10 نصائح لتفويض المهام مثل المحترفين

يشعر بعض الناس أنهم بحاجة إلى تولي كل شيء بأنفسهم. هذه وصفة لكارثة. القادة الحقيقيون يفهمون قوة تفويض العمل. لهذا السبب تقوم بتجميع فريق ، كل خبير في مجاله.

لماذا من المهم للقادة تفويض المهام؟

القادة قادة لسبب ما. إنهم بحاجة لقيادة المشروع ، ولديهم رؤية شاملة وألا يتورطوا في الأعشاب الضارة. الحشائش مهمة ، لكن من الأفضل قضاء وقت القائد في الأشياء التي يجب على القائد القيام بها. يمنح تفويض العمل كل فرد العمل الذي تم تدريبه على القيام به ويحرر القائد لتحمل مسؤولية أكبر ، مثل التفكير الاستراتيجي وفرق التدريب والمزيد.

لهذا السبب يستخدم أفضل القادة ProjectManager ، وهو برنامج إدارة مشروع حائز على جوائز يسمح للقادة بتفويض العمل. يحتوي برنامجنا على طرق عرض متعددة للمشروع حتى يتمكن القادة من التخطيط وجدولة العمل على مخططات جانت القوية ويمكن للفرق التبديل إلى قوائم المهام أو لوحات كانبان أو التقويمات حيث تتم مشاركة الخطة في أداة أكثر ملاءمة لما يتعين عليهم القيام به. ويتم تحديثها جميعًا في الوقت الفعلي. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.

10 نصائح لتفويض المهام بشكل فعال

من السهل أن تقول ، تفوض ، وهو شيء آخر أن تفعل ذلك بفاعلية. إليك بعض النصائح التي يمكن لأي شخص تطبيقها لإدارة فريق وتفويض العمل فيما بينهم.

1. قم بتمكين أعضاء فريقك

دع فريقك يعرف أنهم مورد قيم. اسأل عن مدخلاتهم وأفكارهم وآرائهم. أعطهم ملاحظات إيجابية وقم بتطوير القادة بين الفريق. سيقومون بعد ذلك بمساعدة القادة من خلال تقاسم العبء وتحمل المسؤولية وخدمة المشروع بشكل أفضل.

2. تحديد الأهداف والغايات بوضوح عند تفويض المهام

بالطبع ، لكي يشارك الفريق في العمل ، يجب أن يفهموا ما هو وما هو متوقع منهم. لذلك ، يحتاج القادة إلى تحديد الأهداف والغايات بوضوح. استخدم أهداف SMART ، والتي تكون محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة زمنياً.

3. تفويض المهام لأعضاء الفريق المناسبين

يجب أن يعرف القادة فريقهم وما هم قادرون عليه. بهذه الطريقة ، عندما يحين وقت تفويض العمل ، سيعرفون من يمكنه تولي المهام. إذا لم تكن على دراية بفريقك في بداية المشروع ، خذ وقتًا لإجراء المقابلات معهم حتى تكون على دراية بمهاراتهم وخبراتهم.

4. قدم ملاحظات إلى أعضاء فريقك

لا أحد يعمل بشكل جيد في الفراغ. حتى بعد تفويض العمل ، سترغب في إبقاء خطوط الاتصال مفتوحة. يجب أن يشعر أعضاء الفريق بالراحة عند إعطاء ملاحظات للقادة وتلقي التعليقات من القادة. الهدف المشترك هو إكمال المشروع بنجاح.

5. التحلي بالصبر عند تفويض المهام

عندما تفوض ، امنح الفريق متسعًا من الوقت لإكمال مهامهم. تستغرق الأمور وقتًا وآخر شيء تريد القيام به هو الضغط على الفريق. هذا لا يعني أنك تريدهم أن يقضوا وقتًا غير محدود. لكن كن واقعيًا عند إنشاء الجداول الزمنية للمشروع وقدم أي توجيه أو توجيه قد يكون مطلوبًا.

6. توفير الموارد اللازمة بعد التفويض

التفويض غير مجدي إذا لم يكن لدى فريقك الأدوات التي يحتاجونها لإنجاز العمل. الموارد هي أي شيء مطلوب لتنفيذ المهام ، من الأشخاص إلى المعدات والبرامج. تأكد من أن فريقك لديه ما يحتاج إليه عندما يحتاج إليه.

7. تجنب ضيق الجداول الزمنية عند تفويض المهام

المواعيد النهائية مهمة. يمكن أن يستمر العمل إلى الأبد بدونهم. ومع ذلك ، إذا حددت موعدًا نهائيًا ضيقًا للغاية ، فكل ما عليك فعله هو الضغط على الفريق وفي عجلة من أمرهم للوفاء بالموعد النهائي فسوف يرتكبون أخطاء. سيؤدي ذلك فقط إلى تمديد طول المشروع. تحديد مواعيد نهائية واقعية يوفر الوقت على المدى الطويل.

8. ادعم فريقك أثناء تنفيذ المهام

القائد لا يفوض فقط ثم يختفي. تتمحور القيادة حول التوجيه والتدريب ومساعدة الفريق في أي صفة يحتاجون إليها. قد يحتاجون منك أن تدافع عن المزيد من الموارد أو تشمر عن سواعدك وتنضم إليهم. كن مستعدًا لفعل كل ما يتطلبه الأمر.

9. استخدم أدوات تتبع المهام

التفويض ينطوي على الثقة. يمكن أن يراقب القادة أكتاف فريقهم. لديهم عملهم الخاص للقيام به. لكن هذا لا يعني أنهم لا ينتبهون. تتيح أدوات تتبع المهام للقادة رؤية عمل الفريق وتسمح لهم بمراقبة ما إذا كان يتقدم كما هو مخطط له.

10. تعزيز فريق التعاون

التفويض مهم ، ولكن يجب على القائد أيضًا تسهيل تعاون الفريق. هناك عدد من الطرق للقيام بذلك ، بما في ذلك تمارين بناء الفريق. إذا لم يكن لديك وقت قبل بدء الاجتماع للانخراط في تمارين بناء الفريق ، فإن لقاء كاسحات الجليد يمكن أن يساعد في بناء الروابط بين أعضاء الفريق.

فوائد تفويض المهام

هناك العديد من المزايا لتفويض المهام. فيما يلي بعض الأمثلة فقط على تلك الفوائد. فهي تبني ثقافة الثقة ، التي تعزز العمل الجماعي ، وتبني الروح المعنوية ، وتحتفظ بالموظفين وتحافظ على إنتاجيتهم.

التفويض يمنع القادة من نشر أنفسهم بشكل ضئيل للغاية حيث لا يقدمون أي مساعدة لأي شخص. كما أنه يشرك الفريق ويخلق دعمًا للمشروع ، ويحفز الإبداع ويطور مهارات جديدة للفريق. هذا هو الفوز.

لا تنس التوازن بين العمل والحياة. هناك الكثير من الأشياء التي تتطلب الحفاظ على التوازن بين الوظيفة والمنزل ، ولكن التفويض يمشي. ستجد أن هذا التوازن بين العمل والحياة يؤدي إلى موظفين أفضل أيضًا.

فيديو: كيفية تفويض المهام

شاهد هذا الفيديو القصير مع Jennifer Bridges ، PMP ، لتتعلم كيفية تفويض المهام إلى فريقك.

ناقشت جينيفر فن التفويض وبدأت بأساسيات تعريف هذا المصطلح. أول شيء يجب أن تفهمه هو ما تريد تفويضه ولماذا. هدفك كمدير هو إزالة الحواجز والعقبات من فريقك. إنه أيضًا لإنشاء تفاعل مع فريقك. شكرا للمشاهدة!

فيما يلي نصائح جينيفر للتفويض مثل المحترفين في إدارة المشاريع:

• تذكر دورك: أنت المدير. وظيفتك هي ألا تغرق في العمل التشغيلي. لا يؤدي ذلك فقط إلى تعطيل الفريق من خلال تقويض قدراتهم ، ولكنه لا يترك لك سوى القليل من الوقت للإدارة.
• تحديد يهدر الوقت: ما الذي يستهلك الكثير من وقتك الآن؟ هل يمكنك تسليم ذلك لشخص آخر؟
• توضيح المهام الروتينية: يمكن بسهولة تدريس المهام العادية. شاهد ما يمكن مشاركته بين الفريق. لا يجب أن تكون روتينية للجميع. يمكنك أيضًا تدوير المهام الروتينية بين الأشخاص.
• تعرف على نقاط قوة فريقك: حدد من يمكنك تفويض العمل إليه. أنت لا ترغب في تسليم العمل التقني للغاية إلى عضو فريق مبدع مهاراته ليست متطابقة بشكل جيد مع المهمة المطروحة ، على سبيل المثال. جهز فريقك للنجاح.
• فوض ، اشطف وكرر: وزع المهام فعليًا ، وكما لوحظ من قبل ، قم بتناوب بعض العمل بين الفريق.

يعمل الفريق بشكل أفضل عند التعاون معًا لصالح المشروع. قد يكون من الصعب غرس عمليات جديدة وثقافة التعاون في فريقك ، ولكن الأمر يستحق العمل لجعل الفريق يعمل بسلاسة. إذا كنت بحاجة إلى أداة لمساعدتك في تحديد المهام الروتينية التي يجب تفويضها ، فجرّب ProjectManager.