كيف تستأجر مساعدًا افتراضيًا لعملك

عندما تبدأ في عملك ، فأنت تفعل كل شيء: تلبية الطلبات ، والاستجابة للعملاء ، وإدارة الوسائط الاجتماعية الخاصة بك ، وأكثر من ذلك بكثير.

لكن بينما نسعى إلى ريادة الأعمال لأسباب عديدة ، فإن قضاء وقت أقل في حياتنا ليس أحد هذه الأسباب.

هذا هو السبب في أن أول "موظف" يوظفه العديد من رواد الأعمال في مجال التجارة الإلكترونية هو مساعد افتراضي : شخص يمكنه تولي المهام والعمليات اليومية المهمة لإدارة عملك ، ولكن لا يركز بالضرورة على تنميته.

يشبه المساعد الافتراضي امتلاك يد إضافية دون تعيين موظف حقيقي. إذا كنت تعاني من التوتر و "المشاكل الجيدة" الأخرى التي تأتي مع النجاح ، فقد يكون الوقت قد حان للتفكير في تعيين مساعد افتراضي خاص بك واستعادة بعض تلك الساعات في يومك.

ما هو المساعد الافتراضي (VA)؟

المساعد الافتراضي (VA) هو أي شكل من أشكال المساعدة عن بعد تتعاقد معه لتسليم أعباء عملك. يمكنهم العمل في أي مكان في العالم ، ولديهم عملاء متعددين ، ويمكن توظيفهم للقيام بمجموعة متنوعة من مهامك اليومية.

المساعد الافتراضي هو "أول توظيف" شائع للعديد من رواد الأعمال ، خاصة بين الشركات عبر الإنترنت ، الذين ليس لديهم ميزانية لموظف بدوام كامل أو الوقت لمواصلة القيام بكل شيء بأنفسهم.

الفرق بين VA و Freelancer أو موظف تقليدي هو أن VAs هم عموميون ذوو حيلة (أحيانًا يكونون مختصين في مجالات مثل الاتصالات التسويقية أو التصميم) الذين يؤدون مهام أو إجراءات روتينية بدلاً من امتلاك وظيفة كاملة لعملك.

وعلى الرغم من أنهم ليسوا موظفين دائمين ، إلا أنهم يقدمون طريقة ميسورة التكلفة للحصول على مساعدة مستمرة في إدارة عملك دون أي نفقات إضافية لتوظيف شخص بدوام كامل (بالإضافة إلى خدماتهم كمقاول غالبًا ما تكون معفاة من الضرائب).

لن يقوم المساعد الافتراضي ببناء موقع الويب الخاص بك بالكامل ، ولكنه قد يساعدك في إدارة أجزاء من متجرك. ربما لن يكتبوا ويديروا كل المحتوى الخاص بك ، لكنهم قد يساعدونك في البحث. لا ينبغي أن يقوموا بوظيفة كاملة من عملك ، بل يجب أن يمتلكوا عملية معينة أو جزء من الجهاز بأكمله.

قد يكون التخلي عن التحكم أمرًا صعبًا بالنسبة لرواد الأعمال ، وبالتالي فإن الحصول على VA هو الطريقة المثلى لممارسة المهارات اللينة للإدارة والتفويض والتوظيف على نطاق أصغر - وكلها ضرورية لتكون قائدًا جيدًا.

ما الذي يمكنك الاستعانة بمصادر خارجية لمساعد افتراضي؟

بينما يقوم المساعدون الافتراضيون غالبًا بالكثير من المهام الإدارية ، يمكنك أيضًا تعيينهم لأداء أدوار تتراوح من المبيعات إلى إدارة الوسائط الاجتماعية (إذا أعطيتهم إرشادات وتعليمات واضحة).

إذا كان روتينًا متكررًا ، فيمكنك على الأرجح تسليمه إلى VA. إذا كان بإمكانك تدوين عملية مملة على الورق ، فيمكنك على الأرجح تعليم VA الخاص بك كيفية القيام بذلك نيابة عنك.

طالما أن المهام أو العمليات هي شيء يمكن لشخص ذكي وواسع الحيلة إنجازه عند إعطائه تعليمات واضحة ، فمن المحتمل أن تحصل على مساعد افتراضي لتوليها.

فيما يلي بعض الأشياء التي يمكنك تعيين مساعد افتراضي للقيام بها من أجلك:

• خدمة العملاء : الرد على رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية من العملاء.
• إدارة الوسائط الاجتماعية : تنظيم المحتوى والرد على التعليقات ومهام إدارة المجتمع الأخرى.
• البحث : البحث عن قائمة المدونين / المؤثرين للوصول إلى الإحصائيات أو الأمثلة التي يمكنك استخدامها في جزء من المحتوى أو تنسيقها.
• إدارة المتجر : تنفيذ الطلبات ، وإدارة المخزون ، وإدارة المبيعات نيابة عنك (يمكنك العثور على برامج مساعدة افتراضية لديها خبرة في Shopify ، على وجه التحديد).
• إدخال البيانات : مسك الدفاتر أو إدخال البيانات من مصادر مختلفة في جدول بيانات.
• الاتصال البارد : إجراء مكالمات باردة (عادةً ما يتم توفيرها بنص وإجابات جاهزة للأسئلة الشائعة) ، وجدولة الاجتماعات بينك وبين العملاء المحتملين.
• المهمات الشخصية : شراء الزهور وتسليمها لأمك في عيد الأم.

من حالات الاستخدام المذكورة أعلاه ، يمكنك بالفعل معرفة مقدار الوقت الذي يمكن أن يوفره لك VA إذا كنت تريد دمج واحدة في يومك.

متى يجب عليك توظيف مساعد افتراضي؟

بشكل عام ، سترغب في جعل يديك متسخين أولاً قبل تسليم أي شيء إلى مساعد افتراضي. بهذه الطريقة ، ستعرف كيفية تعليمهم العملية ، والإرشادات التي تحتاج إلى تعيينها ، وكيف يبدو العمل الجيد.

ومع ذلك ، إليك بعض الشروط التي يكون فيها توظيف VA أمرًا مثاليًا ، حتى بالنسبة لشركة صغيرة نسبيًا:

• أنت على دراية كبيرة بعملية داخل عملك وتشعر أنه يمكنك تعليمها بسهولة لشخص آخر.
• تجد نفسك تفكر ، "يمكنني القيام بأشياء أكبر وأكثر أهمية إذا كان لدي الوقت فقط".
• لديك الإيرادات أو الدخل المتاح لاستعادة وقتك.
• هناك مهمة تجدها مرهقة حقًا ، مثل خدمة العملاء ، والتي لا تأتي بشكل طبيعي إلى شخص مثلك (على سبيل المثال ، أنت انطوائي وتشعر بالإرهاق بعد الرد على بعض رسائل البريد الإلكتروني).
• قد لا تحتاج إلى مساعدة بدوام كامل ، ولكن فقط بضع ساعات كل يوم.
• لقد سبق لك استكشاف IFTTT و Zapier و Kit (برنامج الدردشة التسويقي المجاني الخاص بـ Shopify) ومتجر التطبيقات للبحث عن طرق لتبسيط العملية ، ووجدت أنه سيكون من الأسهل إذا امتلكها شخص آخر للتو.
• تشعر بالإرهاق من النجاح الجديد الذي تحققه في عملك ، أو أنك تعمل من الساعة 9 إلى 5 وتقوم ببناء عملك بشكل جانبي.

بصفتك مالكًا لمتجر للتجارة الإلكترونية ، من المحتمل أن تكون خدمة العملاء هي أول شيء تريد الاستعانة بمصادر خارجية عند بدء المبيعات بوتيرة ثابتة. يعد التعامل مع العملاء أحد أكثر التحديات إرهاقًا واستهلاكًا للوقت بالنسبة للكثيرين. وكلما بيعت أكثر ، كلما استهلكت المزيد من الوقت.

فكر في تكلفة الفرصة البديلة للاستمرار في أداء مهمة على أساس منتظم . ما هو وقتك يستحق؟ إذا كنت تقضي ساعة في اليوم في الإجابة على أسئلة العملاء ، فما الذي يمكنك فعله بدلاً من ذلك بالوقت والطاقة والاهتمام؟

يمكنك التخلي عن هذه المهام واستخدام ساعاتك المكتشفة حديثًا لمطاردة أرباح أكبر ومهام أخرى - بسعر مناسب.

كم تكلفة المساعد الافتراضي؟

تختلف أسعار المساعدين الافتراضيين ، وعادة ما يكلف المساعدون الافتراضيون المقيمون في أمريكا أكثر من المساعدين الظاهريين في الخارج. كثير تهمة بالساعة. بعض الرسوم لكل مهمة أو مشروع. وسيقبل البعض سعرًا ثابتًا لفترة معينة من الوقت.

عادةً ما يكون كل ساعة هو أفضل طريق في معظم الحالات ، خاصةً للمهام اليومية ، ويمكنك مراقبة فواتيرك للتأكد من وجود مخرجات ثابتة لكل ساعة.

إذا كنت مجتهدًا وترغب في النظر دوليًا ، فمن الممكن أن تحصل على مساعد افتراضي رائع مقابل ما يصل إلى 3 دولارات إلى 10 دولارات في الساعة لدور مثل خدمة العملاء. يعتمد ذلك أيضًا على العمل الذي تريد الاستعانة بمصادر خارجية له. ضع في اعتبارك أنك تحصل عمومًا على ما تدفع مقابله ويجب عليك دائمًا فحص أي موظفين محتملين بشكل صحيح.

إذا كنت رائد أعمال مشغولاً وترغب في دفع أجر أعلى ، يمكنك أيضًا تعيين "مساعد تنفيذي" عن بُعد ، والذي يمكنه العمل بصفتك الشخص الأيمن والقيام بمجموعة واسعة من الأعمال والمهام الشخصية نيابة عنك.

سيؤثر النظام الأساسي الذي تستخدمه لتوظيف المساعد الافتراضي أيضًا على مقدار الوقت الذي تقضيه في إدارة هذه العلاقة ، والذي يجب أيضًا اعتباره جنبًا إلى جنب مع السعر.

كيف توظف أول مساعد افتراضي لك

ليست كل VAs هي نفسها. مثل أي موظف آخر ، ستحتاج إلى فحصهم بعناية ويبدأ ذلك بتحديد احتياجاتك وشروطك في وصف الوظيفة .

ولكن قبل أن تكتب ذلك ، تأكد من تسجيل العملية التي تريد تسليمها.

1. توثيق العملية الخاصة بك قبل الاستعانة بمصادر خارجية

العمل مع VA ليس بسيطًا مثل شرح ما تريد عبر الهاتف وتأمل أن يفعلوا ذلك بشكل صحيح. يمكنك ضمان عدد أقل من الأخطاء ، وأن المهمة تتم بالطريقة التي تريدها ، إذا قمت بتوثيق العملية بأكملها أولاً وإنشاء إرشادات ليتبعوها.

إذا كان يتضمن روتينًا أساسيًا ، مثل إدارة جوانب متجرك ، فيمكنك تسجيل شاشتك وكل نقرة تقوم بها أثناء قيامك بذلك بنفسك باستخدام Quick Time أو أي تطبيق لتسجيل الشاشة.

لا يجعل هذا التسجيل من السهل ضم شخص آخر إلى هذه العملية فحسب ، بل يجعلك أيضًا تمر بوعي في كل خطوة صغيرة يتعين عليك في النهاية التواصل مع مساعدك الافتراضي.

بالنسبة لخدمة العملاء وإدارة وسائل التواصل الاجتماعي والمهام الأخرى التي سيتعامل فيها المساعد الافتراضي بشكل مباشر مع العملاء أو الشركاء أو البائعين ، راجع ردودك السابقة وأنشئ نصوصًا أو "ردودًا جاهزة" لكل سيناريو شائع ، مثل عندما يسأل العميل عن حالة طلبهم أو يريد استرداد.

أحد مفاتيح التفويض الفعال هو توقع العقبات المشتركة وتقديم المشورة بشأن أفضل مسار للعمل يجب اتخاذه. اكتب هذه كقواعد شرطية: "إذا حدث X ، فافعل Y".

ضع في اعتبارك أيضًا الأدوات والأنظمة الأساسية التي تستخدمها طوال العملية ، حيث أنه من الأسهل بكثير العثور على VA مع خبرة في استخدام تطبيقات معينة (مثل Zendesk و Hootsuite و Facebook) بدلاً من تعليم شخص ما من البداية.

تذكر: هدفك من الاستعانة بمصادر خارجية من أي نوع هو خلق عمل أقل لنفسك ، وليس أكثر.

2. اكتب وصفًا وظيفيًا لجذب المساعد الافتراضي المناسب

من أجل العثور على المساعد الافتراضي الصحيح ، ستحتاج إلى كتابة وصف وظيفي يمكن أن يجذب شخصًا بالمهارات والصفات التي تحتاجها. سيكون هذا هو أول عامل تصفية لك للعثور على الشخص المناسب.

تأكد من تضمين:

• حجم عملك (على سبيل المثال ، عدد تذاكر المبيعات / الدعم التي تحصل عليها عادةً في اليوم).
• التطبيقات / الأدوات التي سيستخدمونها.
• الخبرات السابقة التي ستجعلهم ناجحين.
• متطلبات اللغة (مثل "اللغة الإنجليزية تحدثا / كتابة ممتازة" إذا كانوا سيتواصلون مع العملاء في الولايات المتحدة).
• قائمة محددة بالمهام التي سيؤدونها من أجلك.
• الكلمات الرئيسية التي قد يبحث عنها الموظفون المحتملون ، مثل "إدارة وسائل التواصل الاجتماعي".

لا تتردد في تكييف نموذج الوصف الوظيفي أدناه لخدمة العملاء VA لتناسب أغراضك.

3. وظف مساعدك الافتراضي

بينما يمكنك نشر دور المساعد الافتراضي الخاص بك على لوحة عمل تقليدية أو منتدى أو شبكة اجتماعية ، فعادةً لا يستحق الأمر ذلك عندما تفكر في الافتقار إلى مراقبة الجودة أو المزايا التي تحصل عليها من استخدام نظام أساسي مصمم خصيصًا لهذا الغرض.

إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي توظف فيها مساعدًا افتراضيًا ، خاصةً لمتجر Shopify الخاص بك ، فإننا نوصيك باستخدام Upwork للعثور على مساعدة ميسورة التكلفة وذات خبرة.

يمنحك Upwork أيضًا الأدوات التي تحتاجها لتسهيل إدارة المساعد (المساعدين) الافتراضيين ، بما في ذلك:

• نظام مراجعة يضمن الجودة عبر السوق.
• ميزة تتبع الوقت التي تأخذ لقطات شاشة منتظمة لشاشة VA لإبقائها تحت المساءلة.
• ميزة الدردشة لمشاركة الملفات وردود الفعل.
• فواتير سهلة ومدفوعات عالمية.
• اتفاقية عدم إفشاء مضمنة في شروط الخدمة الخاصة بهم
• المدفوعات عبر خدمة الضمان ، لذلك أنت تدفع فقط مقابل العمل الذي يتم إنجازه.

بمجرد نشر الوصف الوظيفي الخاص بك ، يمكنك التواصل مع العملاء المحتملين أو دعوة مساعدين افتراضيين للتقدم لوظيفة شاغرة ، والانتظار حتى تبدأ في الحصول على بعض الردود. تأكد من إجراء مقابلة مع أي موظفين محتملين عبر Skype أو Google Hangouts للتأكد من أنهم مناسبون جيدًا قبل تعيينهم ، والبحث عن مراجع من العملاء السابقين والعلامات الأخرى التي تشهد على أدائهم السابق كمساعد افتراضي.

إدارة مساعدك الافتراضي

بمجرد تعيين مساعدك الافتراضي وإدخاله بسرعة باستخدام الوثائق التي أنشأتها ، وإنشاء قناة اتصالات مفضلة (Skype ، Hangouts ، Slack ، أو البريد الإلكتروني) ، ستحتاج إلى التأكد من منحك وصولاً محدودًا فقط إلى متجرك أو حساباتك الاجتماعية أو أي شيء آخر سيستخدمونه لأداء عملهم.

تعد الثقة جزءًا كبيرًا من العلاقة بينك وبين مساعدك الافتراضي ، ويجب أن تسمح لهم بكسبها من خلال أدائهم. لذا تجنب منحهم بيانات اعتماد تسجيل الدخول لحساباتك ، واختر أذونات المستخدم المقيدة حيثما أمكن ذلك.

4. حماية معلوماتك وحساباتك

في متجر Shopify الخاص بك ، يمكنك إضافة مساعدك الافتراضي كحساب للموظفين بأذونات محددة بناءً على المهام التي سيحتاجون إلى تنفيذها.

تقدم معظم الأدوات التي تستخدمها على الأرجح شكلاً من أشكال الوصول المحدود للمستخدمين الآخرين.

في مدير الصفحات على Facebook ، يمكنك تعيين دور محدد لهم حتى يتمكنوا من تنسيق المحتوى ونشره. في Zendesk أو أي برنامج خدمة عملاء تستخدمه ، يمكنك إضافتهم كمستخدم جديد لديه القدرة على الاستجابة لتذاكر الدعم. باستخدام حساب Paypal للأعمال ، يمكنك منحهم أذونات مستخدم محددة حتى يتمكنوا من إجراء مدفوعات دون إعطائهم معلومات بطاقة الائتمان الخاصة بك. وفي Gmail ، يمكنك إعداد تفويض البريد الإلكتروني حتى يتمكنوا من رؤية رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها نيابة عنك.

إذا كنت تقوم بالشحن عبر Oberlo و AliExpress ، فيمكنك منحهم حق الوصول إلى حساب AliExpress الخاص بك من خلال خيارات الدفع المحفوظة وجاهزة للانطلاق ، ومراقبة سجل معاملاتك بحثًا عن أي سلوك تحتاج إلى معالجته.

نظرًا لأن المساعدين الافتراضيين يعملون مع عدة عملاء ، أحيانًا مع منافسين في نفس المكان ، فمن الحكمة حملهم على توقيع اتفاقية عدم إفشاء . أنت لا تريدهم أن يكشفوا أسرارك ، بعد كل شيء. بعض الأنظمة الأساسية مثل Upwork قد تمت تغطيتها في شروط الخدمة الخاصة بها ، ولكن تأكد من إعادة التحقق قبل تسليم VA الخاص بك أي معلومات يمكن استخدامها ضدك أو من قبل المنافسين.

5. وضع نظام للمحاسبة عليهم

من الصعب قياس السرعة التي يجب أن تعمل بها خدمة VA الخاصة بك ، أو مقدار العمل الذي يجب أن يتم إنجازه في الساعة. لهذا السبب من المهم فرض تتبع الوقت.

في حين أن هناك أدوات مجانية مثل Toggl ، وبعض برامج المساعدة الافتراضية لديها برامج تساعدهم على تتبع وقتهم ، فإن Upwork لديها ميزة قوية لتتبع الوقت والتي تأخذ أيضًا لقطات شاشة لشاشة VA على فترات منتظمة.

بينما تريد بشكل مثالي أن يعمل المساعد الافتراضي الخاص بك بشكل مستقل دون إشراف كبير ، تحقق معهم من حين لآخر لمعرفة ما إذا كانت هناك طرق يمكنك من خلالها تبسيط العملية أو تحسين عملهم.

قد تكتشف حتى أن مساعدك الافتراضي يجد طريقة أفضل للقيام بالمهمة بخلاف الطريقة التي وصفتها ، أو أنه أصبح على دراية بعملك لدرجة أنه بدأ في تقديم اقتراحات جديدة مثل موظف بدوام كامل.

بمجرد أن يصبح المساعد الافتراضي الخاص بك مرتاحًا لمهامهم ، يمكنك حتى التفكير في توسيع دورهم والاستعانة بمصادر خارجية لمزيد من العمليات ، أو الاستعانة ببرنامج مساعد إضافي لإدارة جانب آخر من عملك.

أماكن أخرى لتوظيف مساعد افتراضي

بينما يعد Upwork خيارًا رائعًا لتوظيف VA يمكنه التعامل مع جوانب من أعمال التجارة الإلكترونية الخاصة بك ، إلا أن هناك الكثير من الطرق الأخرى التي يمكنك اتباعها لتوظيف VA التي تأتي مع إيجابياتها وسلبياتها.

للحصول على مساعد افتراضي عند الطلب بسعر معقول لا تحتاج إليه إلا في بعض الأحيان ، يمكنك استخدام Fancy Hands للوصول إلى مجموعة من المساعدين الظاهريين الذين يمكنهم إكمال المهام لمرة واحدة. من الأفضل الاستعانة بمصادر خارجية للمهام الشخصية (إعداد الاجتماعات أو التفاوض بشأن فاتورة الهاتف نيابةً عنك) ، أو أجزاء من المشروع ، بدلاً من عملية كاملة لأنك لن تحصل على نفس المساعد الافتراضي في كل مرة.

Zirtual هو خيار شائع آخر لمساعد تنفيذي افتراضي مخصص مقره الولايات المتحدة يتمتع بالخبرة والمهارة في جانب واحد أو العديد من جوانب إدارة الأعمال. سيكلفون أكثر (بدءًا من 398 دولارًا في الشهر) ، لكن يمكنهم التعامل مع مزيج من المهام التجارية والشخصية لك طوال كل شهر.

هناك أيضًا وكالات و VAs مستقلة يمكنك توظيفها خارج كل هذه الأنظمة الأساسية ، ولكن من المحتمل أن تضطر إلى التعامل مع الكثير من التفاصيل مثل العثور على أداة جيدة لتتبع الوقت وفرض السرية بنفسك.

تعلم التخلي

بطريقة مضحكة ، الهدف من ريادة الأعمال ليس فقط امتلاك عمل تجاري ، ولكن التخلي عن أكبر قدر ممكن منه ، وترك الأجزاء في أيدٍ أمينة ، حتى يظل عملك قائمًا دون انتباهك الكامل.

يمكن أن تكون الاستعانة بمصادر خارجية ممارسة غير طبيعية للعديد من رواد الأعمال الذين يستمتعون بالسيطرة. لكنه اعتبار أساسي لتحقيق التوازن بعيد المنال بين العمل والحياة والذي يكون أكثر صعوبة عندما تفعل كل شيء بمفردك.

يتيح لك تعيين مساعد افتراضي التركيز على الأشياء الأكثر أهمية - تنمية عملك ، أو قضاء الوقت مع عائلتك ، أو مجرد منح نفسك بضع لحظات أخرى لالتقاط أنفاسك.

شكر خاص لـ Corey Ferreira لمشاركة نصائحه وعملية تعيين مساعد افتراضي للمساعدة في إدارة متجر التجارة الإلكترونية المكون من 6 أرقام.