كيفية الحفاظ على استمرارية الأعمال أثناء التعاون عن بُعد

خلق العمل عن بعد العديد من التحديات ، سواء بالنسبة لأصحاب العمل أو الموظفين. كان على الجميع تعديل أسلوب حياتهم مع الواقع الجديد.

بينما بالنسبة للموظفين ، كان ذلك يعني في الغالب البقاء في المنزل طوال الوقت وإنشاء مكتب منزلي ، كان على أصحاب الأعمال اكتشاف طريقة عمل الشركة بشكل صحيح. بالنسبة للبعض ، يستمر الصراع.

في هذه المقالة ، يمكنك العثور على معلومات حول الحفاظ على استمرارية الأعمال أثناء التعاون عن بُعد ، بما في ذلك تنفيذ برنامج استمرارية الأعمال ، وتحديد الأولويات والعمليات الحرجة ، واستخدام التكنولوجيا الآمنة ، وغير ذلك الكثير.

تطبيق برنامج استمرارية الأعمال

تم تصميم برنامج استمرارية الأعمال لتزويدك بطبقة إضافية من الأمان والحماية لبياناتك. حتى في حالة تعطل الشبكة بالكامل أو تدميرها ، فإن هذا البرنامج سوف يتأكد من أن بيانات شركتك آمنة ومتاحة.

ما يفعله هو أنه يحدد المخاطر المحتملة التي يمكن أن تعطل عمليات عملك ويقترح الإجراءات التي يجب عليك اتباعها للتخفيف منها. إلى جانب ذلك ، يمكنه تقدير عوامل الخطر التي قد تكون أكثر تعقيدًا لعملك ، مما يسهل تقييم أكبر التهديدات لشركتك.

اختر حلاً يعمل مع جميع أدوات التعاون لديك وله لوحة معلومات جيدة التصميم بحيث يمكنك مراقبة عملك في أي وقت. تأكد أيضًا من أنه يوفر أمانًا متعدد الطبقات ويدعم مناطق الأمان على مستوى الأعمال.

تحديد الأولويات

يمكن أن يكون برنامج استمرارية الأعمال عونًا كبيرًا عندما تتعامل مع أزمة. ومع ذلك ، عندما يتعلق الأمر باستمرارية الأعمال ، لا يوجد نهج واحد يناسب الجميع. كل شركة فريدة من نوعها ، لذلك من المستحيل إنشاء حل واحد من شأنه حل جميع المشكلات. لهذا السبب يجب عليك تحديد أولوياتك عندما يتعلق الأمر بالتعافي من حادث خطير.

(https://unsplash.com/photos/mcSDtbWXUZU)

اسأل نفسك هذه الأسئلة:

• ما هي البيانات التي نحتاجها لاستردادها؟
• هل من الممكن أن نفقد بعض البيانات دون إزعاج عملائنا؟
• ما هي أهم العمليات؟
• إلى متى يمكننا الحفاظ على استمرارية الأعمال في بيئة موزعة؟

ستساعدك كل هذه الأسئلة على تحديد ما عليك القيام به وكيفية تحقيقه. بعد أن تجيب عليها ، سيكون لديك وقت أسهل في الخروج باستراتيجيات فعالة لمكافحة التهديدات التي تحتاج إلى تحديد أولوياتها.

استخدم التكنولوجيا الآمنة

أحد التحديات الرئيسية للعمل عن بعد هو ضمان الأمن. يمكن أن تؤدي التكنولوجيا غير الآمنة إلى تسرب بيانات الشركة الحساسة أو تسبب مشاكل أخرى. وفي حالة وقوع كارثة أو حادثة خطيرة أخرى ، فقد لا يتوفر لديك الوقت للتعامل معها. لهذا السبب يجب عليك استخدام أدوات اتصال آمنة وموثوقة.

استخدم خدمات مشاركة الملفات الآمنة التي تقوم بتشفير ملفاتك وحمايتها دون إبطاء عملية مشاركتها. يمكنك أيضًا استخدام برامج سطح المكتب البعيد أو الشبكات الخاصة الافتراضية لضمان اتصال آمن بين أنظمتك والمستخدمين.

بهذه الطريقة ، ستحمي عملك من التهديدات السيبرانية ، مثل فيروسات الكمبيوتر أو خروقات البيانات أو هجمات التصيد الاحتيالي.

تدريب الموظفين على استمرارية العمل

يجب أن يكون جزء من خطة استمرارية الأعمال هو تدريب الموظفين على كيفية التصرف في حالات الطوارئ المختلفة مثل الكوارث الطبيعية أو الهجمات الإلكترونية. إنها مهمة حاسمة ، حيث أن موظفيك هم المسؤولون عن الحصة الأكبر من العمليات اليومية.

تأكد من أن جميع الموظفين يعرفون مسؤولياتهم وكيف يمكنهم المساعدة في التعافي من الأزمة. للقيام بذلك ، يمكنك طلب المساعدة من أحد المحترفين ، أو إذا كنت تعرف الموضوع جيدًا ، يمكنك إلقاء بعض المحاضرات بنفسك.

إن العاملين لديك هم خط الدفاع الأول ، لذا تأكد من أنهم يعرفون كيفية الاستجابة عند حدوث شيء سيء.

قم بإنشاء خطة احتياطية

عندما يتعلق الأمر باستمرارية الأعمال ، فإن خطة النسخ الاحتياطي ضرورية لأنها تضمن تعافي عملك من أي اضطراب أو كارثة. أول شيء يجب عليك فعله هو إنشاء خريطة محدثة للبنية التحتية الحالية لتكنولوجيا المعلومات ، بما في ذلك أصول الأجهزة وتراخيص البرامج والمعلومات الضرورية الأخرى. ثم تحتاج إلى معرفة مكان تخزين جميع النسخ الاحتياطية والمدة التي ستستغرقها للوصول إليها في حالة الطوارئ.

تذكر أنه خلال الأزمات ، كل دقيقة لها أهميتها. لذا تأكد من أن خطتك تتضمن نقل النسخ الاحتياطية إلى موقع خارج الموقع في أقرب وقت ممكن بعد إنشائها لإبقائها في مأمن من السرقة أو الحوادث الأخرى.

إنشاء قنوات اتصال

يعد الاتصال أحد أهم العناصر عندما يتعلق الأمر بتخطيط استمرارية الأعمال. يجب أن يكون لديك العديد من قنوات الاتصال المتاحة في جميع الأوقات حتى يتمكن الموظفون من الوصول إليك في حالة الطوارئ. على سبيل المثال ، إذا كانت شبكتك المحلية معطلة ، فيجب أن يكونوا قادرين على الاتصال بك عن طريق الاتصال بهاتفك الخلوي.

بالإضافة إلى ذلك ، يحتاج موقع الويب الخاص بشركتك إلى وجود مركز دعم يعمل على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع مع إدراج أرقام الهواتف ورسائل البريد الإلكتروني حتى يتمكن الجميع من الوصول إلى الدعم الفني متى احتاجوا إليه.

إن إجراء هذه التحسينات الطفيفة سيحدث فرقًا كبيرًا عندما يتعلق الأمر بالتعامل مع أزمة. في مثل هذا الموقف المتوتر ، ليس لديك الوقت والموارد لإنشاء قنوات اتصال مناسبة ، لذا قم بذلك قبل فوات الأوان.

الحفاظ على موثوقية الأنظمة والمعدات

أحد الأجزاء الأساسية لخطة استمرارية الأعمال هو الحفاظ على موثوقية جميع الأنظمة والمعدات في جميع الأوقات. وهو يتضمن إجراءات أمنية مادية مثل أجهزة الإنذار والأقفال ، ولكنه يتضمن أيضًا إجراءات تقنية مثل تحديثات البرامج وفحوصات الصيانة الدورية التي يقوم بها المتخصصون الذين يعرفون كيفية إصلاح أي مشكلات قبل أن تصبح مشكلات ضخمة.

قد تكون الفكرة الجيدة هي تضمين تكاليف صيانة المعدات في الميزانية للتكرار والنسخ الاحتياطي. في حالة الطوارئ ، سيوفر هذا المال عملك من الانهيار التام. فقط عندما تكون واثقًا من أن جميع أجهزتك تعمل بشكل صحيح ، يمكنك تحويل انتباهك إلى جوانب أخرى من إدارة عملك.

اختبر خطتك بانتظام

بمجرد الانتهاء من خطة استمرارية عملك ، اختبرها بانتظام حتى تتمكن من معرفة مدى نجاحها في العمل! بعد كل شيء ، أنت لا تريد أن تضيع وقتك ومواردك على شيء لا يعمل.

شيء واحد يمكنك القيام به هو إجراء الاختبارات على أساس منتظم. ومع ذلك ، يجب عليك أيضًا إجراء بعض الاختبارات بشكل عشوائي. إنها أفضل طريقة للوقوف على أي مشكلات قبل أن تتسبب في مشاكل خطيرة لأنظمتك أو عملياتك التجارية.

قم بتضمين العديد من الاختبارات في جدولك الشهري حتى تتمكن من تتبعها والتأكد من أن شركتك جاهزة لأي حوادث خطيرة!

الخط السفلي

على الرغم من عدم إنكار أن العمل عن بُعد يجلب لنا الكثير من الفوائد ، إلا أنه يخلق أيضًا تحديات لم تفكر فيها العديد من الشركات من قبل - أحدها كيفية الحفاظ على استمرارية العمل أثناء التعاون عن بُعد.

ومع ذلك ، يمكنك حل هذه المشكلة بالطريقة الصحيحة. كل ذلك يتعلق بتحديد الأولويات والعمليات الحاسمة ، باستخدام التكنولوجيا الآمنة ، ووضع خارطة طريق للمستقبل. بالإضافة إلى ذلك ، ضع في اعتبارك أنك بحاجة إلى تدريب الموظفين على كيفية التصرف في حالات الطوارئ المختلفة واختبار خطتك بانتظام لتكون جاهزًا عند حدوث خطأ ما.

ثق بنا - من الأسهل بكثير الاستعداد لأزمة الآن بدلاً من التعامل معها أثناء الطوارئ. إذا قمت بذلك بالضبط ، فستحسن فرص الحفاظ على عملك وتشغيله لسنوات عديدة قادمة.

السيرة الذاتية

برزيميسلاف كاتب محتوى ينصب تركيزه الأساسي على تقديم مقالات عالية الجودة حول التقنيات الجديدة. مجالات اهتمامه الرئيسية الأخرى هي الفلسفة وعلم اللغة.