كيفية إنشاء مخطط سير عمل لمشروعك (أدوات مجانية مرفقة)

يتيح لك الرسم التخطيطي لسير العمل عرض المشروع بأكمله في مخطط انسيابي واحد. تم توضيح جميع مهامك وكيفية انتقالها من مهمة إلى أخرى في خطة المشروع ، بالطبع ، لكن الحصول على صورة مرئية هو طريقة سريعة وسهلة لرؤية الصورة الكبيرة.

كل أداة تساعد في تحديد المشروع وجعله أكثر قابلية للإدارة تعتبر ذات قيمة.

ما هو مخطط سير العمل؟

مخطط سير العمل هو نوع من مخطط إدارة المشروع الذي يعرض كل مهمة في مشروع أو عملية تجارية ، بما في ذلك المهام التابعة. يمكن رسمها يدويًا وغالبًا ما يتم استخدامها لعرض مشروع بسرعة من خلال توضيح سير العمل. تم تقديم مخططات سير العمل في الصناعة التحويلية في أواخر ثمانينيات القرن التاسع عشر للمساعدة في تحسين عملية الإنتاج. ومع ذلك ، فهي تستخدم الآن في مختلف الصناعات ، بما في ذلك المالية والحكومة والتجارة.

مخطط سير العمل يشبه الخريطة. لديها نقطة انطلاق ومسار يؤدي إلى التسليم النهائي للمشروع. باتباع رسم تخطيطي لسير العمل ، فإنك لا تأخذ المنعطفات غير الضرورية وتكمل عملك بشكل أسرع. لهذا السبب تُستخدم مخططات سير العمل بشكل شائع لتحسين العمليات وتخطيط عمليات الأعمال وتحليل عمليات الأعمال.

لا يمكنك إنشاء رسم تخطيطي لسير العمل حتى يكون لديك خطة مشروع واضحة أو عملية عمل أو على الأقل تحليل سير عمل. يتيح لك هذا تحديد العمل ، بالإضافة إلى توحيد وتحديد نقاط القرار الرئيسية في العملية.

سيؤدي استخدام مخطط سير العمل مع برنامج إدارة سير العمل إلى تبسيط عملية عملك. ProjectManager هو برنامج إدارة عمل مستند إلى السحابة يتيح لك إنشاء تدفقات عمل مؤتمتة للتخلص من العمل المزدحم وتسريع إنتاجية فريقك. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك إنشاء خطط مشاريع كاملة على مخططات جانت ولوحات كانبان وقوائم المهام والمزيد. جرب ProjectManager اليوم مجانًا.

كيف تساعد مخططات سير العمل في إدارة المشروع؟

يعد تخطيط عملية رسم تخطيطي لسير العمل مفيدًا لإدارة المشروع لأنه يساعد الفرق على دورهم في تسلسل العمل. يؤدي هذا إلى إنشاء تواصل أفضل بين الإدارات ويمنح الفرق فهمًا راسخًا لما يتعين عليهم القيام به.

تساعدك الرسوم التخطيطية لسير العمل أيضًا في اكتشاف الكتل في جدول مشروعك قبل تنفيذه. لذلك ، يحدد مخطط سير العمل المناطق التي يمكن أن تخرج مشروعك عن المسار الصحيح. يمنحك هذا وقتًا لتبادل الأفكار حول تحسين العملية وحلول نمذجة العمليات مع الفريق قبل حدوث اختناق يؤثر سلبًا على جدولك الزمني و / أو ميزانيتك.

يمكن أن يساعد مخطط التدفق عبر الفرق أيضًا. إنها أداة تعاونية رائعة يمكن للجميع استخدامها لفهم العمل الذي تقوم به. هذه المعرفة تجعل التواصل أوضح. أيضًا ، عندما يتم تعيين شخص جديد على متن الطائرة ، فإن وجود أداة تخطيط عمليات الأعمال مثل مخطط سير العمل يؤدي إلى تسريع الوقت الذي يستغرقه الموظف الجديد للتأقلم مع المشروع.

يمكن أن تلعب أشكال العقد أيضًا دورًا مهمًا في تحديد مخطط سير العمل. على سبيل المثال ، يشير الشكل البيضاوي إلى نقطة البداية أو النهاية لعملية ما. المستطيلات هي تعليمات أو إجراءات. يحدد الشكل المعين قرارًا بنعم أو لا سيقود سير العمل في أحد مسارين منفصلين. تعني الدائرة عندما ينتقل شيء من قسم إلى آخر. تشير الأسهم إلى اتجاه الخطوة التالية.

مكونات مخطط سير العمل

يتكون مخطط سير العمل من ستة مكونات:

• المشاركون: هؤلاء هم الأشخاص الذين يشاركون في أي عملية يتم التخطيط لها. وهذا يشمل أيضًا دورهم في العملية.
• الأنشطة: هذا عملك. على سبيل المثال ، يمكن أن تكون الأنشطة عبارة عن طلب أو إعداد فواتير أو خدمات مالية أو تصنيع. تم تفصيل كل مهمة.
• الترتيب: يوضح هذا ما يحدث قبل النشاط وبعده ، وما إذا كانت أي من هذه المهام تعتمد على الآخرين في البدء أو التوقف.
• المدخلات: هذا هو المطلوب للقيام بالنشاط ، مثل المواد أو البيانات.
• الإخراج: هذه هي النتيجة النهائية لهذا النشاط ، مثل البيانات أو المستند أو أي شيء سيتم تمريره إلى النشاط التالي.
• التوحيد القياسي: عادةً ما يتم تمثيل الخطوات بواسطة العقد. ترتبط هذه العقد بخط يوضح الاتجاه الذي يتحرك فيه العمل. لذلك ، يمكن تكديس عدة عقد فوق بعضها البعض إذا كنت تقوم بتنفيذ العمل في نفس الوقت.

أنواع مخططات سير العمل

يمكنك توضيح رسم تخطيطي لسير العمل بعدة طرق:

• مخطط انسيابي ANSI: مخطط انسيابي ANSI ، يستخدم رموزًا من المعهد الوطني الأمريكي للمعايير (ومن هنا جاء الاختصار). إنه الشكل الأكثر استخدامًا.
• نشاط UML: UML ، أو لغة النمذجة الموحدة ، تظهر بيانيا ترتيب الخطوات في العملية. كما أنه يمثل تدفق السيطرة.
• تدوين نمذجة الأعمال: تدوين نمذجة عملية الأعمال (BPMN) مشابه لـ UML ، ولكن من المرجح استخدامه من قبل رجال الأعمال والفنيين الذين يركزون على العمليات التجارية والمعلومات بدلاً من المخرجات.
• مسار السباحة: مسار السباحة هو رسم تخطيطي يفصل بين الأجزاء المختلفة للمؤسسة لإبراز التفاعل بين هذه الوحدات. إنه يمنح المستخدمين رؤية عالية المستوى تكشف أوجه القصور المحتملة.
• SIPOC: يُظهر المورد أو الإدخال أو العملية أو الإخراج أو العميل أو SIPOC من قام بإنشاء البيانات واستلامها. كما أنه يحدد العمليات رفيعة المستوى المعنية.

ذات صلة: مخططات الأسهم للمشاريع: نشاط على العقدة والنشاط على السهم

كيفية إنشاء رسم تخطيطي لسير العمل

كما هو مذكور أعلاه ، لا يظهر رسم تخطيطي لسير العمل بطريقة سحرية على الصفحة. عليك القيام بالعمل الذي يتضمن التحليل. اتبع هذه الخطوات الست لإنشاء مخطط سير العمل الخاص بك:

1. تحديد العمليات التي تقوم بتتبعها: سيساعد تحديد عمليات المشروع التي تريد تتبعها في تحديد نوع الرسم التخطيطي الذي تستخدمه. ضع في اعتبارك من سيستخدم مخطط سير العمل ، تقنيًا أو غير تقني ، حيث سيؤدي ذلك أيضًا إلى إبلاغ الرسم التخطيطي المستخدم.
2. تحديد نقاط البداية والنهاية: يحتاج الرسم التخطيطي لسير العمل إلى نقطة انطلاق لبدء العملية وهدفًا نهائيًا عند اكتمال هذه العملية. إنه لا يوضح عملية مستمرة ولكن ، مثل أي مشروع ، له بداية ونهاية.
3. احصل على معلوماتك معًا: حدد الأنشطة المتضمنة في كل خطوة من خطوات العملية ومن هو صانع القرار لكل خطوة من هذه الخطوات. ستحتاج أيضًا إلى معرفة الجدول الزمني للعملية وأي انحرافات واختناقات محتملة وطرق تحسين العملية. يجب جمع هذه المعلومات من خلال التحدث مع الفرق في كل قسم معني بسير العمل.
4. البحث عن نقاط عدم الكفاءة وإزالتها: حدد مهامك لتبسيط عمليتك. قرر ما إذا كانت كل مهمة ضرورية أم مفيدة أم لطيفة أم غير ضرورية. تأكد من أن هذه الفروق تتوافق مع هدفك العام وإدارة سير العمل بشكل عام.
5. إنشاء سير العمل: هذا هو المكان الذي تأخذ فيه جميع البيانات التي جمعتها وتجعلها خريطة مرئية لعملية سير العمل. يمكن القيام بذلك يدويًا أو باستخدام أداة الرسم التخطيطي. يجب أن يكون مخطط سير العمل النهائي سهل الفهم والتعديل والمشاركة.
6. المراجعة والتحسين: مخطط سير العمل ليس مستندًا ثابتًا. يجب مراجعتها وتنقيحها باستمرار عند حدوث الاختناقات ، وتستغرق بعض العمليات وقتًا طويلاً ، وتزداد التكاليف ، وما إلى ذلك. هناك دائمًا طريق نحو مزيد من الكفاءة ويجب أن تكون أنت وفريقك منفتحين عليها.

مثال على مخطط سير العمل

لتوضيح كيفية إنشاء رسم تخطيطي لسير العمل بشكل أفضل ، راجع الصورة أدناه لسير عمل بسيط لنشر منشور مدونة لجذب حركة المرور إلى موقع ويب. كما هو موضح أدناه ، يبدأ المشروع بالبحث عن الكلمات الرئيسية الصحيحة. هذه هي مصطلحات البحث التي يستخدمها العملاء المحتملون ونأمل أن تجلب منشور المدونة الخاص بك إلى أعلى الاستعلام.

بمجرد أن تقرر موضوعًا ما وتختار كلمات رئيسية ، فإنك تقوم بتعيينها إلى مؤلف الإعلانات ، الذي يسلم المسودة الأولى إلى محرره ، الذي يقوم بتحرير المسودة. يتم تمثيل هذا كمثلث ، وليس كمستطيل مثل الأنشطة الأخرى. هذا لأنه قرار بنعم أو لا.

بمجرد الموافقة ، تنتقل النسخة إلى القسم الفني ويتم إنشاء الأصول المرئية لمرافقة القطعة عند نشرها. يتم بعد ذلك تحميل النسخة والأصول إلى نظام إدارة المحتوى (CMS) ، مثل WordPress. الآن ، يتم إجراء تعديل نهائي ، مرة أخرى بقرار بنعم أو لا حول ما إذا كانت هناك حاجة إلى أي مراجعات.

إذا كان كل شيء يبدو جيدًا ، فسيتم نشر المدونة. يتم بعد ذلك مشاركتها على العديد من منصات الوسائط الاجتماعية للمساعدة في جذب حركة المرور إلى موقع الويب. اكتملت هذه العملية. بالطبع ، هناك عمليات أخرى بعد ذلك ، مثل تحليل حركة المرور ، ولكن هذا يتعلق بمخطط تدفق آخر.

أدوات مجانية لعمل مخطط سير العمل

يعد رسم مخطط الشبكة يدويًا أمرًا جيدًا لتوضيح وجهة نظرك ، ولكن فيما يتعلق باستخدام واحد لمشروع ما ، فأنت بحاجة إلى شيء واضح ويسهل قراءته في لمح البصر. ما لم يكن لديك وسيلة للرسم وخط جيد ، فمن الأفضل على الأرجح استخدام أداة الرسم التخطيطي. من الأسهل أيضًا مشاركتها وتحريرها. فيما يلي عدد قليل منها مجاني لتبدأ به.

• edraw by wondershare: هذا الحل المجاني للرسم التخطيطي يصنع مخططات سير العمل وأيضًا الخرائط المتوسطة والأدوات المرئية الأخرى. عظيم للتعاون.
• draw.io: يعمل صانع الرسوم البيانية المجاني هذا مع Google Drive و OneDrive و Dropbox و GitHub والمزيد. يقوم بعمل مخططات انسيابية ومخططات عملية ومخططات شبكة وغير ذلك الكثير.
• SmartDraw: يحتوي برنامج الرسم المجاني هذا على العديد من القوالب لبدء الاستخدام ، من المخططات الانسيابية إلى مخططات الأرضية. يتكامل أيضًا مع Google Workspace و Microsoft Office و Atlassian's Confluence و Jira.

كيف يساعد ProjectManager في سير العمل

إن معرفة عمليتك ورسم مخطط لسير العمل ما هي إلا البداية. يجب عليك تنفيذ هذه الخطة وتنفيذها في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية المتفق عليها. يؤدي ذلك إلى إبراز أدوات إدارة العملية والموارد للحفاظ على قدرة فريقك على العمل. ProjectManager هو برنامج قائم على السحابة يوفر بيانات في الوقت الفعلي لاتخاذ قرارات أكثر ثاقبة للتحكم في سير عملك.

قم بإنشاء مهام سير العمل على لوحات Kanban

يتطلب تحويل مخطط سير العمل إلى أداة تمنح تعيينات الفرق والمديرين الشفافية في عملهم لوحات كانبان. تساعد لوحات Kanban في تصور سير العمل الرشيق ، مما يسمح للفرق بإدارة الأعمال المتراكمة الخاصة بهم والعمل بشكل تعاوني للتخطيط للسباقات. يمكن للمديرين عرض اللوحة والتغلب على الاختناقات قبل أن يحظروا الفريق ويعيدوا تخصيص الموارد للحفاظ على عملهم. حتى إذا كان المدير يعمل على إحدى طرق عرض المشروع المتعددة الأخرى ، مثل مخطط جانت التفاعلي ، يتم تحديث جميع البيانات في وقت واحد في سير عمل كانبان.

إدارة وتتبع الموارد

تُظهر الرسوم التخطيطية لسير العمل المسار إلى الأمام للفرق ولكن أدوات إدارة الموارد تحافظ على عملهم بشكل منتِج. شيء واحد يجب إدارته هو عدد المهام التي قمت بتعيينها لكل عضو في الفريق. يجعل مخطط عبء العمل المرمز بالألوان من السهل والسريع معرفة من تم تجميعه بشكل زائد ومن لديه عدد قليل جدًا من المهام. بعد ذلك ، يمكنك إعادة تخصيص الموارد مباشرة من مخطط عبء العمل وتحقيق التوازن بين مهام فريقك للحفاظ على عملهم في أفضل حالاتهم.

تقرير عن التقدم السريع

سيرغب أصحاب المصلحة في رؤية مخطط سير العمل الخاص بك ، ولكن مع تقدم المشروع ، سيرغبون أيضًا في الحصول على بيانات حول تقدمه. يمكن تصفية التقارير بنقرة واحدة حول المهام والوقت والميزانية والمزيد لإظهار المعلومات التي يريدونها فقط ويمكن مشاركتها بسهولة كمرفق PDF أو حتى طباعتها إذا كانت هذه هي الطريقة التي يفضلونها للحصول على تحديثات الحالة الخاصة بهم.

لا تترك نجاح مشروعك على مخططات سير العمل وحدها. لديك الآن الخريطة التي تحتاجها للوصول إلى هناك باستخدام أدوات إدارة المشاريع التي تساعد الفرق على التعاون وأتمتة سير العمل وتساعدك على مراقبة الأداء وتتبعه والإبلاغ عنه. ProjectManager هو برنامج حائز على جوائز ينظم العمل لمساعدتك في تحقيق أهدافك. تم تصميم أداة إدارة العمل لدينا للعمل مع فرق مختلطة بغض النظر عن مكان وجودهم أو كيف يحبون العمل أو مستوى مهاراتهم. حوّل مخطط سير العمل إلى أداة تفاعلية لإدارة المشروع. جرب ProjectManager اليوم مجانًا.