كيفية إدارة توقعات أصحاب المصلحة

أصحاب المصلحة هم أشخاص لديهم مصلحة راسخة في المشروع. سيرغبون في معرفة كيفية تقدم المشروع وما إذا كان من المقرر تسليمه في الوقت المحدد وفي حدود ميزانيته. يحتاج مديرو المشاريع إلى إدارة توقعات أصحاب المصلحة.

ما هي توقعات أصحاب المصلحة؟

توقعات أصحاب المصلحة هي المعايير التي سيعتبر أصحاب المصلحة من خلالها المشروع ناجحًا. عادة ما تكون هذه مجموعة من الأشياء ، من تسليم المنتج النهائي أو الخدمة التي تلبي توقعات الجودة التي حددها أصحاب المصلحة إلى إنهاء المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.

سيحتاج أصحاب المصلحة إلى تحديثات منتظمة ويمكن لمديري المشاريع استخدام عروض أصحاب المصلحة هذه لإدارة توقعاتهم. ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع حائز على جوائز وله ميزات إعداد التقارير القابلة للتخصيص والتي يمكن مشاركتها بسهولة في مجموعة متنوعة من التنسيقات لإبقاء أصحاب المصلحة محدثين. من السهل إنشاء تقارير الحالة والحافظة ، بالإضافة إلى تقارير عن التباين التي يمكن تصفيتها لإظهار البيانات التي قد تهم أصحاب المصلحة فقط. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.

لماذا من المهم إدارة توقعات أصحاب المصلحة؟

آخر شيء يريده مدير المشروع هو جعل أصحاب المصلحة يقطعون عملياتهم اليومية لإدارة المشروع بأسئلة حول التقدم والإنفاق. هذه أسئلة مشروعة ، ولكن إذا لم يمتلك مدير المشروع تلك المحادثة ، فسوف يسحبهم بعيدًا عن أعمال المشروع الأساسية وقد يعرض خطة المشروع للخطر.

بالطبع ، ليس كل أصحاب المصلحة عملاء. أي شخص لديه مصلحة في المشروع هو صاحب مصلحة. أعضاء الفريق هم أصحاب المصلحة. ستؤدي إدارة توقعاتهم إلى بناء الثقة وتطوير علاقات أكبر مع الفريق. هذا يعزز الروح المعنوية والإنتاجية. تعتبر إدارة توقعات أصحاب المصلحة مهمة جدًا لأنها تؤدي إلى مشروع يسير بسلاسة.

كيفية إدارة توقعات أصحاب المصلحة في 6 خطوات

قد يكون من الصعب إدارة توقعات أصحاب المصلحة ، لكنها جزء مهم من إدارة المشروع. فيما يلي بعض الخطوات التي يمكنك اتخاذها للتعامل مع هذه العملية.

1. تحديد أصحاب المصلحة الخاص بك

قبل أن تتمكن من إدارة توقعات أصحاب المصلحة ، عليك أن تعرف من هم. حدد جميع أصحاب المصلحة في المشروع واهتماماتهم في المشروع حتى تتمكن من فهم كيفية ارتباطهم بالمشروع.

2. حدد أصحاب المصلحة الخاصين بك

بمجرد تحديد أصحاب المصلحة ، استخدم خريطة لتصور علاقتهم بالمشروع. تحتوي خريطة أصحاب المصلحة على أربعة أرباع ، ابق راضيًا ، وقم بإدارة عن كثب ، وراقب ، وابق على اطلاع. ستضع كل صاحب مصلحة في الربع المناسب لفهم كيفية التعامل معهم بشكل أفضل.

3. اجمع توقعات أصحاب المصلحة

فهم التوقعات من خلال إجراء مقابلات معهم والحصول على وجهة نظرهم ، مثل المعايير التي قد يأخذونها في الاعتبار لمشروع ناجح. ستساعدك هذه المعلومات في إدارة توقعاتهم خلال دورة حياة المشروع.

4. إنشاء وثيقة نطاق المشروع واعتمادها من قبل أصحاب المصلحة

وثيقة النطاق تشرح حدود المشروع. سيحدد مسؤوليات الفريق ويضع إجراءات لكيفية التحقق من العمل المنجز والموافقة عليه. اسمح لأصحاب المصلحة بمراجعة هذا المستند والموافقة عليه قبل تنفيذه حتى يفهموا كيف سيمضي المشروع قدمًا.

5. إنشاء خطة إدارة أصحاب المصلحة

يتم استخدام خطة إدارة أصحاب المصلحة لتحديد وتوثيق النهج والعمل لزيادة دعم أصحاب المصلحة وتقليل أي تأثير سلبي قد يكون لديهم على المشروع. يتضمن ذلك تحديد أصحاب المصلحة وتحديد مستوى القوة والتأثير الذي لديهم على المشروع.

6. التواصل مع أصحاب المصلحة طوال فترة تنفيذ المشروع

بمجرد أن يكون لديك خطة تحتاج إلى إبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع. اكتشف كيف يرغب كل صاحب مصلحة في التحديث وتكرار هذه التحديثات. ستتمكن بعد ذلك من تقديم العروض التقديمية لكل أصحاب المصلحة حسب الحاجة لتحديثها باستمرار ، سواء شخصيًا أو عبر البريد الإلكتروني أو ما إلى ذلك.

فيديو: نصائح لإدارة توقعات أصحاب المصلحة

يجب على مديري المشاريع ، في بعض الأحيان ، تلبية التوقعات المتباينة لأصحاب المصلحة المتعددين. في هذا الفيديو مع Jennifer Bridges ، PMP ، تعرف على كيفية إدارة توقعات أصحاب المصلحة والتأكد من توافقها مع مشروعك.

فيما يلي بعض النصائح التي يجب على أي مدير مشروع اتباعها عند إدارة توقعات أصحاب المصلحة.

• توثيق أصحاب المصلحة: ليس كل شخص من أصحاب المصلحة.في كثير من الأحيان عند بدء المشروع ، هناك أشخاص مختلفون داخل المنظمة ، وأعضاء العملاء ، وأعضاء الفريق ، وشركاء البائعين الذين يحاولون إعطاء التأثير والتغذية الراجعة وطلب التغييرات على خطة المشروع ، وعلينا أن نتذكر أنهم ليسوا بالضرورة المالكون. عادةً ما يكون لدى جميع المنظمات المتأثرة بالمشروع أصحاب مصلحة ممثلون في المشروع وأعضاء في مجلس التحكم في التغيير. لكن لديهم ممثل يذهبون إليه ويقومون بالإجابة عليه من أجل المنظمة ، لذلك ليس كل شخص من أصحاب المصلحة.
• فرض العملية: من المهم كمدير مشروع أن تحافظ على مواءمة العمليات ، لذلك عندما يكون هناك أشخاص آخرون في المؤسسة ، ربما إما مدير مشروع أو أعضاء فريقك وإعلامهم بوجود عملية ، وعملية إدارة التغيير.لذلك إذا كانت التعليقات بحاجة إلى أن تأتي من خلال المشروع أو كانت هناك حاجة لاتخاذ قرارات ، فيجب أن تمر عبر عملية إدارة التغيير الرسمية. مرة أخرى ، مع العلم أنه على الرغم من قيامك بفرض عملية ما ، في بعض الأحيان ، يتعين عليك تعديل العملية ، لذا حافظ على ذلك محدثًا وإبقاء الجميع داخل المشروع وخارجه على المسار الصحيح.
• تقديم تقارير حالة متكررة ومنتظمة: عادةً ما يكون لدى أصحاب المصلحة مشاريع متعددة جارية ، لذا فهم يحضرون مليون اجتماع ، ولديهم مليون مهمة يتحملون مسؤوليتها ، وهم يبحثون في الكثير من تقارير المشاريع التي تحاول اتخاذ القرارات.لذا فهم يعتمدون عليك كمدير المشروع للحفاظ على توثيق الأمور وإدارتها وتسليمها. لهذا السبب من المهم تقديم تقارير الحالة بشكل متكرر ومنتظم ومحدثة بالتنسيق المناسب لأصحاب المصلحة لديك. تذكر أن المديرين التنفيذيين يتطلبون مستوى مختلفًا من الحالة عن أعضاء الفريق. قد يحتاج أعضاء الفريق إلى مزيد من التفاصيل حول مهمتهم ، وقد يحتاج المديرون التنفيذيون إلى مزيد من التفاصيل حول الحالة العامة للمشروع وصحة المشروع.
• اطرح أسئلة: ثم تواصل بانتظام واطرح أسئلة على أصحاب المصلحة.اتصل بهم مرة أخرى ، وابق على اتصال دائم واتصل بهم وقل ، "كيف تسير الأمور ، ما رأيك في المشروع؟" "هل يلبي توقعاتك؟" لذلك من خلال طرح الأسئلة ، يمكنك معرفة المخاوف التي لديهم بدلاً من الدخول في اجتماع تنفيذي وتكون آخر من يعلم أنك ستصيب بشيء قد فاته فريقك أو فاتك كمدير للمشروع.
• تبديد الخرافات: نظرًا لأن أصحاب المصلحة لديهم العديد من المشاريع ، والعديد من الأشياء الجارية ، فمن الصعب عليهم تتبعها ، فهناك أشخاص مختلفون داخل المشروع ، خارج المشروع يقدمون المعلومات وهذا هو المكان الذي تظهر فيه الأساطير.حيث يقوم الناس بافتراضات وأخطاء حول الأشياء ، لذلك من المهم تبديد هذه الأساطير باستمرار على طول الطريق وإبقاء الناس يقولون الحقيقة حول ما يحدث بالفعل في المشروع.

لذلك نشعر أن هذا هو أوقية الوقاية التي ستوفر لك رطلًا من العلاج للحفاظ على توافق توقعات أصحاب المصلحة لديك وعلى المسار الصحيح. اتبع هذه النصيحة البسيطة وستتمكن من إدارة توقعات أصحاب المصلحة. والأفضل من ذلك ، أنك ستثبت هذه التوقعات بجدول زمني يتماشى مع مشروعك. شكرا للمشاهدة!

قوالب إدارة أصحاب المصلحة المجانية

للمساعدة في إدارة أصحاب المصلحة ، يحتوي ProjectManager على قوالب مجانية لإدارة أصحاب المصلحة. ProjectManager هو المركز عبر الإنترنت لكل ما يتعلق بإدارة المشاريع ، بما في ذلك المدونات الأسبوعية ومقاطع الفيديو التعليمية وقوالب إدارة المشاريع المجانية لبرنامج Excel و Word. إليك زوجين يمكنهما المساعدة في إدارة أصحاب المصلحة.

نموذج تحليل اصحاب المصالح

استخدم قالب تحليل أصحاب المصلحة المجاني لبرنامج Excel لتحديد أصحاب المصلحة وإدارتهم. يلتقط النموذج المجاني الأسماء والعناوين وتفاصيل الاتصال بالإضافة إلى مستوى تأثيرها وغير ذلك الكثير.

قالب خريطة أصحاب المصلحة

تصور خريطة أصحاب المصلحة كيف ستدير كل صاحب مصلحة. من خلال وضع أصحاب المصلحة على قالب خريطة أصحاب المصلحة المجاني لبرنامج Excel ، يمكنك رسم مستوى الاهتمام وتأثير كل منهم.

إذا كنت تبحث عن أداة يمكن أن تساعدك في الحفاظ على توقعات أصحاب المصلحة لديك في المسار الصحيح وفي محاذاة ، فقم بالتسجيل في برنامجنا الآن في ProjectManager.