كيفية جعل جمع تعليقات الحملة أقل إيلامًا

"هل يمكنك مراجعة هذا البريد الإلكتروني من أجلي؟ إرسال اختبار سريع لك! "

"مرحبًا ، هل يمكنك مراجعة البريد الإلكتروني الذي أرسلته لك في اليوم الآخر؟ شكرا!"

"انتظر ، أين تعليقات توم؟"

إذا كنت قد استخدمت أيًا من هذه العبارات في الشهر الماضي ، فمن المحتمل أن يكون لديك موسيقى البلوز في مراجعة البريد الإلكتروني. تشمل الأعراض ردود فعل متفرقة ، وتعليقات متضاربة ، وساعات من الارتداد بين التعليقات والتحرير ، وزيادة في الصداع.

لسوء الحظ ، إنه اتجاه يشهد مجتمعنا المزيد والمزيد. على مدى السنوات القليلة الماضية ، كشف تقرير حالة سير عمل البريد الإلكتروني عن تقلص نسبة المسوقين الذين يشعرون أن عملية مراجعة البريد الإلكتروني الخاصة بهم صحيحة تمامًا.

بالنسبة للبعض ، تعتبر عملية الموافقة على البريد الإلكتروني مرهقة للغاية. في المتوسط ​​، يقضي المسوقون 4.2 ساعة في جمع المراجعات والموافقات لرسالة بريد إلكتروني واحدة ، والتي عادة ما تكون أطول من الوقت الذي تستغرقه لترميزها. قد يواجه الآخرون صعوبة في سير عمل مراجعة البريد الإلكتروني المتراخي للغاية ، مما يؤدي إلى حدوث أخطاء في الشقوق.

هل حقا يجب أن يكون على هذا النحو؟ دعنا نستكشف.

ما الذي يمكن أن يفسد مراجعات البريد الإلكتروني والموافقات

من الناحية النظرية ، يجب أن تكون قادرًا على الترحيب بعملية مراجعة البريد الإلكتروني بأذرع مفتوحة. يشير أي شخص لديه عضو في الفريق إلى عيب واضح تغفلت عنه تمامًا يفهم كم هو لطيف أن تلقي نظرة جديدة على عملك.

إذن ما سبب وباء المراجعة الرهيب هذا؟ هناك ثلاثة متهمين رئيسيين.

المشكلة رقم 1: ملاحظات متفرقة

تخيل أنك تريد أن تصنع لنفسك شطيرة على الغداء ، لكن الخبز في الحمام ، والخضار في المرآب ، والجبن في خزانة معطفك. إن التجول لجمع المكونات واللقاء مرة أخرى في المطبخ سيكون مضيعة للوقت ومزعجًا.

يبدو الأمر وكأنه سيناريو سخيف ، لكنه ما يتعين على المسوقين عبر البريد الإلكتروني التعامل معه عندما يحتاجون إلى الحصول على تعليقات من مساهمين مختلفين. سألنا مجتمعنا عن كيفية تلقيهم تعليقات البريد الإلكتروني ، وأشار العديد من المسوقين إلى أنهم يستخدمون قنوات متعددة لجمع التعليقات على بريد إلكتروني واحد .

كانت الطريقة الأكثر شيوعًا لتلقي التعليقات هي عبر البريد الإلكتروني ، حيث قال 75٪ من الأشخاص إنهم يستخدمون هذه الطريقة. اوه رائع. المزيد من الأشياء في بريدك الوارد! من المفهوم أن هذا يبدو وكأنه مكان طبيعي لإرسال التعليقات كرد على رسائل البريد الإلكتروني الاختبارية ، ولكن يمكن أن تضيع المعلومات المهمة في سلسلة الرسائل. 25٪ من الأشخاص الذين يستخدمون Slack للتعليق قد يواجهون مشكلات مماثلة للبحث عن تعليق معين.

طريقة أخرى شائعة لجمع مراجعات البريد الإلكتروني هي الطريقة اللفظية ، حيث يدير 28٪ المراجعات بهذه الطريقة. أثناء التحدث وجهًا لوجه مع شخص ما ، يقلل من احتمالية سوء فهم النوايا ، كما أنه لا يترك "أثرًا ورقيًا". مع وجود كل شيء آخر على طبقك ، يمكنك بسهولة نسيان تفاصيل المحادثة.

يتعاون 21٪ من المسوقين عبر محرر مستندات Google أو مستندات مشتركة أخرى. والخبر السار هو أن هذه الطريقة تدمج الملاحظات بشكل أفضل قليلاً من سلسلة المحادثات في البريد الإلكتروني. ومع ذلك ، هناك خطوة مضافة تتمثل في ترجمة التعليقات على مستند واحد إلى البريد الإلكتروني الفعلي في برنامج آخر.

قائمة الأساليب المستخدمة لجمع الموافقات عبر البريد الإلكتروني تطول وتطول. لكن المشكلة لا تتعلق كثيرًا بالقناة التي تستخدمها. يبدأ الصداع بالظهور بالفعل عندما يرسل أعضاء الفريق المختلفون تعليقاتهم من خلال طرق مختلفة. ثم يُترك قائد المشروع لتسوية جميع المعلومات وترجمتها إلى تعديلات فعلية.

المشكلة رقم 2: لا يوجد سير عمل محدد

هناك مشكلة أخرى تؤدي إلى استمرار مراجعات البريد الإلكتروني وهي عدم وجود سير عمل ثابت. ببساطة ، إذا لم تكن هناك توقعات ، فلن يتمكن أحد من تلبيتها. من المفيد تحديد تفاصيل مثل:

• ما مدى السرعة المتوقعة من الناس لمشاركة التعليقات؟
• ما نوع الملاحظات التي تبحث عنها؟
• من له القول الفصل في القرارات الفردية؟
• كيف تتعامل مع الآراء المتضاربة؟

بدون إجراء تشغيل قياسي ، فأنت تعيد اختراع عملية الموافقة على البريد الإلكتروني في كل مرة.

المشكلة رقم 3: آراء كثيرة جدًا

أخيرًا ، تصبح مراجعات البريد الإلكتروني ساحقة إذا كان هناك عدد كبير جدًا من الطهاة في المطبخ. حتى قناة التعليقات الفردية ستشعر بالإرهاق إذا كان هناك الكثير من الأشخاص الذين يتدخلون. قد يكون من المغري التفكير في أن المزيد من التعليقات يساوي كمال البريد الإلكتروني ، ولكن هناك حدًا لمدى فائدة المزيد من التعليقات.

إن وجود الكثير من أعضاء الفريق المشاركين في مراجعة البريد الإلكتروني ليس سيئًا فقط للمسوقين عبر البريد الإلكتروني أيضًا. يجب على كل قسم أو مدير إضافي تحضره أن يأخذ وقتًا بعيدًا عن يومه لإضافة التعليقات. في حين أن بعض هذه التعليقات مهمة ، قد يخدم البعض الآخر الشركة بشكل أفضل من خلال الاحتفاظ بمواهبهم في مكان آخر.

كيفية إنشاء سير عمل مراجعة البريد الإلكتروني لأحلامك

تعد مراجعات البريد الإلكتروني بمثابة عنق الزجاجة للعديد من فرق البريد الإلكتروني ، مما يعني ببساطة أنها منطقة رئيسية للتحسين. هناك نوعان من الرافعات التي يمكنك استخدامها لإصلاح سير عمل الموافقة على البريد الإلكتروني الخاص بك : من وكيف.

حدد عدد مراجعي البريد الإلكتروني باثنين أو ثلاثة من أعضاء الفريق

يبدأ تحسين عملية مراجعة البريد الإلكتروني بإلقاء نظرة فاحصة على المشاركين في سير عملك.

النقطة الرائعة للتعاون هي مشاركة 2-3 أشخاص في مراجعات البريد الإلكتروني. بهذه الطريقة ، يمكنك الحصول على بعض الآراء دون الحاجة إلى تلبية ما يفضله الجميع. يمكن أن يكون هؤلاء الأشخاص القليلون ضمن فريق البريد الإلكتروني الخاص بك أو يمتدون إلى أقسام مثل الشؤون القانونية. إذا لم تكن متأكدًا من الشخص الذي تريد حذفه من مراجعة البريد الإلكتروني اليومية ، فابدأ من الأعلى. هذا هو ، الفريق التنفيذي.

يحصل 27٪ من جهات التسويق على تعليقات من المدير التنفيذي أو فريق العمليات - ومن المرجح أن تصنف تلك الفرق عمليات الموافقة على أنها مرهقة للغاية. إذا كانت هذه عملية مراجعة قيّمة بالنسبة لك ، فاحتفظ بها بكل الوسائل. على الرغم من ذلك ، بالنسبة لمعظم المؤسسات ، سيكون من الأفضل للقيادة التنفيذية تقديم الاستشارات بشأن الإستراتيجية عالية المستوى ، بدلاً من رسائل البريد الإلكتروني الفردية.

الاتفاق على الجداول الزمنية والهيكل لعملية المراجعة

بعد أن تقرر من يجب أن يكون لديك في عملية المراجعة ، فكر في كيفية تنظيمها. ما هي الأطر الزمنية الواقعية لجمع الملاحظات وتنفيذها؟ هل يُطلب من الجميع مراجعة بريد إلكتروني مرة واحدة ، أم أنه يمر عبر مستويات "تصفية" مختلفة من المراجعة؟ يقطع الاتصال شوطًا طويلاً في التأكد من أن الجميع متعاونون مع نفس التوقعات.

اختر أداة واحدة لمركزية جميع الملاحظات

بعد فرز فريق مراجعة البريد الإلكتروني والجدول الزمني ، حان الوقت لترتيب أدواتك. يتمثل الجزء الأكثر أهمية في "كيفية" عملية مراجعة البريد الإلكتروني في أن يستخدم الجميع طريقة واحدة لمشاركة التعليقات. حتى سلسلة رسائل بريد إلكتروني واحدة طويلة جدًا أفضل من رسالة بريد إلكتروني ، و Slack ، وتعليق Google Drive ، و Post-It من رئيسك في العمل.

قلل مرات مراجعة البريد الإلكتروني إلى النصف باستخدام Litmus Proof

إذا كنت تريد أن تجعل حياتك أسهل ، ففكر في استخدام Litmus Proof . تعمل ميزة التعاون هذه على دمج ملاحظات الجميع جنبًا إلى جنب مع رمز البريد الإلكتروني والاختبارات. يمكنك دعوة فريقك الأساسي للمراجعة ، ويمكنهم ترك تعليقات على أماكن محددة في البريد الإلكتروني.

ستتخلص من الاضطرار إلى مطاردة التعليقات ، وسيتمكن فريقك من رؤية ملاحظات الجميع ، وتجنب التكرارات. بالإضافة إلى مشاركة البراهين داخل حساب Litmus الخاص بك ، يمكنك أيضًا مشاركة الروابط إلى إثباتات البريد الإلكتروني عبر رابط عام لإرفاقها بأدوات إدارة المشروع.

فضولي؟ تعرف على المزيد حول Litmus Proof .