كيفية عمل خطة إدارة التغيير (القوالب المضمنة)

تعد خطة إدارة التغيير جزءًا مهمًا من أي خطة مشروع يمكن أن تكون الفرق بين نجاح المشروع والفشل. دعنا نقسم كيفية إنشاء واحد حتى تتمكن من إدارة تغيير المشروع بشكل أفضل ، بغض النظر عن مكان ظهوره في دورة حياة مشروعك.

ما هي خطة إدارة التغيير؟

خطة إدارة التغيير هي عملية تنفذ تغييرًا أو تغييرات في مشروع أو عبر مؤسسة. يمكنك التفكير في خطة إدارة التغيير على أنها خارطة طريق توضح جميع الخطوات التي تحتاج إلى اتخاذها من تحديد التغيير إلى تحقيقه. لا تحدد هذه الخطة الدورة التدريبية التي يمكنك من خلالها تنفيذ التغيير فحسب ، بل تسأل عن كيفية تأثيرها على المشروع أو المنظمة ، وكيف ستتأثر سير العمل وما إذا كانت ستغير علاقتك مع العملاء أو الفرق.

إدارة التغيير ، وجني الفوائد

باستخدام خطة فعالة لإدارة التغيير ، يمكنك إدارة العملية وبالتالي تكون أكثر إنتاجية في تنفيذها. يساعدك على التحكم في الميزانية والجدول الزمني والنطاق والموارد. حتى أنها تؤثر على عملية الاتصال الخاصة بك. في الواقع ، خطة إدارة التغيير منهجية ، وتتطرق إلى جميع جوانب إدارة المشروع. عند القيام بذلك بشكل صحيح ، سيقلل من التأثير على مشروعك أو مؤسستك.

يمكن أن يساعدك برنامج إدارة المشاريع في تنفيذ خطتك. يحتوي ProjectManager على مخطط جانت الحائز على جوائز والذي يمكن استخدامه لإنشاء خطة إدارة التغيير الخاصة بك: تنظيم المهام ، وربط التبعيات ، وتعيين المعالم وحتى تصفية المسار الحرج. يمكن مشاركة الخطة مع فريقك ، الذين يمكنهم استخدام طرق عرض المشروع المتعددة لدينا للتعاون بشكل أفضل. لن تجد برنامج إدارة تغيير أسهل في الاستخدام أو أكثر قوة. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا!

عناصر خطة إدارة التغيير

حدد العناصر التالية أدناه لإنشاء خطة إدارة تغيير فعالة لمشروعك.

• أدوار إدارة التغيير: أولاً ، من الذي سيفعل ماذا في خطة إدارة التغيير الخاصة بك؟ من لديه سلطة تقديم طلب التغيير ، ومن يراجعها ومن يصرح بها؟ ستحتاج إلى تحديد الأدوار والمسؤوليات للتحكم الفعال في التغيير
• لوحة التحكم في التغيير: قم بتوظيف لوحة التحكم في التغيير مع الأشخاص الذين سيتلقون طلبات التغيير ولديهم سلطة الموافقة عليها أو رفضها.
• تطوير عملية: أنت بحاجة إلى عملية لتقديم طلبات التغيير وتقييمها وتفويضها وإدارتها والتحكم فيها بشكل فعال. بدون عملية ، إدارة التغيير لا يمكن السيطرة عليها.
• نموذج طلب التغيير: لا يمكن أن يكون لديك عملية ، ومع ذلك ، إذا لم تقم أولاً بإنشاء نموذج طلب تغيير لالتقاط البيانات. من المهم أن تكون المعلومات التي تجمعها متسقة طوال المشروع.
• سجل التغيير: في الأساس ، هذا مكان للتجميع ، ثم تتبع جميع أوامر التغيير. بدون موقع مركزي حيث يمكن تحديد التغييرات والموافقة على الطلبات وتوثيق التعيينات ، لا توجد طريقة لمعرفة ما إذا كان هناك أي تقدم.
• استخدم أداة: يمكن أن يساعدك برنامج تخطيط المشروع في تتبع التغييرات خلال كل مرحلة من مراحل المشروع حتى يتم حلها نهائيًا.

كيفية عمل خطة إدارة التغيير

تشرح Jennifer Bridges ، PMP ، كيفية إنشاء خطة إدارة التغيير في الفيديو التالي. تشرح كيف يتم قياس التغيير مقابل خط الأساس للمشروع ، وهو الوصف التفصيلي لوقت وتكلفة ونطاق وجودة المشروع الذي حددته عند التخطيط. لذلك ، ستأخذ خطة إدارة التغيير هذا الخط الأساسي وتسأل كيف وماذا ومتى وأين ولماذا وكيف يتم اكتشاف التغيير وكيفية إدارته.

بعد مشاهدة الفيديو ، تأكد من تجربة بعض القوالب المجانية أدناه لمساعدتك في إدارة التغيير ومشروعك.

نصيحة احترافية: هناك أنواع مختلفة من إدارة التغيير ، وأفضل طريقة للحصول على فهم شامل لها هي من خلال القيد الثلاثي. هناك عمليات تم إنشاؤها للمساعدة في عملية إدارة التغيير ، ومن الضروري معرفتها. أيضًا ، ضع في اعتبارك أن إجراءات إدارة التغيير تختلف وفقًا للصناعة التي تعمل بها. على سبيل المثال ، تُستخدم نماذج أوامر التغيير بشكل أساسي في الإنشاء لتغيير نطاق المشاريع.

خذها أكثر: في بعض الأحيان ، عندما تحدث تغييرات صعبة في خضم التنفيذ ، يمكن تراكم الديون الفنية. تعلم كل شيء عنها وكيفية تصغيرها.

قوالب خطة إدارة التغيير المجانية

يمكن تخطيط إدارة التغيير وتنفيذها ومراقبتها بشكل أفضل باستخدام برنامج إدارة المشاريع ، ولكن إذا كنت لا تستخدم هذه الأداة ، فلا يزال بإمكانك التعامل مع النماذج. يحتوي ProjectManager على عشرات القوالب المجانية على موقعه ، والتي تتطرق إلى كل جانب من جوانب المشروع ، بما في ذلك خطة إدارة التغيير. فيما يلي ثلاثة قوالب مجانية لتبدأ بها.

تغيير قالب نموذج الطلب

تبدأ خطة إدارة التغيير بالتقاط أي مراجعة من شأنها أن تؤثر على نطاق العمل في مشروعك. قالب نموذج طلب التغيير المجاني لبرنامج Excel هو مجرد الأداة التي تساعدك على البدء في الطريق الصحيح. يساعدك على فهم التغيير ، من الفرصة التي يقدمها وسبب التغيير إلى المدة التي سيستغرقها ، ومن الذي طلب ذلك ومن الذي سيصرح به أو يرفضه.

تغيير قالب السجل

يعد قالب سجل التغيير المجاني لبرنامج Excel جزءًا من أي خطة شاملة لإدارة التغيير. إنها الخطوة التالية بمجرد اقتراح التغيير والموافقة عليه من قبل مدير المشروع. يحتوي هذا القالب المجاني على مساحة لكتابة نوع طلب التغيير ، وتاريخ تحديده ، ووصفًا موجزًا ​​، وأولويته وحالته.

نموذج خطة العمل

احصل على خطة إدارة التغيير التي تم تنفيذها بشكل صحيح باستخدام قالب خطة العمل المجاني لبرنامج Excel. هذا هو المكان الذي يمكنك فيه تنظيم جميع المهام الضرورية لتنفيذ التغيير. يمكنك ملاحظة خطوات العمل التي تحدث أثناء أي مرحلة في المشروع ثم تعيينها إلى فريقك. سيرون تاريخ البدء وتاريخ الاستحقاق بالإضافة إلى الساعات المخططة التي تتوقعها طوال مدة كل مهمة. هناك أيضًا مساحة للموارد والتكاليف المتعلقة بالعمل.

تجاوز قوالب التخطيط مع ProjectManager

ProjectManager هو برنامج إدارة مشاريع وعمل قائم على السحابة يربط الفرق المختلطة للمساعدة في تنفيذ التغيير عبر مؤسسة أو مشروع. البيانات في الوقت الفعلي تجعلها تعاونية مع طرق العرض الأساسية والمشروعات المتعددة ، مما يعني أن أي شخص في أي قسم ، بغض النظر عن الكيفية التي يعمل بها ومتى وأين يعمل ، يمكنه استخدامها بالطريقة التي يريدها ، سواء في قائمة المهام أو لوحة Gantt أو لوحة كانبان.

لقد رأيت كيف يمكن لمخطط جانت أن ينظم خطة إدارة التغيير ولكن عندما يتم تعيين تلك الخطة للفرق التي ربما تعمل في بيئة أكثر مرونة ، فإنهم يحتاجون إلى أداة مختلفة. تصور لوحات Kanban سير العمل ويمكن تخصيص مهام سير العمل لأتمتة الموافقات على المهام ، على سبيل المثال. يتمتع المديرون بالتحكم والشفافية ، بينما يمكن لأعضاء الفريق إدارة الأعمال المتراكمة الخاصة بهم والتعاون عند التخطيط للسباقات السريعة.

تتبع التغيير على لوحة القيادة

مراقبة التغيير هي الطريقة التي تتأكد من خلالها أن تقدمك الفعلي يتماشى مع خطة إدارة التغيير الخاصة بك. تحصل لوحة المعلومات في الوقت الفعلي على بيانات حية وتطحن الأرقام لعرض المقاييس في الوقت المحدد والتكلفة والمزيد في الرسوم البيانية والمخططات سهلة القراءة. إنه تقرير حالة متى احتجت إلى واحد حتى تتمكن من اكتشاف المشكلات وحلها قبل أن تتسبب في حدوث مشكلات.

ProjectManager هو برنامج إدارة أعمال ومشاريع حائز على جوائز ، ويربط الفرق المختلطة لزيادة الإنتاجية. إدارة التغيير دون التأثير على جدولك أو ميزانيتك. ابدأ مع ProjectManager مجانًا اليوم!