كيفية إنشاء تقارير التقدم للمشاريع والشركات

يهتم أصحاب المصلحة بتقدم المشروع لأن لديهم مصلحة راسخة في نجاحه. إنهم يريدون البقاء على اتصال ثابت معك والحصول على تقارير حول كيفية تقدم المشروع خلال فترات زمنية منتظمة.

الطريقة التي يستخدمها مدير المشروع لإبقاء أصحاب المصلحة محدثين هي من خلال إعداد التقارير ، وتحديدًا بتقرير مرحلي. يبدو تقرير تقدم المشروع واضحًا ومباشرًا - إنه تقرير عن تقدم المشروع. لكن الطريقة التي يتم بها تنظيمها تؤدي إلى حدوث تقرير مرحلي أو تعطله.

ما هو تقرير التقدم؟

يقوم تقرير التقدم بإبلاغ أصحاب المصلحة بما كان يحدث في المشروع ، خلال فترة زمنية محددة. إنه يوضح ما إذا كان المشروع في الموعد المحدد ، وإذا لم يكن كذلك ، فسيتم استخدام التقرير لبدء مناقشة حول كيفية ضبط الميزانية وموارد المشروع لإعادته إلى المسار الصحيح.

لذلك ، يمكنك القول أن الغرض من تقرير التقدم هو إقناع أصحاب المصلحة بأن المشروع سليم والمضي قدمًا كما هو متوقع. يقوم بذلك من خلال إظهار العمل الجاري ، والذي يتيح لأصحاب المصلحة الفرصة لتقديم أي طلبات تغيير.

يمكن بعد ذلك إدارة هذه الاقتراحات والعمل عليها لمنع أي تأثير سلبي على نطاق المشروع. يمكن لمديري المشاريع أيضًا استخدام التقارير المرحلية كوسيلة لمعالجة المشكلات التي يواجهونها ، وبذلك ، وضع توقعات أكثر واقعية لأصحاب المصلحة.

تقرير التقدم مقابل تقرير الحالة

ما الفرق بين تقرير التقدم وتقرير الحالة ، بالنظر إلى أنهما أدوات اتصال وتزويد أصحاب المصلحة بمعلومات حيوية عن المشروع؟ كل من تقارير التقدم المحرز وتقارير الحالة تلخص مكان المشروع من حيث التقدم والتكاليف والقضايا وأي معلومات أخرى مفيدة لأصحاب المصلحة.

ومع ذلك ، هناك اختلاف رئيسي واحد. تقرير التقدم هو صورة للمشروع على مدار فترة زمنية محددة ، في حين أن تقرير الحالة لا يلتقط سوى اللحظة التي بدأ فيها. يقدم تقرير التقدم كمية أكبر من البيانات ، بينما يعرض تقرير الحالة البيانات من لحظة في الوقت المناسب دون السياق الأكبر.

الموضوعات ذات الصلة: قوالب تقرير المشروع المجانية

ما الذي يجب تضمينه في تقرير تقدم المشروع؟

يمكن أن يتكون تقرير التقدم من صفحة واحدة أو عدة صفحات ، اعتمادًا على عمق التفاصيل التي ترغب في نقلها. يمكن تسليمها كمذكرة أو في شكل خطاب أو كتقرير رسمي عند تقديمها إلى أصحاب المصلحة.

بغض النظر عن اختيارك ، سيرغب أصحاب المصلحة في معرفة مكان المشروع وإلى أين يتجه. لذلك ، يجب عليك تضمين قائمة المهام والمعالم وأي تقدم تم إحرازه. هذا يؤدي إلى أهداف أكبر للمشروع وما تم إنجازه من حيث أهدافه.

عادة ما يتم تنظيم هذا حسب الموضوع. أي أنه يوجد عادةً ملخص أولاً ، والذي يعطي نظرة عامة على تقدم المشروع من حيث النطاق والمهام وما إلى ذلك. وينبغي أن يشمل هذا أيضًا عناصر مثل:

• تاريخ بدء المشروع وموعد انتهائه والمدة التي يغطيها المشروع
• قائمة بأعضاء الفريق وأعضاء المشروع الآخرين ، بالإضافة إلى من قام بتجميع التقرير
• قائمة بأصحاب المصلحة الذين تلقوا التقرير
• نظرة عامة على محتويات التقرير

بعد ذلك ، سوف تركز على حالة المشروع. هنا ستلقي نظرة على العمل الذي تم إنجازه ، والذي لا يزال قيد التقدم وما يجب القيام به. يجب تقسيمها إلى المهمة ويمكن أن تشمل ما يلي:

• قائمة بالمعالم والتسليمات المتعلقة بالمشروع
• جدول زمني للعمل المتبقي ومتى سيتم الانتهاء منه
• أي مشاكل أو قضايا نشأت ويمكن أن تؤثر على المشروع

يجب أيضًا أن يكون هناك بعض الإشارة إلى الميزانية ، والمبلغ الذي تم إنفاقه خلال الفترة التي يتم الإبلاغ عنها والمبلغ المتبقي في الميزانية الإجمالية. لاحظ أي نفقات غير متوقعة وحالات شاذة أخرى.

كيف تقوم بإنشاء تقرير مرحلي؟

إذا كنت تدير مشروعًا ، فسيتعين عليك إنتاج تقرير مرحلي بشكل دوري طوال دورة حياته. لتوفير الوقت ، من الجيد استخدام قالب تقرير التقدم. يحتوي ProjectManager على العشرات من القوالب المجانية المتعلقة بإدارة المشاريع على موقعنا ، بما في ذلك قالب تقرير التقدم المجاني.

ابدأ بتحديد المعلومات

سواء كنت تستخدم نموذجنا أو تنشئ نموذجًا من البداية ، يجب أن يبدأ تقرير التقدم الخاص بك بمعلومات الخط الأعلى للمشروع. من هناك ، ينتقل إلى ملخص المشروع. يقسم نموذجنا هذه الموضوعات عالية المستوى إلى خمسة: الحالة والنطاق والجدول الزمني والتكلفة والمخاطر.

تلخيص البيانات

الملخص هو المكان الذي يمكنك فيه مقارنة حالة تقرير التقدم السابق بالتقرير الحالي. يوفر هذا مؤشرًا واضحًا على أن المشروع يمضي قدمًا كما هو مخطط له. أبعد من ذلك ، هناك مساحة لملخص لاستكشاف الموضوع بمزيد من التفصيل.

الغوص في التفاصيل الدقيقة

بمجرد تحديد المشروع وتلخيص حالته العامة ، يمكنك بعد ذلك الخوض في مزيد من التفاصيل حول كل موضوع. على سبيل المثال ، سرد المهام والتقدم المحرز فيها ، والدخول في أي مشكلات قد تنشأ والنظر في تخصيص ميزانيتك.

قائمة بإنجازاتك

في قالب تقرير التقدم المجاني الخاص بنا ، ننتهي بمربع الإنجازات لالتقاط أي إنجازات لم يتم جمعها أعلاه. أخيرًا ، هناك مربع إنجاز متوقع ، وهو وسيلة لتحديد التوقعات لتقرير التقدم التالي.

أفضل الممارسات عند إعداد تقرير مرحلي

عندما تكتب تقريرك المرحلي ، فإن إحدى الطرق للتأكد من فعاليته هي التفكير في وجهات نظر أصحاب المصلحة أثناء كتابته. تريد نقل ما حدث خلال الفترة المشمولة إذا كان هناك أي شيء منع هذا التقدم وما سيأتي بعد ذلك.

لا تكن عامًا

أصحاب المصلحة يريدون التفاصيل. إنهم لا يريدونك أن تخوض في تفاصيل حول كيفية إنجازك لشيء ما ، لكنهم يريدون معرفة ما تم إنجازه. يريدون المقاييس وليس السرد. يجب أن تكون إجاباتك ذات مغزى وأن تتجنب التفاصيل غير الضرورية.

تعرف على التردد

بمعنى ، إذا كنت تعمل في مشروع طويل جدًا ، فقد يرغب أصحاب المصلحة في تسليم تقرير مرحلي إليهم أسبوعيًا أو حتى يوميًا. اكتشف ذلك أولاً وقم بتسليم تقارير التقدم الخاصة بك عندما يتوقعها أصحاب المصلحة.

ننفصل

من الجيد تقسيم تقرير التقدم الخاص بك إلى أقسام. هذا يجعل التقرير أكثر قابلية للقراءة. يُعلم وجود عنوان القسم القارئ بما يمكن توقعه ويساعد في توجيهه خلال المستند.

اكتب جيدا

استخدم لغة واضحة وبسيطة ؛ تجنب المصطلحات التي يمكن أن تربك القارئ. تريدهم أن يعرفوا ما تقوله على الفور وليس عليهم أن يناضلوا من خلاله (أو الأسوأ من ذلك ، أن يسيئوا فهم) ما تحاول إيصاله.

استخدم البرامج

يمكن أن يؤدي وجود برنامج إدارة المشروع إلى تسهيل عملية إعداد التقارير. اعتمادًا على الأداة التي تستخدمها ، يمكنك الحصول على بيانات في الوقت الفعلي وتسليمها لأصحاب المصلحة. هذا يوفر الوقت ويقدم بيانات أفضل.

كيف يتيح لك ProjectManager إنشاء تقارير التقدم

ProjectManager هو برنامج إدارة مشاريع حائز على جوائز ينظم مهامك وفرقك ومشاريعك. تساعدك ميزاتنا في التخطيط والمراقبة والإبلاغ عن كل جانب من جوانب المشروع. تعني أداتنا المستندة إلى السحابة أنك تحصل على بيانات في الوقت الفعلي لإنشاء تقارير أكثر دقة وفي الوقت المناسب.

يرغب أصحاب المصلحة في رؤية الصورة الكبيرة ، كما أن أدوات إعداد التقارير بنقرة واحدة تجعل من السهل الحصول عليهم فقط البيانات التي يريدون رؤيتها. تتيح لك ميزة إعداد التقارير الخاصة بنا إعداد تقارير فورية حول المهمة والوقت والتكاليف والجداول الزمنية وتباين المشروع والمزيد. بالإضافة إلى ذلك ، فإن مشاركتها مع أصحاب المصلحة أمر سهل!

للحصول على تقرير حالة فوري ، استخدم ميزة لوحة القيادة الخاصة بنا. تقوم لوحة المعلومات في الوقت الفعلي بجمع البيانات باستمرار من فريقك وحسابها تلقائيًا لعرضها في مقاييس المشروع سهلة القراءة والتي تُظهر النسبة المئوية لإكمال المهام ، ومقدار الوقت المتبقي ، وعبء العمل الجماعي والمزيد.

ProjectManager هي أداة قائمة على السحابة توفر بيانات في الوقت الفعلي لمساعدتك على اتخاذ قرارات أفضل. يحصل مديرو المشاريع على الشفافية في كل جانب من جوانب دورة حياة المشروع ويتم وضع الفرق على منصة تعاونية تعزز العمل بشكل أفضل. تعرف على سبب استخدام المؤسسات من NASA إلى Nestle لأداتنا واحصل على هذه النسخة التجريبية المجانية لمدة 30 يومًا اليوم.