كيفية إنشاء ميثاق الفريق (مثال مضمن)

كما أن المشروع لديه ميثاق لتحديد نطاقه ، كذلك يجب أن يكون لدى فريقك ميثاق لوضع عملهم في سياقه. تحتاج الفرق إلى معرفة من وماذا ولماذا ومتى وكيف للمشروع ، وميثاق الفريق هو الطريقة المثلى لتزويدهم بهذه المعلومات.

بمجرد حصولك على موافقة من الفريق ، ويعرفون موقفهم وكيفية المناورة خلال المشروع ، فأنت على طريق النجاح. دعنا نستكشف كيفية وضع ميثاق الفريق معًا.

ما هو ميثاق الفريق؟

ميثاق الفريق هو مستند يوضح سبب انضمام الفريق إلى المشروع ، وما الذي يتم تكليف الفريق بإنجازه والموارد والقيود التي سيعمل بها الفريق.

غالبًا ما يتم إنشاء ميثاق الفريق في إطار مجموعة ، مما يعطي توجيه الفريق وحدوده في بيئة شفافة. يحصل هذا التطوير الجماعي على موافقة من الفريق ويتأكد من أن الجميع يفهم دورهم في المشروع.

ما سبب أهمية ميثاق الفريق؟

هناك سببان رئيسيان لميثاق الفريق. أولاً ، يحدد بوضوح أهداف المشروع وكيف يكون الفريق مسؤولاً عن المهام التي تؤدي إلى النتيجة النهائية. ثانيًا ، يُعلم أعضاء المشروع الخارجيين بما هو الفريق وما هو غير مسؤول عنه.

فائدة أخرى لاستخدام ميثاق الفريق هي أنه يخلق الشفافية في الفريق ، مما يؤدي إلى مزيد من المساءلة. إنه يمنح الفريق الهيكل اللازم لبناء اتفاق حول الكيفية التي يرغبون بها في العمل داخل المشروع وكيفية اتخاذ القرارات. يتم ذلك من خلال تحديد وتيرة الاجتماعات واللوجستيات الأخرى.

من الواضح أن ميثاق الفريق يزيل حواجز الطرق ويحدد مسارًا للفريق للعمل معًا بشكل أكثر فعالية ، مع الحفاظ على اتساقها مع الأهداف العامة للمشروع. تتمثل إحدى طرق القيام بذلك في التحديد الواضح لدور كل أعضاء الفريق ومسؤولياتهم في المشروع ومستوى سلطتهم في أي جانب معين من جوانب المشروع. كما أنه يحدد الموارد التي يمكنهم طلبها.

ما هي عناصر ميثاق الفريق؟

يتكون ميثاق الفريق من عدة أقسام تتعلق مباشرة بمشاركة الفريق في المشروع. بينما يمكن أن تتغير مخططات الفريق اعتمادًا على المشروع ، فإنهم جميعًا يميلون إلى مشاركة العناصر الموضحة أدناه.

1. الخلفية

أول شيء يجب القيام به هو وضع الأساس للمشروع. أي ، لخص ما يدور حوله ولماذا بدأ. يتيح ذلك للفريق معرفة مدى ملاءمتها للمشروع ككل ، بالإضافة إلى تحديد أصحاب المصلحة الذين استثمروا في نجاح المشروع.

2. الرسالة والأهداف

يحدد بيان المهمة قسم الخلفية بشكل أكبر من خلال تحديد شكل النجاح في المشروع ، بحيث يعرف الفريق ما يهدفون إليه في كل مرة يقومون فيها بمهمة جديدة. عند التوسع مرة أخرى إلى الصورة الكبيرة ، يتم شرح الفوائد والأعمال التي تقود المشروع.

3. الميزانية والموارد

يتم تحديد تمويل المشروع في هذا القسم ، بما في ذلك الموارد المخصصة. قد يشعر أعضاء الفريق بالفضول إذا كان هناك أي تدريب مقدم ، لذلك سيقول قائد الفريق ما إذا كان التدريب مشمولاً أم لا. أخيرًا ، فيما يتعلق بالتمويل ، يتم تحديد الإدارة التي تدعم الفريق حتى يمكن الاتصال بهم بشأن أي أسئلة تتعلق بالتكاليف.

4. الأدوار والمسؤوليات

يحتاج كل فرد في الفريق إلى معرفة دوره ومسؤوليته حتى لا يعترض أحدهما الآخر. هنا ، ضع قائمة بمهاراتهم وخبراتهم ، وكذلك من لديه سلطة على من.

5. فريق العمليات

لكي يعمل الفريق بشكل فعال ، يجب تحديد هيكله التشغيلي. أيضًا ، إذا دخل عضو جديد في الفريق إلى المشروع ، فيجب تحديد مساره ، بالإضافة إلى استراتيجية خروج لأولئك الذين قد يغادرون الفريق. يتم استكشاف جميع قواعد التشغيل والعلاقات وما إلى ذلك وتوضيحها.

6. النطاق

تم تحديد نطاق المشروع في هذا الجزء من ميثاق الفريق ، وكذلك كيفية مشاركة أعضاء الفريق في نطاق المشروع.

7. تقييم الأداء

خلال المشروع ، سيتم تقييم أعضاء الفريق على أدائهم وتقدمهم. يجب شرح ذلك مقدمًا ، بما في ذلك كيفية قياس هذه المقاييس ، ومن سيقوم بتقييمها ومتى.

8. الأنشطة والمعالم

هذا هو المكان الذي يتم فيه سرد المهام التي يتكون منها المشروع ، جنبًا إلى جنب مع المعالم. مع هذه ، يكون لدى الفريق إحساس أفضل بالعمل الذي ينتظرهم.

9. دليل الاتصال

تم توضيح اتصالات الفريق ، سواء فيما بينهم أو مع مديرهم أو قائد الفريق ، في هذا القسم. سيتم تحديد طريقة الاتصال ، وكذلك عدد المرات التي ستجتمع فيها الفرق وتكرار تقارير الحالة الخاصة بهم.

10. التوقيعات

أخيرًا ، بمجرد مناقشة ميثاق الفريق بالكامل وحضور كل فرد في الفريق ، سيقوم كل منهم بالتوقيع على المستند وتاريخه. وهذا يدل على فهمهم لدورهم ومسؤوليتهم ونطاق المشروع وكيفية مشاركتهم.

مثال على ميثاق الفريق

تم تطوير ميثاق الفريق مع الفريق أثناء تشكيله. للتأكد من أنك قمت بتغطية جميع القواعد ، فليس من الجيد استخدام قالب ميثاق الفريق. يحتوي موقع ProjectManager.com على العشرات من قوالب إدارة المشاريع المجانية ، بما في ذلك ميثاق الفريق ، كما هو موضح أدناه.

كما ترى ، تم وضع كل قسم في مربع قابل للتخصيص يمنحك القدرة على التوسع. بالطبع ، يمكن دائمًا إرفاق الوثائق الداعمة ، ولكن النموذج نفسه سيحتوي على نظرة عامة ، ويصل إلى جميع النقاط الرئيسية ، وينتهي بصفحة توقيع.

يحتوي قالب ميثاق فريقنا على جميع الحقول التي حددناها أعلاه. يجب ألا يكون كل عضو في الفريق قد شارك فقط في تطوير ومناقشة ميثاق الفريق ولكن يجب أن يكون لديه نسخة لأنفسهم للرجوع إليها عند الحاجة.

أفضل الممارسات لعمل ميثاق الفريق

أفضل طريقة لعمل ميثاق فريق هي مع الفريق. إنهم بحاجة إلى معرفة خصوصيات وعموميات المشروع ، وبالتالي يجب أن يكونوا جزءًا من تطوير ميثاق الفريق. على الرغم من أنهم لا يعرفون التفاصيل ، فإن مدخلاتهم ضرورية.

على الرغم من أنك لا تريد أن تضيع في الحشائش ، يجب أن يكون ميثاق الفريق شاملاً وأن يشرح بالكامل هدف الفريق والأهداف القابلة للقياس التي سيتم تقييمها من قبل وإرشادات التشغيل للفريق أثناء تنفيذ المشروع.

ومع ذلك ، يجب أن تكون الوثيقة قابلة للفهم ، ولها أهداف محددة وقابلة للقياس يمكن أن يتعايش معها كل فرد في الفريق. يجب أن يكون قابلاً للتحقيق ويؤدي إلى نجاح المشروع كما هو مخطط له. قد ترغب في تضمين مدونة سلوك وخطة لحل أي نزاعات ، مما يخلق بيئة عمل يشعر فيها الجميع بالأمان والقيمة ، لأن هذا عادة ما يؤدي إلى معنويات وإنتاجية أكبر.

متى يتم تحديث ميثاق الفريق

يجب تحديث ميثاق الفريق كلما تغيرت خطة المشروع بطريقة ستؤثر على الإرشادات الأصلية. على سبيل المثال ، إذا تغير نطاق المشروع بسبب طلب التغيير ، فستحتاج هذه المعلومات إلى الارتباط.

سبب آخر لتحديث ميثاق فريقك هو إذا تم إحضار عضو جديد للفريق. في هذه المرحلة ، قد تظل تفاصيل ميثاق الفريق كما هي بشكل أساسي ، لكن عملية تطويره مع عضو الفريق الجديد ستتطلب إعادة النظر فيه معهم. هذا صحيح أيضًا عندما يخرج أحد أعضاء الفريق من الفريق. يجب مراجعة ميثاق الفريق ومراجعته لتدوين مساهمة عضو الفريق. حتى لو تركوا المنظمة ، يمكن تغيير ميثاق الفريق لجعل هذا الانتقال أكثر سلاسة.

كيف يساعد ProjectManager في إدارة الفريق

ProjectManager.com هو برنامج لإدارة المشاريع حائز على جوائز ينظم الفرق ويعزز العمل التعاوني. لا تعمل أداتنا على تمكين الفرق من العمل معًا بشكل أفضل فحسب ، بل إنها تمنح المديرين الشفافية في هذه العملية لدعمهم من خلال التخطيط والجدولة وتخصيص الموارد بشكل أفضل.

لا يعمل الجميع بالطريقة نفسها ، لذلك نقدم للفرق عدة طرق عرض للمشروع حتى يتمكنوا من العمل بالطريقة التي يريدونها. هناك قوائم مهام ديناميكية ، وعرض تقويم ، ولوحات كانبان لتصور سير العمل والسماح للفرق بإدارة الأعمال المتراكمة الخاصة بهم والتخطيط للسباقات معًا.

التخطيط باستخدام مخططات جانت

يمتلك المديرون ميزات لمراقبة عمل فريقهم وجدولة المهام والموارد. تسمح طريقة عرض مخطط جانت للمديرين بربط تبعيات المهام لتجنب الاختناقات التي تقلل من إنتاجية الفريق. يمكنهم تعيين المعالم وتحرير جانت عن طريق سحب المهام وإفلاتها إلى الموعد النهائي الجديد.

موازنة الموارد مع تقويمات حجم العمل

يعد الحفاظ على عمل الفرق بكامل طاقتها دون حرقها أمرًا بالغ الأهمية إذا كنت تريدهم أن يكونوا سعداء. تتيح ميزات إدارة الموارد للمديرين تتبع ساعات عمل فريقهم ومدى توفره والتكاليف ذات الصلة. استخدم صفحة الفريق للحصول على نظرة عامة على عملهم وصفحة عبء العمل للحفاظ على توازن عبء العمل.

ProjectManager.com هو برنامج مستند إلى السحابة مع بيانات في الوقت الفعلي تتيح للفرق العمل معًا أينما كانوا. يحصل المديرون على معلومات أكثر دقة وفي الوقت المناسب لإرشادهم لاتخاذ القرار أثناء التخطيط والمراقبة والإبلاغ عن المشروع. جربه اليوم من خلال هذه النسخة التجريبية المجانية لمدة 30 يومًا.