كيفية عمل مخطط جانت في Excel خطوة بخطوة

مخططات جانت هي نوع من المخططات الشريطية المستخدمة في جدولة المشروع. صمم هنري جانت أول تصميم لمخطط جانت في وقت ما بين 1920-1915. في أكثر من 100 عام من وجوده ، انتقل مخطط جانت من الورق إلى الأدوات الرقمية ، مثل مخطط جانت في Excel.

إذا كنت لا تستخدم مخطط جانت لجدولة مهامك ورؤية مشروعك بالكامل في مخطط زمني مرئي ، فأنت في وضع غير مؤات. على الرغم من تعقيد إنشاء مخطط جانت وتحريره على الورق ، إلا أنه من الأسهل استخدام مخطط جانت في Excel. دعنا ندخل في سبب استخدام مخطط جانت في Excel ، وكيفية إنشاء مخطط ومكان تنزيل قالب مخطط جانت المجاني في Excel.

لماذا يجب عليك عمل مخطط جانت في Excel؟

مخطط جانت هو أداة أساسية في إدارة المشاريع ، خاصة للمشاريع التي تستخدم المنهجيات التقليدية ، مثل الشلال. ذلك لأن مخطط جانت لبرنامج Excel يوضح تفاصيل هيكل المشروع الذي يتحرك للأمام خطيًا ، مرحلة تلو الأخرى.

ينظم مخطط جانت لبرنامج Excel المهام ، بما في ذلك تواريخ البدء والانتهاء. ثم تنعكس هذه المدة على الخط الزمني كشريط. يمكنك حتى تتبع تقدم هذه المهام عن طريق تظليل هذا الشريط وفقًا للنسبة المئوية التي تم إكمال المهمة.

كما لوحظ ، مخطط جانت لبرنامج Excel هو وثيقتان. على الجانب الأيسر يوجد جدول بيانات عادي المظهر. هنا ، يمكنك سرد مهامك وتواريخ الاستحقاق والموارد المطلوبة بما في ذلك التكاليف المتعلقة بهذا البند. يمكن لجدول بيانات مخطط جانت لبرنامج Excel التقاط قدر كبير من معلومات المشروع القيمة.

يمكن لجانب المخطط الزمني من مخطط جانت لـ Excel تحديد المعالم الرئيسية. عادة ما تكون هذه الرموز على شكل ماسة تشير إلى تواريخ مهمة للمشروع ، مثل نهاية مرحلة وبداية مرحلة أخرى أو تسليم ، وما إلى ذلك. يمكنك حتى الإشارة إلى المهام التي تعتمد على مهمة أخرى حتى تبدأ أو تنتهي .

بقدر ما يمكن أن يكون مخطط جانت لـ Excel مفيدًا ، فهناك قيود. حتى مخطط جانت الرقمي يتطلب تحديث البيانات يدويًا ، الأمر الذي يستغرق وقتًا بعيدًا عن المشروع. كان هناك تطور آخر حيث انتقلت مخططات جانت على الورق إلى مخططات جانت لبرنامج Excel والآن ، مخططات جانت كجزء من حل برنامج إدارة مشروع أكبر.

ProjectManager هو برنامج إدارة مشاريع حائز على جوائز مع مخططات جانت القوية التي تتجاوز حدود مخططات جانت لبرنامج Excel وتتصل بجميع ميزاتنا الأخرى بسلاسة. يمكنك القيام بكل شيء على مخططات جانت الخاصة بنا والذي يمكنك القيام به على مخطط جانت لبرنامج Excel وربط جميع الأنواع الأربعة من تبعيات المهام لتجنب التأخير ، وتصفية المسار الحرج لتحديد المهام الأساسية وتعيين خط الأساس ، مما يسمح لك بمراقبة التقدم المخطط له مقابل تقدمك الفعلي في الوقت الفعلي لمساعدتك على إبقاء المشروع على المسار الصحيح. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.

كيفية عمل مخطط جانت في Excel

يعد إنشاء مخطط جانت في Excel عملية تستغرق وقتًا طويلاً وتتطلب عمالة مكثفة لأن Microsoft Excel لا يحتوي على ميزات مضمنة لإنشاء مخططات جانت مثل ProjectManager. ومع ذلك ، لا يزال بإمكانك إنشاء مخططات Excel Gantt يدويًا إذا كنت مستخدمًا متقدمًا لبرنامج Excel ، حيث يلزم وجود صيغ وتنسيقات Excel المعقدة لتشكيل جدول بيانات في مخطط جانت من البداية. فيما يلي نظرة عامة سريعة على الشكل الذي تبدو عليه هذه العملية.

1. اصنع جدول المشروع

قم بعمل جدول بأربعة أعمدة كما هو موضح في الصورة لسرد مهام مشروعك. بعد ذلك ، أضف صيغة لحساب مدة كل مهمة عن طريق طرح تاريخ الانتهاء من تاريخ البدء. هذه هي قيمة المدة.

2. قم بعمل مخطط شريطي مكدس

أنشئ مخططًا شريطيًا مكدسًا قياسيًا ببيانات من جدول مشروعك. أول شيء عليك القيام به هو تحديد عمود "البدء (التاريخ)" ثم النقر فوق إدراج وتحديد المخطط الشريطي المكدس من قائمة الرسم البياني ، كما هو موضح في الصورة أدناه.

3. أضف البيانات إلى مخطط جانت في Excel

انقر بزر الماوس الأيمن فوق المخطط الشريطي المكدس ثم انقر فوق "تحديد البيانات" من القائمة المنسدلة.

ثم انقر فوق "إضافة" ضمن "إدخالات وسيلة الإيضاح (سلسلة)" واستخدم أداة تحديد البيانات للحصول على القيم من عمود "المدة (الأيام)". حدد خلية "المدة (بالأيام)" فقط لتعيينها على أنها "اسم السلسلة".

ثم حدد باقي العمود باسم "قيم السلسلة".

4. قم بتحرير المحور الأفقي لمخطط Excel Gantt الخاص بك

انقر بزر الماوس الأيمن فوق المخطط الشريطي المكدس مرة أخرى وانقر فوق "تحديد البيانات" ، ولكن هذه المرة ، انقر فوق "تحرير" ضمن "تسميات المحور الأفقي (الفئة).

بعد ذلك ، حدد جميع القيم من عمود "اسم المهمة".

بعد اتخاذ هذه الخطوات ، يجب أن يبدو المخطط الشريطي المكدس هكذا.

5. تنسيق مخطط جانت في Excel الخاص بك

لتحويل هذا المخطط الشريطي المكدس إلى مخطط زمني مخطط جانت ، ستحتاج إلى تنسيق هذا المخطط الشريطي المكدس لإظهار أشرطة المهام مثل مخطط جانت. للقيام بذلك ، اتبع الخطوتين التاليتين:

انقر بزر الماوس الأيمن فوق الأشرطة الزرقاء وانتقل إلى تنسيق سلسلة البيانات ثم أزل لون التعبئة.

الآن انقر بزر الماوس الأيمن فوق أسماء المهام ، وانتقل إلى محور التنسيق ، ثم حدد خانة الاختيار "الفئات بترتيب عكسي".

وهذه هي الطريقة التي تنشئ بها مخطط جانت في Excel. ومع ذلك ، إذا كنت ترغب في توفير بعض الوقت ، فيمكنك استخدام قالب مخطط جانت الخاص بنا لإنشاء مخطط Excel Gantt في دقائق.

قالب Excel لمخطط جانت

نعم ، إن إنشاء مخطط جانت لبرنامج Excel من البداية يتطلب الكثير من العمل. لكن الأمر يستحق ذلك. لا يزال ، هناك حلول. على سبيل المثال ، يحتوي ProjectManager على قالب مخطط جانت مجاني لبرنامج Excel يمكنك تنزيله واستخدامه الآن. تم تنسيق مخطط جانت المجاني لبرنامج Excel بحيث يمكنك فقط إضافة مهامك وتواريخ البدء والانتهاء وستقوم تلقائيًا بملء المخطط الزمني إلى اليمين. قم بتنزيل قالب مخطط جانت المجاني لبرنامج Excel الآن ووفر على نفسك الوقت والجهد لبناء واحد من البداية.

مزايا مخططات جانت في Excel

لقد ذكرنا بالفعل بعض مزايا استخدام مخطط جانت لبرنامج Excel ، ولكن هناك المزيد. الميزة الأكثر وضوحًا هي أن مدير المشروع يمكنه رؤية كل ما يجري في المشروع ، ولكنه أيضًا يحسن التواصل مع أصحاب المصلحة وفريق المشروع. يعرف المديرون من يعمل على ماذا ومتى يحين موعده وما إذا كان على المسار الصحيح.

يساعد مخطط جانت لبرنامج Excel أيضًا في تجنب الحمل الزائد على الموارد. يمكنك تخطيط مواردك بكفاءة والتأكد من أن لديك ما تحتاجه عندما تحتاج إليه. يجعل استخدام تبعيات المهام من السهل تجنب الأنشطة المتداخلة ، والتي يمكن أن تسبب اختناقات تؤثر على جدولك. يعمل هذا أيضًا على تحسين إدارة الوقت ، وهو أمر مهم للحفاظ على جدول مشروعك.

يمكنك أيضًا بناء تواصل أفضل مع فريقك وسيؤدي ذلك إلى تحسين الإنتاجية. العمل شفاف على مخطط جانت لبرنامج Excel ، مما يساعد الفرق على التعاون. وإذا كنت تعمل على أكثر من مشروع في وقت واحد ، فيمكنك عرض كل هذه المشاريع على مخطط جانت لبرنامج Excel لمشاركة الموارد بشكل أفضل والحصول على أقصى قيمة من الحافظة أو البرنامج.

عيوب مخططات جانت في Excel

كل هذا لا يعني أن مخططات جانت لبرنامج Excel خالية من المشاكل. كما ترى من البرنامج التعليمي الإرشادي أعلاه ، قد يكون إنشاء مخطط جانت في Excel أمرًا صعبًا. هناك الكثير الذي يتعين عليك إضافته يدويًا وكلما زاد تعقيد المشروع ، زادت صعوبة مهمة إنشاء مخطط جانت في Excel. هذا لا يتحدث حتى عن الحاجة إلى تحرير مخطط جانت في Excel ، وهو ما يشبه البدء من نقطة الصفر تقريبًا.

يمكنك محاولة إضافة الصيغ لإنشاء جزء المخطط الشريطي من مخطط جانت ، لكن Excel ليس مصممًا بالفعل لهذا النوع من العمل. سيتضمن ترميزًا يتجاوز الصيغة البسيطة لملء المخطط الشريطي من جدول البيانات. بينما يمكنك الحصول على قوالب تقوم بذلك ، فإنها لا تزال تتطلب إدخال البيانات يدويًا. فجأة ، تتفوق التكلفة من حيث الوقت على أي مدخرات قد تقترح أنك تحصل عليها من عدم الاستثمار في برامج إدارة المشاريع.

مزايا استخدام مخطط جانت غير قابلة للجدل ، ومع ذلك ، فإن مخطط جانت لبرنامج Excel يضع الفرامل على كفاءة الأداة لدرجة أن الكثير سوف يخجلون من استخدامها. سيكون هذا خطأ. لا يجب أن تعيش مخططات جانت في جداول بيانات Excel. عندما تكون جزءًا من برنامج إدارة مشروع ، يكون من السهل إنشاءها وتعديلها ومشاركتها مع الفريق.

قوالب إدارة المشاريع المجانية لبرنامج Excel

بالطبع ، الجميع يحب القوالب المجانية. إذا لم تكن مستعدًا للترقية إلى برنامج إدارة المشاريع ، فإن ProjectManager لديه العشرات من قوالب إدارة المشاريع المجانية لبرنامج Excel و Word والتي يمكنك تنزيلها الآن. لدينا قوالب مجانية لكل مرحلة من مراحل مشروعك. فيما يلي بعض العناصر التي تعمل بشكل جيد مع مخطط جانت لبرنامج Excel.

نموذج ميزانية المشروع

للمساعدة في عمل تقديرات أكثر دقة عند وضع ميزانية لمشروع ما ، استخدم قالب ميزانية المشروع المجاني لبرنامج Excel. يسرد قالب ميزانيتنا المجانية لبرنامج Excel جميع مهامك ، وتكاليف العمالة والمواد المصاحبة ، كما يحتوي على أعمدة لتتبع تكاليفك الفعلية مقابل ميزانيتك.

نموذج خطة المشروع

قبل أن تتمكن من ملء مخطط جانت لبرنامج Excel ، يجب أن تكون قد أنشأت خطة مشروع شاملة. استخدم قالب خطة مشروعنا المجاني لبرنامج Word لكتابة كل شيء بدءًا من نطاق المشروع والمعالم والمهام إلى إدارة الميزانية والمخاطر والتغيير.

قالب لوحة تحكم المشروع

يمكن أن يساعدك مخطط جانت لبرنامج Excel في التخطيط لعملك وتتبعه إلى حد ما. ولكن عندما تحتاج إلى نظرة عامة فورية عالية المستوى ، استخدم قالب لوحة القيادة المجاني لبرنامج Excel. يقوم بتحويل البيانات الأولية إلى مخططات توضح التكاليف وعبء العمل وغير ذلك الكثير.

ProjectManager أفضل من عمل مخطط جانت في Excel

بمجرد أن تتعب من تحديث القوالب يدويًا ، والتي تكون دائمًا وراء المشروع الذي تقوم بتتبعه ، فأنت تريد الترقية إلى برنامج إدارة المشروع. ProjectManager هو برنامج إدارة مشاريع حائز على جوائز يوفر بيانات في الوقت الفعلي لاتخاذ قرارات أكثر ثاقبة. تترك مخططات جانت الخاصة بنا مخططات جانت لـ Excel في الغبار ، ويتم تحديثها تلقائيًا بالبيانات الحية حتى ترى التقدم الفعلي للمشروع وأدائه ، وليس لقطة لأخبار الأمس.

العمل على أدوات تخطيط مشاريع متعددة

لكن مخطط جانت هو واحد فقط من طرق عرض المشروع المتعددة التي تحصل عليها باستخدام برنامجنا. تعد مخططات جانت رائعة للمديرين ، لكن الفرق عادة لا تحتاج إلى كل هذه البيانات. إنهم يريدون التركيز على مهامهم ، وهو بالضبط ما يمكنهم فعله باستخدام قوائم المهام القوية. أو يمكنهم إدارة الأعمال المتراكمة الخاصة بهم والتعاون مع لوحات كانبان التي تصور سير العمل وتعطي المديرين رؤية للعملية حتى يتمكنوا من تحديد الاختناقات في وقت مبكر وإعادة تخصيص الموارد بسرعة للحفاظ على تقدم الإنتاج. تعتبر طريقة عرض التقويم رائعة لأصحاب المصلحة الذين يرغبون في التأكد من الوفاء بالمراحل الرئيسية. يتم تحديث جميع طرق العرض في وقت واحد بحيث يكون الجميع دائمًا على نفس الصفحة.

التتبع باستخدام لوحات معلومات المشروع في الوقت الفعلي

يمكنك استخدام قالب لوحة القيادة المجاني لبرنامج Excel ، ولكن لماذا نضيع كل هذا الوقت في إعداده وإدخال البيانات يدويًا؟ تعمل لوحة التحكم في الوقت الفعلي تلقائيًا وتلتقط البيانات الحية ، والتي يتم عرضها بعد ذلك في رسوم بيانية ومخططات سهلة القراءة تعرض مقاييس المشروع مثل الوقت والتكلفة وغير ذلك. تحتوي أدوات إدارة المشاريع الأخرى على لوحات معلومات ، ولكن تمامًا مثل جدول بيانات Excel ، سيتعين عليك قضاء الكثير من الوقت في تكوينها. نحن على استعداد لمنحك نظرة عامة رفيعة المستوى على المشروع وقتما تشاء. فقط قم بالتبديل وهو جاهز.

يحتوي برنامجنا أيضًا على ميزات إدارة المخاطر لتحديد مخاطر المشروع عند التخطيط ثم تتبع المشكلات وحلها عند ظهورها في المشروع. تسهل أدوات إدارة الموارد تعيين مدى توفر فريقك لتبسيط المهام ثم مراقبة عملهم لموازنة عبء العمل والحفاظ على إنتاجيتهم. هناك موافقات تلقائية لسير العمل والمهام وأكثر من مجرد مخطط جانت لبرنامج Excel لا يمكن حتى أن يحلم به.

ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع عبر الإنترنت يربط الفرق سواء كانت في المكتب التالي أو في موقع العمل أو في أي مكان بينهما. نحن نعزز التعاون من خلال تسهيل مشاركة الملفات والتعليق على مستوى المهمة وغير ذلك الكثير. انضم إلى فرق من Avis و Nestle و Siemens الذين يستخدمون برنامجنا لتقديم مشاريع ناجحة. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.