كيفية عمل مخطط RACI لمشروع (مع مثال)

كلما عرف أعضاء الفريق بشكل أفضل أدوارهم ومسؤولياتهم ، كان تشغيل المشروع أفضل. لذلك ، يعد توصيل تمييز الأدوار في وقت مبكر من المشروع أمرًا بالغ الأهمية. ولكن كيف يمكن لمدير المشروع أن يجعل هذه التعريفات واضحة وواضحة للفريق؟

للقيام بذلك ، يستخدم مديرو المشاريع مصفوفة توزيع المسؤولية. تُعرف أداة إدارة المشروع هذه بعدة أسماء ، مثل مخطط RACI أو مصفوفة RACI أو قالب RACI. إنها طريقة فعالة للتأكد من أن الجميع في نفس الصفحة ويفهمون ما يتعين عليهم القيام به. آخر شيء تريده عند تنفيذ مشروع هو الارتباك.

ولكن قبل أن نتعمق في ماهية مصفوفة RACI وكيفية إنشائها ، دعنا نرى ما يعنيه اختصار RACI.

ما الذي يمثله RACI؟

RACI تعني المسؤولية والمساءلة والتشاور والإعلام. كل حرف عبارة عن فئة يتم استخدامها في مصفوفة RACI لتحديد أدوار أعضاء الفريق في المشروع.

ما هو مخطط RACI؟

كما هو موضح أعلاه ، مخطط RACI هو مخطط إدارة مشروع يستخدم لتعيين مستويات متنوعة من المسؤولية والأدوار لأعضاء الفريق الذين يعملون في المهام الفردية ويشاركون في إنشاء التسليمات في المشروع.

مصفوفة RACI هي أداة مرئية بسيطة تأخذ كل مهمة في المشروع وتعين الأدوار والمسؤوليات المرتبطة به. وهذا يوضح من يفعل ماذا في المشروع ويتجنب أي ارتباك يمكن أن يبطئ الإنتاج ويؤثر على التكاليف.

ذات صلة: قالب مصفوفة RACI مجاني لبرنامج Excel

دعونا نلقي نظرة فاحصة على ما يمثله RACI لأهمية كل فئة من تلك الفئات في مصفوفة تخصيص المسؤولية.

مسؤول

يجب أن يكون لكل مهمة عضو فريق مسؤول واحد على الأقل وهو الشخص الذي يقوم بالعمل لإكمال المهمة. ومع ذلك ، يمكن أن يكون هناك أكثر من طرف مسؤول معين في مصفوفة RACI.

مسؤول

عضو الفريق هذا مسؤول عن تفويض العمل وهو الشخص الذي يوافق على التسليمات قبل اعتبارها مكتملة. في بعض الأحيان يكون عضو الفريق المسؤول هو المسؤول أيضًا على مخطط RACI. لكن يجب أن يكون لكل مهمة شخص مسؤول واحد مرتبط بها ، وليس دائمًا مدير المشروع.

تشاور

سيراجع عضو الفريق هذا الناتج ، ويقدم ملاحظات تضع الناتج في سياق المشروع بأكمله أو فقط ضمن توقعاته الخاصة.

اطلاع

هؤلاء هم أعضاء الفريق الذين يجب أن يعرفوا ما يحدث مع تنفيذ المهام ، لكنهم ليسوا مرتبطين بهم بنفس مستوى المسؤولية مثل أولئك المذكورين أعلاه. يمكن إعطاؤهم تقريرًا عامًا عن التقدم المحرز ، بدلاً من الاضطرار إلى الغطس في الأعشاب معهم.

تسهل برامج إدارة المشاريع المزودة بأدوات إعداد التقارير إبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع. ProjectManager ، على سبيل المثال ، لديه لوحة معلومات في الوقت الفعلي تمنحك نظرة عالية المستوى على مشروعك وتقدم مهمتك. إنه مثالي للإبلاغ السريع والدقيق. جربه مجانًا اليوم.

مثال على مخطط RACI

الآن بعد أن تعلمنا عن الأدوار المسؤولة والمسؤولة والمشورة والمستنيرة ومسؤولياتهم ، دعنا نلقي نظرة على مثال مصفوفة RACI.

تم إنشاء نموذج RACI أدناه لمشروع بناء تجديد المنزل. يعرض مهام المشروع في العمود الأيمن ، بينما يظهر أعضاء الفريق في الصف العلوي. يمكننا أن نرى أن نموذج RACI يسمح بتعيين دور مختلف لكل شخص لكل مهمة.

دعونا نركز على أدوار ومسؤوليات صاحب المنزل. يمكننا أن نرى أنه مسؤول عن مراجعة الخطط وإجراء المراجعة النهائية ، وهو مسؤول عن تقدير الميزانية ، ومطلع على التصاريح ، وإعداد الموقع ، والأعمال الخارجية والداخلية.

نحن الآن على استعداد لمعرفة كيفية إنشاء مصفوفة RACI.

كيفية إنشاء مخطط RACI

يمكن لجميع المشاريع الاستفادة من التوقعات الواضحة المقدمة من خلال استخدام مخطط RACI. لكنها مفيدة حقًا عند إدارة موارد متعددة أو وجود تبعيات للمهام.

لتجسيد عملية إنشاء مخطط RACI بالكامل ، دعنا ننشئ مشروعًا. سنستخدم نفس سيناريو المشروع الذي استخدمناه في مثال مصفوفة RACI الخاصة بنا. لنفترض أنك تبني إضافة إلى منزلك ، فهذه الخطوات الثلاث ستوضح كيفية إنشاء مصفوفة RACI.

الخطوة الأولى: تحديد الأدوار

في الجزء العلوي من قالب مخطط RACI الخاص بك ، قم بإدراج جميع الأشخاص المشاركين في المشروع. سيشمل ذلك العميل أو صاحب المنزل الذي يقوم بالبناء. ثم هناك المهندس المسؤول عن وضع الخطط. يشرف مدير المشروع على المشروع بأكمله من البداية إلى النهاية. هناك مقاول مسؤول مع فريقه عن البناء الفعلي. من المحتمل أن يكون هناك العديد من المقاولين من الباطن ، مثل كهربائيين ، وأصحاب الأسقف ، وآخرون ، لكننا سنبقي نموذج RACI الخاص بنا بسيطًا.

الخطوة الثانية: قائمة المهام والمعالم

بعد ذلك ، تريد الحصول على قائمة شاملة بجميع المهام ، بما في ذلك المعالم ، وأي عملية صنع قرار مطلوبة لإدراجها في العمود أقصى اليسار. يتضمن ذلك مهام مثل مراجعة الخطط من قبل المهندس المعماري وتقدير الميزانية والحصول على التصاريح وإعداد الموقع والقيام بأي أعمال حفر قد تكون ضرورية. قد تضطر إلى وضع الأساس ، وإضافة شعاع القاعدة والبلاط ، والبناء ، والأرضيات أو الأسقف ، والأبواب والنوافذ ، والكهرباء والسباكة ، والتركيبات ، وما إلى ذلك.

الخطوة الثالثة: إسناد كل مهمة إلى دور ومسؤولية

تحت كل شخص في فريق المشروع ، أضف R (مسؤول) ، A (مسؤول) ، C (تم التشاور) أو أنا (أبلغ) ، اعتمادًا على علاقتهم بالمهام الموجودة في العمود الأيسر. على سبيل المثال ، سيكون المهندس المعماري هو عضو الفريق المسؤول عن تسليم خطة المشروع المكتملة ، بينما سيكون مدير المشروع مسؤولاً عن التأكد من أن الخطة متوافقة مع أي مسائل تنظيمية. سيتم استشارة العميل أو صاحب المنزل ، للتأكد من أن الخطط تتوافق مع مواصفاتها ، ولكن بالنسبة للكثير من البناء الفعلي سيتم إبلاغه فقط بالتقدم.

قالب مصفوفة RACI

الآن بعد أن فهمت كيفية عمل مخططات RACI ، وعملية صنعها ، يمكنك استخدام قالب مخطط RACI الخاص بنا لمساعدتك على البدء.

متى تستخدم مصفوفة RACI

كلما زاد الهيكل والتوجيه والتعريف الواضح الذي يمكنك أن تقدمه لفريق المشروع الخاص بك ، كان من الأفضل لهم إنجاز عملهم في الوقت المحدد ودون إضاعة الموارد القيمة. يحدد مخطط RACI التوقعات ، لذلك يدرك الجميع ما يفعلونه وبقية الفريق.

تتجنب مصفوفة تخصيص المسؤولية التكرار أو عمل أعضاء الفريق ضد بعضهم البعض. يتم توضيح المهام والأدوار والمسؤوليات ، لذلك لا يوجد سوء فهم حول من يفعل ماذا. سيؤدي هذا أيضًا إلى إضفاء إحساس بالمسؤولية على عملهم لفريقك ومعرفة متى تكون وظيفتهم أو متى يحتاجون إلى طلب إرشادات شخص آخر.

ميزة إضافية ، هي أن هذه التعريفات تزيل الكثير من قضايا الشخصية وسياسات المكتب التي تعيق الإنتاجية. لقد أعطيت فريقك إطار عمل RACI ، حتى يعرفوا مكانهم وأين يقف أعضاء الفريق الآخرون. تكون الفرق أكثر سعادة بهذه الطريقة ، وهي تعمل على تبسيط الاتصالات. يمكن لأعضاء الفريق إلقاء نظرة على مخطط RACI في أي وقت أثناء المشروع ومعرفة من المسؤول عن ماذا ، بدلاً من الاضطرار إلى سحب الجميع بعيدًا عما يفعلونه.

كيف يساعد ProjectManager في المساءلة

في الأساس ، يعد مخطط RACI أداة لتحديد المساءلة لفريق المشروع. هذه خطوة أساسية في إدارة المشروع. ولكن بمجرد تحديد الأدوار والمسؤوليات ، فأنت تريد أن يكون لديك طريقة لتسهيل تلك الأدوار والمسؤوليات طوال دورة حياة المشروع.

ProjectManager هي أداة إدارة المشروع التي تحتاجها لإبقاء أعضاء فريقك عرضة للمساءلة. لسبب واحد ، نحن نسهل تحميل قائمة المهام الخاصة بك وإنشاء مشروع. من هناك ، يمكن لمدير المشروع تعيين كل مهمة من المهام في قالب مخطط RACI لعضو الفريق. تحتوي كل مهمة على مربع تعليق حيث يمكن إضافة الاتجاهات. يحتوي ProjectManager على مساحة تخزين غير محدودة للملفات ، لذا أضف العديد من المستندات والصور ذات الصلة حسب الحاجة.

يمكن لأعضاء الفريق أيضًا استخدام المهمة للتواصل والتعاون مع الأشخاص الآخرين المعينين للمهمة أو @ مدير المشروع ، الذي يتم إعلامه بعد ذلك عبر البريد الإلكتروني وإحضاره إلى المحادثة.

تجاوز مخططات RACI

مع ProjectManager ، يمكنك تحقيق أكثر من مجرد استخدام مخططات RACI والمستندات الثابتة الأخرى. يمكن لكل فرد في الفريق تتبع مهامهم الخاصة في قسم "عملي". يتم سرد مهامهم ويمكن التحقق منها على أنها مكتملة. يتم أيضًا سرد المشروع وتاريخ الاستحقاق. ما عليك سوى النقر على مهمة فردية والحصول على مزيد من التفاصيل. يمكن لأعضاء الفريق إضافة قائمة المهام الخاصة بهم إلى المهمة لإدارة عملهم وإبقائهم على المسار الصحيح.

يمكن لمديري المشاريع مواكبة تقدم الفريق من خلال لوحة المعلومات في الوقت الفعلي ، والتي تتبع ستة مقاييس للمشروع يتم تحديثها على الفور عندما يقوم أعضاء الفريق بتحديث عملهم. لمزيد من التحليل المتعمق ، يحتوي ProjectManager على تقارير بنقرة واحدة توفر بيانات مفصلة حول تقدم المهمة والتكاليف وعبء العمل ، من بين أمور أخرى.

هناك صفحة حجم العمل تسمح لمديري المشاريع بالتأكد من عدم وجود عضو واحد في الفريق أقل من اللازم أو مفرط في التخصيص. يتجاوز ProjectManager مصفوفة تعيين المسؤولية ويساعدك على إدارة فرقك بشكل أفضل واتخاذ قرارات تعتمد على البيانات وتحسين موارد مشروعك في الوقت الفعلي.

ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع قائم على السحابة ويتولى الأدوار والمسؤوليات المحددة في مخطط RACI الخاص بك ويحولها إلى أداة ديناميكية لإدارة الفرق وأعباء العمل. يتمتع مديرو المشروع بالشفافية في المشروع لمراقبة التقدم وإعادة تخصيص الموارد لمنع أعضاء الفريق من حظرهم. تعرف على كيفية قيام ProjectManager بإبقاء أعضاء فريقك مسؤولين ومنتجين من خلال الحصول على هذه النسخة التجريبية المجانية التي تبلغ مدتها 30 يومًا اليوم.