كيف تعرف ما إذا كان موظفوك عن بعد يعملون

هل يشاهد موظفوك عن بُعد Netflix بدلاً من الرد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم؟ هل يفوتهم فرص مبيعات مهمة لأنهم ناموا بعد فوات الأوان؟

هل يتظاهرون بأن عملهم يستغرق يومًا كاملاً بينما يمكنهم فعلاً إنجازه في غضون ساعة؟

في هذه المقالة ، سأخبرك بكيفية معرفة ما إذا كان موظفوك عن بعد يعملون - وماذا تفعل إذا لم يكونوا كذلك.

هيا بنا نبدأ!

فوائد العمل عن بعد

من الصعب الجدال ضد فوائد العمل عن بُعد.

يميل الموظفون عن بُعد إلى أن يكونوا أكثر إنتاجية وكفاءة وسعادة - مع ارتفاع المبيعات ومعدلات الاحتفاظ بالموظفين في المؤسسات التي توظفهم.

بالإضافة إلى ذلك ، هناك الأموال التي توفرها من خلال عدم دفع تكاليف صيانة المكتب التقليدية.

ومع ذلك ، لا يمكن ضمان إنتاجية موظفيك لمجرد أنهم يعملون من المنزل.

في الواقع ، من تشغيل عملية عن بعد بالكامل خلال العقد الماضي ، يمكنني أن أخبرك أن الكثير من الناس ببساطة ليسوا مجهدين ليكونوا عمالًا عن بُعد. بدون المساءلة ، سوف يتراخون.

لقد حدث لي مرات أكثر مما أود أن أعترف به - ولهذا السبب قمت بإنشاء EmailAnalytics.

خلاصة القول: عليك معرفة كيفية أداء موظفيك عن بعد.

إعادة تعريف الإنتاجية في بيئة العمل عن بعد

يمكن ويجب قياس الإنتاجية في بيئة العمل عن بُعد بشكل مختلف عن الإنتاجية في بيئة مكتبية تقليدية.

في المكتب التقليدي ، يمكننا قياس الإنتاجية بشكل فضفاض من خلال عدد الساعات التي يقضيها الشخص في مكتبه ومدى انشغاله.

بالنظر إلى الماضي ، فإن هذا النهج غبي بعض الشيء ؛ مجرد التواجد في المكتب لا يجعلك منتجًا ويمكن للعاملين بسهولة التظاهر بأنهم مشغولون عن طريق النقر والكتابة بشكل عشوائي. هناك أيضًا نهج جورج كوستانزا لمحاكاة الإنتاجية ، والتمثيل بالتوتر والانزعاج لتبدو وكأنه يعمل فوق طاقته في حين أنه في الواقع ليس لديه الكثير ليفعله. هناك أيضًا مفاخرون مشغولون.

لذلك دعونا نتخيل سيناريو افتراضي. بالعودة إلى المكتب ، قام موظف بـ 10 مهام في فترة 8 ساعات. في المنزل ، يقومون بـ 11 مهمة في ساعتين - ثم يأخذون 6 ساعات من العمل. هل هذا الموظف أكثر أو أقل إنتاجية مما كان عليه من قبل؟

كل هذا يتوقف على كيفية تعريف "الإنتاجية".

هل هو عن ساعات العمل؟ أو المهام المنجزة؟

من الواضح أن قياس الإنتاجية ليس دائمًا بهذه البساطة. ولكن من المهم أن تفكر في الطريقة التي تريد قياسها - وكيف تريد تحديد العمل للقوى العاملة لديك - قبل أن تبدأ في تحديد من "المتهاون" أثناء العمل عن بُعد.

5 طرق لقياس إنتاجية الموظف عن بُعد (+ أفضل أدوات الاستخدام)

هناك عدة طرق جيدة لقياس إنتاجية الموظف عن بُعد ، مثل:

1. ساعات العمل.

كم عدد ساعات عمل موظفيك؟ كانت هذه طريقة رائعة لقياس الإنتاجية ، ولكن في هذه الأيام ، عادة ما يتم تجاوزها. لقياس ساعات العمل ، استخدم أحد تطبيقات تتبع الوقت الأعلى تصنيفًا لدينا.

2. المهام المنجزة.

كم عدد المهام التي ينهيها موظفوك؟ إذا كنت تعتمد بشكل كبير على منصات إدارة المشاريع القائمة على المهام ، فهذا أمر مريح للغاية وسهل القياس - ولكن ليست كل المهام متساوية في الصعوبة. تحقق من هذه القائمة الخاصة بأدوات إدارة الفريق ذات التصنيف الأعلى.

3. رسائل البريد الإلكتروني المرسلة والمستلمة.

واحدة من أكثر الطرق الموثوقة بشكل مدهش لقياس الإنتاجية هي قياس رسائل البريد الإلكتروني المرسلة والمستلمة. نظرًا لأن العديد من جوانب العمل مرتبطة بالبريد الإلكتروني بطريقة أو بأخرى ، فهي طريقة سهلة لتحديد عبء العمل لكل موظف - وما إذا كان بعض الأشخاص يقومون بعمل أقل من الآخرين.

وبفضل EmailAnalytics (مرحبًا ، هذا نحن!) ، من السهل قياس هذه الإحصائيات.

4. الوقت النشط.

يمكنك أيضًا ملاحظة الوقت الذي يكون فيه الموظف "نشطًا" باستخدام أدوات مختلفة. على سبيل المثال ، قد ترى المدة التي يكونون فيها "متصلين" في تطبيق الرسائل الفورية أو نظام أساسي لإدارة المشروع. اطلع على قائمتنا الخاصة ببرامج تتبع إنتاجية الموظفين الأعلى تصنيفًا هنا.

5. المراقبة عن بعد.

إذا كنت ترغب في نقل الأشياء إلى المستوى التالي ، فيمكنك أيضًا الاستثمار في أدوات مراقبة الموظفين الكاملة. قد تسمح لك هذه الأدوات بقياس إحصاءات الإنتاجية التفصيلية ، ومراقبة نشاط تصفح الويب ، وحتى تتبع أشياء مثل مدخلات الماوس ولوحة المفاتيح.

6 علامات لا يعمل الموظفون عن بُعد في الواقع

هل يجب طرد موظف عمل 39 ساعة بدلاً من 40 ساعة؟ أو منح إنذارًا للتغيب عن موعد نهائي واحد؟

على الاغلب لا. لكن كيف تعرف أين ترسم الخط؟

كل واحد منا مذنب في التراخي ، بطريقة أو بأخرى ، على الأقل لبعض الوقت. لكن هذه هي المواقف التي تحتاج فيها حقًا إلى إظهار القلق:

1. عمل منخفض الجودة أو غير مكتمل.

هل يقوم موظفك فجأة بعمل منخفض الجودة أو غير مكتمل؟ على سبيل المثال ، هل يقومون بإنهاء المهام دون القيام بها بالفعل؟

أم أنهم يرسلون مستندات بها أخطاء إملائية وأخطاء مطبعية سيئة؟

إلى جانب الإحصائيات السطحية مثل الوقت النشط أو ساعات العمل ، إذا كان موظفك يقوم بعمل غير مرضي ، فستحتاج إلى التدخل.

2. انخفاض كبير في الأداء أو الإنتاجية.

يجب أن تشعر بالقلق أيضًا إذا كان هناك انخفاض مفاجئ في الأداء أو الإنتاجية ، ومع ذلك اخترت قياسه - خاصةً إذا لم يكن هناك سبب يمكن تفسيره.

على سبيل المثال ، إذا كان موظفك يرسل عادةً 100 رسالة بريد إلكتروني يوميًا ، ولكن هذا الرقم انخفض إلى 40 ، فقد يكون ذلك علامة على أن شيئًا ما يعيق إنتاجيته.

إذا ظل عدد رسائل البريد الإلكتروني المستلمة كما هو ، فقد يكون ذلك علامة على التراخي (وإذا انخفض عدد رسائل البريد الإلكتروني المستلمة بشكل متناسب ، فقد يكون ذلك مبررًا).

3. ركود التعلم أو النمو أو التحسن.

هذا أكثر من عامل شخصي ، ويجب عليك مراقبته على مدار أسابيع أو شهور. هل هذا الموظف راكد من حيث التعلم أو النمو أو التحسن؟

عندما توظف موظفًا جديدًا ، فأنت على استعداد عادةً لارتكاب الأخطاء والنضال مع مفاهيم معينة. لكنك تتوقع منهم أن يصبحوا تدريجيًا أفضل وأكثر اتساقًا مع التجربة.

إذا لم يحققوا الكثير من التحسن بعد بضعة أشهر في الوظيفة ، فقد يكون ذلك علامة على أنهم لا يحاولون بنشاط التقدم.

4. قضايا الموقف أو الشخصية.

هل تحصل على الكثير من الحديث أو الشكوى أو السلبية من أحد الموظفين؟ أو هل يصفهم زملاؤهم في العمل بأنهم من الصعب العمل معهم؟

هذه ليست دائمًا علامة على التراخي ، لكنها بالتأكيد مشكلة إنتاجية. ليس فقط أنهم من المحتمل أن يفشلوا في تحقيق أهدافهم الإنتاجية الشخصية ، بل قد يتسببون في جر الفريق بأكمله.

إذا لاحظت مشكلات في السلوك أو الشخصية ، فقد يكون الوقت مناسبًا للتدخل - خاصة إذا لاحظت أيضًا انخفاضًا في الأداء أو الإنتاجية.

5. لا يبدو أنها متوفرة عند الحاجة إليها.

كلنا نأخذ فترات راحة (كما ينبغي).

من الجيد الابتعاد عن الكمبيوتر لاستخدام الحمام أو الحصول على بعض الهواء النقي أو تحضير وجبة خفيفة.

ولكن إذا اتصل بك رئيسك في العمل 6 مرات في اليوم ، ولم تلتقط الهاتف في أي من تلك الأوقات ، فهذه مشكلة. ربما لا يقوم الموظفون غير المتوفرين بشكل مزمن ومستمر بما هو متوقع منهم.

حتى لو كانت بقية إنتاجيتهم على ما يرام ، فإن الأمر يستحق إجراء محادثة حول هذا الموضوع.

6. الإخلال بالمسؤوليات والواجبات.

تختلف مسؤوليات وواجبات الموظف على المستويين الفردي والتنظيمي ، لذلك من الصعب إجراء تقييم موضوعي وقابل للقياس الكمي هنا.

ولكن إذا فشل أي من موظفيك في تلبية التوقعات ، أو إذا كانوا يتهربون من مسؤولياتهم بطريقة كبيرة ، فمن المهم اتخاذ الإجراءات والضغط من أجل التحسينات.

ماذا تفعل إذا كان موظفوك عن بعد لا يعملون

لنفترض إذن أن لديك موظفًا أو اثنان يتراخى في العمل.

إنهم لا يقومون بالقدر الذي اعتادوا عليه ، أو أنهم لا يرفعون ثقلهم من أجل المنظمة - بأي طريقة تحدد هذه الأشياء.

كيف تتصرف؟

1. إجراء محادثة.

أوصي بالبدء بمحادثة بسيطة. قد يكون هناك ما هو أكثر من القصة مما تدرك. على سبيل المثال ، قد يقوم الموظف بعمل إضافي لا يتم تعقبه ، أو قد تكون هناك مشكلة شخصية مؤقتة تمنعه ​​من بذل قصارى جهده.

على أي حال ، سوف تعالج المشكلة وجهاً لوجه وتتعاون لتحسين الوضع.

2. ضع توقعات واضحة.

بعد ذلك ، ضع توقعات واضحة. حدد بالضبط كيف ولماذا لا يلبي هذا الموظف متطلباتك - واشرح كيف يمكنهم التحسين. حاول أن تكون موضوعيًا قدر الإمكان هنا.

بدلاً من قول "أنت بحاجة إلى أن تكون أفضل" ، حاول تحديدها بشيء مثل ، "تحتاج إلى إغلاق 12 مهمة في اليوم" أو "أحتاج إلى تواجدك حتى الساعة 5 مساءً كل يوم."

3. اتخاذ الإجراءات التصحيحية.

مع مجموعة مقاييس جديدة ، ابدأ في تقييم أداء موظفيك. إذا استمروا في التراخي ، أو إذا لم يفوا بتوقعاتك الجديدة ، فقد حان الوقت لاتخاذ إجراء.

يمكن أن يكون إنشاء نظام إضراب ، أو تخفيض رتبة الموظف ، أو فصله من العمل خيارات ، حسب الظروف.

5 نصائح لإجراء "محادثة" مع الموظف عن بعد

يمكن أن تساعدك هذه النصائح في الحصول على نتائج أفضل - وكسب المزيد من الاحترام من موظفيك المتقاعسين.

1. ركز على ما تعرفه.

لا تدع شكوكك أو حدسك تهيمن على المحادثة. بدلاً من ذلك ، ركز فقط على ما تعرفه على وجه اليقين.

بدلاً من القول ، "يبدو أنك تشاهد الأفلام بدلاً من العمل" ، قل ، "انخفض معدل إغلاق المهام بنسبة 20 بالمائة".

بدلاً من أن تقول ، "أنت لا تشغل وزنك" ، قل ، "أوقات استجابة البريد الإلكتروني أطول بنسبة 40 في المائة من متوسط ​​الفريق." كن مستعدًا لإثبات تصريحاتك.

2. أشر إلى الحلول وليس المشاكل.

قدر الإمكان ، ركز على الحلول بدلاً من المشكلات نفسها. من الجيد تقديم مشكلة مثل وقت استجابة البريد الإلكتروني البطيء ، ولكن بعد ذلك قم بتحويل التركيز إلى حل المشكلة.

بدلاً من العزف على مدى بطء وقت استجابة البريد الإلكتروني أو تداعيات تلك التأخيرات ، اقترح إمكانيات للتحسين.

على سبيل المثال ، "أعتقد أن إبقاء النظام الأساسي للبريد الإلكتروني مفتوحًا طوال اليوم يمكن أن يساعدك على الرد بشكل أفضل" ، أو حتى ، "ما الذي تخطط للقيام به للرد بشكل أسرع؟"

3. اجعلها مختصرة.

لا تحتاج إلى تحديد ساعة لمضغ موظفك لعدم عمله. في معظم الأوقات ، يمكنك الاحتفاظ بمحادثاتك وتوجيهاتك موجزة.

طالما أنك أوضحت وجهة نظرك وتشكل طريقًا للحل ، يمكنكما المضي قدمًا في بقية يومك. لا يرغب أي منكما في إجراء هذه المحادثة ، لذا اجعلها مختصرة.

4. كن واضحا.

يستخدم عدد كبير جدًا من المديرين والمشرفين الغموض كأداة لتجنب المواجهة والحفاظ على العلاقات.

في حين أن هذا يمكن أن يكون مفيدًا في العلاقات الشخصية ، إلا أنه يؤدي إلى سوء فهم وتضارب إضافي في العلاقات المهنية.

بدلاً من قول شيء مثل ، "أعتقد أننا سنكون أكثر راحة إذا كنت متاحًا أكثر" ، قل "نتوقع أن تكون متاحًا في الدردشة من 12 إلى 3".

5. لا تهدد.

يجب أن يفهم الموظفون أن هناك عواقب للتراخي أو عدم تلبية توقعات الإنتاجية. لكن إذا هددتهم بشكل علني ، فسيصبحون دفاعيين - وربما عدوانيين.

عبارات مثل ، "إذا لم تتحسن ، سأضطر إلى طردك" ، يجب استخدامها فقط كملاذ أخير.

بدلًا من ذلك ، حافظ على نبرة صوتك إيجابية وداعمة. على سبيل المثال ، يمكنك أن تقول ، "أنت بحاجة إلى الوفاء بالمواعيد النهائية بشكل أكثر اتساقًا إذا كنت تريد النجاح في هذا المنصب" ، وتوفير الأدوات والموارد التي يمكن أن تساعدهم على القيام بذلك.

وهذا يعني ضرورة إجراء تحسينات دون توجيه اتهام عدائي أو تهديد صريح.

لذا ، أنت تعرف الآن كيف تعرف ما إذا كان موظفوك عن بعد يعملون أم لا.

سواء أكانوا كذلك أم لا ، استبق المشكلة من خلال تصور نشاط البريد الإلكتروني لفريقك. بصفتك مديرًا ، يجب أن تعرف عدد رسائل البريد الإلكتروني التي يرسلونها ويستقبلونها. كم من الوقت يقضونه على المواضيع. مدى سرعة الاستجابة للعملاء المحتملين والعملاء والموردين والعملاء الجدد.

يمكنك العثور على هذه المقاييس وغيرها الكثير باستخدام أداة واحدة بسيطة: EmailAnalytics.

إنها منصة تحليلات الكل في واحد لمساعدتك على تحقيق قدر أكبر من الشفافية في مؤسستك وزيادة الإنتاجية في نفس الوقت. اشترك في نسخة تجريبية مجانية اليوم لترى كيف تعمل!