كيفية إنشاء ميزانية الحدث

إن إنتاج حدث ، سواء كان افتراضيًا أو شخصيًا أو مختلطًا ، صعب بما فيه الكفاية. يؤدي الاضطرار إلى إعداد ميزانية للحدث إلى إضافة طبقة أخرى من التوتر. لكن لا يجب أن يكون كابوسًا إذا اتبعت بعض الخطوات البسيطة لإنشاء ميزانية للحدث.

يجب أن تكون الأحداث الناجحة ممتعة وغنية بالمعلومات. إذا كنت تكافح مع ميزانية الحدث ، فقد يؤثر ذلك سلبًا على الحدث بأكمله. إذا كانت ميزانية الحدث الخاص بك خاطئة ، فهذا أسوأ ؛ قد لا تتمكن من الدفع للبائعين أو مكبرات الصوت. سنساعدك على تجنب تلك المزالق.

ما هي ميزانية الحدث؟

ميزانية الحدث هي التكاليف المقدرة المرتبطة بوضع الحدث. يعتمد على عدد من المتغيرات من البحث وإرشادات الخبراء والتخطيط للحدث. كل الأحداث ، الكبيرة والصغيرة ، تحتاج إلى ميزانية لتغطية النفقات.

يجب أن تتنبأ ميزانية الحدث بجميع التكاليف ، مثل استئجار الموقع وأي معدات مطلوبة مثل الكراسي والطاولات وما إلى ذلك ، وتأمين المتحدثين أو المشاركين في حلقة نقاش. هناك المزيد من التكاليف بالطبع ، لكنها تعتمد على نوع الحدث الذي يتم إنتاجه.

يعد التخطيط ووضع الميزانية لحدث ما هو الخطوة الأولى في تقديم حدث ناجح. حتى لو أنتجت عشرات الأحداث قبل الحدث الذي تضع ميزانيتك الآن ، فستكون هناك دائمًا اختلافات. تتغير أسعار الأشياء وهناك مخاطر متأصلة في تنظيم حدث يمكن أن يؤثر على ميزانيتك.

يعد إنشاء الميزانية وإدارتها أحد أهم أجزاء تقديم حدث ناجح. ProjectManager هو برنامج عبر الإنترنت يساعدك على تتبع الموارد والتكاليف في الوقت الفعلي. خطط لميزانيتك على مخطط جانت الخاص بنا ، بما في ذلك جميع مواردك وتكاليفك ، وقم بتعيين خط أساس لتسجيل تلك الميزانية. يمكنك الآن مقارنة تكاليفك المخططة مقابل تكاليفك الفعلية في الوقت الفعلي. تساعدك مراقبة التكاليف في الوقت الفعلي في الحفاظ على الميزانية. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.

أنواع الأحداث

هناك أنواع مختلفة من الأحداث. من حفلة العطلة إلى مؤتمر الأعمال ، فإنهم يديرون سلسلة كاملة من الحميمية إلى الكبيرة. يمكن تقسيم جميع الأحداث إلى أربع مجموعات فرعية رئيسية. لكل منها متطلبات متشابهة في الميزانية ، على الرغم من وجود اختلافات طفيفة إلى كبيرة بينهما أيضًا.

خاص

يمكن أن يكون الحدث الخاص هو الحدث الذي تقيمه في عيد ميلاد شريكك أو ذكرى سنوية. ولكن يمكن أن يكون أيضًا حدثًا مشتركًا أو بعض الوظائف التجارية الأخرى. عادة ما تكون هذه الأحداث المتنوعة مدعوة فقط ، مما يعني أن المدعوين فقط هم من يمكنهم الحضور.

شركة كبرى

أحداث الشركات هي تلك التي ترعاها الشركة. إنهم يميلون إلى التركيز على موظفي الشركة أو عملائها. يمكن استخدام أحداث الشركات لتدريب الموظفين أو تثقيف الجمهور حول العلامة التجارية أو المنتج ، والاحتفال بمعالم الشركة ، والدخول في تغييرات في الشركة ، وتوفير فرص التواصل أو تمارين بناء الفريق.

شخصيا

الحدث الشخصي هو حدث يكون فيه المشاركون وموظفو الحدث حاضرين فعليًا في نفس المكان. هذا هو الكيفية التي حدثت بها جميع الأحداث تقريبًا حتى وقت قريب. ولكن حتى قبل سنوات ، كان من الممكن إجراء الأحداث عبر الهاتف ، مثل مكالمة أرباح الشركات للمستثمرين والمراسلين.

متصل

يُشار أيضًا إلى الحدث عبر الإنترنت على أنه حدث افتراضي ، وهو حدث يتم على الإنترنت. يمكن بثها مباشرة أو تسجيلها ، ولكن ما تريده هو الحضور الوحيد هو الوصول إليها عبر الإنترنت. لقد تحسنت التكنولوجيا وأصبح من الممكن للحاضرين ومنتجي الحدث والبائعين التفاعل في الوقت الفعلي. أصبح هذا النوع من الأحداث شائعًا جدًا لأنه يمكن أن يجذب جمهورًا أكبر. أصبح من الشائع أيضًا العثور على أحداث هجينة توفر موقعًا فعليًا ومنصة افتراضية.

كيفية إنشاء ميزانية الحدث

كما ذكرنا ، كل نوع من الأحداث يتطلب ميزانية. يمكن أن يكون بسيطًا أو معقدًا حسب نوع الحدث وحجمه. لكن أخذ الوقت الكافي للتنبؤ بميزانية دقيقة هو أحد الطرق لضمان استمرار الحدث دون حدوث أي عوائق.

أدناه نقوم بتفصيل الخطوات الأساسية لإنشاء ميزانية الحدث. هذه نظرة عامة يمكن تطبيقها على أي نوع من الأحداث. بطبيعة الحال ، ستكون هناك خطوات إضافية اعتمادًا على نوع الحدث الذي تقوم بإنتاجه ، ولكن هذا يمنحك الجوهر.

1. إنشاء خطة حدث

أول شيء عليك القيام به هو تحديد استراتيجية الحدث الخاص بك. هذا يعني تحديد نوع الحدث الذي تقوم بإنتاجه والرقم التقريبي لما ترغب في دفعه. هذا يؤدي إلى خطة عالية المستوى حيث تحدد نطاق المشروع. النطاق هو أهداف الحدث والتسليمات والمهام والتكاليف والموعد النهائي. سيتعين عليك تحديد المكان والمتحدثين والموظفين والعلامات التجارية والطعام والتسويق والمعدات والمزيد. بمجرد القيام بذلك ، تأكد من اتفاق أصحاب المصلحة.

ذات صلة: قالب نطاق مشروع مجاني لبرنامج Word

2. تقدير التكاليف الثابتة والمتغيرة

الآن بعد أن أصبحت لديك خطة ، فإن الخطوة التالية هي التنبؤ بالتكاليف. هذا يعني فهم الفرق بين التكاليف الثابتة والمتغيرة وعمل تقديرات دقيقة لها. تسمى التكاليف الثابتة أيضًا التكاليف غير المباشرة أو النفقات العامة ؛ تلك التي لا يمكن تغييرها. على سبيل المثال ، تعتبر تكاليف الإيجار وفواتير الخدمات والرواتب تكاليف ثابتة. التكاليف المتغيرة هي المصاريف التي تتغير من حدث إلى آخر بما في ذلك تكاليف العمالة والمواد اللازمة لفواتير مرافق الحدث والحدث. هذا الأخير هو أيضًا تكلفة ثابتة ، ولكن يمكن أن تتأثر فاتورة المرافق بحدثك ، وهذا هو سبب وجوده في كلتا الفئتين. تساعدك معرفة هذه التكاليف على وضع ميزانية أكثر دقة للحدث.

3. إنشاء ميزانية الحدث

الآن بعد أن أصبحت لديك التفاصيل ، يمكنك البدء في تجميع ميزانية الحدث. تحتاج إلى معرفة البائعين الذين ستستخدمهم ومكان الحدث ومقدمي الخدمات الآخرين لتجميع ميزانية الحدث الخاص بك. يساعدك إنشاء ميزانية الحدث على تتبع هذه التكاليف والتأكد من بقائك في المنطقة الخضراء. للقيام بذلك ، تحتاج إلى مراقبة تكاليفك الفعلية ومقارنتها بالتكاليف المخطط لها للحدث. من المرجح أن يظل حدثك في حدود الميزانية إذا كان بإمكانك جمع البيانات في الوقت الفعلي.

ما هي التكاليف التي يجب عليك تضمينها في ميزانية الحدث؟

لقد تطرقنا بالفعل إلى بعض التكاليف لتضمينها في ميزانية الحدث الخاص بك. فيما يلي قائمة بالأشياء الشائعة ، لكنها ليست شاملة. عندما تضع ميزانية حدث ، حاول تضمين كل شيء. كلما زادت التكاليف التي يمكنك تغطيتها ، زادت دقة ميزانية الحدث.

تسويق الحدث

لكي يكون الحدث ناجحًا ، يجب أن يعرف جمهورك ماذا وأين ومتى يكون. تتم تغطية هذه الأشياء والمزيد في تكاليف التسويق الخاصة بك ، والتي يمكن أن تتمثل في إرسال بريد إلكتروني إلى موظفيك أو إنشاء موقع ويب أو القيام بإعلانات عبر الإنترنت. سواء كنت تقوم بالإعلان التقليدي أو الرقمي ، يجب تحديد هذه التكاليف.

تكاليف التوظيف

ستحتاج إلى تعيين وتعيين موظفين لهذا الحدث. بدلاً من المرور بالعشرات من مقابلات العمل ، يمكنك التعاقد مع وكالة توظيف مؤقتة تقدم خدمات التوظيف والخدمات الأخرى ذات الصلة ، مثل تقديم الطعام.

مكان

إذا كان حدثك شخصيًا أو عبر الإنترنت ، فستظل بحاجة إلى مكان. يعتمد هذا المكان على ما إذا كان الحدث ماديًا أم افتراضيًا. على سبيل المثال ، يحتاج حدث شخصي إلى مساحة كبيرة بما يكفي لاستيعاب جميع الحاضرين والموردين وغرف استراحة أو منصة لمناقشات اللجان والمتحدثين الرئيسيين. يحتاج الحدث عبر الإنترنت إلى مكان مادي للتسجيل والبث منه ، مما يعني الإضاءة والكاميرا والميكروفونات وما إلى ذلك.

طعام وشراب

معظم الأحداث لديها نوع من المرطبات. قد يوفر المكان هذا أو حتى وكالة توظيف مؤقتة أو متعهد. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فسيتعين عليك معرفة ما تريد والتكاليف المرتبطة بشراء وتخزين وتسليم الطعام والشراب.

معدات

غالبًا ما تكون المعدات جزءًا من سعر استئجار المكان ، ولكن هذا ليس هو الحال دائمًا. إذا كان المكان لا يوفر معدات أو قائمة جزئية فقط بما تحتاجه ، فسيتعين عليك البحث عن أماكن أخرى لاستئجار مكبرات الصوت والمولدات وأدوات البث المباشر وما إلى ذلك.

السفر والإقامة

اعتمادًا على مكان الحدث ، ستكون المواصلات والإقامة مطلوبة. يمكن أن يعني أي شيء من ليموزين ممتدة إلى سيارة أجرة. هذه مجموعة كبيرة من التكاليف. إذا كان الناس قادمون من خارج المدينة ، فهل ستنقلهم إلى هناك أم تضعهم فقط؟ يجب تسمير جميع المتغيرات حتى تتمكن من إضافة التكاليف بشكل صحيح.

ProjectManager يساعد في إعداد الميزانية للأحداث

هناك الكثير من الأشياء التي يجب تتبعها ، ولهذا السبب تم تطوير برنامج إدارة المشاريع. ProjectManager هو برنامج عبر الإنترنت يساعدك في تخطيط ميزانية الحدث الخاص بك وتتبعها في الوقت الفعلي. يساعدك التخطيط على مخططات جانت على تنظيم المهام وربط التبعيات لتجنب التأخيرات المكلفة. يمكنك أيضًا مراقبة التباين في الوقت الفعلي لمساعدتك في الحفاظ على الميزانية. لكن هذه فقط البداية لكيفية المساعدة في ميزانيات الأحداث.

استخدم جداول الدوام عبر الإنترنت لتتبع الوقت والتكاليف

نظرًا لأن برنامجنا متصل بالإنترنت ، فإنك تحصل على تحديثات البيانات في الوقت الفعلي لمساعدتك على تتبع الوقت والتكاليف. هذا يبقي الحدث الخاص بك في الموعد المحدد ويساعد على تجنب الإفراط في الإنفاق. إحدى الأدوات التي تتعقب الوقت والتكاليف هي جداولنا الزمنية الآمنة. يمكنك معرفة المدة التي يعمل فيها الجميع على مهامهم والتكاليف المرتبطة بذلك لأن معدل الأجور موجود في الأداة أيضًا. لا نقوم فقط بتبسيط كشوف المرتبات ، ولكننا نساعدك في الحفاظ على مسار الحدث الخاص بك.

استخدم تقويمات المشروع لجدولة الأحداث

يتطلب إنتاج حدث التنسيق بين الكثير من الأشخاص المختلفين. يمنحك برنامجنا أدوات لتسهيل هذه العملية مع السماح للجميع باستخدام الأدوات التي تناسبهم. خطط على جانت ، ولكن يمكن لمتعهد الطعام الخاص بك عرض مهامهم في عرض القائمة. يأخذ تقويم المشروع الخطة من جانت وينقلها تلقائيًا إلى تنسيق تقويم لمشاهدة الجدول الزمني والمواعيد النهائية.

عندما تتعامل مع بائعين ومقاولين خارج شركتك ، فأنت بحاجة إلى إبقاء الجميع على اتصال. يتيح نظامنا الأساسي التعاوني في الوقت الفعلي للجميع مشاركة الملفات والتعليق على المهام ووضع علامات على الآخرين لإبقائهم مرتبطين. تعني سعة تخزين الملفات غير المحدودة لدينا أن لديك أيضًا مركزًا مركزيًا لجميع مستنداتك وخططك متى احتاجها أي شخص.

ProjectManager هو برنامج إدارة مشروع حائز على جوائز يساعدك في تخطيط الأحداث وجدولتها وتتبعها. برنامجنا المرن قادر على التكيف مع الطريقة التي تريد العمل بها ، مما يمنحك الميزات التي تحتاجها لإدارة المهام والمخاطر والموارد والمزيد. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.