كيفية الرد على بريد إلكتروني لإجراء مقابلة

يمكن أن تكون عملية المقابلة وقتًا مثيرًا ومرهقًا للمرشحين. لحسن الحظ ، أنت في وضع يسمح لك بتهدئة القلق. يبدو أرباب العمل الذين يعرفون كيفية كتابة بريد إلكتروني خاص بالعمل عطوفًا ومفيدًا أثناء تقديم الشركة بطريقة تتميز عن المنافسين.

سيشرح هذا الدليل كيفية الرد على بريد إلكتروني لإجراء مقابلة ، سواء كان المرشحون يتطلعون إلى الحضور في وقت معين ، أو يطلبون منك إعداد شيء ما ، أو طلب مكالمة ، أو طرح أسئلة متابعة.

كيفية الرد على بريد إلكتروني يطلب مقابلة

قد يحدد المرشحون المشغولون الذين لديهم التزامات عمل أو عائلية سابقة وقتًا مثاليًا للمقابلة. ما إذا كان بإمكانك تلبية هذا الطلب أم لا ، فستحدد كيفية ظهور البريد الإلكتروني.

إذا كان بإمكانك تلبية الطلب ، فجرّب هذا النموذج:

سطر الموضوع: تأكيد مقابلة [الشركة]

عزيزي [الاسم الأول] ،

شكرًا لك على اهتمامك بإجراء مقابلة لوظيفة [ROLE] في [COMPANY]. أنا متواجد في [التاريخ] الساعة [TIME] وأتطلع إلى الاجتماع معك لمناقشة هذا الموقف بمزيد من التفصيل.

يرجى إعلامي إذا كان بإمكاني تقديم أي معلومات إضافية قبل اجتماعنا.

بإخلاص،

[اسمك وتوقيع الشركة]

يمكنك أيضًا التفكير في نموذج أطول يوفر تفاصيل إضافية لجعل المرشح أكثر راحة:

سطر الموضوع: [الشركة] تفاصيل المقابلة

عزيزي [الاسم الأول] ،

نتطلع إلى مقابلتك شخصيًا في [TIME] في [DATE] لمناقشة منصب [ROLE] في [COMPANY] ونريدك أن تشعر بالراحة والاستعداد عند وصولك. ستجد أدناه بعض المعلومات عنا لمساعدتك في التخطيط لمقابلتك.

ستلتقي مع [INTERVIEWER # 1] و [INTERVIEWER # 1 JOB TITLE] و [INTERVIEWER # 2] و [INTERVIEWER # 2 JOB TITLE]. لن تستغرق المقابلة أكثر من [LENGTH OF TIME].

أثناء المقابلة ، سيُطلب منك إكمال تقييم موجز للمهارات والإجابة على بعض الأسئلة حول تاريخ عملك الحديث. يرجى إحضار [عينات أو استئناف أو مستندات أخرى] ، بالإضافة إلى نموذج تعريف للدخول إلى المبنى.

يقع مكتبنا في [العنوان] بالقرب من [LANDMARK]. نحن قريبون من [خيارات النقل العام] ولدينا موقف سيارات واسع في الموقف المجاور لمبنىنا.

ستجد أن رمز اللباس في مكتبنا هو [DRESS CODE] ، لكننا نشجعك على ارتداء أي شيء يجعلك تشعر براحة أكبر. من أجل سلامتك وسلامتنا ، نطلب منك من فضلك ارتداء قناع ، بغض النظر عن حالة التطعيم الخاصة بك.

إذا كان لديك أي أسئلة ، فلا تتردد في الاتصال بي على [PHONE NUMBER].

[اسمك وتوقيع الشركة]

إذا لم تتمكن من تلبية الطلب ، فإليك نموذجًا رسميًا يقدم تاريخًا ووقتًا بديلين:

سطر الموضوع: دعوة مقابلة في [اسم الشركة]

عزيزي [الاسم الأول]:

شكرًا لك على النظر في منصب [ROLE] في [COMPANY]. أفضل التواريخ والأوقات بالنسبة لي للمشاركة في مقابلة هي [DATE & TIME OPTIONS]. إذا لم يكن هذا النطاق مناسبًا وفقًا لجدولك الزمني ، فيرجى تقديم قائمة بالتواريخ والأوقات البديلة ، وسأبذل قصارى جهدي لتلبية طلبك.

إنني أتطلع إلى مقابلتك لمناقشة مؤهلاتك لهذا المنصب بعمق أكبر.

بإخلاص،

[اسمك وتوقيع الشركة]

أو ، إذا كنت تفضل ذلك ، يمكنك استخدام هذا النموذج غير الرسمي لتقديم بديل:

سطر الموضوع: المقابلة القادمة في [COMPANY]

عزيزي [الاسم الأول]:

شكرا لاستجابتك في الوقت المناسب. [المحاور] ، [INTERVIEWER JOB TITLE] ، أعجب حقًا بطلبك لشغل منصب [JOB TITLE] ، ويسعدنا دعوتك لإجراء مقابلة في مكتبنا.

بسبب الالتزامات السابقة ، نحن غير متاحين في [SUGGESTED TIME] في [SUGGESTED DAY ، MONTH & DATE]. هل يمكنك الحضور في [NEW TIME] في [NEW DAY، MONTH & DATE]؟ إذا لم يكن الأمر كذلك ، فيرجى تقديم بعض الخيارات ، وسأبذل قصارى جهدي لاستيعاب الجدول الزمني الخاص بك.

إنني أتطلع إلى سماع المزيد عنك!

أفضل،

[اسمك وتوقيع الشركة]

توفر هذه القوالب أفضل ممارسات البريد الإلكتروني وترشدك إلى كيفية الرد على بريد إلكتروني لإجراء مقابلة. لاحظ كيف تعزز جميع الأمثلة التاريخ والوقت. بالإضافة إلى ذلك ، تأكد من تضمين موقع المقابلة في الجزء السفلي في توقيع شركتك ، جنبًا إلى جنب مع تفاصيل الاتصال الخاصة بك. قبل كل شيء ، يجب أن تكون الردود موجزة وإيجابية ومفيدة.

كيفية الرد على رسالة بريد إلكتروني لتحديد موعد مقابلة

قد يستجيب المرشحون لاهتمامك من خلال الإشارة بشكل مفتوح إلى أنهم "متاحون لإجراء مقابلة في أقرب وقت يناسبك." هذا يضع الكرة في ملعبك للجدولة. عند تحديد كيفية الرد على رسالة بريد إلكتروني من هذا النوع للمقابلة ، قد ترغب في تقديم عدة أوقات مختلفة لتفادي ذهابًا وإيابًا لا داعي له. ضع في اعتبارك كيف تريد تمييز شركتك ، سواء أكانت رسمية أم غير رسمية.

فيما يلي مثال على البريد الإلكتروني لجدولة مقابلة رسمية:

سطر الموضوع: دعوة لإجراء مقابلة في [اسم الشركة]

عزيزي [الاسم الأول] ،

شكرًا لك على اهتمامك بدور [JOB TITLE] في [اسم الشركة].

نود دعوتك لإجراء مقابلة مع [INTERVIEWER] ، [INTERVIEWER JOB TITLE] ، في مكتبنا الكائن في [ADDRESS]. يجب ألا تستغرق المقابلة أكثر من [LENGTH OF TIME].

نقوم بجدولة المقابلات من أجل:

• [اليوم والتاريخ والوقت]
• [اليوم والتاريخ والوقت]
• [اليوم والتاريخ والوقت]

يرجى الرد مباشرة على هذا البريد الإلكتروني لإعلامنا بتوافرك.

ونحن نتطلع إلى التحدث معك.

بإخلاص،

[اسمك وتوقيع الشركة]

إذا كنت تفضل ردًا غير رسمي ، ففكر في النموذج التالي:

سطر الموضوع: [اسم الشركة]: توفر المقابلة

مرحبًا [الاسم الأول] ،

شكرًا لك على التقدم إلى منصب [JOB TITLE] في [COMPANY]. لقد راجعنا مواد طلبك بعناية ويسعدنا دعوتك لإجراء مقابلة!

ستلتقي بـ [INTERVIEWER] ، [INTERVIEWER JOB TITLE] هنا في [اسم الشركة] ، الموجود في [العنوان]. يجب ألا تستغرق المقابلة أكثر من [LENGTH OF TIME].

يرجى مراجعة خياري التاريخ والوقت المقدمين أدناه وإخباري أيهما أفضل بالنسبة لك:

• [اليوم والتاريخ والوقت]
• [اليوم والتاريخ والوقت]
• [اليوم والتاريخ والوقت]

نشكرك مرة أخرى على اهتمامك بالانضمام إلى فريق [الشركة]! بمجرد أن أتلقى ردك ، سأرسل رسالة تأكيد بالبريد الإلكتروني تحتوي على تفاصيل إضافية. نتطلع إلى استكشاف ما يمكنك إضافته إلى فريقنا.

أفضل،

[اسمك وتوقيع الشركة]

هناك أيضًا احتمال أن يعرب المرشح الذي لا تفكر فيه عن اهتمامه بتحديد موعد مقابلة. في هذه الحالة ، ستحتاج إلى صياغة رد بريد إلكتروني محترم لتخذل المرشح بلطف.

ضع في اعتبارك هذا النموذج:

عزيزي [الاسم الأول]:

شكرًا لك على إبداء اهتمامك بمنصب [JOB TITLE] في [COMPANY]. كان من دواعي سروري معرفة المزيد عن مهاراتك ومؤهلاتك. ومع ذلك ، فقد اخترنا في هذا الوقت متابعة مرشح آخر لهذا الدور.

نحن نقدر وقتك ونتمنى لك كل التوفيق في مساعيك المهنية.

بإخلاص،

[اسمك وتوقيع الشركة]

ليس من السهل أبدًا أن تخذل شخصًا ما ، ولكن إذا كان بريدك الإلكتروني مهذبًا ومهنيًا ، فسوف تحافظ على علاقة جيدة وربما الباب مفتوحًا أمام المرشحين الذين قد يكونون مؤهلين تمامًا واستثنائيين. إذا كنت تقوم بالكثير من التوظيف ، فيمكنك التفكير في إضافة سطر إلى هذا النموذج يقول ، "سننشر وظائف [JOB TITLE] خلال الأسابيع القليلة القادمة. نرحب بك لإعادة تقديم الطلب ، لأننا نعتقد أنك ستلائم مؤسستنا بشكل كبير ".

كيفية الرد على رسالة بريد إلكتروني تطلب مكالمة لتحديد موعد مقابلة

غالبًا ما تكون المقابلات الهاتفية هي الخطوة التالية في عملية التوظيف. إذا كنت مضغوطًا للوقت ، فيمكن أن يكون إرسال بريد إلكتروني لإعداد تاريخ ووقت مقابلة عبر الهاتف هو الحل الأمثل.

إليك كيفية الرد على بريد إلكتروني لإجراء مقابلة عبر الهاتف:

سطر الموضوع: [اسم الشركة]: توفر المقابلة الهاتفية

مرحبًا [الاسم الأول] ،

شكرًا لك على التقدم إلى منصب [JOB TITLE] في [COMPANY].

بعد مراجعة طلبك ، يسعدنا أن نقدم لك مقابلة هاتفية مع [INTERVIEWER JOB TITLE] ، [INTERVIEWER]. سنستعرض ما يستلزمه المنصب ونطرح عليك بعض أسئلة المتابعة المتعلقة بتجربتك.

لدينا خانات المقابلات التالية المتاحة:

• [اليوم والتاريخ والوقت]
• [اليوم والتاريخ والوقت]
• [اليوم والتاريخ والوقت]

الرجاء الرد مباشرة على هذا البريد الإلكتروني لإعلامنا إذا كنت متواجدًا في أي من الأوقات المذكورة أعلاه. من هناك ، سأقوم بالتنسيق مع [INTERVIEWER] وأرسل لك رسالة تأكيد بالبريد الإلكتروني. إذا كان لديك أي أسئلة ، يمكنك الاتصال بي على [PHONE NUMBER].

أفضل،

[اسمك وتوقيع الشركة]

الافتتاح بشكر يضفي طابعًا وديًا. ستحتاج إلى تأكيد اسم الشركة والوظيفة التي تقدمت لها ، حيث من المحتمل أن يكون المرشح قد تقدم بطلب إلى وظائف شاغرة متعددة. لاحظ أيضًا أن هذا النموذج يوفر مرونة في الأيام والأوقات لتقليل احتمالية تضارب المواعيد مع تضييق الخيارات لجعل حياتك أسهل. تأكد من تضمين رقم هاتف حيث يمكنهم الوصول إليك.

كيفية الرد على البريد الإلكتروني بأسئلة المتابعة

إذا كان لديك العديد من المرشحين الواعدين وترغب في تضييق مجال اللعب أكثر قليلاً ، فيمكنك إرسال بريد إلكتروني يحتوي على أسئلة للمتابعة. فيما يلي بعض الأسئلة الشائعة التي يستخدمها أصحاب العمل لتقييم المتقدمين ، جنبًا إلى جنب مع نموذج لهذا النوع من البريد الإلكتروني الأولي للمقابلة.

ما هي متطلبات راتبك أو توقعاتك؟

لا فائدة من استدعاء مرشح لإجراء مقابلة إذا كان عرضك أقل بكثير من توقعاته. سيجيب بعض المرشحين بحد أدنى للمبلغ أو بمدى يقبلونه ، بينما قد يذكر آخرون بشكل غامض أنهم "يبحثون عن عرض تنافسي به مزايا" وقد يرغبون في معرفة المزيد عن الوظيفة قبل اتخاذ القرار.

هل يمكنك إخبارنا بالمزيد عن [توضيح يتطلب الموضوع]؟

قد ترغب في توضيح شيء ما في السيرة الذاتية للمرشح لمساعدتك في اتخاذ قرار أكثر استنارة. قد تكون تتساءل عن سبب وجود فجوة لمدة عامين في التوظيف ، وما هي المهارات والكفاءات التي يمتلكها المرشح ، ولماذا ترك المرشح آخر صاحب عمل ، أو ما هي الخبرة التي اكتسبها في دور معين.

لماذا تريد منصب [JOB TITLE] في [COMPANY]؟

قد يطرح أرباب العمل أسئلة ممتعة على أساس الشخصية للتعرف على مرشح وكسر الجليد قبل المقابلة. أو قد يقومون بالتحقيق بشكل أعمق للحصول على نظرة ثاقبة حول سبب اهتمام المرشح بالمنصب و / أو الشركة. غالبًا ما يتألق المرشح المدروس جيدًا والذي يتمتع بأكبر قدر من الحماس.

إليك نموذج يمكنك استخدامه لطرح أسئلة متابعة:

عزيزي [الاسم الأول]:

شكرًا لك على اهتمامك بمنصب [JOB TITLE] في [COMPANY]. قبل أن نبدأ في جدولة المقابلات ، لدينا بضعة أسئلة لك.

• [السؤال رقم 1]
• [السؤال 2]
• [السؤال 3]

نحن نقدر هذه الفرصة للتعرف عليك بشكل أفضل. الرجاء إرسال ردودكم في موعد أقصاه [اليوم والتاريخ والوقت] ، وسأعود إليك في أقرب وقت ممكن للتواصل مع الخطوات التالية.

بإخلاص،

[اسمك وتوقيع الشركة]

مرة أخرى ، ابدأ دائمًا بشكر مهذب وقم بتذكير المرشح بوضوح لماذا تتواصل معه. في هذا البريد الإلكتروني ، تشرح الأسئلة كجزء من العملية الأولية قبل جدولة المقابلات وتسمح للمرشح بمعرفة أنك ستتواصل معك بمجرد تلقي الردود.

احصل على مزيد من النصائح لإجراء مقابلات مع المرشحين باستخدام Twilio SendGrid

الآن أنت تعرف كيفية الرد على بريد إلكتروني لإجراء مقابلة. كما ترى ، تعد كتابة البريد الإلكتروني علمًا وفنًا. سيضمن جمع النصائح والقوالب أن تبدو شركتك احترافية في جميع الأوقات مع إبقاء جميع الأبواب مفتوحة لاكتساب المواهب من الدرجة الأولى.

لدينا العديد من المقالات حول إتقان آداب البريد الإلكتروني وعمليات التوظيف على موقع Twilio SendGrid ، بما في ذلك هذه المدونة التي صدرت في الوقت المناسب حول مكافحة التحيز اللاواعي أثناء إجراء المقابلات . شكرًا لزيارتك ، ونتمنى لك التوفيق في التعيينات المرتقبة!