كيفية تسلسل الأنشطة في المشروع

يقوم الجميع بشكل لا شعوري بإنشاء أنشطة متسلسلة في حياتهم اليومية. نخطط لرحلات أسبوعية إلى المتجر ، وننظف منازلنا ونرتبها ، وندير المهمات - والقائمة تطول. بهذه الطريقة ، نحن جميعًا على دراية بالمهارات الأساسية لإدارة المشاريع.

عندما نتمكن من تحديد الأنشطة المتسلسلة في حياتنا اليومية ، يكون من الأسهل بكثير تحديدها في سياق مشروع معقد. لذلك ، دعنا نحدد الأنشطة المتسلسلة من حيث شيء نقوم به جميعًا ونتعلم كيف يمكننا ربطه بإدارة المشروع.

ما هي الأنشطة المتسلسلة؟

الأنشطة المتسلسلة هي المهام أو الواجبات التي يجب إكمالها ، أو البدء على الأقل ، بالترتيب. على سبيل المثال ، إذا كنت تصنع معكرونة ، يجب عليك أولاً ملء قدر بالماء ، ثم غلي الماء ثم إضافة المعكرونة. ترتبط هذه الأنشطة الثلاثة ارتباطًا مباشرًا ويجب أن تحدث في هذا التسلسل الدقيق لتنتج معكرونة مطبوخة.

ما هو الغرض من تسلسل الأنشطة؟

سواء كنت تقوم بإعداد عشاء معكرونة افتراضي أو تخطط لبناء مبنى جديد ، فستحتاج إلى إكمال الأنشطة للوصول إلى الهدف.

السؤال هو: هل يهم حقًا الترتيب الذي تتم فيه هذه الأنشطة إذا كانت النتيجة النهائية هي نفسها؟ الجواب هو نعم! حتى إذا كان من الممكن بدء نشاطين في نفس الوقت ، فإن أحد التسلسلات يكون أكثر منطقية وفعالية من الآخر.

مثال على تسلسل النشاط

العودة إلى تشبيه السباغيتي. في هذا السيناريو ، يجب أن تغلي الماء قبل البدء في تقطيع الثوم. بالتأكيد ، لن يفسد تقطيع الثوم قبل غلي الماء الوجبة ، ولكن بهذه الطريقة تستفيد من وقتك وطاقتك.

لنأخذ هذا التشبيه إلى أبعد من ذلك ونطبقه على كيفية قيام الطاهي بإدارة المطبخ. في هذه الحالة ، يعد كل طبق مهمة مكونة من أنشطة. عندما يطلب شخص ما طبقًا معينًا ، يجب تنفيذ الأنشطة لإكمال المهمة.

الجزء الصعب هو أن هناك العديد من المهام المختلفة التي يتم إكمالها في وقت واحد ، مما يعني إجراء المزيد من الأنشطة في نفس الوقت. إذا لم تكن حريصًا ، يمكن للأنشطة الضرورية لمهمة ما أن تعيق تلك بالنسبة لمهمة أخرى.

عندما تقوم بتطبيق هذا المفهوم على مشروع واسع النطاق بمزيد من الموارد والقيود ، ينتقل تسلسل النشاط من مفيد إلى بالغ الأهمية. لذا ، كيف بالضبط يمكنك القيام بأنشطة التسلسل؟

كيفية ترتيب الأنشطة لمشروع

من أجل تسلسل الأنشطة ، يجب عليك تحديد العلاقة بين هذه الأنشطة. هناك العديد من الطرق المختلفة للقيام بذلك ، لكننا سنغطي اليوم طريقة الرسم التخطيطي للأولوية:

تستخدم طريقة الرسم التخطيطي الأسبقية نوعًا من الرسم التخطيطي للشبكة لإظهار الأنشطة التي يجب إكمالها وكيفية توصيلها والتسلسل الذي يجب أن يتبعه العمل. توضح هذه الطريقة هذه الأشياء من خلال تمثيل الأنشطة مع الصناديق (أو العقد) والتبعيات مع الأسهم التي تربطها.

خطوات تسلسل النشاط

قد تبدو طريقة الرسم التخطيطي ذات الأولوية معقدة للوهلة الأولى ، ولكن يمكن تقسيمها إلى بضع خطوات بسيطة. لنفترض أن لديك بالفعل قائمة أنشطة وانتقل من هناك.

1. 1. تحديد سمات النشاط: عند تسلسل الأنشطة ، يجب أن يكون لديك كل التفاصيل حول كل نشاط. يجب أن تظل منظمًا وتتبع هذه التفاصيل. يتضمن تحديد سمات النشاط تسمية كل نشاط ، وتخصيص رقم له ، وكتابة وصف قصير ، وما إلى ذلك. يجب أن يكون لكل نشاط نفس السمات المحددة والملاحظة من أجل ترتيبها بدقة. هذا العمل القانوني يصنع كل الفرق.
   2. تحديد القيود: أي مهمة ستصاحبها قيود - أشياء تحد منها. يمكن أن تكون هذه الأشياء المال والقوى العاملة والوقت وعدد من الأشياء الأخرى. كما هو الحال مع تحديد سمات النشاط ، فإن المعرفة هي القوة ، وتحديد كل قيد ممكن هو الطريقة الوحيدة لتسلسل الأنشطة بطريقة لا تخرق هذه القيود.
   3. تحديد التبعيات: من أجل تسلسل الأنشطة بدقة ، ربما يكون تحديد التبعيات بشكل صحيح هو الجزء الأكثر أهمية في العملية. بدون معرفة كيفية ارتباط المهام بالضبط ، لا توجد طريقة لتسلسلها بشكل مناسب. في الواقع ، بدون معرفة تبعيات المهام ، من السهل جدًا جدولة المهام بشكل غير صحيح وإعداد المشروع بأكمله للفشل.

يمكن أيضًا الإشارة إلى هذه العلاقات باسم التبعيات ، والتي يوجد منها أربعة أنواع مختلفة.

1. 1. 1. • Finish-to-Start (FS): في تبعية Finish-to-Start ، يجب إكمال المهمة A قبل أن تبدأ المهمة B.
         • من النهاية إلى النهاية (FF): في تبعية "إنهاء إلى إنهاء" ، يجب إكمال المهمة "أ" قبل إكمال المهمة "ب".
         • Start-to-Finish (SF): في تبعية Start-to-Finish ، لا يمكن إكمال المهمة B قبل بدء المهمة A.
         • Start-to-Start (SS): في تبعية Start-to-Start ، لا يمكن بدء المهمة B قبل بدء المهمة B.

أفضل الممارسات عند ترتيب الأنشطة

على الرغم من أن إنشاء تسلسل نشاط قد يبدو أمرًا بديهيًا إلى حد ما ، إلا أن هناك بعض أفضل الممارسات التي يجب اتباعها:

قم بإنشاء قائمة مهام كاملة قبل إجراء تسلسل للأنشطة

عندما تعمل في مشروع ما ، ستظهر مهام جديدة غير متوقعة بشكل طبيعي على طول الطريق. ولكن أفضل طريقة لبدء الأنشطة التسلسلية هي العمل باستخدام جميع المعلومات التي لديك في ذلك الوقت. حتى إذا كنت تعلم أن المهمة ستنتج على الأرجح المزيد من المهام في المستقبل ، فلا تتردد في تضمينها في قائمة المهام الخاصة بك. تبدأ أنشطة التسلسل كأفضل مسودة تقريبية ممكنة ويتم تنظيفها على طول الطريق.

ضع في اعتبارك عبء العمل على فريقك

يجب تحديد القيود أثناء تسلسل الأنشطة. غالبًا ما يتم التغاضي عن أحد القيود هو عبء العمل الفردي لعضو الفريق والوقت. لا يوجد سوى ساعات طويلة في اليوم ويمكن للشخص تناول الكثير في وقت واحد. يمكن أن يؤدي إهمال وضع ذلك في الاعتبار إلى حدوث انتكاسات وإرهاق وأنشطة تستغرق وقتًا أطول بكثير من المتوقع.

اعرف الفرق بين القيود الإلزامية مقابل القيود التقديرية

من أجل تسلسل الأنشطة بدقة ، يجب أن تضع في اعتبارك أنه ليس هناك نوع واحد فقط. القيود الإلزامية والقيود التقديرية مختلفة تمامًا ، ويجب تحديد كليهما. القيود الإلزامية ملموسة ولا يمكن حلها. من ناحية أخرى ، فإن القيود التقديرية مرنة ويمكن لأعضاء الفريق اتخاذ قرار بشأنها أثناء جدولة المشروع.

لا تهمل قيود المهام

كما يمكنك أن تتخيل ، يعد إهمال قيود المهام أحد أكثر الأخطاء الضارة التي يمكن أن ترتكبها عند تسلسل الأنشطة. ولكن ، من المهم أيضًا أخذ مثلث إدارة المشروع في الاعتبار. يتكون هذا المثلث من القيود الثلاثة الأكثر تأثيرًا: النطاق والوقت والتكلفة.

تسلسل الأنشطة عملية معقدة للغاية ، وليس من الصعب نسيان القيود الأوسع للمشروع بأكمله. يمكن أن يؤدي وضع هذه الأشياء في الاعتبار إلى إحداث فرق كبير بين نجاح المشروع وفشل المشروع.

كيف يساعد ProjectManager مع تسلسل النشاط

من أجل ضمان تسلسل جميع مهامك بشكل صحيح مع التبعيات المناسبة ، نوصيك باستخدام برنامج إدارة المشاريع. ProjectManager هو برنامج إدارة مشروع حائز على جوائز يتيح لك إنشاء الأنشطة وتفصيلها وتسلسلها وعرض هذه الأنشطة بالطريقة التي تناسب مشروعك على أفضل وجه.

من خلال مخططات جانت عبر الإنترنت ، يمكنك الاستفادة الكاملة من ميزات تسلسل المشروع القوية. كل ما عليك فعله هو تحميل مهامك ، ثم جدولة المهام بالترتيب المناسب باستخدام مخططات جانت والجداول الزمنية. اعرض تبعيات المهام وتفاصيل المعين وحالات المهام والمزيد ، كل ذلك من مركز واحد. وفي حالة احتياجك إلى تغيير تسلسل الأنشطة ، ما عليك سوى السحب والإفلات.

يتم أيضًا تبسيط إعداد التقارير عن مشروعك لأصحاب المصلحة من خلال أدوات إعداد التقارير القوية بنقرة واحدة والتي يمكنها إنشاء تقرير مشروع متعمق في ثوانٍ. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كنت بحاجة إلى عرض سريع للعين ، يمكنك استخدام لوحة القيادة لرؤية بيانات المشروع في شكل مخططات واضحة وملونة.

ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع قائم على السحابة يوفر لمديري المشاريع الأدوات للتحكم في المهام المتسلسلة وربط تبعيات المهام وتتبع التقدم باستخدام التقارير المتكاملة. يحصل أعضاء الفريق على نظام أساسي تعاوني للعمل بشكل أكثر إنتاجية. تعرف على كيف يمكننا مساعدتك في إدارة مشروعك التالي من خلال الاستفادة من الإصدار التجريبي المجاني لمدة 30 يومًا.