشروعك. من المهم استخدام هيكل تنظيم العمل (WBS) لتحديد المهام والمهام الفرعية وتحديد أولوياتها.
• موارد المشروع: الموارد ضرورية لتنفيذ مشروعك. يصف مقترح المشروع بإيجاز الموارد المطلوبة وكيف سيتم استخدامها. لاحقًا ، أثناء مرحلة التخطيط ، ستحتاج إلى إنشاء خطة إدارة الموارد التي ستكون عنصرًا مهمًا في خطة مشروعك.
• المخطط الزمني للمشروع: بمجرد تحديد نطاق مشروعك ، ستحتاج إلى تقدير مدة كل مهمة لإنشاء مخطط زمني للمشروع. لاحقًا أثناء مرحلة تخطيط المشروع ، ستحتاج إلى إنشاء خط أساس للجدول الزمني ، والذي يقدر الطول الإجمالي لمشروعك. بمجرد بدء المشروع ، ستقارن الجدول الزمني الفعلي لمشروعك بالجدول الأساسي للجدول لمراقبة التقدم.
• ميزانية المشروع: جميع الموارد التي ستحتاجها لمشروعك سيكون لها ثمن. لهذا السبب تحتاج إلى تقدير هذه التكاليف وإنشاء ميزانية للمشروع. ستحتاج ميزانية المشروع إلى تغطية جميع نفقات مشروعك ، وبصفتك مديرًا للمشروع ، ستحتاج إلى التأكد من التزامك به.
• البيانات المالية: إذا كنت ترغب في إقناع أصحاب المصلحة الداخليين والمستثمرين الخارجيين ، فستحتاج إلى أن توضح لهم الفوائد المالية التي يمكن أن يحققها مشروعك لمنظمتهم. يمكنك استخدام تحليل التكلفة والمزايا والبيانات المالية المتوقعة لتوضيح سبب كون مشروعك مربحًا.
• الملحق: المعلومات غير المدرجة في مقترح المشروع هي جزء من الملحق. إنه المكان الذي توجد فيه العديد من التفاصيل الأكثر إثارة للاهتمام للمشروع. أيضًا ، حيث يمكن لأعضاء الفريق وأصحاب المصلحة القيام بعمق لمعرفة المزيد.

نموذج اقتراح مشروع مجاني

على الرغم من وجود قيود على نموذج مقترح المشروع ، إلا أنه يعد مكانًا جيدًا لبدء كتابة اقتراح مشروعك. جرب قالب اقتراح المشروع المجاني لبرنامج Word.

نصائح اقتراح المشروع

مهما كان اقتراح المشروع الذي تعمل عليه ، فهناك بعض النصائح التي تنطبق على أنها أفضل الممارسات للجميع. بينما اقترحنا أعلاه نموذجًا لمقترح المشروع يحتوي على جدول محتويات ، مما يعني أنه سيكون بطول عدة صفحات ، فإن أفضل سيناريو هو إبقاء الاقتراح على صفحة واحدة أو صفحتين كحد أقصى. تذكر أنك تحاول كسب أصحاب المصلحة ، لا أن تضجرهم.

التحدث عن أصحاب المصلحة في المشروع ، قم بإجراء البحث. تريد أن تخاطب الأشخاص المناسبين. لا فائدة من القيام بكل العمل الضروري لكتابة اقتراح رائع فقط لتوجيهه إلى الجمهور المستهدف الخطأ. أيا كان من سيقرأها ، يجب أن يكونوا قادرين على فهم الاقتراح. اجعل اللغة بسيطة ومباشرة.

عندما يتعلق الأمر بالكتابة ، احصل على محترف. حتى مستند العمل مثل اقتراح المشروع أو دراسة الجدوى أو الملخص التنفيذي سوف يعاني إذا تم إنشاؤه بشكل سيئ أو به أخطاء مطبعية. إذا كنت لا ترغب في تعيين كاتب أعمال محترف ، فتأكد من حصولك على شخص ما في فريق المشروع لنسخ المستند وتعديله وإثباته. كلما زاد عدد العيون عليها ، قل احتمال حدوث أخطاء في الإصدار الأخير.
بينما تريد إبقاء الاقتراح قصيرًا ولطيفًا ، فإنه يساعد على تحلية الوعاء من خلال إضافة شهادات العملاء إلى المرفقات. لا شيء يبيع خطة مشروع أفضل من قاعدة عملاء تبحث عن منتجك أو خدمتك.

استخدام لوحات كانبان لتخطيط اقتراح مشروع

يسمح لك ProjectManager بالتخطيط للمقترحات داخل برنامجنا. يمكنك تحديث المهام الخاصة بمقترح المشروع للإشارة إلى وضع الأشياء ، وما يتبقى عليك القيام به. تسمح لك الأعمدة بتنظيم اقتراحك حسب القسم ، وإنشاء هيكل تقسيم العمل (WBS) من نوع ما.

تابع مع هذا الفيديو للانتقال بشكل منهجي من خلال جميع خطوات الاقتراح الخاص بك ، والتأكد من تغطية كل التفاصيل. بعد المشاهدة ، تابع القراءة لمراجعة الجوانب الرئيسية.

عند بناء مقترح مشروع ، من الضروري أن تتذكر جمهورك المستهدف. يشمل جمهورك أولئك المتحمسين للمشروع ، ويرون أن الإنجاز مكسب لمنظمتهم. على العكس من ذلك ، سيرى الآخرون في جمهورك المشروع على أنه ألم ، وشيء لا يتطلعون إليه. للحفاظ على رضا الطرفين ، من الضروري الحفاظ على اللغة واقعية وموجزة.

تساعدك لوحات كانبان الخاصة بنا على التفكير بهذه اللغة والتعاون عليها بفعالية مع أعضاء الفريق الآخرين ، إذا لزم الأمر. تعرض كل بطاقة النسبة المئوية المكتملة حتى يكون كل فرد في فريق إدارة المشروع على دراية بالعمل المنجز ، وما يتبقى لإنجازه.

كما ترى من لوحة كانبان أعلاه ، بدأ العمل في الملخص التنفيذي. تم الانتهاء من أقسام المقدمة وجدول المحتويات ودور الشركة ، وهناك بداية جيدة في شرح المشكلة والتوصية بمهمة الحل.

يتم بعد ذلك إرفاق ملف PDF بالبطاقة ، ويتلقى كل شخص تتم إضافته إلى المهمة بريدًا إلكترونيًا لإعلامهم بالتغيير. يمكن استخدام هذه العملية نفسها طوال دورة حياة المشروع لإبقاء الفريق محدثًا ، والتعاون ، وإنتاج اقتراح مشروع من الدرجة الأولى.

تطوير أهداف SMART لمقترح مشروعك

أفضل طريقة تفكير عند تطوير الأهداف والغايات لمقترح مشروعك هي استخدام نظام SMART:

• محدد - تأكد من أن أهدافك وغاياتك واضحة وموجزة ومحددة للمهمة المطروحة.
• قابلة للقياس - تأكد من أن أهدافك وغاياتك قابلة للقياس ، لذلك من الواضح أن ترى متى تسير الأمور على المسار الصحيح وتسير على ما يرام ، وعلى العكس من ذلك ، عندما تكون الأمور خارج المسار الصحيح وتحتاج إلى معالجة القضايا. تسهل الأهداف القابلة للقياس تطوير المعالم التي ستستخدمها لتتبع تقدم المشروع وتحديد تاريخ معقول للانتهاء و / أو الإغلاق.
• يمكن تحقيقه - من المهم أن يكون لكل مشروع هدف "مدى الوصول". إن تحقيق هذا الهدف يعني مشروعًا رائعًا يتجاوز التوقعات بكثير. ومع ذلك ، من المهم أن يكون الهدف الأساسي للمشروع قابلاً للتحقيق ، لذا تظل الروح المعنوية مرتفعة ويتم إنجاز المهمة بالوقت والموارد اللازمة.
• ذات صلة - تأكد من أن جميع أهدافك ذات صلة مباشرة بالمشروع وتتناول النطاق الذي تعمل فيه.
• مستند إلى الوقت - يجب أن تكون الجداول الزمنية والتواريخ المحددة في صميم جميع الأهداف والغايات. يساعد ذلك في إبقاء المشروع على المسار الصحيح ويضمن أن يتمكن جميع أعضاء فريق المشروع من إدارة العمل الذي ينتظرهم.

يستغرق بناء مقترح المشروع وقتًا ودراسة متأنية.

الوقت الذي تقضيه يستحق ذلك ، مع ذلك ، عندما تفوز بالمشروع الكبير التالي!

مقترحات المشاريع هي فقط الخطوة الأولى في عملية تخطيط المشروع. بمجرد الموافقة على مشروعك ، سيتعين عليك ترسيخ الخطة ، وتخصيص الموارد وإدارتها ، ومراقبة المشروع ، وتسليم الإنجازات الخاصة بك في النهاية. تتطلب هذه العملية حزمة برامج إدارة مشروع مرنة وديناميكية وقوية. ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع قائم على السحابة يساعد جميع أعضاء فريقك على التعاون وإدارة هذه العملية في الوقت الفعلي. جرب برنامجنا الحائز على جوائز مع هذه النسخة التجريبية المجانية لمدة 30 يومًا.