كيفية إدارة اجتماعات الفريق: النصائح وأفضل الممارسات

ما هو اجتماع الفريق؟

اجتماع الفريق هو حدث مجدول يجتمع فيه الأشخاص المشتركون في مشروع ما ويجرون محادثة حول الموضوعات المتعلقة بهذا العمل. تأتي الاجتماعات بأشكال عديدة ، لكن الاجتماعات الأكثر فاعلية لها أجندة وضعها قائد الفريق والتي تحدد ما يجب مناقشته. يقوم السكرتير بتسجيل محضر الاجتماع ، والذي يمثل ملخصًا للمناقشة. يمكن أن يكون هناك أيضًا عناصر عمل ، وهي مهام يجب إكمالها قبل الاجتماع التالي.

بعد الاجتماع ، يبدأ العمل الحقيقي. ProjectManager هو برنامج إدارة مشروع حائز على جوائز يساعدك في تخطيط وإدارة وتتبع هذا العمل في الوقت الفعلي. تنظم مخططات جانت القوية الخاصة بنا عناصر العمل الخاصة بك في مهام بتواريخ البدء والانتهاء ، وربط جميع الأنواع الأربعة من تبعيات المهام لتجنب التأخير وتعيين خط أساس حتى تتمكن من تتبع التقدم في الوقت الفعلي. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.

اجتماعات الفريق غير الرسمية

اجتماع الفريق غير الرسمي هو ببساطة تجمع غير رسمي حيث يمكن لأعضاء الفريق تبادل الأفكار. في حين أنه لا يزال يجب أن يكون هناك جدول أعمال لتجنب الخروج عن المسار ، إلا أن جدول الأعمال هذا قليل ومن المحتمل ألا تكون هناك عروض تقديمية أو عناصر أخرى تتطلب مزيدًا من التحضير.

اجتماعات الفريق الرسمية

على الطرف الآخر من الطيف الاجتماعات الرسمية. مرة أخرى ، يوصى بجدول أعمال لجميع الاجتماعات ، ولكن في الاجتماع الرسمي ، يكون هيكلًا أكثر بحثًا وتكوينًا. عادة ما يكون للاجتماعات الرسمية مثل اجتماعات المشروع عروض تقديمية وحتى متحدثين لمخاطبة المجموعة. يمكن أن يكون لديهم أيضًا إرشادات أكثر صرامة حول من يمكنه التحدث ومتى على عكس الاجتماعات غير الرسمية التي تكون أكثر مرونة من حيث اللياقة.

لماذا اجتماعات الفريق مهمة؟

هناك العديد من الأسباب لعقد اجتماعات الفريق. في حين أنه يمكن إساءة معاملتهم ولهم سمعة سيئة في إضاعة الوقت ، عند تشغيلهم بجدول أعمال والتركيز على تقديم المعلومات أو توليد التعليقات ، يمكن أن تكون مفيدة بشكل استثنائي.

اجتماعات الفريق ، أولاً وقبل كل شيء ، هي قنوات اتصال يتم من خلالها نشر معلومات مثل خطة العمل إلى مجموعة كبيرة من الأشخاص. تميل إلى أن تكون أكثر فاعلية من المذكرة ، والتي قد لا يقرأها الأشخاص أو يتصفحوها وتوفر منتدى للأسئلة لضمان أن يكون الجميع واضحًا بشأن ما تتم مناقشته.

إنها طريقة رائعة لجمع الفريق معًا من خلال أسئلة وأنشطة كاسحة الجليد التي تساعد الجميع على التعرف على بعضهم البعض وبناء نوع الروابط التي تعزز التعاون ، وبالتالي الإنتاجية. تساعد اجتماعات الفريق أيضًا في تحديد أدوار ومسؤوليات كل عضو في الفريق حتى يعرفوا ما يفترض بهم القيام به ومن يقدمون تقاريرهم أو يسألون عما إذا كان لديهم أي أسئلة.

نصائح لتشغيل اجتماعات الفريق

كما تم التطرق إليه أعلاه ، يمكن أن تكون الاجتماعات إشكالية. إنهم يسحبون الناس بعيدًا عن عملهم ، ويمكن أن يجعلوا الفريق يشعر كما لو أنهم يضيعون الوقت الذي يمكن استخدامه بشكل أفضل في إكمال مهامهم ، وفي كثير من الأحيان ، يحب الناس فقط سماع أنفسهم يتحدثون. لكن اجتماعات الفريق مهمة للغاية بحيث لا يمكن تجاهلها لمجرد أنها يمكن أن تخرج عن المسار. اتبع هذه النصائح وسيكون لديك اجتماعات فريق سريعة ومثمرة سيستفيد منها الجميع.

حدد الغرض من اجتماع فريقك

قبل أن تلتقي ، تأكد من أن سبب الاجتماع واضح. إذا لم تتمكن من تلخيص الغرض من الاجتماع في جملة أو جملتين ، فقد لا يكون هناك سبب للقاء. على الأرجح ، هناك سبب للاجتماع ، وبصفتك قائد فريق ، فإن مهمتك هي تحديد ذلك بوضوح.

إنشاء جدول أعمال الاجتماع

بمجرد أن يكون لديك هدف للاجتماع ، يمكنك البدء في إنشاء جدول الأعمال. جدول الأعمال هو قائمة العناصر التي سيتم مناقشتها خلال الاجتماع. لا ينبغي أن يكون طويلا. يكون الاجتماع أكثر نجاحًا عندما يركز على نقطة واحدة أو على الأكثر على بعض النقاط ذات الصلة.

استخدم أنشطة كاسحة الجليد

لكي تكون الاجتماعات ناجحة ، يجب على الجميع المشاركة. إن استخدام كاسحة الجليد لإشراك الأشخاص من البداية ببعض الأسئلة أو الأنشطة الممتعة سيؤتي ثماره عندما تصل إلى جوهر الاجتماع ، بالإضافة إلى أنها طريقة رائعة لتسهيل العمل الجماعي بشكل أفضل.

اكتب محاضر الاجتماع

كما هو مذكور أعلاه ، فإن السكرتير مكلف بحفظ محضر الاجتماع. يمكن أن يكون هذا منصبًا معينًا أو مسؤولية متناوبة ، ولكنه جزء أساسي من نجاح الاجتماع. يسجل محضر الاجتماع ما تمت مناقشته خلال الاجتماع ، ولكن فقط المعلومات الهامة. محاضر الاجتماع ليست مطولة ، ولكنها جملة أو اثنتين.

حدد عناصر العمل بعد اجتماع فريقك

يجب أن ينتهي محضر الاجتماع بعناصر العمل ، والتي ، كما تمت مناقشتها سابقًا ، هي المهام التي تم تعيين الفريق لإكمالها قبل التجمع للاجتماع التالي. يجب فهم عناصر العمل هذه بوضوح من قبل الجميع قبل فواصل الاجتماع.

قوالب مجانية لمساعدتك في إدارة اجتماعات الفريق

للمساعدة في اجتماعك القادم ، يقدم ProjectManager بعض القوالب المجانية التي يمكنك تنزيلها الآن. موقعنا هو مركز عبر الإنترنت لكل ما يتعلق بإدارة المشاريع ، مع مدونات ، ومقاطع فيديو تعليمية ، وبالطبع قوالب إدارة مشاريع مجانية لبرنامجي Excel و Word. فيما يلي عدد قليل من المساعدة في إدارة اجتماع فريقك القادم.

نموذج محضر الاجتماع

يسهّل قالب محضر الاجتماع المجاني لبرنامج Word إعداد اجتماعاتك وتشغيلها. يجمع كل البيانات التي تحتاجها للحصول على اجتماع ناجح ، بدءًا من الحضور إلى الوجبات الجاهزة ومتى يحين الاجتماع التالي.

نموذج خطة العمل

عند مغادرة الاجتماع ، تأكد من ملء نموذج خطة العمل المجانية لبرنامج Excel أولاً. يسرد جميع عناصر العمل التي تم تحديدها أثناء الاجتماع ، مع إعطاء الأولوية ، من تم تعيينه للقيام بالعمل ، والجدول الزمني وأكثر من ذلك بكثير.

قالب تعقب المهام

لضمان تنفيذ عناصر العمل الخاصة بك في الوقت المحدد ، استخدم قالب تعقب المهام المجاني لبرنامج Excel. يسرد جميع مهامك ، حتى المهام التابعة ، بالإضافة إلى أنه يسمح لك بترتيبها حسب الأولوية ، وتعيين المدة ثم تتبع الحالة للتأكد من أنك تفي بجدولك الزمني.

تتضمن المشاريع اجتماعات في كل خطوة في دورة حياة المشروع. في هذا الفيديو مع مضيفةنا Jennifer Bridges ، PMP ، ستتعلم أربع نصائح رائعة لتحسين اجتماعات فريق مشروعك.

فيديو: أفضل ممارسات اجتماعات الفريق

تتضمن المشاريع اجتماعات في كل خطوة في دورة حياة المشروع. في هذا الفيديو مع مضيفةنا Jennifer Bridges ، PMP ، ستتعلم أربع نصائح رائعة لتحسين اجتماعات فريق مشروعك.

نأمل أن تكون قد استمتعت بسماع هذه النصائح من أجل اجتماعات أكثر فعالية لفريق المشروع. شكرا للمشاهدة!

4 خطوات لإدارة اجتماع فريق عظيم

بالنسبة لأولئك الذين يحبون المنهجية ، فكر في هذه طريقة PCFW لإدارة اجتماعك. لم هذه المنصة؟ التحضير والتواصل والتيسير ، وبكل الوسائل ، اختتمها. لنتحدث عن كل عنصر من العناصر الأساسية الأربعة. رقم واحد ، في التحضير هناك الغرض والتحضير للغرض من الاجتماع. لماذا تعقد هذا الاجتماع ، من يجب أن يكون هناك ، لماذا يجب أن يكونوا هناك ، ما الذي يحتاجون إليه للتحضير مسبقًا ، ما الذي تحتاجه كمدير للمشروع للتحضير مسبقًا؟

1. الاستعداد

غاية. مرة أخرى ، معرفة من المفترض أن يكون هناك ، ولماذا هم هناك ، وما إذا كانوا من صناع القرار ، وما إذا كانوا هناك لتقديم المدخلات ، ولماذا تحتاج إليهم هناك. ثم الدعائم. كيف ستسهل اجتماعك وتديره؟ هل تحتاج إلى دعائم ، هل تحتاج إلى كمبيوتر محمول ، هل تحتاج إلى جهاز عرض بشاشة LCD ، هل تحتاج إلى لوحات ورقية ، هل تحتاج إلى لوحات وأقلام تحديد ، هل تحتاج إلى أقلام وأوراق؟ ما الذي تحتاجه ليستخدمه الناس ولأجل تسهيل الاجتماع؟ هل سبق لك أن ظهرت في موقع ما ولم يكن لديك المواد التي تحتاجها أو كنت تعتقد أنه من المفترض أن تكون هناك؟ يمكنك كمدير مشروع أن تعد ذلك.

2. التواصل

العنصر الرئيسي الثاني ، التواصل ، هو التواصل مع الناس مسبقًا. دعوتهم إلى الاجتماع ، وجدول الأعمال ، وإخبارهم عندما من المفترض أن يكونوا هناك ، ولماذا من المفترض أن يكونوا هناك قبل ذلك بخمس دقائق. أخبر الأشخاص مسبقًا حتى يعرفوا ويمكنهم الاستعداد وفقًا لجدولهم الزمني ، مع مراعاة أن الأشخاص الآخرين لديهم جداول زمنية أيضًا ، لذلك أخبر الأشخاص مسبقًا حتى يتمكنوا من الاستعداد مسبقًا ، والالتقاء بما يحتاجون إليه للظهور ، وربما يسألون أي أسئلة. ربما اتصل بك أو بأعضاء آخرين في الفريق من قبل.

لذا دعهم يعرفون ما هو على جدول الأعمال. ما الذي سنتحدث عنه؟ قد يرغبون أيضًا في دعوة بعض الأشخاص الآخرين وإعطائك فرصة للقول ، "نعم ، هذا رائع ، لكننا لا نريدهم حقًا أن يكونوا حاضرين في هذا الاجتماع."

3. تسهيل

تسهيل الاجتماع. لقد رأينا جميعًا ذلك الشخص الذي يخرج فيه الشيء عن السيطرة ، من المفترض أن يكون اجتماعًا مدته 20 أو 30 دقيقة أو مكالمة قصيرة أو اجتماعًا احتياطيًا ، والذي يتحول إلى شجار لمدة ساعتين. لا نريد ذلك. نريد أن نتأكد من أن كل شيء في موعده وموضوعه.

• في الوقت المحدد: تأكد من التزام فريقك بالجدول الزمني للاجتماع.إذا كان لديك عناصر مختلفة على جدول الأعمال ، ومعرفة المدة التي ستقضيها في ذلك ، وأنت ، بصفتك مدير مشروع ، تسهل عليك البقاء في هذا الوقت. بهذه الطريقة سيبقى الناس على اتصال معك ، ولن تفقد مصداقيتك ، وسيعرف الناس متى يتوقعون مغادرة الاجتماع. هذا البند.
• حول الموضوع: من المهم الاستمرار في الموضوع عند إدارة اجتماعات الفريق.هناك أشخاص آخرون لديهم أجندات أخرى سيحاولون الاستيلاء على اجتماعك واختطافه لأغراضهم الخاصة ، لذلك عليك تسهيل ذلك والبقاء على الموضوع. إذا طرح شخص ما موضوعًا ليس على جدول أعمالك ، فقد يكون مهمًا ولكنه قد لا يكون ضمن الغرض من هذا الاجتماع. من المهم وضع ذلك في ساحة انتظار وفي النهاية دع الناس يعرفون ما الذي سيتم فعله.

4. اختتام

أخيرًا وليس آخرًا ، اختتم. لقد كنا جميعًا في تلك الاجتماعات التي طال وقتها ، لذا فإن الجميع في عجلة من أمرهم للخروج من هناك حتى يغادروا ولا يعرفون بالضبط ما يجب عليهم فعله أو ما هي الخطوات التالية. العنصر المهم في هذه الخطوة هو الانتهاء من عناصر العمل والخطوات التالية. ما هي العناصر التي يجب تركها في النهاية ، ومن الذي من المفترض أن يقوم بذلك ، ومتى من المفترض أن يكملها؟ ثم ، ثم معرفة الخطوات التالية. إعلام الناس بموعد الاجتماع مرة أخرى أو ما هي القرارات التي يجب اتخاذها.

هذه هي العناصر الأساسية الأربعة لطريقة PCFW وكيفية إدارة اجتماعاتك بشكل أكثر فاعلية ، لذا ربما لن تغادر بصداع ولن يفعل أعضاء فريقك أيضًا.

أتمنى أن تكون قد وجدت هذه الأشياء ذات قيمة ، وإذا كنت بحاجة إلى أي نصائح أو أدوات أو تقنيات إضافية في إدارة اجتماعاتك ، فتفضل بزيارتنا في ProjectManager.