كيفية التخطيط لحدث: خطوات التخطيط للحدث ، والنصائح وقائمة المراجعة

هل تريد معرفة كيفية التخطيط لحدث ما؟ إذا كنت تخطط لحدث كبير مثل مؤتمر ، فيمكننا مساعدتك في إنشاء خطة الحدث الخاصة بك وتنظيمها وتخطيطها بنجاح. ستتناول هذه المدونة كل ما تحتاج إلى مراعاته عند التخطيط لحدث ما ، بما في ذلك خطوات التخطيط للحدث والنصائح وقائمة تحقق سهلة الاستخدام.

ما هي خطة الحدث؟

تحدد خطة الحدث كيف سيتم تنفيذ الحدث. يتناول جميع مكونات الحدث مثل تواريخ البدء والانتهاء والميزانية والمكان والتسويق والحضور والمزيد.

يمكن أن يختلف نطاق وتعقيد خطة الحدث اعتمادًا على حجم الحدث ، لكن التحديات الأساسية تظل كما هي. يتمتع معظمنا ببعض الخبرة في التخطيط لحدث ما ، سواء كان ذلك في المنزل أو العمل أو في مجتمعهم. في هذه المقالة ، دعنا نركز على الأحداث الكبيرة.

التخطيط لحدث

يتمتع معظمنا ببعض الخبرة في التخطيط لحدث ما ، سواء كان ذلك في المنزل أو العمل أو في مجتمعهم. في هذه المقالة ، دعنا نركز على الأحداث الكبيرة.

المؤتمر هو نوع شائع من الأحداث الكبيرة ، لذلك لأغراض إدارة الأحداث الخاصة بنا ، دعنا نتحدث عن مؤتمر TEDx الذي شاركنا فيه لتوضيح كيفية التخطيط لحدث ما. هذا المثال هو سيناريو جيد لشرح هيكل وتحديات التخطيط لحدث كبير ، إلى جانب فوائد التخطيط لحدث ما باستخدام البرامج.

العناصر الرئيسية لتخطيط الأحداث

أول شيء يجب مراعاته عند التخطيط لحدث ما هو التاريخ. هذا مرساة لا يمكن أن تتغير. ستحتاج أيضًا إلى تقدير عدد الحاضرين. سيكون هذان عنصران مهمان سيساعدان في إعلام الجوانب الأخرى لتخطيط الحدث الخاص بك.

دعنا نقسم المكونات الأخرى لإعداد حدث. يتم تلخيصها أدناه:

• الحدث: أولاً ، يجب أن يكون لديك حدث من نوع ما للتخطيط ، بالطبع. سيتطلب هذا الحدث سلسلة من المسؤوليات تدور حول عملياته وواجباته القانونية والمحاسبية.
• الميزانية: تقدير جميع تكاليف الحدث وإنشاء ميزانية. ستؤثر ميزانيتك المتاحة على العديد من قرارات إدارة الأحداث مثل مكان إقامتك وطرق التسويق والإعلان وما إلى ذلك.
• المكان: يجب أن يقام الحدث في مكان ما ، ويتضمن ذلك إدارة الخدمات اللوجستية والطعام والمشروبات بالإضافة إلى الديكور.
• التسويق: بمجرد اختيارك لمكان ما ، ستحتاج إلى البدء في جذب الأشخاص إليه من خلال برنامج تسويقي يمكن أن يتضمن موقعًا إلكترونيًا ، وحملة اجتماعية ، وبريدًا إلكترونيًا ، وأعمالًا مطبوعة.
• الإعلان: يدا بيد مع التسويق هو الإعلان. يمكن أن يشمل ذلك إعلانات الراديو والتلفزيون والصحف والمجلات.
• المتطوعون: يحتاج الحدث الكبير إلى طاقم كبير من الناس لإنزاله على الأرض وتشغيله بسلاسة. وهذا يعني المتطوعين ، وهو ما يعني كتابة العقود وتحديد أدوارهم وإعداد الاجتماعات وتحديد الجداول الزمنية.
• المتحدثون: يجب أن يكون لديك متحدث رئيسي أو مجموعة من المتحدثين لجذب الجمهور. وسيشمل ذلك العقود ، والقيّمين على اختيار المواهب ، والبرنامج ، والسير الذاتية ، والبروفات.
• الرعاة: كل هذا يكلف مالًا ، ويتم توفير ميزانية الحدث الكبير من قبل رعاة هذا الحدث. سيشمل هذا مرة أخرى العقود والتسويق والخدمات اللوجستية.
• الإنتاج: سيشمل الإنتاج إنشاء عقود أثناء عملك على إنشاء تسجيل صوتي ومرئي للإجراءات ، بالإضافة إلى بث صوتي وفيديو أثناء الحدث.
• المرحلة: يقام الحدث في مكان محدد وفي هذا المكان عبارة عن مرحلة يتم فيها تقديم الحدث المناسب. سيشتمل ذلك عادةً على جهاز عرض وشاشة وميكروفونات واتصال بالإنترنت وبطاريات وكابلات وغير ذلك.
• الحضور: لا تنسوا الأشخاص الذين يأتون إلى الحدث! ستحتاج إلى اتصالات لإبلاغهم بمعلومات الحدث وعمليات الدفع لجمع الرسوم ورسائل البريد الإلكتروني للبقاء على اتصال والتوجيهات والشارات ونقاط الوصول.

ذات صلة: نموذج خطة الحدث المجاني

خطوات التخطيط للحدث

حسنًا ، لقد مررنا كثيرًا بتخطيط الحدث ، لذلك دعونا نقسم هذه النصائح إلى خطوات ملموسة. ستوجهك خطوات التخطيط للحدث هذه نحو النجاح. دعنا نواصل مثال المؤتمر الخاص بنا.

• الخطوة الأولى . حدد أهداف الحدث وغاياته
• الخطوة 2. قم بتجميع فريقك
• الخطوة 3. إنشاء ميزانية الحدث
• الخطوة 4. اختر التاريخ والمكان
• الخطوة 5. حدد مكبرات الصوت
• الخطوة 6. تسويق الحدث والإعلان
• الخطوة 7. تنفيذ الحدث الخاص بك

عندما تقسم خطة الحدث إلى خطوات يمكن إدارتها ، تبدو العملية برمتها أقل صعوبة. ومع ذلك ، هناك بعض الأشياء التي يجب وضعها في الاعتبار عند وضع خطة الحدث الخاص بك.

نصائح التخطيط للحدث

لسوء الحظ ، ستكون هناك دائمًا متغيرات خارجة عن إرادتك ، مثل الطقس وتأخير التسليم والصعوبات الفنية والخلط المحتمل الآخر. كما ذكرنا سابقًا ، لا يمكنك تغيير تاريخ الحدث الخاص بك ، لذلك عليك أن تكون مستعدًا قدر الإمكان لأي مخاطر أو مشكلات قد تظهر في يوم الحدث.

قائمة مراجعة التخطيط للحدث

هناك الكثير لإدارته عند التخطيط لحدث ما ، لذلك من المهم أن يكون لديك قائمة بكل ما تحتاج إلى تضمينه في خطة إدارة الحدث. فيما يلي قائمة مراجعة عامة للتخطيط للحدث لمساعدتك على البدء. كلما زاد عدد الأسئلة التي تطرحها ، كانت قائمة التحقق الخاصة بالحدث أفضل. لا تتردد في إضافة مسؤولياتك ومهامك الفريدة.

أهداف و غايات

• ما سبب وجود حدثك؟
• ما هي الأهداف التي يتوقع أن يحققها هذا الحدث؟
• ما هي أهداف الإيرادات؟
• ما هو جمهورك المستهدف؟
• كم شخص سيحضر؟
• هل هناك تكلفة مرتبطة بإصدار التذاكر وما هي؟
• أين يقام الحدث؟
• إنشاء جدول الحدث.

ميزانية الحدث

• اكتشف التكاليف.
• إذا عقدت أحداثًا مماثلة ، فاستخدم الميزانية القديمة وقم بتعديلها لخط الأساس.
• ما هي برامج التذاكر والتسجيل التي سيتم استخدامها؟
• إنهاء مساهمات الراعي.
• تحديد سعر التذكرة.

التاريخ والمكان

• متى سيقام الحدث؟
• احصل على تاريخ احتياطي في حالة ظهور مشكلات.
• هل يوجد أفضل مكان للحدث؟
• هل المكان مناسب لعدد الحضور المتوقع؟
• حدد البنية التحتية المطلوبة: شبكة wifi ، السعة ، الحمامات ، بالقرب من مراكز التسوق والمطاعم ، إلخ.
• تأجير متعهد.
• قم بتأمين المعدات التي ستحتاجها.
• ما هي احتياجاتك الأمنية؟
• هل تحتاج إلى تصاريح أو تراخيص أو تأمين؟
• إنشاء لافتات الحدث وخطة الاتصال للحضور.

مكبرات الصوت

• ابحث عن المتحدثين المحتملين.
• قم بإنشاء قائمة المتحدثين ذوي الصلة.
• خلق الملعب لمكبرات الصوت.
• مكبرات الصوت الملعب.
• إنهاء اختيار المتحدث ، والحصول على السير والصور ، وترتيب السفر والإقامة.

الرعاة

• ضع قائمة بالرعاة وما يمكنك تقديمه لهم.
• تحقق مما إذا كان هناك رعاة شاركوا في أحداث مماثلة.
• تواصل مع الرعاة المحتملين.

موقع الكتروني

• تصميم التوقيع.
• حدِّث الموقع أو أنشئ موقعًا فريدًا.
• تأكد من أن الموقع يمكنه التعامل مع حركة المرور المتوقعة.
• امتلك موقعًا متوافقًا مع الجوّال.

تسويق الحدث والإعلان

• ما هي رسائلك؟
• التنسيق مع الأدوات الرقمية والمنصات الاجتماعية.
• أضف الحدث إلى التقويمات عبر الإنترنت.
• حدث تسويقي مع منشورات مدونة وعروض ترويجية أخرى مثل الفيديو والإعلانات عبر الإنترنت.
• إرسال رسائل تذكير لجميع الأطراف قبل شهر أو شهرين من تاريخ الحدث.

الإنهاء ، الخطوات الأخيرة

• برنامج
• متعهد
• مكبرات الصوت والنصوص
• مكان
• معدات
• زينة
• انكماش

نصيحة احترافية: هذا كثير للتنسيق والتخطيط ، وهذا هو سبب وجود حاجة حقيقية لبرنامج إدارة المشاريع الذي يحتوي على الميزات الصحيحة لإدارة الأحداث. يوفر بوابة مشتركة ، حيث يمكنك تتبع التكاليف والمهام من خلال التنبيهات الآلية. كما يوفر أيضًا نظامًا أساسيًا للاتصال والتعاون يقلل من الحاجة إلى رسائل البريد الإلكتروني غير الضرورية. يجمع البرنامج كل ملفاتك في مكان واحد ، ويجعل إعداد تقارير الفريق أكثر بساطة عن طريق إضافة الكفاءات وتقليل التوتر.

كيف يساعد ProjectManager في التخطيط للأحداث

ProjectManager هو برنامج قائم على السحابة ومناسب بشكل مثالي للتخطيط للأحداث. لدينا الأدوات اللازمة للحفاظ على تنظيم جميع أجزاء الأحداث الخاصة بك ، من إدارة البائعين إلى العروض الترويجية.

يساعدك برنامج التخطيط لدينا على تتبع جميع العناصر التي تشكل خطة الحدث الخاص بك. لقد أظهرنا بالفعل مخطط جانت الخاص بك على الإنترنت ، ولكننا نقدم أيضًا قوائم المهام ولوحات كانبان للتنفيذ في خطة الحدث الخاصة بك. انقل المهام من عمود إلى آخر بينما تتعاون في العمل مع فريقك. من السهل تحديد الاختناقات والحصول على كل شيء على المحك في الوقت المناسب للحدث.

بالإضافة إلى ذلك ، تجعل الجداول الزمنية عملية تحرير الفواتير سهلة لجميع الأحداث الخاصة بك. يمكن إرسالها والموافقة عليها بضغطة زر. يقدم برنامجنا أيضًا مجموعة متنوعة من طرق العرض ، من قائمة إلى تقويم وحتى لوحة كانبان التي تساعدك على تصور سير العمل لمواصلة المهمة.

احصل على نسخة تجريبية مجانية لمدة 30 يومًا من ProjectManager وشاهد كيف يمكنه ربط جميع خيوط الحدث الخاص بك في قوس جميل.

المزيد عن التخطيط لحدث

يمكن أن يكون التخطيط للحدث معقدًا. هناك الكثير من الكرات للاحتفاظ بها في الهواء. إذا كان ما ورد أعلاه أكثر من اللازم لاستيعابه على الفور ، فيمكنك البدء بقالب خطة الحدث الخاص بنا ومشاهدة أحد خبراء التخطيط لدينا. تتمتع جينيفر بريدجز ، PMP ، بسنوات من الخبرة وتستخدمها لتعليمك أساسيات التخطيط للأحداث في هذا الفيديو القصير.

هذه لقطة شاشة للرجوع اليها.

شكرا للمشاهدة!

النسخ:

اليوم ، نتحدث عن كيفية التخطيط لحدث ما. حسنًا ، يشارك معظمنا بطريقة ما في التخطيط لحدث ما سواء كان في المنزل أو العمل أو في المجتمع.

لكني اليوم أريد التركيز على الأحداث الأكبر. لذا فكر في المؤتمرات. لذا فإن المثال الذي سأشاركه اليوم هو أحد أكثر الأمثلة الممتعة التي شاركت فيها ، مؤتمر TEDx.

لذلك أريد أن أتحدث عن الهيكل والتخطيط. أريد أن أتحدث عن بعض التحديات التي قد تجدها شائعة في الأحداث ، وبعض الأشياء التي فعلناها لحلها ، وكيف ساعدتنا البرامج حقًا.

لذلك أولاً وقبل كل شيء في تخطيط الحدث ، هناك مكونات متعددة للأحداث. لذلك سوف آخذ هذا على مستوى عالٍ. لذلك على مستوى عال ، لدينا الحدث. لذا فالأمر يتعلق بالحديث عما يدور حوله البرنامج ، أي نوع من العمليات القانونية والمحاسبية.

ثم نتحدث عن المكان. لذلك علينا أن نخطط لكل شيء فيما يتعلق بالموقع ، والخدمات اللوجستية لذلك الموقع ، والطعام ، والمشروبات ، والديكورات هناك.

ثم نتحدث عن التسويق. لذلك لدينا موقع على شبكة الإنترنت ولدينا وسائل التواصل الاجتماعي والتسويق عبر البريد الإلكتروني وأي نوع من المطبوعات. وبعد ذلك لدينا أيضًا إعلانات. استفدنا من الراديو والتلفزيون والصحف والمجلات.

ومن ثم كان علينا التخطيط للمتطوعين وهو ما كان يتطلب الكثير من العمل أيضًا. لذلك كان لدينا عقود وكان علينا تحديد الأدوار والمسؤوليات ، وكان علينا التخطيط لاجتماعاتنا وجدولة العمل وأي نوع من معلومات الاتصال.

ثم كان لدينا المتحدثون لحدث TEDx. لذلك كان علينا التوصل إلى عقود من أجل ذلك. كان علينا أن نمر بالتنظيم والبحث عن المتحدثين وفحصهم والعمل معهم لوضع برنامجهم ، والحصول على سيرتهم الذاتية ، وإجراء تدريب عملي.

ثم كان لدينا الرعاة. مرة أخرى ، كان لدينا عقود معهم ، أي نوع من الضمانات التسويقية التي يحتاجونها منا ، واحتجنا إليهم ، وأي نوع من المواد التي يحتاجونها ، والتخطيط اللوجستي لهم للوصول والإعداد.

ثم كان لدينا الإنتاج. مرة أخرى ، المزيد من العقود. والتفكير والتخطيط للصوت والفيديو ، وكانت هناك مكونات متعددة لهؤلاء.

ثم كان علينا إعداد المسرح. لذا في TEDx ، أنت تعلم أن المرحلة مهمة جدًا وهناك جميع أنواع المتطلبات لها. لذلك كان علينا إعداد المسرح حسب المتطلبات وأجهزة العرض والشاشات والميكروفونات والإنترنت وأي نوع من البطاريات والنسخ الاحتياطية وجميع أنواع الكابلات.

ثم كان هناك الحضور. لذا ، يمكنك التواصل مع الحاضرين ، والحصول على مدفوعاتهم ، وإرسال رسائل بريد إلكتروني إليهم ، وإعطائهم التوجيهات ، والشارات ، وأي نوع من الوصول.

لذلك كان هناك أكثر من هذا ، ولكن هذا مجرد نطاق عالي المستوى. لذلك يمكنك أن ترى أنه معقد مع الحدث. جميع الأشخاص المختلفين المعنيين ، المتطوعين والمتحدثين والجهات الراعية والحاضرين وأصحاب المصلحة والموردين ، يمكنك تخيل مدى تعقيد ذلك.

وبهذا ، واجهنا العديد من التحديات مثل عدم تغيير موعد الحدث. لذلك إذا حدث أي شيء أو خرج عن مساره أو حدث خطأ ، فلا يمكن أن يتغير هذا التاريخ. وفي معظم الأحداث ، إذا كنت ستعقد مؤتمرًا ، فلا يمكن أن يتغير هذا التاريخ حقًا. وهذا يجلب أيضًا مستوى من التوتر.

وفقط العدد الهائل من الأشخاص الذين تتعامل معهم. حتى إذا كنت تتعامل مع حدث أصغر ، فلا تزال هناك تحديات بسبب عدد الأشخاص. ثم هناك متغيرات خارجة عن إرادتك. لذا فكر في الطقس ، في أنواع مختلفة من الطقس العاصف ، سواء كانت ثلجية أو مطرًا أو أي شيء قد يؤثر على هذا الحدث.

وبعد ذلك قد يكون هناك تسليم معدات مختلفة أو الطعام أو المشروبات. إذا لم يظهر ذلك في الوقت المحدد ، فهناك مشكلة كبيرة. عليك التفكير في جميع أنواع الخطط. ثم اطلب الخلط. لذا فكر في طلب مواد تسويقية مختلفة أو طلب الطعام أو أشياء مختلفة وسيظهر خطأ.

ثم هناك كل أنواع التواصل. انظر ، مرة أخرى ، التفكير في التواصل مع جميع الأنواع المختلفة من الناس ، إنه مجرد الكثير من التحديات.

لذلك ما فعلناه هو أننا وضعنا هيكلًا وأساسًا ، وتدفقًا للعملية ، ثم قمنا أيضًا بتنفيذ برنامج إدارة المشاريع الذي كان بمثابة مساعدة كبيرة لأن فوائد ذلك هي أنه يساعد في توفير بوابة مشتركة لجميع المعنيين.

يذهبون إلى هناك للحصول على تحديثات في الوقت الفعلي حول ما يحدث. كما يسمح بتتبع المهمة والتكلفة. بعد ذلك ، يمكنك إعداد التنبيهات عندما تكتمل المهام أو عندما تتأخر ، وبعد ذلك عندما يلزم دفع بعض الأشياء أو في حالة تأخرها.

لذلك أيضًا ، من المهم جدًا أن يكون لديك اتصالات وتعاون. لذلك ليس هناك ما هو أسوأ من الاضطرار إلى المرور بالعديد من رسائل البريد الإلكتروني للبحث والعثور على المعلومات. لذلك إذا أرسل إليك شخص ما شيئًا ما أو ملفًا أو شيء من هذا القبيل عبر البريد الإلكتروني ، فهذا يساعد فقط في التعاون والتواصل من خلال هذه البوابة المشتركة.

ثم يوفر أيضًا مستودعًا مركزيًا لملفاتك. يمكن أن تكون وثائق تسويقية. يمكن أن تكون عقود. يمكن أن تكون فواتير. لذا فهم جميعًا هناك.

وبعد ذلك يسمح أيضًا بإعداد تقارير الفريق. لذا ، سواء كان ذلك من المتطوعين لديك أو بعض شركائك البائعين ، فإنه يسمح للأشخاص بالإبلاغ في الوقت الفعلي. هذا أيضًا يسمح فقط بالكفاءة للحدث بأكمله ولجميع المشاركين ، ويقلل بشكل كبير من التوتر.

كما ترى في الهيكل ، كيف يمكن لأداة إدارة المشروع هذه أن تساعد.

وإذا كنت بحاجة إلى أداة يمكن أن تساعدك في التخطيط لحدثك ، فقم بالتسجيل في برنامجنا الآن على ProjectManager.com.

(تم تحديث هذا المنشور في ديسمبر 2019)