كيفية تعظيم اعتماد مستخدم البرنامج في شركتك

البرمجيات هي أداة لمساعدتك في حل مشكلة ، وليس حلاً في حد ذاته. لذلك عندما ينتهي بك الأمر بشراء أداة برمجية جديدة ، تكون قد بدأت للتو رحلة البرنامج الخاصة بك.
إن اكتشاف الأداة التي يجب اتباعها عندما تكون في مرحلة اتخاذ القرار قد يبدو وكأنه الجزء الأكثر أهمية في هذه الرحلة. بالطبع ، يعد الحصول على المنتج المناسب أمرًا مهمًا ، ولكن إذا لم تتمكن من زيادة تبني المستخدمين على نطاق واسع بين موظفيك ، فلا يهم حقًا مدى ملاءمة البرنامج الذي اشتريته.
مرارًا وتكرارًا ، ستسمع قصصًا عن أشخاص يندمون على قرار برمجي لأنه لم يفعل حقًا ما أرادوه أن يفعله. في بعض الأحيان ، هذا هو الحال في الواقع ، ولكن في كثير من الأحيان ، عندما يكون الناس غير راضين عن قرارهم بشأن البرنامج ، فذلك لأنهم لم ينفذوا الأداة بشكل صحيح ونتيجة لذلك كان معدل تبني المستخدمين منخفضًا بين موظفيهم.
عندما لا تتبنى قوة عاملة برنامجًا تم شراؤه حديثًا ، فهذا ما تبدو عليه دورة حياة البرنامج:

1. شراء برنامج جديد
2. تنفيذ البرامج الجديدة بشكل غير صحيح
3. رؤية أي نتائج أو تغييرات في العملية
4. انظر إلى الساعة وعد الثواني حتى ينتهي العقد
5. يكرر

إذا لم تتخلص من الأداة الجديدة عند انتهاء صلاحية عقد البيع ، فعادةً ما ينتهي بك الأمر بالاحتفاظ بالأداة واستخدامها باعتدال وإخبار نفسك أنها تنجز المهمة مع تجنب أي محاولة لحساب العائد الخاص بك بأي ثمن على الاستثمار.

ما هو اعتماد المستخدم؟

عندما نتحدث عن اعتماد المستخدم لبرنامج ما ، فإننا نعني تطبيق الأداة في عمليات عملك ، بحيث يستخدمها جميع الموظفين الذين لديهم سبب لاستخدامها.
عادةً ما يُشار إلى اعتماد المستخدم على أنه معدل أو نسبة مئوية. لا يمكنك دائمًا الحصول على اعتماد مستخدم بنسبة 100٪ ، ولكن إذا كان لديك اعتماد مستخدم بنسبة 30٪ فقط لأحد المنتجات ، فستواجه مشكلة.
ينطبق هذا المعدل فقط على الموظفين الذين لديهم سبب لاستخدام الأداة. ربما لا يكون لدى شخص ما في الموارد البشرية سبب لاستخدام أداة تحليلات المبيعات الخاصة بك ، لذا فإن حقيقة عدم استخدامها لا ينبغي أن تحسب ضد اعتماد المستخدم الخاص بك.

لماذا يعتبر اعتماد المستخدم مهمًا جدًا؟

لتكرار النقطة: في معظم الأوقات يفشل برنامج جديد ، يرجع ذلك إلى عدم اعتماد المستخدم ، وليس وظيفة الأداة.
هناك احتمالات ، عندما كنت تختار منتجًا ، قمت بعرض العديد منها ، وفهمت الميزات التي تحتاجها ، وناقشت مع مندوبي مبيعات مختلفين كيف يمكنك تطبيق أداتهم على عملك. ربما يكون المنتج الذي انتهيت منه في النهاية قادرًا على تحقيق ما تريد إنجازه.
لذلك إذا لم تكن الأداة هي المشكلة ، فمن المحتمل أن يكون تنفيذها. السبب الذي يجعل اعتماد المستخدم أمرًا بالغ الأهمية لنجاح الأداة هو أنه في كثير من الأحيان يكون عرض الكل أو لا شيء.
إذا كان نصف فريقك يستخدم الأداة بشكل صحيح ، ولكن النصف الآخر لا يستخدمها أو يستخدمها بشكل غير صحيح ، فقد تواجه كارثة في يديك.
منذ عدة سنوات ، عملت في قسم المحتوى في شركة أنشأت مقاطع فيديو متحركة. سأعمل على نصوص لمقاطع الفيديو وسيخضع كل نص برمجي لتكرارات متعددة ، مما يجعل من المهم بالنسبة لنا تتبع كل نسخة من البرنامج النصي ، حتى نتمكن من التأكد من أن رسامي الرسوم المتحركة كانوا يعملون بشكل غير صحيح.
بعد مرور بعض الوقت ، قررنا الاستثمار في نظام إدارة الأصول الرقمية (DAM) للاحتفاظ بجميع البرامج النصية في مكان واحد. نظرًا لوجود عشرة إصدارات في بعض الأحيان من نفس البرنامج النصي ، كان من الضروري أن يكون لدينا تصنيف متسق لجميع البرامج النصية حتى نتمكن من تحديد موقع أحدثها بسهولة.
بعد شراء DAM ، أرسل رئيس المحتوى لدينا رسالة بريد إلكتروني تحدد العمليات الجديدة التي تأتي مع البرنامج. تم تفصيل البريد الإلكتروني ويحتوي على جميع المعلومات التي قد تحتاجها لاستخدام DAM بشكل صحيح.
لكن كان هناك مشكلة واحدة. تطلب البريد الإلكتروني من كل شخص في المؤسسة قراءة بريد إلكتروني طويل من البداية إلى النهاية. خمين ما؟ هذا لم يحدث.
سرعان ما امتلأ DAM بالنصوص بثلاث اصطلاحات تسمية مختلفة. تسبب هذا في قدر كبير من الارتباك ، خاصة وأن الشخص الذي عمل على الإصدار الثالث من البرنامج النصي ، قد لا يعمل على الإصدار الرابع. لذلك عندما بدأ الشخص الجديد في الإصدار الرابع ، فقد يحدد الإصدار الثاني باعتباره الأحدث بسبب اصطلاحات التسمية غير المتسقة.
في نهاية المطاف ، تسبب هذا في عدة حالات من تكرار العمل وبعض العملاء الغاضبين ليسوا متأكدين من سبب إرسالنا لهم مسودة لشيء رأوه بالفعل.
استغرق الأمر بضعة أشهر فقط حتى نتخلص من هذه الأداة وننتقل إلى أداة جديدة. وليس لأن الأداة لم تكن قادرة على تحقيق ما أردنا تحقيقه ، بل لأنه لم يكن لدينا اعتماد مستخدم متسق - لذلك أصبحت جميع الميزات المفيدة عديمة الفائدة.

كيفية تجنب انخفاض اعتماد المستخدم

"حسنًا ، من الجيد أن تعرف ، اعتماد المستخدم المنخفض أمر سيء ، ولكن ماذا يمكنني أن أفعل حيال ذلك؟" قول انت. لدي اخبار جيدة لك. لقد اتيتم الى المكان الصحيح.
على الرغم من عدم وجود حل سحري لضمان تنفيذ سلس للبرنامج ، فهناك بالتأكيد أشياء يمكنك القيام بها لزيادة احتمالات سير الأمور بسلاسة.

1. تعرف على منظمتك

لا يوجد شيء اسمه أداة مقاس واحد يناسب الجميع. سيختلف المنتج المناسب لك اعتمادًا على احتياجات وكفاءات الموظفين الذين سيستخدمون البرنامج.
على سبيل المثال ، إذا كانت القوة العاملة لديك تعاني من شيء مثل Gmail ، فستحتاج إلى حل سهل الاستخدام للغاية وله واجهة مستخدم سهلة الاستخدام. على العكس من ذلك ، إذا كان لديك قوة عاملة بارعة في مجال التكنولوجيا ، فستتمتع بقدر أكبر من الحرية في اختيارك للبرنامج.
بالطبع ، القدرات التكنولوجية ليست الشيء الوحيد الذي تحتاج إلى معرفته عن موظفيك. يعد الانضباط أحد العوامل الرئيسية في ما إذا كانت القوة العاملة تتبنى أداة ما. بغض النظر عن مدى معرفتك بالتكنولوجيا ، فإن تعلم برنامج جديد ليس شيئًا يمكن القيام به في لمح البصر.
ربما يمكن الوثوق ببعض المجموعات لتعلم وتبني أداة جديدة دون إشراف شديد. ومع ذلك ، إذا كان لمؤسستك تاريخ من تطبيقات البرمجيات الفاترة ، فقد يكون من الضروري وضع جدول زمني صارم وخطة للتنفيذ.

2. انظر إلى أكثر من الميزات

يميل الأشخاص إلى التركيز على الميزات أثناء مرحلتي البحث والشراء في رحلة البرنامج الخاصة بهم. من المنطقي أيضا. بعد كل شيء ، الميزات هي ما سيستخدمه فريقك.
قاوم الحدس بأن الميزات هي الشيء الوحيد الذي تحتاج إلى التركيز عليه.
قم ببعض الأبحاث حول جودة دعم العملاء الذي يوفره المنتج الذي تهتم به. يكاد يكون من المؤكد أنك ستحتاج إليها ، وتريد أن تتأكد من أنك في أيد أمينة عندما يحين ذلك الوقت.
لتوضيح سبب أهمية دعم العملاء ، دعني أخبرك قصة سريعة حول أداة ذكاء الأعمال التي استخدمتها في آخر شركة عملت بها.
كنا شركة بيانات. كان لدينا الكثير منها ، وهو ما جعلنا ذا قيمة لعملائنا. في الواقع ، كان لدينا الكثير لدرجة أننا كافحنا للاستفادة منها كلها. في النهاية قررنا أننا بحاجة إلى أداة لمساعدتنا في تحقيق أقصى استفادة من بياناتنا.
بعد إجراء البحث ، بدت الأداة التي استخدمناها منطقية تمامًا. لقد فعل كل ما نحتاجه للقيام به ، وكان سيمكننا من استخدام بياناتنا بطرق لم نتمكن من استخدامها من قبل.
لم يكن التنفيذ سريعًا ، لكن كان هذا متوقعًا. بعد عدة أشهر ، كشف مهندس البيانات لدينا عن الأداة لنا نحن الباحثين ، وكانت في البداية واعدة.
ومع ذلك ، كلما استخدمناها أكثر ، زادت الأسئلة والطلبات التي لدينا. غالبًا ما يلزم نقلها من خلال مهندس البيانات إلى مزود البرنامج. أردنا أن تقوم الأداة بأشياء يبدو أنها تستطيع بمساعدة المزود.
هذا هو المكان الذي سارت فيه الأمور إلى أسفل. كان مهندس البيانات لدينا محبطًا باستمرار لأن مزود البرنامج لم يكن متجاوبًا ولا مفيدًا. الأشياء التي احتجناها لتحقيق أقصى استفادة (أو أي شيء) من الأداة لم يتم إنجازها.
توقفنا في فريق البحث تدريجيًا عن استخدام الأداة ، وأصبح الشيء أكثر أو أقل بقايا بعد 8 أشهر من الشراء. قد لا يفاجئك أن تسمع أننا لم نجدد عقدنا مع الأداة وسرعان ما استثمرنا في عقد آخر.
لم يكن هذا مثالًا على قوة عاملة غير مبالية أو عدم فهم مشاكل العمل. كان هذا ببساطة لا يأخذ في الاعتبار جميع العوامل التي تساهم في التنفيذ الناجح.
يعد اعتماد المستخدم أمرًا صعبًا ، وإذا كنت تأمل في تحقيقه ، فسيتعين عليك النظر إلى أكثر من الميزات عندما تفكر في المنتجات.

3. أن يكون لديك خطة تدريب في المكان

في أغلب الأحيان ، عندما تشتري برنامجًا جديدًا ، لن يستخدم غالبية الأشخاص في مؤسستك المنتج من قبل. لذلك ، من أجل زيادة معدل تبني المستخدم ، ستحتاج إلى برنامج تدريبي يمنح كل فرد في فريقك الفرصة لتعلم كيفية استخدام الأداة.
للتأكد من تحسين التدريب على منتجك ، من الجيد أن يكون هناك شخص واحد يقود التدريب. من المحتمل أن يكون هذا هو المسؤول الرئيسي عن المنتج وأحد الأشخاص القلائل الذين أمضوا معظم الوقت في التحدث إلى مزود البرنامج أثناء عملية الشراء. نظرًا لأن هذا الشخص قد قضى الرحلة بأكملها ، فسيكون لديه بالفعل معرفة أفضل بالمنتج ، ومن الناحية المثالية ، سيكون لديه علاقة جيدة مع المزود.
بمجرد أن تبدأ الدورات التدريبية ، فإن المساءلة هي المفتاح. لا أحد يريد قضاء ساعة في تعلم كيفية استخدام المنتج. لديهم جميعًا عملًا يحتاج إلى إنجازه ، وقد لا تتضح قيمة المنتج الجديد على الفور.
لا يهم. إذا كنت تريد اعتمادًا عاليًا من قِبل المستخدم ، فستحتاج إلى وجود الجميع على متن الطائرة. اجعل هذا التدريب مطلبًا وليس اختيارًا.

التنفيذ هو دورة لا تنتهي أبدًا

لقد اشتريت منتجك ، وقمت بتدريب القوى العاملة لديك ، والآن لديك فريق كامل يستخدم الأداة. عمل جيد ... حسنًا ، نوعًا ما. تم إنجاز معظم العمل ، لكن بعض أجزاء تطبيق أداة جديدة لا تنتهي أبدًا.
يتطور عملك باستمرار ، لذلك يجب أن يتطور استخدام البرنامج معه. عندما تتغير العمليات الداخلية ، فقد تتغير استخداماتك لأداة برمجية معينة. استمر في تقييم استخدام فريقك للأداة وما إذا كانت لا تزال فعالة وضرورية.
إذا تمكنت من القيام بكل ما سبق بنجاح ، فستحصل على معدلات اعتماد عالية للمستخدمين في حزمة البرامج الخاصة بك ، وربما عائدًا جيدًا على استثمارك.