كيفية استخدام Slack للحفاظ على إنتاجية فريقك البعيد ومشاركته

هل تحاول معرفة كيفية استخدام Slack؟

جيد. إنه يستحق ذلك تمامًا.

يضم أكثر من 10 ملايين مستخدم نشط يوميًا ، فإن شعبية Slack تتحدث عن نفسها. في الواقع ، أصبحت المنصة الآن عنصرًا أساسيًا في العمل عن بُعد حيث تعتمد المزيد والمزيد من الفرق على Slack كمركز اتصالات متكامل.

وعلى الرغم من أن Slack قد يبدو وكأنه مجرد تطبيق دردشة ظاهريًا ، إلا أن النظام الأساسي يضم مجموعة كاملة من الميزات الموفرة للوقت للحفاظ على إنتاجية الفريق وانخراطه.

في هذا الدليل ، سنشرح كيفية استخدام Slack للأعمال.

ما هو سلاك على أي حال؟

هيا لنبدأ مع الأساسيات.

Slack هي أداة لإدارة المشاريع والتعاون الجماعي. يمكن استخدام النظام الأساسي في المتصفح أو كتطبيق أصلي خاص به على سطح المكتب والجوال.

يتواصل المستخدمون في قنوات يُشار إليها بعلامات تصنيف محددة. على سبيل المثال ، قد يكون لفريق التسويق قنوات منفصلة لـ # كتّاب المحتوى و # SEO و # التصميم.

داخل كل قناة ، يمكن للمستخدمين وضع علامة على بعضهم بناءً على @ معالجاتهم. ثم تبدأ المتعة.

فيما يتعلق بكيفية استخدام Slack للتواصل ، فإن خياراتك لا حدود لها إلى حد كبير. على سبيل المثال ، يعد Slack بديلاً رائعًا لرسائل البريد الإلكتروني أو تذاكر المشروع. إن وجود مثل هذه الرسائل الموجهة للأمام يخلق إحساسًا بالمساءلة والشفافية حيث يمكن للفرق تتبع اتصالاتهم من النقطة أ إلى النقطة ب حتى يتم حل المشكلة.

يمكن أيضًا استخدام Slack للتواصل غير الرسمي. الاحتفال بعقد جديد أو عيد ميلاد؟ تريد إسقاط بعض الميمات أو .GIFs؟ أذهب خلفها.

يمكن للمستخدمين تغيير حالة التوفر الخاصة بهم على مدار اليوم للإشارة إلى الزملاء عندما يكونون على وشك التحدث مقابل قيامهم بعمل عميق.

باختصار ، يعمل Slack كمكان لزملاء العمل ليكونوا "متواجدين" دائمًا. يوفر هذا بديلاً في الوقت المناسب للتواصل حصريًا عبر البريد الإلكتروني ، مع إعادة إنشاء مبرد المياه في مكتب المدرسة القديمة.

لماذا يحظى Slack بشعبية كبيرة مع الفرق البعيدة؟

قد لا يبدو Slack مميزًا جدًا في لمحة.

بعد كل شيء ، هناك الكثير من تطبيقات الدردشة (فكر: Teams ، Google Meet) التي تخدم غرضًا مشابهًا.

يمكن تلخيص شعبية Slack في استخدامها على نطاق واسع بين الشركات الناشئة وتدفق ملايين المستخدمين الجدد خلال COVID-19. في وقت مبكر من الوباء ، تخلفت الشركات عن استخدام عدد قليل من التطبيقات للتكيف مع الوضع "الطبيعي" الجديد للعمل عن بُعد.

وبالنسبة إلى الدردشة الجماعية ، كان Slack هو الفائز. شهد التطبيق زيادة في عدد المستخدمين الجدد في خضم COVID-19 وقرر الكثير منذ ذلك الحين التمسك بالمنصة على المدى الطويل.

ربما تكون أكبر نقطة بيع لـ Slack هي عمليات تكامل الجهات الخارجية. إذا كان هناك تطبيق أو أداة تجارية تعتمد عليها ، فهناك احتمال كبير أن يكون لديها تكامل Slack.

تريلو. جوجل درايف. الآفاق. سمها ما شئت ، سلاك يتكامل معها.

هناك اختلاف رئيسي آخر بين Slack مقابل تطبيقات الدردشة الأخرى وهو تنوع برامج الروبوت في النظام الأساسي ، والتي يركز الكثير منها على الإنتاجية وتحسين ثقافة الشركة. على سبيل المثال ، تم تصميم Donut bot الشهير لتحسين إعداد الموظف الجديد ومساعدة الموظفين على بناء العلاقات في بيئة بعيدة.

يتمثل الهدف الكبير لاستخدام نظام أساسي مثل Slack في استبدال البريد الإلكتروني بشكل مباشر (أو على الأقل تقليل اعتماد الفرق على البريد الإلكتروني).

لماذا استخدم Slack بدلاً من البريد الإلكتروني ، على الرغم من ذلك؟ زمن.

من الموثق جيدًا أن العديد من العمال يضيعون ساعات يوميًا في بريدهم الوارد. تقلل المنصة من عمليات الذهاب والإياب غير الضرورية ، وتدمج إشعارات البريد الإلكتروني في صندوق وارد في الوقت الفعلي جنبًا إلى جنب مع دردشة فريقك. على سبيل المثال ، يمكنك جدولة ومشاركة معرّف اجتماع Zoom مباشرة داخل Slack دون الارتداد بين روابط البريد الوارد والدعوات.

كيف تستخدم معظم الشركات البعيدة Slack؟

لا يوجد فريقان يستخدمان Slack ، ولكن الهدف النهائي هو نفسه: منح الفرق مكانًا للبقاء على اتصال دون إضاعة الوقت في البريد الوارد أو التوفيق بين مجموعة من التطبيقات.

فيما يلي ثلاثة أهداف محددة للشركات البعيدة التي تحاول معرفة كيفية استخدام Slack:

1. تبسيط المهام وتوثيق الاتصالات الداخلية بين العمال
2. تشجيع التواصل المفتوح في الوقت المناسب وثقافة الشركة التعاونية
3. حافظ على إنتاجية الموظفين من خلال التطبيقات وعمليات الدمج

تعد المنصة مكانًا رئيسيًا للفرق لتبادل الأفكار والحفاظ على حالة أي مشروع معين. على سبيل المثال ، قد تطلب الفرق الإبداعية عن بُعد الحصول على تعليقات أو تنهي جزءًا من المحتوى. فيما يلي مثال على كيفية استخدام Slack لإدارة المشاريع (مع Trello) للقيام بذلك بالضبط:

وفي الوقت نفسه ، يعد تعزيز مشاركة الموظفين أحد أكبر التحديات التي تواجه إدارة الفريق عن بُعد. يمكن أن يساعد Slack في هذا القسم بفضل مجموعة متنوعة من روبوتات المشاركة وأدوات المسح لاختيار أدمغة العاملين.

إليك مثال باستخدام Polly ، والذي يوفر للعمال مكانًا مجهولاً لتقديم الملاحظات والإجابة على أسئلة المديرين.

ومرة أخرى ، هدف Slack هو التأكد من بقاء الموظفين منتجين. يعد هذا تحديًا آخر للفرق البعيدة حيث يكون العمال مستقلين ويمكن أن يكون تتبع المهام الفردية أمرًا شاقًا.

فيما يلي مثال على كيفية قيام أداة تتبع الوقت مثل Timebot.chat ، والتي تمنح العمال مكانًا لتتبع مهامهم اليومية ، بحظر الوقت وإبراز ما كانوا يعملون عليه.

هذه مجرد لقطة لكيفية استخدام Slack كفريق بعيد. قد تكون التطبيقات ومهام سير العمل المفضلة لديك مختلفة ، ولكن يمكنك استخدام النظام الأساسي تمامًا.

كيفية استخدام Slack: النصائح وأفضل الممارسات

على الرغم من أن Slack بحد ذاته بديهي جدًا ، فإن استخدام النظام الأساسي إلى أقصى إمكاناته يعني فهم أفضل ممارساته. فيما يلي بعض النصائح السريعة للتأكد من أن فريقك يستخدم Slack بطريقة مفيدة.

اختر قنواتك

لا ينبغي أن يكون Slack لشركتك مجانيًا لجميع القنوات العشوائية. بدلاً من ذلك ، يجب أن تقتصر المناقشات على القنوات بناءً على أهداف شركتك للمنصة.

على سبيل المثال ، هل لكل فريق مكان يتنقل فيه ذهابًا وإيابًا؟ هل هناك مكان ما للتعبير عن المخاوف على مستوى الشركة؟ هل تريد حصر الميمات والأعمال المضحكة في قناة واحدة؟

لا توجد طريقة "صحيحة" لإعداد قنوات Slack الخاصة بك. بالطبع ، يمكن أن تكون هذه الحرية شاقة بعض الشيء. للبدء ، إليك بعض الأمثلة على القنوات الموصى بها والتي أبرزتها Slack نفسها.

• #الإعلانات
• #عشوائي
• #AMA (اسألني أي شيء)
• #ثقافة الشركة
• #صندوق الاقتراحات

حدد التوقعات

على عكس وسائل التواصل الاجتماعي ، يعتبر بعض النقاد أن Slack يمثل ضيعة محتملة للوقت للموظفين ويمكن أن يؤدي في الواقع إلى إنتاجية أقل .

بالإضافة إلى ذلك ، فإن ظاهرة "إجهاد الركود" والتوتر من المستخدمين المندفعين على المنصة يمكن أن تساهم في الإرهاق في مكان العمل.

من المهم إبراز التوقعات حول كيفية استخدام Slack بين فريقك. يمكن أن يتجنب هذا إضاعة الوقت ويضمن أيضًا أن تكون المناقشات هادفة ومثمرة.

باختصار ، لا يجب على الفرق اعتباره مجرد مكان للدردشة. نوصي باستخدام دليل Slack الخاص لإعداد شركتك للتأكد من أن فريقك يسير على المسار الصحيح من كلمة "go".

استفد بشكل كامل من عمليات الدمج

إذا كنت تستخدم Slack للأعمال ، فأنت مدلل للاختيار من حيث عمليات الدمج التي يمكنك استخدامها. هذا يشمل:

• أدوات إدارة المشروع (Trello ، Asana ، Jira)
• أدوات اجتماعات الفيديو (Zoom ، RingCentral)
• تطبيقات التقويم (تقويم Google ، Outlook)
• برامج التعاون (Google Drive ، Box)
• أدوات مشاركة الموظفين (OfficeVibe ، TINYpulse)

على سبيل المثال ، انظر إلى Slack G-Suite for Slack. بتكامل واحد ، يمكنك إدارة اجتماعاتك ...

... وتحميل الملفات لمشاركتها مع باقي أعضاء فريقك.

لكن مرة أخرى: هدف Slack هو توفير الوقت. قد يكون من المغري حشر أكبر عدد ممكن من التطبيقات وعمليات الدمج في النظام الأساسي ، ولكن حاول الالتزام بالتطبيقات الأكثر استخدامًا أولاً.

تعزيز الإيجابية

قد يبدو هذا مبتذلًا ، لكنه بالتأكيد يستحق الذكر.

يجب ألا يخشى زملاؤك فتح أي قناة سلاك معينة. سواء كانت ردود فعل أو طلبات ، شدد على أهمية الحفاظ على التواصل إيجابيًا وبناءً.

ليس هناك شك في أن الاتصال بفريقك على مدار الساعة يمكن أن يكون مرهقًا. لمكافحة هذا ، شجع أعضاء فريقك على التفكير في نبرة صوتهم وكذلك عدم الخوف من ترك شخصياتهم تتألق. Slack هي أداة رائعة لبناء الفريق والتعاون ، تمنح الفرق فهم كيفية التعامل معها.

وبهذا ، نختتم دليلنا حول كيفية استخدام Slack!

هل أنت جاهز لبدء استخدام Slack؟

في حين أن مفهوم تعلم أي نظام أساسي جديد قد يمثل مشكلة ، فإن البدء في استخدام Slack أسهل مما تعتقد.

بغض النظر عن نوع العمل الذي تديره ، يمكن لـ Slack أن يقرب فريقك من بعضهم البعض بينما يدعم أيضًا أهداف عملك الأكبر. نوصي به لأي شخص يتطلع إلى إنجاز المزيد من العمل ، وخاصة المسوقين الاجتماعيين.

ومثل اكتشاف كيفية استخدام Slack يمكّن فريقك بفعالية من أن يصبح منتجًا ، ضع في اعتبارك أن Sprout Social يمكن أن تساعدك على فعل الشيء نفسه.