كيفية عمل تقويم مشروع لإدارة المشروع

ما هو تقويم المشروع؟

تقويم إدارة المشروع هو واحد من العديد من التنسيقات لعرض جدول المشروع. في هذه الحالة ، التنسيق هو أحد الأشكال المألوفة لدينا جميعًا - بغض النظر عن خبرتنا في إدارة المشروع ، فقد رأينا جميعًا تقويمًا. لهذا السبب ، تعد تقاويم المشروع طريقة ممتازة لمشاركة المعلومات حول الجدول الزمني للمشروع مع كل فرد في الفريق.

مع وضع ذلك في الاعتبار ، تعد تقويمات تخطيط المشروع أكثر تعقيدًا قليلاً من التقويم الذي تستخدمه في حياتك اليومية. على الرغم من أن تنسيقها مألوف ، إلا أنها تتضمن مجموعة واسعة من المعلومات.

لماذا تعتبر تقويمات إدارة المشروع مهمة؟

هناك سبب يجعلنا لا نزال نعتمد على التقويم التقليدي. إنها أدوات ممتازة لتصور مرور الوقت وإنشاء جدول زمني. يعتمد مديرو المشاريع على طرق عرض التقويم لتوضيح الجداول بأسلوب سهل الفهم ، غالبًا بالاقتران مع مخطط جانت ، لعرض المعلومات بأكبر قدر ممكن من الدقة. ومع ذلك ، يعد تقويم تخطيط المشروع خطوة أولى ممتازة يجب اتخاذها قبل تحديد جدول زمني.

تضع تقويمات المشروع جميع المعلومات التي تحتاجها الفرق حول الجدول الزمني لخطة المشروع بتنسيق سهل الفهم. يتطلب الأمر عينًا مدربة لتمييز كل شيء يعرضه مخطط جانت ، وبالنسبة للكثيرين ، تكون مثل هذه التنسيقات مربكة بعض الشيء. من ناحية أخرى ، فإن تقويم المشروع بسيط للغاية. يختلف كل فرد في الفريق ، كما أن وجود تقويم للمشروع في متناول اليد يساعد في استيعاب تفضيلاتهم المختلفة.

ماذا يوجد في تقويم المشروع؟

يجب أن تعرض تقويمات المشروع أكثر من تواريخ الاستحقاق المهمة. هذه ليست سوى جزء واحد من اللغز. إذا أظهر تقويم المشروع هذا العنصر فقط من جدول المشروع ، فسيتم إجبار أعضاء الفريق على الرجوع إلى مستندات أخرى ، مما قد يؤدي إلى حدوث ارتباك وأخطاء.

بدلاً من ذلك ، قم بإنشاء تقويم مشروع يضع جميع معلومات جدولة المشروع في مكان واحد. تتضمن هذه المعلومات المهام والموارد والخطوط الأساسية وتواريخ الاستحقاق والمزيد.

كيفية إنشاء تقويم المشروع في ProjectManager

قواعد إنشاء تقويم المشروع ليست ثابتة. تعتمد الطريقة التي تتعامل بها مع التقويم على المشروع والفريق والتفضيل الشخصي. مع وضع ذلك في الاعتبار ، هناك بعض الخطوات التي ستحتاج إلى اتباعها لأي تقويم لإدارة المشروع.

1. إنشاء المهام: يعد إنشاء المهام جزءًا مهمًا من عمل أي جدول زمني للمشروع ، وإذا كنت تقوم بإنشاء تقويم مشروع ، فمن المحتمل أن يكون لديك بالفعل قائمة مهام. حان الوقت الآن لنقل هذه المهام من القائمة إلى تقويم إدارة المشروع. عند القيام بذلك ، من المهم "توضيح" المهام وتقديم أكبر قدر ممكن من التفاصيل. وهذا يشمل جميع المعينين ، والروابط ، والصور ، والرسائل ، وما إلى ذلك. أفضل تقويمات المشروع تحتفظ بكل هذه المعلومات في مكان واحد.
2. تعيين الأولويات: يعد الاستعداد لتبديل المهام عنصرًا مهمًا جدًا في إنشاء تقويم المشروع. حتى مع أفضل تخطيط للمشروع ، لا تسير الأمور دائمًا كما نعتقد. هذا ليس بالضرورة أمرًا سيئًا ، إنه يعني فقط أننا يجب أن نكون مستعدين لنتائج مختلفة. إحدى الطرق للقيام بذلك هي تحديد الأولويات لكل مهمة. عند تحديد أولوية عالية أو متوسطة أو منخفضة ، يمكنك نقل المهام دون المساومة على الإنجازات المهمة.
3. مراجعة باستخدام عوامل تصفية مختلفة: قبل تثبيت تقويم تخطيط المشروع ، ستحتاج إلى مراجعته من زوايا مختلفة. يتم ذلك باستخدام عوامل التصفية لرؤية جوانب معينة فقط من التقويم. على سبيل المثال ، حاول تصفية التقويم الخاص بك حسب عضو الفريق لمراجعة أعباء العمل. بعد ذلك ، قم بالتصفية حسب أولوية المهمة لمعرفة العناصر ذات الأولوية العالية الأقرب معًا. تُعلم كل هذه المعلومات القرارات المتعلقة بإجراء تعديلات على التقويم للحصول على نتائج أفضل.

كيفية تتبع المشاريع باستخدام تقويم المشروع

تتمثل إحدى طرق تعقب المشاريع باستخدام تقويم المشروع في مقارنة تواريخ استحقاق المهام بالتقدم وتقدير ما إذا كانت المهام تسير على المسار الصحيح أم لا ليتم إكمالها في الوقت المحدد. هناك طريقة أخرى للقيام بذلك وهي استخدام التقويم لعرض الموارد ، بالإضافة إلى التواريخ المهمة.

استخدام تقويم موارد مثل هذا يجعل من السهل مقارنة الخطة بالواقع. ما عليك سوى مقارنة المكان الذي تم التخطيط للموارد فيه بالوضع الحالي لهذه الموارد.

أفضل الممارسات لعمل تقويم لإدارة المشروع

تنبيهات مشروع ج فريدة لكل فريق. في الواقع ، جزء من جمال تقويم تخطيط المشروع هو إمكانية التخصيص. ومع ذلك ، هناك بعض القواعد المهمة التي يجب اتباعها لتجنب الوقوع في أخطاء تقويم المشروع:

رمز اللون

نظرًا لاستخدام تقاويم المشروع لفترة طويلة ، فقد اختار الأشخاص بعض الحيل لتحقيق أقصى استفادة منها. واحد من هؤلاء هو الترميز اللوني. لا يقتصر الترميز اللوني على الجماليات فقط. يتعلق الأمر بجعل تقويمات المشروع سهلة الفهم بنظرة سريعة.

عندما تكون على دراية بالألوان التي تمثل الألوان الموجودة في تقويم إدارة المشروع ، فلا داعي لقراءة التفاصيل في كل مرة تحتاج فيها إلى معلومات. هذا يحسن الكفاءة بشكل كبير. وبالنسبة للمتعلمين والموظفين المرئيين ، فإن الترميز اللوني يعني أن التقويمات أكثر منطقية.

ضع في اعتبارك أعباء العمل

توفر تقاويم المشروع طريقة ممتازة للتحقق من أحمال العمل الفردية وإجراء التعديلات ، من خلال منحك خيارًا لتصفية التقويم حسب الشخص المسؤول عن المهمة قبل تعيين أي عمل جديد. يتيح لك ذلك معرفة مدى انشغال جدول شخص ما أو فتحه. بالطبع ، يمكنك أيضًا التحقق من عبء العمل بطرق أخرى ، ولكن وجوده في تقويم المشروع يبسط العملية. حتى أن بعض مديري المشاريع يختارون تلوين تقاويمهم حسب أعضاء الفريق.

بغض النظر عن الطريقة التي تختارها لتمثيل أعباء العمل ، فأنت لا تريد أن يشغل أي عضو في الفريق "مساحة كبيرة جدًا" في التقويم. يشير هذا إلى أن شخصًا ما يغرق في المهام على الأرجح ، ويمكن أن يؤثر ذلك على جودة العمل أو حتى الجدول الزمني للمشروع . لحسن الحظ ، تعد التقويمات طريقة ممتازة للتحقق من هذه التفاصيل في ثوانٍ.

إنشاء حالات الطوارئ

من المفيد جدًا تحديد أولويات المهام. بصرف النظر عن حمايتك من تجاوز مواعيد الاستحقاق الحرجة ، فإن هذه الأولويات تنشئ أيضًا خارطة طريق لخطط الطوارئ. على الأرجح ، لن تسير الأمور تمامًا كما تم وضع علامة عليها في المخطط الزمني لخطة المشروع . هذا هو السبب في أن أفضل مديري المشاريع لديهم خطط جاهزة لتكييف تقويم المشروع بأكمله مع كل نكسة محتملة.

لا يكفي أن تكون مستعدًا لسيناريو واحد فقط. بدلاً من ذلك ، يجب على مديري المشاريع "التلاعب" بالتقويمات من أجل رسم مسارات مختلفة لنفس الوجهة (هذه الوجهة هي المشروع المكتمل). الخبر السار هو أن تقويمات إدارة المشاريع عبر الإنترنت تجعل عملية التجريب هذه سهلة وتسمح للمستخدمين بتجربة أكبر عدد ممكن من خطط الطوارئ التي يمكنهم التفكير بها دون فقدان أي من أعمالهم الأصلية.

ProjectManager لديه أفضل تقويمات المشروع

يتيح عرض التقويم في ProjectManager للمستخدمين الوصول إلى أفضل تقويم للمشروع عبر الإنترنت في اللعبة ، والقدرة على جعله فريدًا بالنسبة لك بنسبة 100٪. البدء بسيط. ما عليك سوى إنشاء المهام بالطريقة التي تريدها ، سواء كان ذلك عبر مخططات جانت أو بطاقات كانبان أو قوائم المهام أو ضمن عرض التقويم نفسه.

هل تحتاج إلى طرح سؤال على أحد أعضاء الفريق حول مهمة معينة؟ ليست هناك حاجة للانتقال إلى بريدك الإلكتروني. ما عليك سوى فتح المهمة ووضع علامة على الفرد في تعليق.

مخططات غانت

بالإضافة إلى طريقة عرض تقويم المشروع ، يقدم ProjectManager مخططات Gantt ولوحات Kanban وقوائم المهام لمنحك أفضل أدوات إدارة المشاريع لتخطيط مشاريعك وتنفيذها. يسمح لك مخطط جانت بالحفاظ على جدول مشروعك تحت السيطرة ، وتعيين المهام لأعضاء فريقك ، وتحديد المعالم والتعاون مع فريقك في الوقت الفعلي.

يتيح لك عرض التقويم في ProjectManager تخطيط عملك على تقويم تقليدي ، مما يمنح فريقك بأكمله نقطة وصول للاطلاع على جدول العمل. ابدأ ProjectManager مجانًا لمدة 30 يومًا ، واطلع على كيف سيساعد الوصول إلى أدوات إدارة العمل لدينا في تحقيق النجاح لمشروعك التالي.