كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي

عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى صديق أو زميل عمل موثوق به ، فمن المحتمل أنك تكتب الرسالة وتضغط على زر الإرسال دون تفكير ثانٍ.

ولكن ماذا عن عندما تحاول إثارة إعجاب رئيس جديد أو التحدث مع عميل محتمل؟ أصبحت معرفة كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي جيد فجأة مهمة للغاية.

صياغة بريد إلكتروني رائع ليس علمًا صارخًا. ومع ذلك ، هناك بعض المبادئ المهمة التي تستحق أن تعرفها إذا كنت ترغب في تحقيق أقصى استفادة من محادثاتك عبر الإنترنت.

في هذا المنشور ، سنلقي نظرة على هذه التقنيات الرئيسية بالتفصيل - ونقدم بعض النصائح الأساسية للبريد الإلكتروني لإجراء تدبير جيد.

لماذا تعتبر كتابة البريد الإلكتروني الاحترافية أمرًا مهمًا حقًا

كان البريد الإلكتروني موجودًا منذ أكثر من 40 عامًا ، لكنه لا يزال القناة المفضلة للاتصال التجاري. أتقن فن كتابة بريد إلكتروني جيد ، ويمكنك فتح الفرص التي بدت بعيدة المنال.

في الواقع ، بدأت بعض أكبر الصفقات في تاريخ الأعمال برسالة بريد إلكتروني مكتوبة جيدًا. وتجمع العديد من الشركات الناشئة ملايين الدولارات من خلال التواصل مع المستثمرين المغامرون عبر البريد الإلكتروني.

بالطبع ، يتطلب الوصول إلى النتائج على هذا المستوى مهارة. حتى لو كنت متواصلاً رائعًا شخصيًا ، فإن كتابة بريد إلكتروني احترافي فعال أمر صعب بشكل مدهش.

والسبب هو أنه يمكن بسهولة إساءة تفسير الكلمات المكتوبة. يمكن اعتبار النكتة التي تعمل بشكل جيد عندما تكون مصحوبة بابتسامة وقحة بمثابة إهانة في رسالة بريد إلكتروني.

لا يحدث هذا كثيرًا عندما تعرف شخصية الشخص الآخر. ولكن إذا كنت تتحدث إلى أحد معارفك أو جهة اتصال تجارية جديدة تمامًا ، فإن فرصة إساءة فهمك عالية جدًا.

يمكن أن يساعدك تحسين مهاراتك في كتابة البريد الإلكتروني على تجنب هذه المزالق والاستمتاع بالمزايا المحتملة.

كيف تكتب بريدًا إلكترونيًا احترافيًا رائعًا

كفى مع النظرية. دعونا ننكب على العمل.

يمكن أن يتخذ البريد الإلكتروني الفعال عدة أشكال. ولكن إذا قارنت أي رسالتين ناجحتين ، فمن المحتمل أن تبدأ في ملاحظة بعض أوجه التشابه.

فيما يلي تلك المكونات الأساسية لإعداد بريد إلكتروني احترافي رائع:

1) ابدأ بسطر موضوع بريد إلكتروني موجز

أحد أهم أجزاء بريدك الإلكتروني ليس في الواقع في الرسالة نفسها. إنه سطر الموضوع.

تظهر الأبحاث أن 33٪ من الأشخاص يفتحون رسائل البريد الإلكتروني بناءً على سطر الموضوع. إذا كنت تحاول الوصول إلى شخص يتلقى مائة رسالة بريد إلكتروني كل يوم ، فيجب عليك استخدام سطر الموضوع لجذب انتباهه.

وجدت دراسة أجريت على أكثر من 260 مليون رسالة بريد إلكتروني أن سطور الموضوع المكونة من 10 كلمات أو أقل تميل إلى الأداء الأفضل. يعني اتباع هذه القاعدة أنك ربما تصل مباشرة إلى النقطة المهمة ، وهو أمر مهم عندما تحاول الوصول إلى مدير تنفيذي أو صاحب عمل مشغول.

إذا كنت تتصل بشخص ما لأول مرة ، فإن تخصيص سطر الموضوع الخاص بك يعد فكرة جيدة أيضًا. بالنسبة لهذا النوع من البريد الإلكتروني الاحترافي ، ضع في اعتبارك مخاطبة المستلم بالاسم. يمكن أن يضاعف حرفيا معدلات فتح الخاص بك. 2) استخدم النوع الصحيح من التحية

في بعض السياقات ، تعد "Hello" أو "Hey" غير الرسمية طريقة جيدة تمامًا لفتح محادثة. لكن في رسالة بريد إلكتروني احترافية ، من الجيد أن تكون أكثر رسمية قليلاً مع تحيتك.

نوصي بالذهاب إلى تنسيق "عزيزي [الاتصال]" الذي تم تجربته واختباره. قد يبدو هذا قديمًا بعض الشيء ، لا سيما في الثقافة الأمريكية - لكن الاحترام لا يؤذي أحداً أبدًا.

إذا كان لديك اتصال ما مع الشخص الذي تتواصل معه ، فلا بأس من استخدام اسمه الأول : "عزيزي أندرو".

بالنسبة إلى جهة الاتصال لأول مرة أو أي شخص في غرفة الاجتماعات ، يمكنك التفكير في استخدام لقبه بدلاً من ذلك: "عزيزي السيد سميث."

ماذا لو كنت لا تعرف لقب الشخص؟ الرهان الآمن هو استخدام الاسم الكامل : "عزيزي أندرو سميث".

ومع ذلك ، استخدم هذا الأسلوب فقط عندما تحتاج إلى ذلك. في السنوات الأخيرة ، استخدم مرسلو الرسائل العشوائية والمخادعون اسم التحية الكاملة لتخصيص رسائلهم. أنت لا تريد أن تكون مرتبطًا بهذه المجموعة!

هناك مجموعة أخرى ربما لا ترغب في الارتباط بها وهي صانعو الكلمات القديمة - لذلك ، يمكن ترك "لمن يهمه الأمر" في كتب التاريخ.

إذا كنت ستختار تحية تقليدية أكثر ، فيمكن أن تعمل عبارة "سيدي العزيز / سيدتي" ، لا سيما في طلبات التوظيف ورسائل البريد الإلكتروني على غرار خطاب الغلاف. فقط ضع في اعتبارك أنه قد يبدو غير شخصي إلى حد ما.

3) ابدأ بلطف

بينما تتعلق رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية بالأعمال ، فإنك لا تزال ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى إنسان. إنها لفكرة جيدة أن تعاملهم كواحد.

بمجرد الانتهاء من التحية الخاصة بك ، قم بإلقاء نظرة مجاملة صغيرة. سيتجاهلها بعض الناس ، لكن الآخرين سيقدرون حقيقة أنك تعاملهم باحترام ، وليس على أنها عملية بيع سريعة.

فيما يلي بعض الأمثلة على آداب البريد الإلكتروني الجيدة:

• شكرا لاهتماماتك
• كان من دواعي سروري لقائكم
• شكرا لمقابلتك معنا في وقت سابق اليوم

إذا كنت تعرف المستلم بالفعل ، فيمكنك جعله أكثر خصوصية:

• آمل أنك أمضيت نهاية أسبوع جيدة
• أتمنى أن يجدك هذا البريد الإلكتروني في حالة جيدة

فقط لا تفرط في التفاصيل. تذكر أنك ما زلت تكتب بريدًا إلكترونيًا رسميًا هنا ، ولا تتحقق مع أحد الأصدقاء.

4) اذهب إلى النقطة

نعلم جميعًا شخصًا يكتب عشرات الفقرات عندما تكفي جملتان. لا تكن ذلك الشخص.

بمجرد الانتهاء من التحية الخاصة بك ، انتقل مباشرة إلى النقطة. بشكل أكثر تحديدًا ، اشرح سبب مراسلتك عبر البريد الإلكتروني. حاول توضيح هدفك في جملة واحدة فقط:

• أكتب إليكم لأعبر عن اهتمامي بالمنصب الإداري الشاغر.
• نحن نبحث عن مستشار للمساعدة في إرشادنا خلال العام المقبل ، وأخبرني أحد الأشخاص أن لديك معرفة عميقة بصناعتنا.
• أكتب لأطلب المزيد من المعلومات حول خدمة التنظيف الخاصة بك.

قد تتمكن من الجمع بين الشرح المكون من جملة واحدة وخط المجاملة في فقرة قصيرة:

• شكرا لمقابلتك معنا في اليوم الآخر. أكتب اليوم لمعرفة ما إذا كنت ترغب في المضي قدمًا في الاقتراح كما تمت مناقشته.
• كان من دواعي سروري مقابلتك في عطلة نهاية الأسبوع. نظرًا لأن شركاتنا تشترك كثيرًا في الكثير من الأمور المشتركة ، فقد تساءلت عما إذا كنت مهتمًا بخدمتنا.

قد يكون من المغري الخوض في مزيد من التفاصيل هنا. لكن قاوم الإلحاح. إذا قرأ شخص ما أول جملتين لك وترك البريد الإلكتروني ، فمن المحتمل أنك لن تقنعه على أي حال.

على الجانب الآخر ، من المرجح أن تجذب المقدمة القصيرة انتباه الشخص الذي يريد المشاركة.

5) يرش في بعض السياق

الإيجاز مهم في الكتابة المهنية. ولكن إذا كنت تطلب شيئًا ما ، فيجب أن تأخذ الوقت الكافي لشرح السبب.

في القسم الثاني من بريدك الإلكتروني ، قدم بعض السياق الإضافي حول ما تسعى إلى تحقيقه. يمكنك أيضًا ذكر سبب مساعدة المستلم:

• تهدف شركتنا إلى تحقيق نمو من ثلاثة أرقام خلال الأشهر الثمانية عشر المقبلة ، وسيسعدنا أن تساعدنا في هذا الهدف.
• إذا تمكنا من الاتفاق على الاقتراح هذا الأسبوع ، فسوف يمنحنا الوقت للعمل على بناء إستراتيجية قبل الحدث الخاص بك.
• أنا مهتم بهذا المنصب لأن لدي شغفًا بالصناعة وأريد العمل عن بُعد.

يجب أن تكفي هنا جملة أو جملتان تم إنشاؤهما بعناية.

6) قم بتضمين دعوة واضحة للعمل

بغض النظر عن نوع الاستجابة التي تأمل في تلقيها من بريدك الإلكتروني ، فمن الجيد تضمين عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء - من الناحية المثالية ، شيء يمكن القيام به بسرعة.

اعتاد الكثير منا على قراءة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل في الصباح والتفكير ، "يمكنني التعامل مع هذه الرسالة لاحقًا". المشكلة هي أن مثل هذه المهام تُنسى بسهولة.

من خلال إضافة مطالبة في المراحل اللاحقة من بريدك الإلكتروني ، من المرجح أن تستنبط إجراءً فوريًا. على سبيل المثال ، يمكنك اقتراح وقت وتاريخ لاجتماع وتضمين ارتباط إلى دعوة تقويم. أو ببساطة اطلب من المتلقي مشاركة أفكاره.

7) تسجيل الخروج في الاسلوب

يعتقد الكثيرون أنه من الصعب كتابة القسم الختامي من رسالة بريد إلكتروني رسمية. هل يجب أن تضع "مع خالص التقدير" أم "مع أطيب التحيات"؟ ربما ، "شكرًا جزيلاً" هو إغلاق أفضل للبريد الإلكتروني؟

الحقيقة هي أنه من المحتمل أن يتم استقبال كل هؤلاء بشكل جيد. المفتاح هو مطابقة تسجيل الخروج مع البريد الإلكتروني المناسب. هنا دليل سريع:

• التطبيق الرسمي / جهة الاتصال: مع أطيب التحيات ، شكرًا جزيلاً ، مع خالص التقدير (هذا الطراز قديم قليلاً)
• شخص تعرفه: تحياتي الحارة ، مع أطيب التحيات ، شكرًا جزيلاً

التزيين النهائي لأي رسالة هو توقيع البريد الإلكتروني. هناك شيء بسيط يتضمن اسمك والمسمى الوظيفي (إذا كان مناسبًا) واسم شركتك على ما يرام تمامًا.

ومع ذلك ، لا تغفل قوة توقيع البريد الإلكتروني الجيد. يوجد أسفل اسمك منطقة حيث يمكنك:

• أضف معلومات الاتصال الخاصة بك
• قم بتضمين لقطة رأس احترافية
• اظهار التقدير الخاص بك
• اعرض أحدث منشوراتك على مواقع التواصل الاجتماعي
• و اكثر

إذا كنت تريد معرفة المزيد حول هذا الموضوع ، فراجع دليلنا لإنشاء توقيع بريد إلكتروني ، والذي يتضمن الكثير من القوالب الرائعة للإلهام.

نصائح أساسية لكتابة رسائل بريد إلكتروني أفضل

يمكنك التفكير في الخطوات المذكورة أعلاه كمخطط لكتابة رسائل بريد إلكتروني احترافية. اتبع الصيغة ، ويجب أن تكون في طريقك لإثارة إعجاب شخص مهم.

ولكن إذا كنت تريد حقًا رفع مستوى مهاراتك في كتابة البريد الإلكتروني ، فنحن نوصي بشدة بتطبيق بعض الأساليب أدناه:

فكر في تنسيق البريد الإلكتروني

بينما من الواضح أن محتوى بريدك الإلكتروني هو النقطة المحورية ، فإن الأمر يستحق التفكير في التنسيق أيضًا.

يبدأ هذا باختيارك للخط. ستحول ورق البردي و Comic Sans بريدك الإلكتروني إلى فضول ممتع. Arial بخير ، لكنه لطيف للغاية. تعد خطوط Sans-serif مثل Verdana و Helvetica أكثر إثارة للاهتمام ، لكنها لا تزال سهلة القراءة واحترافية. إذا كنت ترغب في اختيار خط serif ، فإن جورجيا خيار قوي.

بوضع الخطوط جانبًا ، نوصي باستخدام الكثير من فواصل الأسطر في بريدك الإلكتروني. يؤدي تقسيم الفقرات الطويلة إلى أجزاء إلى تسهيل قراءتها ، لا سيما في بعض تطبيقات البريد الإلكتروني للجوال.

تعرف على الشخص الذي تكتب إليه

قبل أن تكتب بريدًا إلكترونيًا احترافيًا لأي شخص ، فأنت بحاجة حقًا إلى معرفة من ترسله إليه.

يبدأ هذا باسم المستلم واسم الشركة التي يعملون بها. يجب عليك أيضًا معرفة المنصب الذي يشغلونه وأي أخبار رئيسية تنبثق عن حياتهم المهنية أو مؤسستهم.

يمكن أن تساعدك هذه المعلومات الإضافية في صياغة رسالة أكثر تخصيصًا ، مما يمنحك فرصة أفضل للنجاح.

قم دائمًا بتدقيق بريدك الإلكتروني

سواء كان الأمر يتعلق بطلب الترقية من رئيسك أو محاولة التواصل مع عميل محتمل ذي قيمة عالية ، فربما تريد أن تبدو كفؤًا ومحترفًا.

يمكن للبريد الإلكتروني المكتوب جيدًا أن يقطع شوطًا طويلاً في بناء هذه الصورة ، ولكن كل ما يتطلبه الأمر هو بضع أخطاء إملائية سخيفة حتى تنهار سمعتك.

لذلك ، تحقق دائمًا من نص رسالتك الإلكترونية وسطر الموضوع قبل أن تضغط على إرسال.

إذا كنت قلقًا بشأن فقد الأخطاء ، فيمكنك أيضًا إعداد تأخير إرسال في Gmail و Outlook وأنظمة البريد الإلكتروني الأخرى. لبضع ثوان بعد الضغط على إرسال ، يمنحك هذا خيار الإلغاء وإجراء تغيير في اللحظة الأخيرة.

متابعة

عندما تتصل بمدير تنفيذي أو مسؤول تنفيذي آخر ولا تتلقى أي رد ، فمن المحتمل تمامًا أنهم ببساطة فاتوا رسالتك.

بعد بضعة أيام ، لا تخف من إرسال بريد إلكتروني للمتابعة. السيناريو الأسوأ للغاية هو أنهم سيتجاهلون المتابعة - ولكن يمكن أن يحفظوا طلب الوظيفة الخاص بك.

تأكد من أن لديك عنوان البريد الإلكتروني الصحيح

كتابة رسالة بريد إلكتروني رائعة لا طائل من ورائها إذا لم تصل الرسالة إلى المستلم المقصود. قد يبدو هذا واضحًا ، لكن تشير الأبحاث إلى أن أكثر من نصفنا يرسلون رسائل إلى الشخص الخطأ أو عنوان البريد الإلكتروني.

قبل إرسال مسودة ، تأكد من التحقق من العنوان. أسرع طريقة للقيام بذلك هي استخدام أداة مثل NeverBounce. يتيح لك نظامنا الأساسي التحقق من دقة قائمة البريد الإلكتروني بالكامل ، لذلك لا تحتاج إلى التفكير فيها مرة أخرى.

اشترك مجانًا لتجربة NeverBounce بنفسك واكتشف لماذا يعتمد 125،000 مستخدم على منصتنا كل يوم.