كيفية إدارة بيئة المشروع من البداية إلى الإغلاق

إدارة المشروع صعبة. لديك موعد نهائي للوفاء به وميزانيات يجب عليك الالتزام بها. وضمن هذا الممر الضيق ، عليك تقديم منتج أو خدمة عالية الجودة.

وهذا مجرد مشروع! ماذا عن كل تلك الأشياء التي يمكن أن تؤثر على المشروع؟ هناك قوى خارجة عن إرادتك يمكنها أن تشتت عملك. هناك أيضًا مشكلات يمكن أن تنشأ من فريقك أو أصحاب المصلحة.

كل هذه الأشياء تشكل بيئة المشروع. مثلما تعيش في بيئة تؤثر على حياتك ، كذلك يفعل مشروعك. يجب أن تكون على دراية ببيئة المشروع والاستعداد لتأثيرها على مشروعك طوال دورة حياة إدارة المشروع.

ما هي بيئة المشروع؟

بيئة المشروع هي جميع القوى الداخلية والخارجية التي تمارس على إدارة مشروعك. هذه أشياء من داخل المشروع وخارجه يمكن أن تؤثر على جدولك الزمني وميزانيتك ومعنويات فريقك وغير ذلك الكثير.

يجب أن يفهم مدير المشروع بيئة المشروع ويخطط بشكل استباقي لإدارة العوامل التي قد تؤثر على المشروع. إنه نوع من مثل إدارة المخاطر بهذه الطريقة.

فكر في بيئة المشروع على أنها السياق الذي يوجد فيه المشروع. هناك تعبير قديم يقول ، "السياق هو كل شيء". أي مدير مشروع يعتقد أنه لا يحتاج إلى مزيد من البيانات هو مدير مشروع سيحصل على درس صعب.

لماذا تعتبر بيئة المشروع مهمة؟

عند إدارة مشروع ، من الطبيعي أن تحدد أهدافه ونطاقه وميزانيته وجدوله الزمني - لكنك غالبًا ما تهمل بيئة إدارة المشروع. افعل هذا على مسؤوليتك الخاصة. هناك عوامل تلعب دورًا يجب عليك تحديدها وإدارتها للتأكد من تسليم المشروع بنجاح.

على سبيل المثال ، أين يتم تنفيذ المشروع ، وهل هناك مخاطر محتملة لهذه المساحة؟ قد يكون هناك زلزال أو إعصار أو حتى شيء بسيط مثل البنية التحتية الضعيفة مما يجعل من الصعب إيصال مواردك إلى موقع العمل.

عامل آخر هو البيئة الاجتماعية. ما رأي المجتمع المحلي في المشروع؟ هل سيكونون منزعجين ومن المحتمل أن يقفوا في طريق تقدمك؟ قد يكون أيضًا أقل دراماتيكية ، مثل التركيبة السكانية للمنطقة التي قد تؤثر على خطة إدارة المشروع بطريقة ما.

تعتبر بيئة المشروع ذات أهمية قصوى. جمع هذه المعلومات هو المكان الذي يمكن أن يساعد فيه برنامج إدارة المشاريع. ProjectManager هي أداة قائمة على السحابة تسمح لك بتحميل عدد غير محدود من المستندات والصور إلى الأداة. قم بتنظيمها في عرض قائمتنا وستكون دائمًا في متناول يدك ، سواء كنت في الموقع أو في المكتب أو حتى في المنزل. جرب ProjectManager اليوم مجانًا!

العناصر الرئيسية لبيئة المشروع

اثنان من العناصر الرئيسية لبيئة المشروع هما العوامل الداخلية والخارجية:

الهيكل التنظيمي والثقافة التنظيمية

يؤثر الهيكل التنظيمي على كيفية إدارة المشروع. هذه هي الأنظمة المختلفة التي تحدد كيفية إجراء العمليات لتحقيق أهداف المنظمة ، وبالتالي ، أعمال المشروع. بالإضافة إلى ذلك ، تشكل الثقافة التنظيمية أيضًا كيفية تنفيذ المشروع.

بيئة فيزيائية

العامل الرئيسي الآخر هو البيئة المادية. وهذا يشمل البيئة المحلية للجغرافيا الطبيعية - الطقس وقيود الوصول إلى الموقع والمرافق وتوافر الخدمة المحلية وتوافر الموارد البشرية والمادية. هذه عوامل خارجية ، لأنها خارجة عن سيطرة مؤسستك.

بيئة سياسية

يمكن أن تؤثر البيئة السياسية التي يجري فيها المشروع على كيفية تفاعل فريق المشروع مع أصحاب المصلحة. يمكن أن تكون هناك أنشطة غير قانونية في اللعب ، مثل الفساد ، والاختلافات في السياسات المحلية والوطنية ، والتغييرات في السلطة السياسية أو النفوذ وأكثر من ذلك.

هناك أيضًا قضايا ثقافية ودينية يجب مراعاتها. قد يتسبب ذلك في تغيير خطة مشروعك بسبب أماكن إقامة الموظفين في مرافق العمل والإجازات وساعات العمل المقبولة والاعتبارات الأمنية.

عوامل البيئة الداخلية الأخرى للمشروع

تشمل العوامل الداخلية الأخرى أدوات ومهارات وخبرات فريقك. ما هو مدى توفرها؟ هل يحتاجون إلى تدريب؟ هل لديك الأدوات التي تحتاجها؟ هذا يمكن أن يؤثر على سرعة وكفاءة المشروع ، فضلا عن النطاق والمعايير.

تشمل القوى الخارجية أيضًا ظروف السوق ، والتي تتغير دائمًا. اعتمادًا على البيئة الاقتصادية ، قد لا تكون لديك القدرة على تمويل المشروع. يمكن أن يكون هناك نقص في الموارد البشرية والمادية.

لا تنس أصحاب المصلحة في المشروع. قد يكون فهمها أحد أهم جوانب إدارة بيئة المشروع. تعرف على خبرتهم ، والثقافة التي ينتمون إليها ، والهيكل الذي يعملون فيه ، وشهيتهم للمخاطرة ، والأولويات ، وما إلى ذلك.

بيئة المشروع ودورة حياة إدارة المشروع

من أفضل الطرق لإدارة بيئة المشروع اتباع مراحل المشروع. يتكون المشروع من خمس مراحل: البدء والتخطيط والتنفيذ والمراقبة والتحكم والإغلاق. خلال كل مرحلة من مراحل إدارة المشروع هذه ، يجب أن تأخذ في الاعتبار بيئة المشروع.

• بدء المشروع: هذه المرحلة هي المكان الذي تحدد فيه ما إذا كان المشروع قابلاً للتطبيق. تشمل الاعتبارات الخاصة ببيئة مشروعك تحديد احتياجات عملائك ، وإجراء دراسة جدوى ومواءمة تخطيط المشروع مع الأهداف التنظيمية.
• تخطيط المشروع: يتضمن تخطيط المشروع إنشاء ميزانية وجدول زمني وتحليل المخاطر (وهو عنصر رئيسي في أي بيئة مشروع). هذا هو ما تقرر ما سيتم تنفيذه من قبل فريق المشروع الداخلي ، وما سيتم التعاقد معه.
• تنفيذ المشروع: عند تنفيذ المشروع ، تتضمن بيئة المشروع الموارد والمعدات اللازمة للقيام بالمهام. سيراقب الفريق أي مخاطر ، ويحدد المشكلات عند ظهورها. أي اختبار والتحقق من الأداء سيحدث أيضًا.
• المراقبة والتحكم: يتم تنفيذ هذين النشاطين في نفس وقت تنفيذ المشروع. في هذه المرحلة ، تتوسع بيئة المشروع لتشمل العمليات والأدوات التي تتبع التقدم والأداء. سيتم الإبلاغ عن أي تباين عن خطة إدارة المشروع وسيتم إجراء تعديلات لإبقاء المشروع على المسار الصحيح.
• إغلاق المشروع: يحدث الإغلاق بمجرد اكتمال التسليم النهائي. الآن يجب أن يتم تقييد الأطراف السائبة. تتضمن بيئة المشروع في هذه المرحلة إدارة عملية المراجعة والقبول وتسوية جميع الحسابات المفتوحة وإغلاق العقود. يتبع ذلك مراجعة للمشروع ، وتوثيق جميع الدروس المستفادة وإغلاق جميع سجلات المشروع.

مثال على بيئة المشروع

لنأخذ لحظة للتفكير في بيئة المشروع لتمديد الطريق السريع.

1. أولاً ، يتم تنفيذ المشروع في الخارج. أنت بحاجة إلى التفكير في البيئة المادية وتحديد الموسم الأفضل لتنفيذ المشروع - ويفضل أن يكون ذلك عندما لا تكون الأرض مبللة بالمطر أو متجمدة صلبة في الشتاء.
2. ثم هناك البيئة السياسية التي يجب مراعاتها. هل الولاية أو المقاطعة متعاونة مع المشروع ، وهل لديهم الأموال الكافية لتنفيذه؟ هل هناك أي سياسات أو لوائح قد تؤثر على المشروع؟ هل هناك نية سياسية لاستكماله؟
3. ما هو الأثر البيئي للمشروع وهل يحظى بدعم المجتمع؟ إذا لم يكن لديك السكان المحليون وراء المشروع ، فقد يكون هناك مأزق. قد تكون هناك أيضًا مخاوف أمنية للموقع - أو ربما تم اقتراح الطريق السريع للمرور عبر أرض محمية في بعض السعة.
4. يمكن أن تتضمن بيئة المشروع الداخلية تعقيد التصميم والموارد البشرية المتاحة لتنفيذ تلك الخطة. يمكن أن يؤثر ذلك على سرعة وكفاءة عملك. البيئة الخارجية التي يجب مراعاتها هي ما إذا كانت ظروف السوق تدعم المشروع. هذا يمكن أن يغير نطاق المشروع.

تلامس بيئة المشروع كل جانب من جوانب المشروع. غالبًا ما تكون أكثر القضايا وضوحًا وأهمية هي الأصعب في الرؤية. لهذا السبب لا ينبغي أبدًا اعتبار إدارة بيئة المشروع أمرًا مفروغًا منه.

كيف يساعدك ProjectManager في إدارة بيئة المشروع

يمكن لـ ProjectManager مراقبة بيئة المشروع وإدارتها من خلال جميع المراحل الخمس لمشروعك. يمكنه جمع مستندات المشروع والعمل كمحور مركزي لجميع سجلات المشروع ، وربط الفرق على منصته التعاونية لمساعدتهم على التخطيط والتتبع والإبلاغ عن بيئة المشروع من أجل الاستمرار في الدورة التدريبية.

التخطيط من البداية إلى النهاية على مخططات جانت

يجب أن تأخذ خطط المشروع في الاعتبار بيئة المشروع. تعد مخططات جانت الخاصة بـ ProjectManager قوية بما يكفي لتنظيم جميع الأنشطة في مشروعك ، وربط التبعيات التي يمكن أن تؤخر تقدمك وحتى تعيين خط أساس بمجرد إنشاء الجدول الزمني للمشروع. باستخدام خط الأساس ، يمكنك رؤية تباين المشروع بسرعة وفي الوقت الفعلي حيث يتم تحديث برنامجنا على الفور عند تقديم حالة المشروع.

احصل على الحالة في الوقت الفعلي باستخدام لوحات التحكم المباشرة

يتيح لك الحصول على عرض عالي المستوى للمشروع رؤية بيئة المشروع الكاملة والتقاط المشكلات بسرعة حتى يمكن حلها بسرعة قبل التأثير سلبًا على المشروع. لا يلزم تكوين لوحة التحكم المباشرة في ProjectManager كما هو الحال في الأدوات خفيفة الوزن ولكنها جاهزة للعمل عندما تكون كذلك. يجمع البيانات في الوقت الفعلي ويحسب تلقائيًا مقاييس المشروع التي يتم عرضها بعد ذلك في رسوم بيانية ومخططات سهلة القراءة.

تقارير بنقرة واحدة توفر البيانات بسرعة

إذا كنت بحاجة إلى إلقاء نظرة فاحصة على البيانات ، فاستخدم تقارير ProjectManager بنقرة واحدة. قم بإنشاء تقارير حول تباين المشروع والمهام والتكاليف وغير ذلك الكثير. يمكن تصفية جميع تقاريرنا للسماح لك بالتركيز على المعلومات التي تريد رؤيتها فقط. يمكنك تصفية التقارير لإظهار ما يريد أصحاب المصلحة تحديثه أيضًا ، ثم مشاركته معهم بسهولة.

من التخطيط إلى الإغلاق ، يحتوي برنامجنا على جميع الميزات التي تحتاجها لإدارة بيئة مشروعك وتخفيف أي مخاطر مرتبطة به. احصل على الإشعارات وأدوات إدارة الموارد ولوحات كانبان التي تصور سير عمل فريقك حتى تتمكن من مواجهة الاختناقات وإعادة تخصيص الموارد بسرعة للحفاظ على عمل الفرق بكامل طاقتها. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك الحصول على طرق عرض متعددة للمشروع حتى يتمكن كل فرد في الفريق من العمل بالطريقة التي يريدها والبقاء على اطلاع.

ProjectManager هو برنامج حائز على جوائز ينظم عملك ويحافظ على إنتاجيتك. تساعدك بياناته في الوقت الفعلي على مراقبة بيئة المشروع واتخاذ قرارات أفضل لإبقاء مشروعك على المسار الصحيح. جرب ProjectManager مجانًا اليوم.