كيف تكتب رسالة احترافية وتخلق انطباعًا دائمًا

من المحتمل أن يأتي وقت في حياتك المهنية تحتاج فيه إلى كتابة خطاب احترافي - سواء كنت تقدم طلبًا لوظيفة ، أو تطلب خدمة ، أو حتى تستقيل بأدب. قد تبدو كتابة خطاب احترافي مهمة شاقة في البداية. قد تسأل نفسك:

• ما هي المعلومات التي أحتاج إلى تضمينها؟
• كيف يجب أن تكون نبرة صوتي؟
• كيف يمكنني إيصال وجهة نظري دون أن أبدو متطلبًا أكثر من اللازم؟

في هذا الدليل ، سأوضح لك بالضبط كيفية كتابة خطاب احترافي ينقل وجهة نظرك ويترك انطباعًا إيجابيًا ودائمًا.

كيف تكتب رسالة مهنية

كتابة رسالة مهنية هي مهارة في حد ذاتها. ومع ذلك ، إذا كنت تعرف كيفية كتابة منشور مدونة أو كنت قد كتبت رسالة إخبارية لقائمة البريد الإلكتروني لشركتك في الماضي ، فمن المحتمل أنك تعرف بالفعل شيئًا أو شيئين عن الكتابة الرسمية. سيؤدي الفشل في معالجة أي من هذه الأمور إلى تقليل جودة الرسالة الإجمالية التي تحاول نقلها. مع أخذ ذلك في الاعتبار ، دعنا ندخله.

1. تحديد الغرض من رسالتك

إذا كنت تبحث عن كيفية كتابة خطاب احترافي ، فمن المحتمل أن يكون لديك هدف محدد في الاعتبار. من واقع خبرتي ، فإن الغرض من رسالتك يقع عادةً في واحدة من ثلاث مجموعات:

1. أنت تطلب شيئًا
2. أنت تقدم معلومات
3. أنت تستجيب لطلب

سيحدد الغرض من رسالتك كيف يجب عليك هيكلتها. على مستوى عالٍ ، سترغب في هيكلة رسالتك بإحدى الطرق الثلاث.

الغرض رقم 1: طلب شيء ما

إذا كنت تطلب شيئًا في خطاب ، فيجب عليك هيكلة الرسالة على النحو التالي: مقدمة: حدد الغرض من الرسالة ، واشرح سبب كتابتك ، وقدم بعض القيمة في المقابل للمستلم. النص الأساسي: قدم تفاصيل حول طلبك وأي معلومات أساسية ذات صلة. الخلاصة: أعد صياغة طلبك وقدم دعوة واضحة للعمل.

الغرض رقم 2: توفير المعلومات

إذا كنت تقدم معلومات في خطاب ، فيجب عليك هيكلة الرسالة على النحو التالي: مقدمة: حدد الغرض من الرسالة ومشاركة المعلومات التي تدور حولها. النص الأساسي: قدم المعلومات التي تشاركها. الخلاصة: اشكر القارئ على وقته واهتمامه ، وقدم أي معلومات اتصال ضرورية.

الغرض رقم 3: الاستجابة لطلب

إذا كنت ترد على طلب في خطاب ، فيجب عليك هيكلة الرسالة على النحو التالي: مقدمة: أقر بالطلب واشكر القارئ على استفساره. الجسم: الرد على الطلب. الخلاصة: أعد صياغة إجابتك واطلب من القارئ الاتصال بك إذا احتاج إلى مزيد من التوضيح.

2. جمع المعلومات والبحوث اللازمة

هذه الخطوة ، في رأيي ، هي الجزء الأكثر أهمية في عملية كتابة الخطابات بأكملها. ذلك لأن مرحلة البحث تسمح لك باسترداد معلومات حول الشخص الذي تخاطبه للمساعدة في بناء علاقة. على سبيل المثال ، لنفترض أنك تكتب أوراقًا بيضاء عالية التحويل للشركات وتريد الوصول إلى عميل محتمل غير مألوف لأنك تعتقد أنه سيكون مناسبًا لك. من المحتمل ألا تؤدي الرسالة العامة التي تطلب 15 دقيقة من وقتهم إلى الحصول على رد. ومع ذلك ، إذا كان بإمكانك البحث عن العملاء المحتملين من خلال العثور على بعض أعمالهم السابقة ومعرفة ما يعجبهم / لا يعجبهم ، فيمكنك بناء "شخصيتهم عبر الإنترنت" ، إذا جاز التعبير. يوجد مكانان رائعان لبدء جمع المعلومات إما على LinkedIn أو إذا كتبت الشركة صفحة ثاقبة عنا. باستخدام ملفي الشخصي على LinkedIn كمثال ، يمكنك التمرير لأسفل إلى قسم المنشورات لمعرفة ما إذا كان العميل المحتمل قد نشر مؤخرًا أي مقالات. المصدر يمكنك بعد ذلك قراءة هذه المقالات وإعطاء الثناء أو طرح سؤال أو تقديم بيانات ثاقبة مباشرة في رسالتك. حاول أن تكون محددًا قدر الإمكان هنا ، ولا تكتب شيئًا مثل: "لقد قرأت إحدى مقالاتك واستمتعت بها حقًا!" هذه طريقة عامة للغاية وتعطي انطباعًا بأنك لم تقرأ المقالة على الإطلاق. بدلاً من ذلك ، حاول كتابة شيء يوفر لهم قيمة مثل هذا: "قرأت مقالتك [اسم المقالة] وفكرت أن النصيحة رقم 7 حول [الموضوع] كانت نقطة رائعة. لدي بعض البيانات الخاصة بي وأود أن أشاركها معك للمساعدة في تعزيز حجتك إذا كنت مهتمًا؟ ". على الفور ، أنت تقدم قيمة لمتلقي رسالتك ، مما يزيد من فرصك في قراءة بقية رسالتك والتصرف بناءً على طلبك. يمكنك أيضًا استخدام صفحة "نبذة عنا" الخاصة بالشركة لجمع المزيد من المعلومات حول الشخص الذي تتواصل معه. خذ صفحة Canny's About Us ، على سبيل المثال: المصدر تحتوي الصفحة على بعض التفاصيل الشخصية حول كل شخص في الفريق. أشياء مثل هواياتهم وخبراتهم في العمل السابقة وحكاية مضحكة. هذه طريقة رائعة أخرى لبناء "شخصية الإنترنت" للشخص الذي تكتب رسالة إليه.

3. صياغة الرسالة

الآن بعد أن حددت الغرض من رسالتك وجمعت المعلومات الأولية ، دعنا ندخل بالضبط في كيفية كتابة خطاب احترافي ، قسمًا بعد قسم.

القسم 1: الرأس

يجب أن يتضمن الجزء الأول من الرسالة المهنية معلومات الاتصال لكل من المرسل والمتلقي. تخبر هذه المعلومات القارئ بالضبط من الرسالة ومن هو المستلم المقصود. يجب أن يتضمن هذا القسم ما يلي:

• اسمك
• المسمى الوظيفي
• اسم شركتك (إن وجد)
• عنوانك الكامل
• معلومات الاتصال الخاصة بك (الهاتف والبريد الإلكتروني)
• تاريخ
• اسم المستقبل
• المسمى الوظيفي للمستلم
• اسم شركة المستلم
• عنوان شركة المستلم

القسم الثاني: التحية

في معظم الرسائل المهنية ، تبدأ التحية بكلمة "عزيزي" متبوعة بأيٍّ من:

• السيد.
• السّيدة.
• يفتقد.
• آنسة.
• دكتور.
• أو لقب (على سبيل المثال ، أستاذ)

تنتهي التحية بلقب المستلم. على سبيل المثال: "Dear Mr. Doe" ، إذا لم تكن تكتب إلى شخص معين بل إلى قسم في الشركة ، فيمكنك استخدام "To Who Mayern".

القسم 3: نص الرسالة

هذا هو الجزء الرئيسي من الرسالة ، حيث تنقل رسالتك. يجب أن يشتمل الجسم على الفقرات الأربع التالية:

1. يجب أن تقدم الفقرة الأولى نفسك بسرعة ، متبوعة بجملة تقدم قيمة للمتلقي. * لست بحاجة إلى القيام بذلك إذا كنت تستجيب لطلب أو تقدم معلومات. ومع ذلك ، إذا كنت تطلب شيئًا ما ، فإن توفير القيمة سيزيد من احتمالات حصولك على رد. *
2. يجب أن توضح الفقرة الثانية سبب اتصالك بالمستلم.
3. يجب أن تتضمن الفقرة الثالثة جملة أو جملتين عنك أو عن شركتك لتزويد المستلم ببعض المعلومات الأساسية.
4. يجب أن تكرر الفقرة الرابعة طلبك وتشرح كيف تفيدهم ، متبوعة بعبارة CTA قصيرة.

القسم 4: الختام

في الختام ، يجب أن تشكر المستلم على وقته وأن تنهي الرسالة بعبارة بسيطة "مع خالص التقدير" أو "مع أطيب التحيات".

القسم 5: التوقيع

قم بتضمين توقيعك بخط اليد متبوعًا باسمك المطبوع.

القسم 6: المرفقات (اختياري)

إذا كنت تقوم بتضمين أي مستندات أو مواد مع الخطاب ، فيجب عليك إدراجها هنا. يمكن أن تشمل هذه سيرة ذاتية أو مراجع أو كتيب مبيعات أو مستندات أخرى.

القسم 7: التذييل (اختياري)

التذييل هو رسالة موجزة تضاف إلى نهاية الرسالة. عادةً ما يضيف معلومات إضافية أو يبرز نقطة معينة. هذا القسم اختياري ولكنه يساعد في إبراز رسالتك.

4. تحرير وتصحيح الرسالة

بمجرد كتابة مسودتك النهائية ، حان الوقت لتحرير رسالتك وتصحيحها. هذه الخطوة ضرورية بغض النظر عما تكتبه ، سواء كان بيانًا صحفيًا أو حملة بريد إلكتروني أو مرجعًا لزميل عمل سابق. يتضمن التحرير مراجعة محتوى الرسالة للتأكد من أنها واضحة وموجزة وجيدة الكتابة. للمساعدة في عملية التحرير ، أود لصق محتوى رسالتي في تطبيق Hemingway. يوفر لك هذا التطبيق درجة قراءة ليخبرك بمدى سهولة القراءة. كما يسلط الضوء على المبني للمجهول واستخدام الظرف وبدائل الكلمات. المصدر بمجرد أن أحصل على درجة قراءة أنا سعيد بها ، سأقوم بلصق المحتويات في Grammarly للتدقيق اللغوي. هذا التطبيق رائع لالتقاط أي أخطاء نحوية أو إملائية ربما تكون قد ارتكبتها على طول الطريق. من الجيد أيضًا أن يكون لديك صديق أو أحد أفراد العائلة يقرأ رسالتك أيضًا. غالبًا ما يمكن لمجموعة جديدة من العيون اكتشاف الأخطاء التي قد تكون فاتتك. خذ الوقت الكافي لمراجعة الرسالة وتصحيحها بعناية قبل إرسالها للتأكد من أنها مصقولة وخالية من الأخطاء. ستساعد هذه الخطوة في ترك انطباع إيجابي وزيادة فرص تحقيق الحرف للنتيجة المرجوة.

مثال على القالب

بدون مثال ، قد يكون من الصعب تصور كيفية كتابة خطاب احترافي بالضبط. لقد أنشأت نموذجًا أدناه يوضح كيف يجب أن تبدو الرسالة المهنية القياسية. اعتمادًا على الغرض من رسالتك ، قد تحتاج إلى تعديل أجزاء من الجسم. سيعطيك هذا القالب نقطة انطلاق. العنوان اسمك المسمى الوظيفي الخاص بك اسم شركتك (إن أمكن) عنوانك الكامل (أو عنوان الشركة) رقم هاتفك عنوان بريدك الإلكتروني التاريخ الكامل (على سبيل المثال 3 يناير 2023) اسم المستلم المسمى الوظيفي للمستلم اسم شركة المستلم (إن أمكن) المستلم أو تحية عنوان الشركة عزيزي [اسم المستلم] ، نص الرسالة ، اسمي هو [اسمك] ، وأعتقد أنك قدمت بعض النقاط الرائعة في أحدث [فيديو ، مقال ، بودكاست] حول [الموضوع]. [قدم جملة واحدة ذات قيمة تتعلق بالموضوع للمساعدة في بناء علاقة وحثهم على العودة إليك]. أكتب إليكم اليوم لطلب [طلبك في جملة أو جملتين]. أنا [صف نفسك أو عملك في جملة واحدة]. أعتقد أن [اشرح لماذا تعتقد أن طلبك مناسب أو كيف سيفيدهم بطريقة ما]. سأكون أكثر من سعيد لمناقشة هذا الأمر معك والإجابة على أي أسئلة قد تكون لديكم. الختام ، شكرًا على وقتك ، وأتطلع إلى الاستماع إليك قريبًا. مع خالص التقدير ، التوقيع [التوقيع] [اسمك] المرفقات التي قمت بتضمينها [قدم قائمة بأي مستندات إضافية قمت بتضمينها مع رسالتك] بوستسكريبت PS [قم بتضمين ملحق قصير لإبراز رسالتك. حاول دمج شيء وجدته خلال مرحلة البحث].

طباعة وإرسال الرسالة

ما لم تكن خطك اليدوي من الدرجة الأولى ، فمن المرجح أنك ستكتب رسالتك على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ثم تطبع الإصدار النهائي لإضافة توقيعك. ولكن بكل الوسائل ، إذا كان بإمكانك كتابة رسالة كاملة بخط اليد بخط ممتاز ، فابحث عنها! سيضيف بالتأكيد لمسة شخصية لمراسلاتك.

الخط

قبل الاندفاع إلى الطابعة وجمع رسالتك المهنية المطبوعة حديثًا ، ستحتاج إلى التأكد من أن الشكل الجمالي العام لرسالتك على قدم المساواة. نظرًا لأنك على الأرجح لن تضيف أي صور أو ألوان ، فكل ذلك يعود إلى الخط الذي اخترته. بعض الخطوط الشائعة المستخدمة في الحروف الاحترافية هي:

• تايمز نيو رومان
• اريال
• فيردانا
• كاليبري

أوصي أيضًا باستخدام حجم خط 12.

ورق

عند اختيار الورق ، من المهم اختيار شيء عالي الجودة ينقل الاحتراف. وهنا بعض الأشياء أن نأخذ في الاعتبار:

• يجب أن يكون مخزونًا ثقيلًا ، ويفضل أن يكون مع علامة مائية.
• يجب أن يكون اللون محايدًا ، مثل الأبيض أو العاجي.
• يجب أن يكون الحجم بشكل عام 8.5 × 11 بوصة.

تجنب استخدام ورق أو ورق رقيق واهل ذي جودة منخفضة. أيضًا ، لا تستخدم الورق الملون أو المنقوش إذا كنت ترسل خطاب عمل. التزم بالمحايدة للحصول على مظهر مصقول واحترافي.

ظرف

يجب عليك توجيه الظرف رسميًا إلى المستلم ، بما في ذلك اسمه والمسمى الوظيفي واسم الشركة والعنوان الكامل. يجب أيضًا تضمين عنوان المرسل في الظرف ، عادةً في الزاوية اليسرى العلوية. بمجرد أن تتم معالجة الرسالة وختمها وختمها بشكل صحيح ، يجب عليك إرسالها عبر خدمة بريدية متعقبة لضمان وصولها إلى وجهتها. هذا مهم بشكل خاص للمراسلات الحساسة للوقت.

احصل على الكتابة

استخدم هذه القوالب والأمثلة في المرة القادمة التي تحتاج فيها إلى كتابة خطاب. باستخدام هذه النصائح ، لديك الآن ما يلزم لكتابة الرسالة المهنية المثالية التي تحقق النتائج.